FAQ
Themen im Fokus
ePA
Fragen und Antworten zur ePA finden Sie unter FAQs zur ePA.
charly-Web
Administration (Perspektive)
Systemstatus > Karten
Wenn eine Tabelle im Systemstatus die Information „Keine Auffälligkeiten” anzeigt, kann dies verschiedene Ursachen haben:
-
Keine kritischen Einträge
Initial werden nur Einträge mit kritischen Statusinformationen angezeigt. Wenn keine solchen Einträge vorhanden sind, erscheint der Text „Keine Auffälligkeiten”. Das deutet darauf hin, dass alles in Ordnung ist und das System funktioniert.
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Filterkriterien
Sie haben die Filterfunktion der Tabelle genutzt und die Filterkriterien so eingestellt, dass keine Einträge gefunden wurden. Um Einträge anzuzeigen, ändern Sie die Filtereinstellungen oder setzen Sie die Filterung zurück.
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Keine TI-Konfiguration
In Ihrem charly ist keine Telematikinfrastruktur (TI) konfiguriert.
Überprüfen Sie die Filtereinstellungen und die Systemkonfiguration, um sicherzustellen, dass alle relevanten Einträge angezeigt werden.
Systemstatus > Konnektoren
Wenn eine Tabelle im Systemstatus die Information „Keine Auffälligkeiten” anzeigt, kann dies verschiedene Ursachen haben:
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Keine kritischen Einträge
Initial werden nur Einträge mit kritischen Statusinformationen angezeigt. Wenn keine solchen Einträge vorhanden sind, erscheint der Text „Keine Auffälligkeiten”. Das deutet darauf hin, dass alles in Ordnung ist und das System funktioniert.
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Filterkriterien
Sie haben die Filterfunktion der Tabelle genutzt und die Filterkriterien so eingestellt, dass keine Einträge gefunden wurden. Um Einträge anzuzeigen, ändern Sie die Filtereinstellungen oder setzen Sie die Filterung zurück.
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Keine TI-Konfiguration
In Ihrem charly ist keine Telematikinfrastruktur (TI) konfiguriert.
Überprüfen Sie die Filtereinstellungen und die Systemkonfiguration, um sicherzustellen, dass alle relevanten Einträge angezeigt werden.
Systemstatus > Services
Wenn eine Tabelle im Systemstatus die Information „Keine Auffälligkeiten” anzeigt, kann dies verschiedene Ursachen haben:
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Keine kritischen Einträge
Initial werden nur Einträge mit kritischen Statusinformationen angezeigt. Wenn keine solchen Einträge vorhanden sind, erscheint der Text „Keine Auffälligkeiten”. Das deutet darauf hin, dass alles in Ordnung ist und das System funktioniert.
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Filterkriterien
Sie haben die Filterfunktion der Tabelle genutzt und die Filterkriterien so eingestellt, dass keine Einträge gefunden wurden. Um Einträge anzuzeigen, ändern Sie die Filtereinstellungen oder setzen Sie die Filterung zurück.
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Keine TI-Konfiguration
In Ihrem charly ist keine Telematikinfrastruktur (TI) konfiguriert.
Überprüfen Sie die Filtereinstellungen und die Systemkonfiguration, um sicherzustellen, dass alle relevanten Einträge angezeigt werden.
Der Server, auf dem der Service läuft, antwortet nicht. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer.
Der Server, auf dem der Service läuft, antwortet nicht. Schließen Sie die Webapp. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer.
Die Microservices („Services“) bilden in ihrer Summe den charly-Java-Server („ncjs“), der auf dem Server der Zahnarztpraxis betrieben wird. Jeder Microservice erledigt dabei eine bestimmte Aufgabe.
Alle Microservices werden im Rahmen von charly-Updates durch den charly-Updater registriert und gestartet. Falls ein Microservice sich nicht registrieren oder starten lässt, steht seine Funktion in charly nicht zur Verfügung.
Praxis (Perspektive)
E-Rezepte
Problem
Die Apotheke meldet sich in der Zahnarztpraxis, weil sie das E-Rezept aufgrund eines Fehlers nicht einlösen kann.
Lösung
- Löschen Sie das E-Rezept in der Ansicht Übersicht oder bitten Sie die Apotheke, das E-Rezept zu löschen.
-
Stellen Sie ein neues Rezept aus. Je nach Rückmeldung der Apotheke zu dem Fehler entweder als Ersatzverfahren mit dem Muster 16 oder erneut als E-Rezept:
Nein, die Apotheken dürfen die Annahme eines Rezepts/E-Rezepts mit einer Freitextverordnung aufgrund des Kontrahierungszwangs nicht ablehnen.
Kontrahierungszwang
Apotheken sind aufgrund des sogenannten Kontrahierungszwangs gemäß der Apothekenbetriebsordnung (§ 17 Abs. 4 ApBetrO) verpflichtet das E-Rezept einzulösen. Der Kontrahierungszwang ist die gesetzlich auferlegte Pflicht jedes vorgelegte ärztliche Rezept in angemessener Zeit zu beliefern, sofern keine Bedenken vorliegen (§ 17 Abs. 5 ApBetrO).
Freitextverordnung
Der Kontrahierungszwang gilt nicht nur für Rezepte, die nach der PZN-Verordnung (PZN = Pharmazentralnummer; bundeseinheitliche Identifikationsnummer zur eindeutigen Identifikation von Arzneimitteln, Hilfsmitteln und anderen Apothekenprodukten) sondern auch für Rezepte, die auf der Freitextverordnung basieren. Mittels der Freitextverordnung können auch Rezepturen und Wirkstoffe verschrieben werden.
charly-Client
Abrechnung
Für weitere Informationen siehe KCH.
Für weitere Informationen siehe Einzelnen Fall einer Quartalsabrechnung stornieren.
Damit aus Abrechnungen stornierte Fälle erneut in der nächsten Abrechnung gelistet werden, ist folgende Einstellung nötig:
In den Stammdaten unter Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen muss jeweils im Reiter HKP ZE (MK1), HKP Kasse PAR, HKP Kasse KBR und HKP KFO 1 die Checkbox von der KZV bemängelte Abrechnungen nachreichen aktiv sein.
Für weitere Informationen siehe Teilleistungen HKP-ZE.
Abrechnung von Unfall-Leistungen
Befunde
Befunde
Für weitere Informationen siehe Bleeding on Probing (BOP).
Das rote P an der Wurzel steht für Perkussion.
Extra-Befundseiten
Starten Sie charly neu. Nach dem Neustart können Sie die geänderte Extra-Befundseite im Karteireiter Befund aufrufen und die Änderungen ansehen.
Prüfen Sie Folgendes:
- Haben Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Extra Seiten > Extra-Befundseiten (Textlayout) die Einträge im Feld Format angegeben?
- Haben Sie charly nach der Eingabe der Formateinträge neu gestartet?
Prüfen Sie Folgendes:
- Haben Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Extra Seiten > Extra-Befundseiten (Textlayout) die Feldart angegeben?
- Haben Sie charly nach der Eingabe der Formateinträge neu gestartet?
Haben Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Extra Seiten > Extra-Befundseiten (Textlayout) ein Eingabefeld umbenannt? Die Daten werden anhand des Feldtitels gespeichert. Sobald Sie ein Feld umbenennen, sind die Daten weg, weil die Datenbank sie nicht mehr zuordnen kann.
Haben Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Extra Seiten > Extra-Befundseiten (Textlayout) ein neues Feld hinzugefügt bzw. ein vorhandenes Feld umbenannt? Die Daten sind fest mit dem Feldtitel verbunden, d.h. wenn Sie ein neues Feld gleich einem vorigen Feld benennen, werden die Daten mitwandern.
Behandlungsblatt
Es wurde ein Probelauf der Quartalsabrechnung erstellt. Für weitere Informationen siehe Standardmäßige Listenansicht.
- Für alle/mehrere Behandler, siehe Protokoll Behandlungsblatt.
- Für einen Behandler, siehe Protokoll Behandlungsblatt.
Für weitere Informationen siehe Für bestimmte Zähne vorgenommene Leistungen suchen (Zahnhistorie).
Dafür ist die Zahnregel und/oder die Verwendungsregel verantwortlich. Schalten Sie diese für den Moment aus und wiederholen den Vorgang der Leistungseingabe.
Für weitere Informationen siehe Privat, Verwendungsregel, Zahnbereichsregel, Behandlungsvorbereitung.
Detaillierte Informationen zur Eingabeprüfung finden Sie hier:
- Verwendungsregel siehe Verwendungsregel.
- Zahnregel siehe Auswahl Zähne.
-
Klicken Sie rechts auf den Button Einstellungen .
- Das Fenster Standardmäßige Listenansicht öffnet sich.
-
Aktivieren Sie die Checkbox keine Beträge.
- Die Beträge sind nun nicht mehr sichtbar. Diese Einstellung ist benutzerabhängig.
Das liegt an der Einstellung des Standardtarifs. Im Karteireiter Patient > Rechnung ist in der Dropdownliste GOZ die Option Standard ausgewählt. Aus diesem Grund werden Begründungen bereits ab dem Faktor 2,0 erstellt. Ändern Sie die Einstellung auf Privat und wiederholen Sie die Leistungseingabe. Nun werden bei den GOZ-Leistungen wie gewohnt die Begründungen erst ab dem Faktor 3,5 erstellt.
Für weitere Informationen siehe GOZ.
Für weitere Informationen siehe„Vordruck e01“ für Patienten mit sonstigem Kostenträger ausstellen (ohne eAU-Versand) - exklusive Bundespolizei.
Die Meldung kann zwei Ursachen haben:
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An dem betreffenden Zahn wurde schon eine EKR (BEMA-Nr. 23) abgerechnet. In diesem Fall ist nur eine Aufbaufüllung gestattet. Bitte kontrollieren Sie Ihre Eingaben im Behandlungsblatt.
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An dem betreffenden Zahn wurde die Anästhesie I(40) oder L1 (41a) bei der zusätzlichen Angabe zur BEMA-Leistung auf ZE gestellt. Stellen Sie diese Angabe zur Füllung entsprechend auf Konservierend/Chirurgische Behandlung.
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Markieren Sie im Behandlungsblatt (oder im HKP) die Haupt- und Leistungszeile.
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Tragen Sie in der Fußzeile im Feld Anzahl eine 0 oder - ein.
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Klicken Sie auf den Button Speichern.
BKV
Für weitere Informationen siehe BKV.
Ja, das BKV kann vor der Quartalsabrechnung eingespielt werden.
Briefe / Serienbriefe
Sie können einseitige aber auch mehrseitige Serienbriefe erstellen. Dafür muss für jede Seite eine eigene Textvorlage angelegt werden. Bei Textvorlagen für mehrseitige Briefe, müssen die Textvorlagen alle denselben Namen bekommen und zusätzlich Ziffern in aufsteigender Form: Die erste Textvorlage muss einen Namen mit einer 1 am Ende erhalten. Die folgenden Seiten müssen am Ende eine 2, 3 usw. erhalten.
Client
macOS
Beim ersten Start von charly auf einem neuen macOS Sonoma Client muss sichergestellt sein, dass charly auf Netzlaufwerke zugreifen darf. Ansonsten ist u.a. die Verwendung von Textvorlagen und QMH nicht möglich.
Die entsprechende Anfrage wird beim ersten Start von charly auf dem neuen System gestellt. Falls die Anfrage zuvor abgelehnt worden war, kann die Einstellung in den macOS Systemeinstellungen korrigiert werden.
Datensicherung
Für weitere Informationen siehe Beim Starten der Datensicherung erscheint die Meldung „Im Netzwerk wird die Datensicherung bereits auf einem anderen Arbeitsplatz ausgeführt.“
E-Health
Für weitere Informationen siehe PIN.SMC verifizieren.
E-Rezept
Medikament & Packungsgröße:
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Wirkstoff, Wirkstärke, Wirkstärkeneinheit, Darreichungsform und Packungsgröße
Beispiel:- Amoclav 400 + 57mg / 5ml, Trockensaft, 70ml
- Clindamycin, 600mg, Tabletten, 12 Stück
Dosieranweisung:
-
In diesem Feld gibt der Arzt genaue Anweisungen zur Dosierung des Medikaments. Diese Hinweise sind entscheidend, um eine korrekte und sichere Einnahme des Medikaments zu gewährleisten.
Beispiel:- Beispiel: 3x tägl. 1 Tablette vor dem Essen
(Optional) Abgabehinweis:
-
Dieses Feld enthält über die Dosierung hinausgehende / sonstige Abgabehinweise an die Apotheke.
Beispiel:- Packungsgröße 50 Stück, keine Teilverpackung abgeben
HKP
ZE und EBZ-ZE
Ja, bei nicht genehmigungspflichtigen Wiederherstellungsmaßnahmen kann der EBZ-ZE ohne Antrag bei der Krankenkasse abgerechnet werden.
Sie haben folgende Möglichkeiten, einen EBZ-ZE für nicht genehmigungspflichtige Wiederherstellungsmaßnahmen anzulegen:
- Über einen ZE-Schnellanlageplan im Karteireiter Behandlungsblatt.
-
Über einen EBZ-ZE im Karteireiter HKP. Da in diesem Fall kein Antrag an die Krankenkasse gesendet werden muss, besteht der Workflow aus den folgenden Schritten:
- EBZ-ZE erstellen.
- Befund eingeben. Verwenden Sie für Wiederherstellungen / Erweiterungen die Kürzel in der Zeile „Rep.“ (Reparatur).
- Festzuschüsse und Leistungen ermitteln
- EBZ-ZE in den HKP-Status „Genehmigt“ ändern.
- Leistungen ins Behandlungsblatt übernehmen.
- EBZ-ZE abrechnen.
Festzuschüsse
- Entfernen Sie im Bereich Festzuschuss über den Minus-Button einen beliebigen Festzuschuss.
- Klicken Sie auf den Button Speichern
. -
Fügen Sie über den Button Festzuschüsse und Gebührennummern anhand des Zahnbefundes ermitteln den Festzuschuss erneut hinzu.
- In der Spalte werden alle Festzuschüsse aktualisiert.
- In der Genehmigung ist jetzt die korrekte Summe vorhanden.
Kostenvoranschlag
Sie können Laborkostenvoranschläge oder Schätzungen für die private Vereinbarung erstellen: Halten Sie beim Klick auf den Button Labor die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) gedrückt.
Für weitere Informationen siehe GOZ-Leistungen einem EBZ-ZE/Kasse ZE zuordnen.
KZBV-Module
Die aktuellen KZBV-Module finden Sie hier: https://www.kzbv.de/programmmodule-der-kzbv.144.de.html.
Wenn Sie ein Leerquartal ohne Leistungen und/oder Materialien in das Behandlungsblatt übernehmen („leeres“ Leerquartal), wird dieser KFO-Fall nicht abgerechnet. Für die Folgeabrechnungen werden lediglich die Angaben zum Leerquartal und zu den abgerechneten Quartalen hoch gesetzt.
Wenn im selben Quartal eine KCH-Leistung erbracht wird, prüft auch das KFO-Modul im Behandlungsblatt erneut. Da wegen des „leeren“ Leerquartals in dem geprüften KFO-Fall keine gültige ZANR gefunden wird, zeigt das KFO-Modul den Hinweis „150 Fehler Liste der Zahnarztnummern fehlt oder fehlerhaft“.
Da der leere KFO-Fall nicht in die Abrechnung kommt, kann der Hinweis 150 ignoriert werden. Ab dem Folgequartal ist der Hinweis 150 nicht mehr vorhanden, es sei denn, es wird wieder ein "leeres" Leerquartal abgerechnet.
Mehrwertsteuer
Bei einer Mehrwertsteueränderung müssen umsatzsteuerpflichtige Zahnarztpraxen datumsabhängige Anpassungen in charly vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater abzuklären, ob Sie aufgrund der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.
Können z.B. prothetische Leistungen nicht bis zum Stichtag abgerechnet werden, empfehlen wir alle Leistungen im Laborblatt mit einem einheitlichen Datum nach dem Stichtag zu erfassen.
Folgende Bereiche in charly sind anzupassen:
Laborleistungen
- BEB Mehrwertsteuer bei mehreren Laborleistungen ändern.
- BEL Mehrwertsteuer bei mehreren Laborleistungen ändern.
Fremdlabor mit Sitz im Ausland
Leistungen
Materialien
- Mehrwertsteuer bei Zahnarzt-Materialien ändern.
- Mehrwertsteuer bei Labor-Materialien ändern.
- Mehrwertsteuer bei Praxis-Materialien ändern
Kassenbuch
Sofern Sie mit charly das Kassenbuch mit den Umsatz- bzw. Vorsteuerkonten führen, müssen Sie für das Kassenbuch die Umsatzsteuer und die Vorsteuer mit den neuen Mehrwertsteuersätzen anlegen. In den Stammdaten > Praxis > Konten > Steuerarten sehen Sie alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerarten, die in charly bereits hinterlegt sind. Falls der neue Mehrwertsteuersatz hier noch fehlt, fügen Sie diesen hinzu. Für weitere Informationen siehe Steuerart anlegen.
MIS
- Navigieren Sie in den Hauptbereich MIS > Abfragen > Listen Hauptbehandler Rg.
- Geben Sie oben rechts den gewünschten Zeitraum für die Abfrage ein.
- Navigieren Sie in den Bereich Abfragen Zahlungseingänge Rechnungen.
- Aktivieren die Checkbox zusätzl. Restbetrag Mwst. Eigenlabor.
-
Anschließend klicken Sie auf die Suchlupe der Abfrage Zahlungseingänge Rechnungen.
-
Das Ergebnis öffnet sich automatisch im Karteireiter Listen. Das Ergebnis können Sie drucken oder exportieren.
- Liste drucken
- Liste exportieren
- Für weitere Informationen siehe Zahlungseingänge Rechnungen.
-
Patient
Für weitere Informationen siehe Verdeckte Anmerkungen zu einem Patienten hinterlegen.
-
Klicken Sie im Patienten, bei dem Sie die Daten korrigieren möchten, auf den Button KV-Karte.
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Wählen Sie die falsche Karteneinlesung oder das falsche Ersatzverfahren und aktivieren Sie die Checkbox ungültig.
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Prüfen Sie im Patienten den hinterlegten Versicherten. Sind diese falsch, löschen Sie diese über Daten > Löschen > Datumsabhängig.
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Korrigieren Sie die Patientendaten.
-
[Optional] Lesen Sie die eGK erneut für den neuen Patienten ein.
Patientenkonto
Wenn Sie einem Kostenvoranschlag eine Vorauszahlung zugewiesen haben, dieser Kostenvoranschlag aber nicht umgesetzt wird, so können Sie durch einen Doppelklick auf den Datensatz im Patientenkonto die Vorauszahlung zu einer allgemeinen Vorauszahlung umändern.
Ganz allgemein wird beim Löschen des Kostenvoranschlags die Vorauszahlung freigegeben.
Rechnungen, bei denen der Patient nur einen Teil bezahlen muss und Sie ihm den Rest erlassen, buchen Sie im Karteireiter Rechnung > Rechnungen. Dort buchen Sie über den Button Bezahlen die Teilzahlung und aktivieren in demselben Fenster die Checkbox Restbetrag erlassen.
Sowohl die Teilzahlung als auch die erlassene Restsumme werden in dem Patientenkonto ausgewiesen.
Wenn Sie in dem Patientenkonto eine Vorauszahlung für einen bestimmten Kostenvoranschlag (KV) buchen, wird diese Vorauszahlung bei der Rechnungsstellung dieses Kostenvoranschlags berücksichtigt. Dabei unterscheidet sich die Vorgehensweise zwischen einem Kassen-KV und einem Privat-KV.
In diesem Fall wird die Vorauszahlung bei der ersten Rechnungserstellung zu diesem KV angeboten. Die Vorauszahlung kann nicht für andere Rechnungen verwendet werden.
Da es in diesem Fall keine eindeutige Zuordnung zwischen privatem Kostenplan und privater Rechnung gibt, wird bei jeder privaten Rechnung, die höher oder gleich der Vorauszahlung ist, die Vorauszahlung angeboten.
- alle Vorauszahlungen, die einem KV zugewiesenen sind, sind verrechnet
- die Summe der nicht verrechneten Vorauszahlungen ist kleiner als das Guthaben des Patientenkontos
Zur Verrechnung wird dann das Guthaben des Patientenkontos abzüglich der nicht verrechneten Vorauszahlungen angeboten.
Röntgen
charly unterstützt die Schnittstellen VDDS-media, SLIDA (Sidexis) und ab charly 9.17.0 auch VDDS-DICOM Stufe 1.
Systemverwaltung
charly läuft unter den beiden Betriebssystemen Windows und macOS. Die unterstützten Betriebssystem-Versionen finden Sie auf unserer Homepage unter Systemvoraussetzungen.
Die jeweiligen Hardware-Voraussetzungen finden Sie auf unserer Homepage unter Systemvoraussetzungen.
Sie können an zwei Stellen prüfen, ob und welche Microservices (charly-Dienste) laufen:
- Auf dem charly-Server: Siehe Service-Registry.
- An jedem charly-Client (charly-Arbeitsplatz): Siehe Komponenten.
Termine
Im Karteireiter Termine > Zwischenablage befinden sich Termine. Verschieben oder entfernen Sie diese Termine, damit die Meldung ebenfalls entfernt werden kann.
Für weitere Informationen siehe Zwischenablage.
Online-Terminvergabe (OTV)
Fragen und Antworten zu der Online-Terminvergabe finden Sie unter FAQ Online-Terminvergabe (OTV).
Zahnarztnummer (ZANR)
Am 01.01.2023 wurde die neue personenbezogene Zahnarztnummer (ZANR) verpflichtend eingeführt. Die zuständige KZV vergibt dazu eine Zahnarztnummer an Zahnärzte, die in das Zahnarztregister eingetragen sind, insbesondere an:
- Freiberuflich tätige Vertragszahnärzte
- Angestellte Zahnärzte
- Ermächtigte Zahnärzte
- Zahnärzte, die am vertragszahnärztlichen Notdienst teilnehmen
Verwendung
Die personenbezogene Zahnarztnummer muss im kassenzahnärztlichen Bereich künftig für Folgendes verwendet werden:
- Analoge und digitale Formulare aus dem zahnärztlichen Bereich
- Analoge und digitale Formulare aus dem ärztlichen Bereich
- Abrechnungen (dort müssen je Behandlungsfall die Zahnarztnummern der beteiligten Zahnärzte an die Abrechnungsmodule übergeben werden)
