Praxis

In den Stammdaten > Material > Praxis hinterlegen Sie alle Angaben zu Material, das in der Praxis nötig ist, aber nicht wie das Zahnarzt- oder Labormaterial zur Abrechnung mit dem Patienten gelangt, z.B. Desinfektions- oder Reinigungsmittel.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Beschreibung der Eingabefelder

Im Bereich Material hinterlegen Sie allgemeine Daten zu dem Material, z.B. die Nummer, das Kürzel, die Materialbezeichnung oder den Lieferant.

In das Feld Nummer geben Sie eine eindeutige Nummer für das Material ein. Mit Hilfe der Nummer können Sie das Material über die Tastatur z.B. in das Behandlungsblatt eingeben. Die Nummer darf Buchstaben und Zahlen enthalten. Als Sonderzeichen sind nur Unterstriche (_) erlaubt.

In das Feld Kürzel geben Sie ein eindeutiges Kürzel für das Material ein. Mit Hilfe des Kürzels können Sie das Material über die Tastatur z.B. in das Behandlungsblatt eingeben. Das Kürzel darf Buchstaben und Zahlen enthalten. Als Sonderzeichen sind nur Unterstriche (_) erlaubt.

In das Feld Material geben Sie den Namen des Materials ein.

Über das Kennzeichen können Sie Materialien gruppieren, z.B. alle Materialien für den Bereich „ZE“. Ordnen Sie dafür jedem Material über die Dropdownliste Kennzeichen ein Kennzeichen zu.

Die Kennzeichen verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Materialkennzeichen Praxis.

Sie können auch direkt im Karteireiter Praxis ein neues Kennzeichen anlegen.

In einigen KZV-Bereichen müssen die Abrechnungen von Materialien u.a. die Kategorienummer enthalten. Diese Kategorienummern hinterlegen Sie bei den Materialien in dem Feld Kategorie-Nr.

Der Inhalt dieses Feldes wird von den KZVen festgelegt. Bitte lesen Sie die Rundschreiben Ihrer KZV sorgfältig durch und aktualisieren die Kategorie-Nummern.

Über den Button alle Datensätze ändern können Sie wahlweise für alle Materialien oder für eine zuvor begrenzte Auswahl an Materialien eine der folgenden Aktionen durchführen:

  • das Gültigkeitsdatum ändern
  • den Betrag durch einen Aufschlag in Prozent ändern
  • den Mehrwertsteuersatz (MwSt.) ändern.

Wählen Sie aus der Dropdownliste Hersteller den Hersteller des Materials.

Die Hersteller und Lieferanten Ihrer Materialien und Geräte verwalten Sie in den Stammdaten > Material > Lieferanten.

Wenn Sie ein Material anlegen, dessen Hersteller noch nicht in charly hinterlegt ist, können Sie dies in diesem Karteiblatt nachholen. Der Hersteller wird dabei automatisch in den Stammdaten > Material > Lieferanten gespeichert.

Der Preis jedes Materials ist ab einem bestimmten Datum gültig. Die Datumsabhängigkeit des Materials bezieht sich z.B. auf den Lieferanten, die Verpackungseinheit und den Preis.

Über die Dropdownliste können Sie jedes bereits angelegte Datum auswählen. In den übrigen Feldern werden die zugehörigen Daten angezeigt.

Wenn Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, können Sie diesen veralten. Durch das Veralten wird der Datensatz nicht mehr zur Verfügung gestellt. Veraltete Datensätze sind nicht unwiderruflich gelöscht. Sie können jederzeit wiederhergestellt werden.

Wählen Sie aus der Dropdownliste Lieferant den Lieferant des Materials.

Die Hersteller und Lieferanten Ihrer Materialien und Geräte verwalten Sie in den Stammdaten > Material > Lieferanten.

Wenn Sie ein Material anlegen, dessen Lieferant noch nicht in charly hinterlegt ist, können Sie dies in diesem Karteiblatt nachholen. Der Lieferant wird dabei automatisch in den Stammdaten > Material > Lieferanten gespeichert.

Geben Sie in das Feld Artikelnummer die lieferantenspezifische Artikelnummer des Materials ein.

Im Reiter Kalkulation hinterlegen Sie alle Daten, die Sie für die Kalkulation des Materialpreises benötigen.

Geben Sie in das Feld Einkaufspreis den Einkaufspreis ein.

  • Handelseinheit

    Geben Sie die Anzahl der Handelseinheiten an und wählen Sie aus der Dropdownliste die Verpackungseinheit.

    Über die Option Neu in der Dropdownliste können Sie eine neue Verpackungseinheit hinzufügen. Die Verpackungseinheiten verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Verpackungseinheit Material.

  • mit je

    Geben Sie an, wie viel Gramm, Tuben oder Fläschchen … zu einer Verpackungseinheit gehören.

  • Portionsvorgabe

    Wenn das Material in mehrere Portionen aufgeteilt werden kann, geben Sie hier die Portionsgröße ein.

Die Felder Handelseinheit, mit je und Portionsvorgabe werden abhängig von der Verbrauchsart des Materials gefüllt:

  Handelseinheit mit je Portionsverbrauch
Stückverbrauch x - -
Mengenverbrauch x x -
Portionsverbrauch x x x
Beispiel: Stückverbrauch

Beispiele für Stückverbrauch sind Implantate oder Stifte. Dort hinterlegen Sie nur die Handelseinheit. Wenn z.B. eine Packung Stifte immer fünf Stifte enthält, geben Sie dies als Handelseinheit an.

  • Handelseinheit = 5 Stück
Beispiel: Mengenverbrauch

Einen Mengenverbrauch legen Sie immer dann an, wenn der Verbrauch pro Patient unterschiedlich ist.

Ein typischer Mengenverbrauch ist Gold. Bei Gold variiert die Grammzahl, die Sie bei der Herstellung von Zahnersatz benötigen.

  • Handelseinheit = 1 Tüte
  • mit je = 50 Gramm
Beispiel: Portionsverbrauch

Bei einem Portionsverbrauch füllen Sie alle drei Felder. Ein Portionsverbrauch wird z.B. angelegt, wenn Sie eine Flasche mit 1000 ml Inhalt haben und pro Patient nur 200 ml benötigen.

  • Handelseinheit = 1 Flasche
  • mit je = 1000 ml
  • Portionsverbrauch = 200 ml

Über den Button Kalkuliere errechnet charly den Artikelpreis (Einzelpreis). Der Einkaufspreis bleibt bei der Berechnung unangetastet. Der Artikelpreis wird in das Feld Einzelpreis eingetragen.

Für die Kalkulation müssen die Felder Einkaufspreis, ggf. MwSt. (bei mehrwertsteuerpflichtigen Praxen), Handelseinheit und - abhängig von der Verbrauchsart - auch noch die Felder mit je und Portionsvorgabe gefüllt sein.

Wenn Sie auf den Button Kalkuliere klicken, errechnet charly den Artikelpreis (Einzelpreis) des Materials und trägt diesen in das Feld Einzelpreis ein. Sie können diesen Wert jederzeit überschreiben.

In dem Feld MwSt. hinterlegen Sie den Mehrwertsteuersatz. Wenn Sie den Mehrwertsteuersatz hinterlegen, müssen Sie in das Feld Einkaufspreis den Nettobetrag (ohne MwSt.) des Einkaufspreises eingeben.

Im Reiter Lager können Sie das Material in die Bestandsführung/Lagerverwaltung von charly aufnehmen. Sie können den Bestand des Materials erfassen und Material ausbuchen, falls sich bei einer Inventur eine Differenz ergeben hat.

Hinweis: Bevor Sie mit der Bestandsführung/Lagerverwaltung in charly beginnen, sollten Sie im ersten Schritt eine Inventur der Materialien in Ihrer Praxis durchführen. Anschließend können Sie den Anfangsbestand in charly erfassen.

Aktivieren Sie die Checkbox Bestandsführung/Lagerhaltung, wenn Sie das Material in die Bestandsführung und die Lagerhaltung aufnehmen möchten.

Wenn Sie die Checkbox das erste Mal bei dem Material aktivieren und in der Dropdownliste Verbrauchsart noch keine Option gewählt haben, öffnet sich ein Fenster.

Dort müssen Sie entscheiden, ob das Material pro Stück, nach individueller Menge oder pro Portion verbraucht wird. Klicken Sie auf den entsprechenden Button.

Die gewählte Verbrauchsart wird automatisch in die Dropdownliste Verbrauchsart übernommen. Über diese Dropdownliste können Sie die Verbrauchsart auch nachträglich ändern.

Aktivieren Sie die Checkbox Lagerhaltung pro Verbrauchseinheit, wenn Sie pro Verbrauchseinheit den Lagerort festlegen möchten.

Beispiel: Sie haben eine Handelseinheit von 5 Stück und möchten pro Stück den Lagerort festlegen.

Geben Sie in das Feld Mindestbestand den Bestand ein, der mindestens in der Praxis vorrätig sein soll. Die Einheit hinter dem Feld (in unserem Beispiel „Abdruck“) wird aus der Einstellung übernommen, die Sie im Reiter Kalkulation aus der Dropdownliste Handelseinheit bzw. mit je gewählt haben.

Geben Sie in das Feld Bestellmenge die Menge ein, die Sie standardmäßig bestellen. Die Bestellmenge kann während der eigentlichen Bestellung noch angepasst werden. Die Bestellmenge hängt mit der Handelseinheit zusammen.

Beispiel: Sie haben eine Handelseinheit von 5 Stück und geben in das Feld Bestellmenge die Zahl „5“ ein. Wenn Sie das Material in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Bestellen in die Bestellliste aufnehmen, steht dort in der Spalte „Bestellmenge“ in diesem Beispiel „5,00 x 5 St“.

Wenn der Mindestbestand unterschritten wird, wird das Material automatisch mit der vorgegebenen Bestellmenge in die Bestellliste in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Bestellen aufgenommen.

Über den Button Materialbestand öffnet sich ein Fenster, das Ihnen eine Übersicht zum aktuellen Materialbestand liefert. Die Übersicht gibt Informationen zu

  • dem Materialeingang
  • der Charge
  • der Haltbarkeit
  • dem Inhalt und wie viel davon noch verfügbar ist
  • dem Lagerort

In diesem Fenster können Sie Materialverbrauch eingeben oder z.B. den Lagerort ändern. Für weitere Informationen siehe Bestand.

Über den Button Bestand ermitteln zeigt charly in dem Feld Bestand den aktuellen Bestand des Materials.

Die Buttons helfen Ihnen, den aktuellen Bestand des Materials anzupassen. Über den Plus-Button erfassen Sie das Material. Über den Minus-Button können Sie Material aus dem Bestand entfernen.

Mögliche Anwendungsfälle hierfür sind:

  • Wenn Sie im Bereich Material Änderungen vornehmen, z.B. Kürzel, Bezeichnung, Preis, Verbrauchsart …

    Falls diese Änderungen auch für den bereits eingegebenen Bestand gelten sollen, müssen Sie den Bestand vor der Änderung entfernen: Klicken Sie auf den Minus-Button, um den Bestand auf „Null“ zu setzen.

    Sobald Sie die Änderung an dem Material durchgeführt haben, buchen Sie den zuvor entfernten Bestand wieder ein: Klicken Sie auf den Plus-Button, um den aktuellen Bestand wieder zu erfassen.

  • Wenn Sie nach einer Inventur den Anfangsbestand erfassen.
  • Wenn Sie im Rahmen einer Inventur festgestellt haben, dass von dem Material weniger oder mehr vorhanden ist, als im Materialbestand aufgeführt wird.

Hier geben Sie den Ort an, an dem das Material normalerweise gelagert wird. Der Lagerort kann bei dem Eingang des Materials geändert werden.

Über die obere Dropdownliste können Sie optional das Zimmer wählen, in dem sich der Lagerort befindet. Dadurch sehen Sie in der unteren Dropdownliste nur noch die Lagerorte, die sich in diesem Zimmer befinden. Wählen Sie dort den Lagerort des Materials.

Die Zimmer definieren Sie in den Stammdaten > Geräte > Vorgaben > Zimmer. Die Lagerorte definieren Sie in den Stammdaten > Geräte > Vorgaben > Lagerorte.

Sobald Sie die Checkbox Bestandsführung / Lagerverwaltung das erste Mal bei einem Material aktivieren und in der Dropdownliste Verbrauchsart noch keine Option gewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Verbrauchsart für das Material wählen. In dem Fenster haben Sie folgende Optionen:

  • Stückverbrauch
  • Mengenverbrauch
  • Portionsverbrauch

Die gewählte Option wird automatisch in die Dropdownliste Verbrauchsart übernommen. Dort können Sie die Verbrauchsart nachträglich ändern. Wenn Sie die Verbrauchsart komplett herausnehmen (in der Dropdownliste ist keine der drei Optionen gewählt), wird automatisch die Checkbox Bestandsführung / Lagerverwaltung deaktiviert.

Die Checkbox Verbrauch abweichend von Anzahlangabe hat beim Praxismaterial keine Auswirkungen.

Aktivieren Sie die Checkbox Zusätzlichen Materialbarcode beim Materialeingang drucken, wenn beim Materialeingang dieses Materials ein von charly generierter Barcode gedruckt werden soll.

Dieser Barcode gilt nur für diesen einen Eingang. Der Barcode kann an den folgenden Stellen verwendet werden, um Material einzugeben:

  • Menüleiste unter Bearbeiten > Materialverbrauch

Aktivieren Sie die Checkbox Zusätzlichen Materialeingangs-Barcode einlesen, wenn Sie mehr als einen Barcode einlesen möchten. Beide Barcodes können bei der Eingabe ins Behandlungsblatt verwendet werden

Wenn Sie die Materialien mit Hilfe eines Barcodescanners ein- und ausbuchen möchten, muss diesen Materialien ein eindeutiger Barcode zugewiesen werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Material hat Barcode

    Wählen Sie das Material aus der Materialliste und scannen Sie den Barcode des Materials ein (der Reiter Lager muss gewählt sein). charly trägt die Barcodenummer automatisch in das Feld ein.

  • Material hat einen Barcode, der nicht gelesen werden kann

    Sie müssen den Barcode manuell eingeben.

Um den Barcode wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Button .

Über den Button i öffnet sich ein Fenster, das Auskunft darüber gibt, welche Informationen in dem Barcode enthalten sind:

  • Barcodenummer
  • Charge ja/nein
  • Haltbarkeit ja/nein
  • Barcodetyp

Im Reiter Anweisung können Sie für ein Material Anweisungen hinterlegen. Diese Anweisungen können in der Menüleiste unter Bearbeiten > Materialverbrauch angesehen werden.

Im Reiter Ablage können Sie Fotos, Bemerkungen und sonstige Dateien hinterlegen. Der Reiter Ablage gliedert sich in folgende Unterpunkte auf:

Im Punkt Foto können Sie ein Bild in den Formaten *.tiff und *.bmp hinterlegen (unter macOS ist zusätzlich das Format *.jpeg möglich).

Sie haben folgende Möglichkeiten:

charly startet den Scan-Vorgang direkt über den Plus-Button. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über folgende Schnittstellen:

  • Windows: TWAIN-Schnittstelle
  • Mac: Native Scanner-Anbindung

Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch im Bereich Foto.

 

charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in den Bereich Foto

 

Sie öffnen die Bildaufnahme-Software der integrierten Kamera bzw. der Webcam manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. Mit der Bildaufnahme-Software erstellen Sie das Foto. Die Bilddatei importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in das Bildfeld im Bereich Foto.

Den Vorgang starten Sie jeweils über den Plus-Button, der sich links unten im Bildfeld befindet.

Im Punkt Bemerkung können Sie in dem Textfeld interne Informationen zu dem Material hinterlegen. Die Informationen sind ausschließlich an dieser Stelle sichtbar.

Im Punkt Ablage können Sie Dokumente importieren, die importierten Dokumente ansehen, Dokumente wieder exportieren oder löschen.

Datei-Inhalt ansehen
Datei importieren
Datei exportieren
Datei löschen

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .

  2. Geben Sie im Bereich Material die Werte in die Eingabefelder ein.

    Eine detaillierte Erklärung der einzelnen Eingabefelder finden Sie im Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Material.

  3. Um das Material zu speichern, klicken Sie auf .

Nächste Schritte

  1. Wählen Sie in der Materialliste das Material, für das Sie ein neues Kennzeichen anlegen möchten.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Kennzeichen die Option Neu.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie den Namen des neuen Kennzeichens ein.
  4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf den Button OK.

  5. Um das Kennzeichen zu speichern, klicken Sie auf .

    • Das neue Kennzeichen ist bei dem aktuell markierten Material hinterlegt.
    • Das Kennzeichen ist in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Materialkennzeichen Praxis hinterlegt.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, bei dem Sie einen Hersteller eingeben möchten, der noch nicht in der Datenbank gespeichert ist.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Hersteller die Option Neu.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie die Daten des neuen Herstellers ein.

  4. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Hersteller ist in den Stammdaten > Material > Lieferanten hinterlegt.
  5. Um den geänderten Datensatz zu speichern, klicken Sie auf .
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, bei dem Sie einen Lieferanten eingeben möchten, der noch nicht in der Datenbank gespeichert ist.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Lieferant die Option Neu.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie die Daten des neuen Lieferanten ein.

  4. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Lieferant ist in den Stammdaten > Material > Lieferanten hinterlegt.
  5. Um den geänderten Datensatz zu speichern, klicken Sie auf .
  1. Wählen Sie das Material, dessen Einzelpreis Sie kalkulieren möchten.

  2. Geben Sie in das Feld Einkaufspreis den Einkaufspreis ein.

  3. Füllen Sie die Felder Handelseinheit und ggf. mit je sowie Portionsvorgabe.

    Tipp: Für eine detaillierte Erklärung der einzelnen Eingabefelder siehe Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Kalkulation.

  4. Klicken Sie auf den Button Kalkuliere.

    • charly errechnet den Artikelpreis (Einzelpreis) und trägt ihn in das Feld Einzelpreis> ein.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie ändern möchten.
  2. Wählen Sie den Reiter Anweisungen.

  3. Geben Sie in das Textfeld die Anweisung ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Geben Sie die Anweisung manuell ein.
    • Ziehen Sie Dokumente per Drag&Drop in das Feld (z.B. PDF-Dateien, Word-Dateien, Excel-Tabellen).
    • Ziehen Sie Bilder per Drag&Drop in das Feld. Mögliche Formate sind JPEG, EPS, TIFF, BMP.
    Hinweis: Je nach Dateiformat erscheint in dem Feld ein Symbol. Mit einem Doppelklick auf das Symbol können Sie die Datei öffnen.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .

    • Die Anweisung steht im Karteiblatt Behandlungsblatt bzw. im HKP zur Verfügung und kann über den Button ? aufgerufen werden.
  1. Wählen Sie aus der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, für den Sie einen neuen datumsabhängigen Datensatz erstellen möchten.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste gültig ab die Option Neu.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie in das Feld gültig ab das Datum ein, ab dem die Änderung gültig ist.
  4. Füllen Sie bei Bedarf die restlichen Felder aus.
  5. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.
  6. Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor.
  7. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .

Bearbeiten, verdoppeln

Voraussetzungen

  • In folgendem Fall müssen Sie vor der Änderung den Bestand des Materials entfernen:

    Falls Sie das Material, das Sie ändern möchten in der Bestandsführung/Lagerverwaltung aufgenommen haben und diese Änderungen auch für den bereits eingegebenen Bestand gelten sollen.

    Andernfalls greift die Änderung bei dem Bestand nicht. Sobald Sie die Änderung an dem Material durchgeführt haben, buchen Sie den zuvor entfernten Bestand wieder ein. Siehe Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Lager.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie ändern möchten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste gültig ab das Datum, für das Sie die Änderung vornehmen möchten.
  3. Ändern Sie den Datensatz.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Über den Button alle Datensätze ändern können Sie wahlweise für alle Materialien oder für eine zuvor begrenzte Auswahl an Materialien eine der folgenden Aktionen durchführen:

  • das Gültigkeitsdatum ändern
  • den Betrag durch einen Aufschlag in Prozent ändern
  • den Mehrwertsteuersatz (MwSt.) ändern.
Tipp: Wenn Sie die Beträge um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen, ändern sich bei den gewählten Materialien dadurch die Beträge in den Feldern Preis und Preis pro (unterhalb des Buttons Kalkuliere). Die Beträge in dem Feld Einkaufspreis bleiben unverändert.

Voraussetzungen

  • In folgendem Fall müssen Sie vor der Änderung den Bestand des Materials entfernen:

    Falls Sie das Material, das Sie ändern möchten in der Bestandsführung/Lagerverwaltung aufgenommen haben und diese Änderungen auch für den bereits eingegebenen Bestand gelten sollen.

    Andernfalls greift die Änderung bei dem Bestand nicht. Sobald Sie die Änderung an dem Material durchgeführt haben, buchen Sie den zuvor entfernten Bestand wieder ein. Siehe Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Lager.

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .

  2. Geben Sie die Suchbedingungen in eines der Eingabefelder ein, wählen Sie z.B. ein bestimmtes Kennzeichen aus der Dropdownliste Kennzeichen.

    Tipp: Die Suchbedingungen können miteinander verknüpft werden, indem Sie mehrere Felder füllen.

  3. Klicken Sie auf .

    • Die gefundenen Materialien werden in der Materialliste angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den Button alle Datensätze ändern.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  5. Geben Sie in das Feld gültig ab, das Datum ein, ab dem die Änderung gültig wird.

  6. Nehmen Sie die Änderungen vor.

    Tipp: Wenn Sie in das Feld Änderung MwSt. von einen Wert eingeben, werden nur die Materialien verändert, deren alter Wert mit dem Wert in dem Feld Änderung MwSt. von übereinstimmt.

  7. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    • Die Änderung wurde für alle Materialien gespeichert, die in der Materialliste gezeigt werden.
Hinweis: Falls Sie vor der Änderung an dem Material den Bestand entfernt hatten, buchen Sie den zuvor entfernten Bestand wieder ein. Siehe Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Lager.

  1. Klicken Sie auf den Button alle Datensätze ändern.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Geben Sie in das Feld gültig ab, das Datum ein, ab dem die Änderung gültig wird.

  3. Nehmen Sie die Änderungen vor.

    Tipp: Wenn Sie in das Feld Änderung MwSt. von einen Wert eingeben, werden nur die Materialien verändert, deren alter Wert mit dem Wert in dem Feld Änderung MwSt. von übereinstimmt.

  4. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    • Die Änderung wurde für alle Materialien gespeichert.
Hinweis: Falls Sie vor der Änderung an dem Material den Bestand entfernt hatten, buchen Sie den zuvor entfernten Bestand wieder ein. Siehe Kapitel Beschreibung der Eingabefelder im Bereich Lager.

Die folgende Schrittanleitung beschreibt eine Mehrwertsteueränderung am Beispiel einer Erhöhung von 16% auf 19% mit einem Gültigkeitsdatum ab 01.01.2021 bei Praxis-Materialien.

  1. Navigieren Sie in die Stammdaten > Material > Praxis.
  2. Leeren Sie die Eingabefelder durch einen Klick auf den Button Leeren .

  3. Wählen Sie den Unterkarteireiter Kalkulation.

  4. Geben Sie in das Feld MwSt. die bisherige Mehrwertsteuer ein. In unserem Beispiel sind das „16” %.

  5. Klicken Sie auf den Button Suchen .

    • Rechts in der Materialiste werden alle Praxis-Materialien gelistet, bei denen aktuell eine Mehrwertsteuer von 16% hinterlegt ist.

  6. Klicken Sie links bei den Daten des Materials rechts neben dem Feld Kategorie-Nr. auf den Button alle Datensätze ändern .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  7. Geben Sie in das Feld gültig ab, das Datum ein, ab dem die Änderung gültig wird. (In unserem Beispiel ist es der 01.01.2021)
  8. Aktivieren Sie die Checkbox Änderung MwSt. von _% auf _%.
  9. Geben Sie in das erste Feld „von” die bisherige MwSt. ein und in das zweite Feld „auf” die zukünftige MwSt.

  10. Klicken Sie auf den Button OK um die Eingaben zu sichern.

    • Die Änderung wird für alle Praxis-Materialien gespeichert, die in der Materialliste gezeigt werden.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie verdoppeln möchten.

  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Verdoppeln.

    • Der verdoppelte Datensatz wird in die Liste aufgenommen.
  3. Ändern Sie den verdoppelten Datensatz.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Bestandsführung / Lagerverwaltung verwenden

Hinweis: Bevor Sie mit der Bestandsführung und Lagerverwaltung in charly beginnen, sollten Sie im ersten Schritt eine Inventur der Materialien in Ihrer Praxis durchführen. Anschließend können Sie den Anfangsbestand in charly erfassen.

Oder Sie haben im Rahmen einer Inventur festgestellt, dass mehr von dem Material vorhanden ist, als im Materialbestand aufgeführt ist. In diesem Fall können Sie die fehlende Anzahl hinzufügen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie das Material, dessen Bestand Sie erfassen möchten.
  2. Wählen Sie den Unterkarteireiter Lager.

  3. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. [Optional] Passen Sie das Datum in dem Feld Eingang am an.

  5. Geben Sie in das Feld Anzahl die Anzahl ein, die Sie zu dem Bestand hinzufügen und in das Feld Handelseinheit die Einheiten, die noch in der Praxis vorhanden sind.

    Falls Sie bei dem Material einen Mengen- oder Portionsverbrauch eingestellt haben, geben Sie in das Feld mit je ein, wie viel Gramm, Tuben oder Fläschchen ... zu der Verpackungseinheit gehören.

    Beispiel: Sie haben immer eine Packung mit fünf Stiften. Aktuell sind nur noch vier Stifte in der Praxis. In diesem Fall geben Sie in das Feld Anzahl eine „1“ und in das Feld Handelseinheit eine „4“ ein.
  6. [Optional] Geben Sie in das Feld Charge die Charge des Materials ein.
  7. [Optional] Geben Sie ggf. in das Feld Haltbar bis das Haltbarkeitsdatum des Materials ein.
  8. Den Lieferant und den Lagerort übernimmt charly aus dem Unterkarteireiter Lager. Passen Sie diese Angaben ggf. an.

  9. Um das erfasste Material in den Bestand aufzunehmen, klicken Sie auf .

    • Falls von dem Material bereits etwas in dem Bestand vorhanden war, wird die Anzahl zur bisherigen Anzahl des Materials addiert.

Sie können Material aus dem Bestand entfernen. Diese Funktionalität benötigen Sie beispielsweise, wenn Sie im Rahmen einer Inventur festgestellt haben, dass von dem Material weniger vorhanden ist, als im Materialbestand aufgeführt wird.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie das Material, dessen Bestand Sie anpassen möchten.
  2. Wählen Sie den Unterkarteireiter Lager.

  3. Klicken Sie auf den Plus-Button

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie das Material, das Sie ausbuchen möchten.
  5. Um das ausgebuchte Material aus dem Bestand zu entfernen, klicken Sie auf den Button OK.

Wenn beim Einlesen eines Materialbarcodes Fehler auftreten, kann es daran liegen, dass der Barcode keiner Norm entspricht. Geben Sie in diesem Fall den Barcode manuell ein.

  1. Wählen Sie in der Materialliste das Material, bei dem Sie einen manuellen Barcode eingeben möchten.
  2. Wählen Sie den Reiter Lager.

  3. Scannen Sie den Barcode, der keiner Norm entspricht.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Scannen Sie den Barcode erneut.

    Hinweis: Wenn der Barcode aus zwei Teilen besteht, scannen Sie beide Barcodes. Beginnen Sie dabei mit dem Barcode, der die Artikelnummer enthält, da der Barcode mit der Artikelnummer an erster Stelle stehen muss.

    • Die gescannten Barcodes werden in das Feld Barcode Zeilen übernommen.

      Beispiel: Sie scannen einen zweizeiligen Barcode. In dem Feld Barcode Zeilen ergibt der Barcode die folgenden Einträge.
      • Zeile 1: +E219J104250111F
      • Zeile 2: +$ff05000022FI
      Tipp: Über den Minus-Button können Sie eine markierte Zeile wieder entfernen. Über die Sortierpunkte können Sie bei mehreren Zeilen die Reihenfolge per Drag&Drop ändern.

  5. Lesen Sie aus den Barcodezeilen die Daten und geben Sie diese in die unteren Felder ein:

    • Feld Anfangspos. Artikelnr.

      Geben Sie ein, an welcher Position der Barcodezeile die Artikelnummer beginnt. Jede Zahl, jeder Buchstabe und jedes Zeichen zählen als Position.

      Die Artikelnummer finden Sie mit der vorangestellten Bezeichnung „REF“ oder „PART“ auf der Verpackung des Materials.

      Beispiel: In unserem Beispiel lautet die Artikelnummer J10425011. Sie beginnt an Position 6 des gescannten Barcodes (+E219J104250111F).

    • Feld Zeichenanzahl Artikelnr.

      Geben Sie die Zeichenanzahl der Artikelnummer ein.

      Beispiel: In unserem Beispiel lautet die Artikelnummer J10425011. Sie besteht aus 9 Zeichen.

    • Checkbox Charge vorhanden

      Aktivieren Sie die Checkbox, wenn in dem Barcode auch die Charge enthalten ist.

      Diese Information finden Sie auf der Verpackung des Materials. Wenn eine Chargennummer vorhanden ist, erkennen Sie diese an der vorangestellten Bezeichnung „Charge“ oder „LOT“.

    • Feld Charge in Zeile

      Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Chargennummer befindet. Bei einzeiligen Barcodes geben Sie „1“ ein. Bei zweizeiligen Barcodes müssen Sie anhand der Chargennummer auf der Verpackung des Materials prüfen, ob sie sich in Zeile 1 oder Zeile 2 des Barcodes befindet.

    • Feld Anfangspos. Charge

      Geben Sie ein, an welcher Position der Barcodezeile die Chargennummer beginnt. Jede Zahl, jeder Buchstabe und jedes Zeichen zählen als Position

      Beispiel: In unserem Beispiel lautet die Chargennummer ff05000022. Sie beginnt an Position 3 des gescannten Barcodes (+$ff05000022FI).

    • Feld Zeichenanzahl Charge

      Geben Sie die Zeichenanzahl der Chargennummer ein.

      Beispiel: In unserem Beispiel lautet die Chargennummer ff05000022. Sie besteht aus 10 Zeichen.

    • Checkbox Haltbarkeit vorhanden

      Aktivieren Sie die Checkbox, wenn in dem Barcode auch die Haltbarkeit enthalten ist.

      Diese Information finden Sie auf der Verpackung des Materials

    • Feld Haltbarkeit in Zeile

      Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Haltbarkeit befindet. Bei einzeiligen Barcodes geben Sie „1“ ein. Bei zweizeiligen Barcodes müssen Sie anhand des Haltbarkeitsdatums auf der Verpackung des Materials prüfen, ob es sich in Zeile 1 oder Zeile 2 des Barcodes befindet.

    • Feld Anfangspos. Haltbarkeit

      Geben Sie ein, an welcher Position der Barcodezeile die Haltbarkeit beginnt. Jede Zahl, jeder Buchstabe und jedes Zeichen zählen als Position.

    • Feld Haltbarkeit Formatvorgaben

      Wählen Sie aus der Dropdownliste, in welchem Format die Haltbarkeit angegeben ist oder geben Sie das Format manuell ein.

      Beispiel: Wenn auf der Verpackung „0517“ (Mai 2017) steht, wählen Sie aus der Dropdownliste „MMJJ“. Das gewählte Format wird in das Feld Haltbarkeit Formatvorgaben übernommen.
    • Anhand Ihrer Eingaben füllen sich in dem Bereich Barcode Inhalt automatisch die Felder Artikelnr., Charge/LOT und Haltbarkeit.

  6. Um die Eingabe zu beenden und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den ButtonOK.

    • Der manuell eingegebene Barcode wird in dem Feld Barcode-Nr. angezeigt und kann nun z.B. für das Erfassen des Materialeingangs verwendet werden.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren.

    Hinweis: Unter macOS muss der Scanner/Drucker den standardmäßigen ICA-Treiber (Image Capture Architecture) von Apple unterstützen, der in jedem macOS enthalten ist. Installieren Sie ggf. den ICA-Treiber für Ihren Scanner/Drucker.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Windows über TWAIN-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Material ist in der Dropdownliste die Option Über die TWAIN-Schnittstelle laden gewählt.
    • Sofern Ihr Scanner einen Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug unterstützt: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Computer > Computer ist in der globalen FLG-Datei der folgende Parameter eingetragen: -MULTISCAN.
  • Mac: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Material ist in der Dropdownliste die Option Mac: Über native Schnittstelle scannen gewählt.
  • Das Material, bei dem Sie ein Foto einscannen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Foto ist geöffnet.

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  2. [Optional] Falls an dem Arbeitsplatz mehrere Scanner eingerichtet sind, können Sie über den Button Scanner wählen den gewünschten Scanner wählen.

  3. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Ein Scanner-Dialog öffnet sich. Das Aussehen und die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrem Scanner.

  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen Ihre Einstellungen. Typische Optionen sind:

    • das Fach, in dem das zu Dokument im Scanner liegt (z.B. „Flachbett“, „Dokumenteneinzug“)
    • der Farbmodus (z.B. Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß)
    • die Auflösung in dpi

  5. Klicken Sie in dem Scanner-Dialog auf den Button, der den Scan-Vorgang auslöst (mögliche Beschriftung des Buttons z.B. Scannen).

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und die gescannte *.tiff-Datei wird in den Bereich Foto übernommen.

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Das „Scanner“-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Scanner den Scanner.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, wie z.B. den Farbmodus, die Auflösung, die Größe und das Format.

    Hinweis: Die jeweils verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Scanner. Für Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten lesen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

  4. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Der Scan-Vorgang startet. Die gescannte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.
  5. Wenn Sie keine weiteren Dokumente scannen möchten, schließen Sie den Scan-Dialog über den Button Fenster schließen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Der Scanner erzeugt eine Datei in einem der folgenden Formate:

    • Windows: *.tif oder *.bmp
    • Mac: *.tif, *.bmp oder *.jpg

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Material sind folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Das Material, bei dem Sie ein Foto einscannen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Foto ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Die Scanner-Software öffnet sich.

  2. Scannen Sie mit der Scanner-Software das Foto.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in den Bereich Foto.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in den Bereich Foto.

  3. [Nur bei Option Folgenden Dateiordner öffnen]: Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Die markierte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in den Bereich Foto.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in den Bereich Foto.

  2. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die markierte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie ein Foto löschen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Foto ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Minus-Button.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Löschen.

    • Das Foto wird aus der Datenbank entfernt.

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Bemerkung hinterlegen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Bemerkung ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Geben Sie in das Textfeld die Bemerkung ein.
  2. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Bemerkung hinterlegen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Bemerkung ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie den gesamten Text.
  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Löschen-Taste.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Datei anzeigen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Ablage ist geöffnet.
  1. Markieren Sie die Datei, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Anzeigen-Button .

    • Für jede Dateiart gibt es i.d.R. ein Programm, mit dem diese Dateiart standardmäßig geöffnet wird. charly ermittelt anhand der Dateiendung (z.B. *.pdf, *.tif oder *.docx) das Fremdprogramm, das auf Ihrem Computer standardmäßig für diese Dateiart verwendet wird und öffnet es.

      Falls auf Ihrem Computer für die Dateiart kein Standardprogramm festgelegt ist, können Sie dies selber festlegen. Siehe Erstmalig Standardprogramm für eine Dateiart festlegen.

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Datei importieren möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Importieren-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Datei.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten.

  4. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen.

    • Der Dateipfad wird in das Fenster Datei laden übernommen.
  5. Falls Sie der Datei einen anderen Namen vergeben möchten, geben Sie den neuen Namen in das Feld Bezeichnung ein.

  6. Wählen Sie entweder den Radio-Button Kopieren oder den Radio-Button Verschieben.

    • Kopieren: charly kopiert die Datei in die charly-Ablage. Die Datei ist dadurch sowohl in ihrem ursprünglichen Verzeichnis als auch in der charly-Ablage enthalten.
    • Verschieben: charly verschiebt die Datei aus ihrem ursprünglichen Verzeichnis in die charly-Ablage. Die Datei ist nur noch in der charly-Ablage verfügbar.

  7. Klicken Sie auf OK.

    • Das Fenster Datei laden schließt sich. Die importierte Datei ist in die Ablage übernommen.

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Datei exportieren möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Exportieren-Button .

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten.
  4. Geben Sie der Datei einen Namen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    • Die Datei wird an Ihrem gewählten Ort gespeichert.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Das Material, bei dem Sie eine Datei löschen möchten, ist in der Materialliste gewählt.
  • Der Reiter Ablage > Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Löschen.

    • Die Datei wird aus der Datenbank entfernt.

Falls auf Ihrem Computer eine Dateiart keinem Fremdprogramm zugeordnet ist, können Sie für die Dateiart ein Standardprogramm festlegen, mit dem diese Dateiart angezeigt werden soll.

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, für die Sie ein Standardprogramm festlegen möchten.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können das Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, ändern.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit einem anderen Standardprogramm angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Anderes Programm.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können als Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, das Standardprogramm des Betriebssystems verwenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit dem Standardprogramm des Betriebssystems angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Windows-Vorgabe (OS X-Vorgabe bei Mac).

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Suchen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
  1. Geben Sie in das weiße Suchfeld oberhalb der Liste – rechts im Karteiblatt – den oder die ersten Buchstaben des gesuchten Datensatzes ein.

  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Enter-Taste.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – wird der erste Datensatz markiert, dessen Name mit dem oder den gesuchten Buchstaben beginnt.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

  1. Klicken Sie links neben dem Karteiblatt auf die Suchlupe.

    • Die speziellen Suchabfragen für das vorliegende Karteiblatt werden angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Suchlupe.

    • Die gefundenen Materialien werden in der Materialliste angezeigt.

Veralten, wiederherstellen, löschen

Wenn Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, können Sie diesen veralten. Durch das Veralten wird der Datensatz nicht mehr zur Verfügung gestellt. Veraltete Datensätze sind nicht unwiderruflich gelöscht. Sie können jederzeit wiederhergestellt werden.

Hinweis: Falls für das Material noch ein Materialbestand vorhanden ist, werden Sie während des Vorgangs darauf aufmerksam gemacht.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie veralten möchten.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.
  3. Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf veraltet.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht nicht mehr zur Verfügung.
  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen.

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle veralteten Datensätze angezeigt.
  4. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie wiederherstellen möchten.
  5. Deaktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht wieder zur Verfügung.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

Sie können nur löschen, wenn keine Querverweise bestehen. Ein Hinweisfenster macht Sie während des Löschvorgangs darauf aufmerksam, falls Querverweise bestehen. Der Datensatz wird nicht gelöscht. In diesem Fall können Sie veralten.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, bei dem Sie einen datumsabhängigen Datensatz löschen möchten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste gültig ab das Datum, dessen Datensatz Sie löschen möchten.

  3. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Löschen.

    Ein Fenster öffnet sich.

  4. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button Datumsabhängig.

    • Das Datum sowie der Datensatz des gewählten Datums werden aus der Liste entfernt und stehen nicht mehr zur Verfügung.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

Sie können nur löschen, wenn keine Querverweise bestehen. Ein Hinweisfenster macht Sie während des Löschvorgangs darauf aufmerksam, falls Querverweise bestehen. Der Datensatz wird nicht gelöscht. In diesem Fall können Sie veralten.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie löschen möchten.

  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Löschen.

    Ein Fenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button Gesamten Datensatz.

    • Der Datensatz wird aus der Liste entfernt und steht nicht mehr zur Verfügung.

Drucken

  1. Um sicherzustellen, dass die Liste – rechts im Karteiblatt – alle vorhandenen Datensätze enthält: Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .

  2. Klicken Sie auf ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

  3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten > Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
  1. Um in der Liste – rechts im Karteiblatt – eine Auswahl der vorhandenen Datensätze zu listen: Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

  4. Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten > Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  5. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.