Bestellen

In den Stammdaten > Material > Bestellungen > Bestellen bestellen Sie Material und versenden oder drucken die Bestellungen für die verschiedenen Lieferanten.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt zeigt Materialien, die die folgenden Bedingungen erfüllen:

 

Bestellungsdruck

Die Textvorlagen für den Bestellungsbrief finden Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen. Wählen Sie dort in der Liste Textvorlagen in der Dokumentengruppe Bestellungen die Textvorlagen für den Bestellungsbrief. Sie können den Inhalt und das Layout dieser Textvorlagen bearbeiten.

Jeder Bestellungsdruck enthält eine Liste der Materialien, die Sie bestellen möchten. Diese Materialliste wird von charly während des Bestellungsdrucks automatisch generiert und in den Bestellungsdruck eingesetzt. Für diese Materialliste finden Sie in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Vorgaben weitere Layouteinstellungen.

Der Bestellungsdruck enthält die folgenden Informationen:

  • Anzahl
  • Materialbezeichnung
  • ggf. Artikelnummer

  • falls Sie dies in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Vorgaben eingestellt haben, optional

    • Kurztext der Handelseinheit

      Tipp: Die Handelseinheiten verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Verpackungseinheit Material. Dort definieren Sie auch den Kurztext einer Handelseinheit, z.B. „St.“ für Stück.
    • Einzelpreis
    • Gesamtpreis

Falls Sie ein Material in der Bestellungsliste vermissen, prüfen Sie bitte folgendes:

  • Ist bei dem Material der Mindestbestand noch nicht unterschritten?
  • Ist das Material bereits in einer anderen offenen Bestellung enthalten?

  • Ist bei dem Material in den Stammdaten > Material > Zahnarzt (bzw. Labor oder Praxis)

    • ein Lieferant hinterlegt?
    • im Reiter Kalkulation der Einkaufspreis hinterlegt?
    • im Reiter Lager die Bestandsführung aktiviert?

 

How-to-Zusammenfassung

Bestellen

Voraussetzungen

Bei dieser Vorgehensweise bestellen Sie alle Materialien, die charly aktuell in der Liste im Karteiblatt Bestellungen zeigt, ohne die Liste zu ändern.

  • In den Stammdaten > Material > Lieferanten sind die vollständigen Adress- und Kontaktdaten der Lieferanten/Hersteller hinterlegt.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen haben Sie in der Liste Textvorlagen in der Dokumentengruppe Bestellungen die Textvorlagen für den Bestellungsbrief bzw. die Bestellungsmail eingerichtet.
  • In den Stammdaten > Material > Bestellungen > Vorgaben haben Sie für den Bestellungsdruck weitere Layouteinstellungen vorgenommen.
  • Um eine Bestellung mittels einer E-Mail versenden zu können: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Mail ist der Maildienst SMTP konfiguriert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie unterhalb der Liste auf den Button Bestellen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste die Option.

    per Brief druckt die Bestellungen nach Lieferanten sortiert und speichert die Bestellungen im Reiter Bestellung
    per E-Mail sendet die Bestellungen in Form einer E-Mail an den jeweiligen Lieferanten und speichert die Bestellungen im Reiter Bestellung
    per Telefon speichert die Bestellungen nach Lieferanten sortiert im Reiter Bestellung
    nur abspeichern speichert die Bestellungen nach Lieferanten sortiert im Rreiter Bestellung

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Je nachdem, welche Option Sie gewählt hatten, können Sie die Bestellungen drucken oder als E-Mail versenden.

      Pro Lieferant wird in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Bestellung eine Bestellung abgelegt.

Bei dieser Vorgehensweise bearbeiten Sie die Liste der Materialien, die charly aktuell in der Liste im Karteiblatt Bestellungen zeigt bzw. erstellen eine individuelle Liste.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Nur Materialien einer bestimmten Materialart (Zahnarztmaterial, Labormaterial, Praxismaterial) bestellen
  • Nur Materialien eines bestimmten Lieferanten bestellen
  • Bestellmenge anpassen
  • Einzelpreis anpassen
  • Materialien entfernen
  • Materialien hinzufügen
Hinweis: Wenn Sie das Karteiblatt Bestellen verlassen, ohne die Bestellung zumindest zu speichern, wird die Liste wieder zurückgesetzt. Das heißt, wenn Sie das Karteiblatt Bestellen erneut aufrufen, sind alle manuell hinzugefügten Materialien wieder aus der Liste entfernt und alle Materialien, die Sie manuell entfernt hatten, sind wieder in der Liste enthalten. Siehe Bestellliste zwischenspeichern.

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Material > Lieferanten sind die vollständigen Adress- und Kontaktdaten der Lieferanten/Hersteller hinterlegt.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen haben Sie in der Liste Textvorlagen in der Dokumentengruppe Bestellungen die Textvorlagen für den Bestellungsbrief bzw. die Bestellungsmail eingerichtet.
  • In den Stammdaten > Material > Bestellungen > Vorgaben haben Sie für den Bestellungsdruck weitere Layouteinstellungen vorgenommen.
  • Um eine Bestellung mittels einer E-Mail versenden zu können: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Mail ist der Maildienst SMTP konfiguriert.

Vorgehensweise

  1. Um Materialien einer bestimmten Materialart zu bestellen, wählen Sie über der Liste aus der linken Dropdownliste die gewünschte Option:

    Alle Materialien keine Einschränkung
    Zahnarztmaterial zeigt nur noch Zahnarztmaterialien in der Liste
    Labormaterial zeigt nur noch Labormaterialien in der Liste
    Praxismaterial zeigt nur noch Praxismaterialien in der Liste

  2. Um Materialien eines bestimmten Lieferanten zu bestellen, wählen Sie über der Liste aus der Dropdownliste in der Mitte einen Lieferanten.

    • Die Liste zeigt nur Materialien, die Sie standardmäßig bei diesem Lieferanten bestellen.
  3. Um die Bestellmenge anzupassen: Markieren Sie in der Liste das Material, dessen Bestellmenge Sie ändern möchten. Geben Sie in das Feld Bestellmenge die gewünschte Bestellmenge ein und drücken Sie die Eingabetaste (Enter-Taste).
  4. Um den Einzelpreis anzupassen: Markieren Sie in der Liste das Material, dessen Einzelpreis Sie ändern möchten. Geben Sie in das Feld Einzelpreis den gewünschten Einzelpreis ein und drücken Sie die Eingabetaste (Enter-Taste).

  5. Um Material zu entfernen: Markieren Sie in der Liste das Material, das Sie aus der Bestellliste entfernen möchten und klicken Sie unterhalb der Liste auf den Minus-Button.

    Um mehrere Materialien auf einmal zu entfernen: Halten Sie die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) gedrückt und markieren Sie die gewünschten Materialien. Klicken Sie anschließend auf den Minus-Button.

  6. Um Material hinzuzufügen: Links neben dem Karteiblatt Bestellen zeigt die Materialauswahlliste alle Materialien des aktuell gewählten Lieferanten. Falls Sie keinen bestimmten Lieferanten gewählt haben, zeigt die Materialauswahlliste alle Materialien aller Lieferanten.

    Sie können die Materialien filtern:

    • nach Materialart über die Buttons Za.-Mat., Lab.-Mat. und Prax.-Mat.
    • nach Materialien mit Bestandsführung über die obere Dropdownliste
    • nach Ihren Materialkennzeichen über die untere Dropdownliste (z.B. „Chirurgie“, „KFO“, ...)

    Wählen Sie aus der Materialauswahlliste das Material und übernehmen Sie es mit einem Doppelklick.

    Falls bei einem Material noch Daten fehlen, öffnet sich ein Fenster.

    Wählen Sie den Lieferant aus der Dropdownliste und geben Sie ggf. den Einkaufspreis ein.

  7. Wenn Sie die Bestellliste fertig zusammengestellt haben, klicken Sie unterhalb der Liste auf den Button Bestellen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  8. Wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschte Option.

    per Brief druckt die Bestellungen nach Lieferanten sortiert und speichert die Bestellungen im Reiter Bestellung
    per E-Mail sendet die Bestellungen in Form einer E-Mail an den jeweiligen Lieferanten und speichert die Bestellungen im Reiter Bestellung
    per Telefon speichert die Bestellungen nach Lieferanten sortiert im Reiter Bestellung
    nur abspeichern speichert die Bestellungen nach Lieferanten sortiert im Reiter Bestellung

  9. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Je nachdem, welche Option Sie gewählt hatten, können Sie die Bestellungen drucken oder als E-Mail versenden.

      Pro Lieferant wird in den Stammdaten > Material > Bestellungen > Bestellung eine Bestellung abgelegt.

Sie können eine Bestellliste zwischenspeichern, um die Liste z.B. zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.

Tipp: Wenn Sie eine individuelle Bestellung zusammengestellt haben und die Bestellung nicht sofort aufgeben möchten, ist diese Option besonders empfehlenswert. Denn bei einem Karteireiterwechsel wird diese individuelle Zusammenstellung wieder zurückgesetzt.

  1. Klicken Sie auf den Button Bestellen.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste die Option nur abspeichern.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Die gespeicherte Bestellliste finden Sie im Reiter Bestellungen. Dort können Sie die Liste weiter bearbeiten und/oder die Bestellung aufgeben.

Filtern

Je nach Auswahl in der Dropdownliste links oberhalb der Liste werden nur die Zahnarztmaterialien, die Labormaterialien, die Praxismaterialien oder alle fehlenden Materialien angezeigt.

Über die Dropdownliste neben der Materialauswahl-Dropdownliste schränken Sie die Anzeige der Materialien auf einen Lieferanten ein.

  1. Geben Sie in das Suchfeld oberhalb der Liste den oder die ersten Buchstaben des gesuchten Datensatzes ein.

  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Enter-Taste.

    • In der Liste wird der erste Datensatz markiert, dessen Name mit dem oder den gesuchten Buchstaben beginnt.

Drucken

charly bietet den Bestellungsdruck während des Bestellvorgangs automatisch an, wenn Sie die Bestellung per Brief aufgeben. Im Kapitel Bestellungsdruck finden Sie weitere Informationen zu Layout, Inhalt und Problemen beim Bestellungsdruck.

Alle Bestellungen werden im Reiter Bestellung gespeichert. Dort können Sie den Status der Bestellung einsehen und gegebenenfalls eine Bestellung erneut drucken oder als E-Mail versenden.