Ablage
In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für den Ablageeingang.
Ablageeingang
Wie können eingehende Dokumente in der Ablage archiviert werden?
Grundsätzlich gibt es die folgenden Möglichkeiten, eingehende Dokumente in der Ablage zu archivieren:
-
Dokument liegt in digitaler Form vor
In diesem Fall importieren Sie die Datei über den Import-Button direkt in die Ablage. Um den Import-Vorgang zu beschleunigen, können Sie ein Standardverzeichnis definieren, das sich über den Import-Button öffnet. Siehe Standardverzeichnis für den Import-Button definieren.
-
Dokument liegt in Papierform vor
Wenn das Dokument in Papierform vorliegt, scannen Sie das Dokument ein und importieren es anschließend in die Ablage. Für diesen Fall können Sie in den entsprechenden Ablagen einen zusätzlichen Button aktivieren. Siehe Zusätzlichen Button in Ablage aktivieren.
Für welche Ablageeingänge gelten die Einstellungen?
charly bietet an mehreren Stellen Ablagen, in denen Sie eingehende Dokumente aufbewahren können.
Die Stammdaten-Einstellungen in dem vorliegenden Karteiblatt konfigurieren die folgenden Ablageeingänge:
-
Hauptbereich Patient > Ablage
- Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen
- Reiter Ablage eingehende Patientendokumente
- Reiter Ablage eingehende Dokumente
-
Hauptbereich Adressen in allen Karteiblättern
- im Reiter Ablage > Eingang
-
Hauptbereich Stammdaten
- Labor > Fremdlabor im Reiter Ablage > Eingang
- Material > Lieferanten im Reiter Ablage > Eingang
- Material > Bestellung im Reiter Ablage
- Kassen > Krankenkassen im Reiter Ablage > Eingang
Zusätzlichen Button in Ablage aktivieren
Varianten
Wenn das Dokument in Papierform vorliegt, scannen Sie das Dokument ein und importieren es anschließend in die Ablage. Dazu aktivieren Sie für die Ablagen einen zusätzlichen Button.
Die Funktionalität und die damit verbundene Beschriftung bzw. das verwendete Icon des zusätzlichen Buttons legen Sie durch Ihre Einstellungen in dem vorliegenden Karteiblatt fest. Mögliche Beschriftungen des zusätzlichen Buttons sind:
- Einfügen
- Kopieren
- Scannen
Folgende Varianten bietet charly:
charly startet den Scan-Vorgang direkt aus der Ablage. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über die NAPS2-Schnittstelle (Windows), die TWAIN-Schnittstelle (Windows) oder über die native Scanner-Anbindung (Mac).
Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch in der Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
Und so geht's:
- Scanner anschließen und ggf. Treiber installieren
- Falls Sie NAPS2 verwenden: Tool „NAPS2“ installieren und Scan-Profile einrichten
-
Wählen Sie aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen:
charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
Und so geht's:
- Scanner anschließen, ggf. Treiber installieren und Scanner-Software installieren
- Aktivieren Sie die Ablage und geben Sie in das Textfeld den Pfad zu der Programmdatei der
-
Wählen Sie aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen:
Sie öffnen die Scanner-Software Ihres Scanners manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
Und so geht's:
- Scanner anschließen, ggf. Treiber installieren und Scanner-Software installieren
-
Wählen Sie aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen:
Einstellungen
charly kann über einen Button in der Ablage die Scanner-Software Ihres Scanners öffnen. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage.
Um diese Funktionalität zu nutzen, aktivieren Sie die Checkbox Folgendes Programm starten. Geben Sie in das Textfeld den Pfad zu der Programmdatei der
- Windows
C:\Programme\Scanner\Scanner.exe - Mac
Applications/Scanner/Scanner.app/Contents/MacOS/Scanner
Abhängig von der gewählten Option in der Dropdownliste unterhalb der Checkbox, hat der
Folgende Optionen aus der Dropdownliste können Sie mit der Checkbox Folgendes Programm starten kombinieren:
Über die Dropdownliste definieren Sie, wie ein Foto in das Bildfeld übertragen wird. Sie haben folgende Optionen:
Wählen Sie diese Option, wenn die Dateien der Bildaufnahme-Software für gewöhnlich in einem bestimmten Dateiordner gespeichert werden. Durch diese Option beschleunigen Sie den Import-Vorgang der Datei, da Sie nicht mehr zu dem Ordner navigieren müssen, in dem die Datei abgelegt ist.
Geben Sie in das Textfeld den Pfad des Dateiordners ein (ohne den Pfad in Anführungszeichen zu setzen).
- Windows
C:\Bilder\FuerCharly - Mac
/Users/Username/Pictures/FuerCharly
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Kopieren“. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das „Öffnen-Fenster“ und zeigt direkt den Inhalt des vorkonfigurierten Dateiordners. Dort können Sie eine Datei wählen und in das Bildfeld übernehmen.
Bei Bedarf können Sie in dem „Öffnen-Fenster“ auch zu einer Datei navigieren, die in einem ganz anderen Pfad gespeichert ist.
Wählen Sie diese Option, wenn die Bildaufnahme-Software eine Datei erzeugt, die immer denselben Namen trägt (z.B. bei einem Scanner „Scan.pdf“) und immer im selben Verzeichnis gespeichert wird.
Geben Sie in dem Textfeld den vollständigen Pfad zu der Datei an (ohne den Pfad in Anführungszeichen zu setzen). Durch diese Option beschleunigen Sie den Import-Vorgang der Datei, da charly ohne einen weiteren Dialog zu zeigen sofort die Datei importiert.
- Windows
C:\Bilder\Scanner\Scan.pdf - Mac
/Users/Username/Pictures/Scanner/Scan.pdf
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Kopieren“. Mit einem Klick auf den Button kopiert charly die Datei direkt in die Ablage.
Wenn die Bildaufnahme-Software eine Bilddatei in die Zwischenablage speichert, wählen Sie diese Option. Lassen Sie das Feld für die Pfadangabe leer.
Folgende Dateiformate kann charly über die Zwischenablage direkt in die Ablage übernehmen:
- *.eps
- *.tif, *.tiff
- *.bmp
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Einfügen“. Mit einem Klick auf den Button übernimmt charly die Datei direkt in die Ablage.
Wenn charly und Ihr Scanner unter Windows über die TWAIN-Schnittstelle kommunizieren können, wählen Sie diese Option. Die Pfadangabe bleibt leer.
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Scannen“. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Fenster charly Twain, in dem Sie den Scanner wählen und den Scan-Vorgang starten können.
Die TWAIN-Schnittstelle hat die folgenden Einschränkungen:
- Daten werden ausschließlich im TIFF-Format (Bild-Datei) gespeichert
- Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug nur über den FLG-Eintrag
-MULTISCAN
- Sie möchten die gescannten Daten in einem anderen Format (z.B. PDF) speichern.
- Sie möchten eine andere Funktionalität Ihres Scanners nutzen, die charly oder der TWAIN-Commander nicht unterstützt.
Wenn charly und Ihr Scanner unter macOS über die native Schnittstelle kommunizieren können, wählen Sie diese Option. Die Pfadangabe bleibt leer.
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Scannen“. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Scanner, in dem Sie den Scanner wählen und den Scan-Vorgang starten können.
Die native Scanner-Anbindung bietet:
- Scannen im TIFF- und PDF-Format
- Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug im PDF-Format
- Duplexscan über den Dokumenteneinzug im PDF-Format
- Sie möchten die gescannten Daten in einem anderen Format als TIFF oder PDF speichern.
- Sie möchten eine andere Funktionalität Ihres Scanners nutzen, die charly nicht unterstützt.
Wenn charly und Ihr Scanner unter Windows über die NAPS2-Schnittstelle („Not Another PDF Scanner 2“) kommunizieren können, wählen Sie diese Option.
Geben Sie in das Textfeld den Pfad zu dem installierten Tool „NAPS2“ ein. Das Tool kann von der Homepage des Herstellers heruntergeladen werden: https://www.naps2.com.
C:\Program Files (x86)\NAPS2
Nach der Installation muss mindestens ein Scan-Profil angelegt werden, um einen Scan-Vorgang starten zu können.
Der zusätzliche Button in der Ablage erhält bei dieser Option die Bezeichnung „Scannen“. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Scanner, in dem Sie den Scanner wählen und den Scan-Vorgang starten können.
Sofern Ihr angeschlossener Scanner die Funktionalitäten ebenfalls unterstützt, bietet die Scanner-Anbindung über NAPS2:
- Scannen im PDF-Format
- Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug im PDF-Format
- Duplexscan über den Dokumenteneinzug im PDF-Format
- Sie möchten eine andere Funktionalität Ihres Scanners nutzen, die charly nicht unterstützt.
Standardverzeichnis für den Import-Button definieren
Um Dokumente aus anderen Quellen in charly archivieren zu können, verfügen die Ablagen standardmäßig über den Button Import.
Wenn Sie die Dateien in der Regel aus einem bestimmten Verzeichnis (Dateiordner) importieren, können Sie diesen Dateiordner als Standardverzeichnis hinterlegen. Durch diese Option beschleunigen Sie den Import-Vorgang der Datei, da Sie nicht mehr zu dem Dateiordner navigieren müssen, in dem die Datei abgelegt ist.
Geben Sie dazu in das Feld Folgenden Dateiordner bei 'Import' öffnen den vollständigen Pfad zu dem Verzeichnis ein (ohne den Pfad in Anführungszeichen zu setzen).
- Windows
C:\Dokumente\Eingang - Mac
/Users/Username/Documents/Eingang
In diesem Fall öffnet charly den hinterlegten Dateiordner und Sie sehen direkt den Inhalt des Dateiordners. Dort können Sie eine Datei wählen und in die Ablage übernehmen.
Bei Bedarf können Sie auch zu einer Datei navigieren, die unter einem ganz anderen Pfad gespeichert ist.