Ablage

Im Hauptbereich Patient > Ablage speichert charly automatisch alle Dokumente, die Sie für den Patienten drucken, z.B. Kostenvoranschläge, Rechnungen oder Patientenbriefe.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

Karteiblatt vergrößern

Wenn Sie auf den Vergrößern-Button klicken, wird das Karteiblatt auf den gesamten Bildschirm vergrößert.

Ein Klick auf den Verkleinern-Button verkleinert das Karteiblatt wieder auf das Originalmaß.

 

Liste der Dokumente

Sobald Sie auf der rechten Seite einen der Reiter anklicken, sehen Sie darunter alle Dokumente, die diesem Reiter zugeordnet sind.

Dokumente in der Liste sortieren

Sie können die Dokumente in der Liste entweder nach dem Datum oder nach der Bezeichnung, d.h. dem Namen des Dokumentes, sortieren.

Klicken Sie auf die jeweilige Listenüberschrift Datum oder Bezeichnung, um die Dokumente chronologisch bzw. alphabetisch zu sortieren.

 

Veränderbare Dokumente

Die veränderbaren Dokumente erstellen Sie über den Auswahlbutton Briefe oder in den Karteiblättern des Hauptbereichs Adressen.

Veränderbare Dokumente erkennen Sie an dem Bearbeiten-Button . Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich der gewählte Brief in der Textverarbeitung.

 

Veränderbare Dokumente finden Sie in dem Karteireiter Ablage in den folgenden Reitern:

Für weitere Informationen siehe:

 

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, bietet charly den Bearbeiten-Button  an.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textverarbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Ändern Sie den Text nach Ihren Wünschen.

  4. Klicken Sie auf Drucken, um den geänderten Text zu drucken.

    • Die Änderung wird in die Datenbank übernommen.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

    • Der Inhalt wird auf der linken Seite angezeigt.

  2. Ändern Sie den Titel in dem Feld oberhalb des Textfensters.

    Hinweis: Verwenden Sie für die Bezeichnung ausschließlich Buchstaben des lateinischen Alphabets (A-Z), Leerzeichen und Unterstriche (_). Sonderzeichen und Satzzeichen können zu Fehlverhalten führen!

  3. Drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.
  4. Klicken Sie auf Umbenennen, um die Änderungen in die Datenbank zu übernehmen.
  1. Markieren Sie den gewünschten Brief in der Ablage unter Ablage Patientenbriefe.
  2. Öffnen Sie den Brief entweder mit einem Doppelklick oder klicken Sie auf Bearbeiten-Button .

  3. Klicken Sie auf den Button U.

    • Der Dialog Brief umbenennen öffnet sich.

  4. Ändern Sie die Bezeichnung.

    Hinweis: Verwenden Sie für die Bezeichnung ausschließlich Buchstaben des lateinischen Alphabets (A-Z), Leerzeichen und Unterstriche (_). Sonderzeichen und Satzzeichen können zu Fehlverhalten führen!

  5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

    • In der Ablage Patientenbriefe wird die geänderte Bezeichnung sofort dargestellt.
  6. Schließen Sie das Textbearbeitungsenster.
Hinweis: Sie können die Bezeichnung auch gleich bei der Erstellung eines Briefs ändern. Klicken Sie in dem Textbearbeitungsenster ebenfalls auf das U und passen die Bezeichnung Ihren Wünschen entsprechend an. Der Brief wird mit dem geänderten Namen in die Ablage gespeichert.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, bietet charly den Bearbeiten-Button   an.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textverarbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

 

Unveränderbare Dokumente

Unveränderbare Texte sind z.B. Rechnungen oder Behandlungspläne. Sobald ein unveränderbarer Text erstellt und gedruckt wird, legt charly automatisch eine Kopie in den Karteireiter Ablage.

In der Ablage können die Dokumente angesehen und erneut gedruckt werden.

 

Unveränderbare Dokumente finden Sie in dem Karteireiter Ablage in den folgenden Reitern:

 

Für weitere Informationen siehe:

 

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage HKP
    • Ablage Rechnungen
    • Ablage RZ-Rechnungen
    • Ablage PDFs
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, zeigt charly den Drucken-Button .

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  3. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

  1. Wählen Sie die PDF-Datei.

    • Der Inhalt der PDF-Datei wird in der integrierten Vorschau auf der linken Seite des Karteiblatts angezeigt.

  2. Klicken Sie in der integrierten Vorschau im Menüband auf den Doppelpfeil.

    • Ein Kontextmenü öffnet sich.

  3. Wählen Sie in dem Kontextmenü die Option Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

 

Eingehende Dokumente

Sie können eingehende Dokumente aus Fremdprogrammen in der Ablage aufbewahren und so Ihre Dokumente vervollständigen.

 

Grundsätzlich gibt es die folgenden Möglichkeiten, eingehende Dokumente in der Patientenablage zu archivieren:

 

 

In den folgenden Reitern können Sie eingehende Dokumente aufnehmen:

Eingehende Dokumente scannen und importieren

Wenn das Dokument in Papierform vorliegt, scannen Sie das Dokument ein und importieren es anschließend in die Patientenablage. Die folgenden Ablagen bieten diese Funktionalität:

 

Für den Scan-Vorgang haben Sie folgende Optionen:

charly startet den Scan-Vorgang direkt aus der Ablage. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über folgende Schnittstellen:

  • Windows: NAPS2-Schnittstelle oder TWAIN-Schnittstelle
  • Mac: Native Scanner-Anbindung

Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch in der Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

 

charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben

 

Sie öffnen die Scanner-Software Ihres Scanners manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

In allen Varianten aktivieren Sie für die Ablagen in den Stammdaten einen zusätzlichen Button. Die Funktionalität und die damit verbundene Beschriftung des zusätzlichen Buttons legen Sie durch Ihre Einstellungen in den Stammdaten fest. In dem Beispielbild ist dieser zusätzliche Button mit Scannen beschriftet. Weitere mögliche Beschriftungen des zusätzlichen Buttons sind: Kopieren und Einfügen.

 

Dokument erstellen

Alle Briefe, die sich in der Ablage befinden, werden nicht hier, sondern an anderer Stelle in charly erstellt. Ganz allgemein schreiben Sie Ihre Briefe über den Auswahlbutton Briefe. Dort erstellen Sie Schreiben an Ihre Patienten, an die Kassen oder auch private Briefe.

Rechnungen und Behandlungspläne archiviert charly automatisch im Karteireiter Ablage, sobald die Rechnungen und Behandlungspläne gedruckt werden. Sie können diese Dokumente im Karteireiter Ablage einsehen und drucken, aber nicht verändern.

 

How-to-Zusammenfassung

Importieren und scannen

Wenn das Dokument bereits in digitaler Form vorliegt, können Sie es über den Import-Button in die Patientenablage importieren.

Voraussetzungen

  • Wenn Sie die Dokumente für gewöhnlich aus einem ganz bestimmten Verzeichnis importieren, können Sie dieses Verzeichnis als Standard-Importverzeichnis angeben: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in dem Feld Folgenden Dateiordner bei 'Import' öffnen der Pfad zu dem Verzeichnis hinterlegt. Siehe Standardverzeichnis für den Import-Button definieren.
  • [Nur Import in Ablage RZ-Rechnungsanlagen]: Wenn Sie eine Rechnungsanlage einer Rechenzentrumsrechnung zuordnen und an das DZR weiterleiten möchten, muss die Rechnungsanlage in einem der folgenden Dateiformate vorliegen: *.pdf, *.tif oder *.jpg.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie einen der folgenden Reiter, um das eingehende Dokument zu importieren:

    • Ablage RZ-Rechnungsanlagen
    • Ablage eingehende Patientendokumente
    • Ablage eingehende Dokumente

  2. Klicken Sie auf den Button Import.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie das eingehende Dokument.
  4. Geben Sie dem Dokument unter Bezeichnung einen Namen. Die Bezeichnung können Sie auch nachträglich im Eingangsfenster (im oberen grauen Titelfeld) ändern.
  5. Im großen Textfeld können Sie Bemerkungen zum eingehenden Dokument hinterlegen. Diesen Text können Sie auch später noch ändern.

  6. Für die Übernahme in die Ablage haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

    • Kopieren erstellt eine Kopie der Datei und übernimmt die Kopie in die Ablage
    • Verschieben verschiebt die Datei von dem ursprünglichen Verzeichnis in die Ablage. Diese Datei ist dann nur noch in charly verfügbar.

  7. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Die Datei wird in die Liste der Dokumente übernommen.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren.

    Hinweis: Unter macOS muss der Scanner/Drucker den standardmäßigen ICA-Treiber (Image Capture Architecture) von Apple unterstützen, der in jedem macOS enthalten ist. Installieren Sie ggf. den ICA-Treiber für Ihren Scanner/Drucker.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Windows über NAPS2-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Win: Über NAPS2 scannen gewählt.
    • In dem Tool „NAPS2“ ist mindestens ein Scan-Profil für Ihren Scanner angelegt.

  • Windows über TWAIN-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Über die TWAIN-Schnittstelle laden gewählt.
    • Sofern Ihr Scanner einen Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug unterstützt: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Computer > Computer ist in der globalen FLG-Datei der folgende Parameter eingetragen: -MULTISCAN.
  • Mac: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Mac: Über native Schnittstelle scannen gewählt.

  • Um das eingehende Dokument zu scannen, ist im Karteireiter Ablage einer der folgenden Reiter gewählt:

    • Ablage RZ-Rechnungsanlagen
    • Ablage eingehende Patientendokumente
    • Ablage eingehende Dokumente

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in dem Fenster aus der Dropdownliste das Scan-Profil, mit dem Sie den Scan-Vorgang durchführen möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  2. [Optional] Falls an dem Arbeitsplatz mehrere Scanner eingerichtet sind, können Sie über den Button Scanner wählen den gewünschten Scanner wählen.

  3. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Ein Scanner-Dialog öffnet sich. Das Aussehen und die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrem Scanner.

  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen Ihre Einstellungen. Typische Optionen sind:

    • das Fach, in dem das zu Dokument im Scanner liegt (z.B. „Flachbett“, „Dokumenteneinzug“)
    • der Farbmodus (z.B. Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß)
    • die Auflösung in dpi

  5. Klicken Sie in dem Scanner-Dialog auf den Button, der den Scan-Vorgang auslöst (mögliche Beschriftung des Buttons z.B. Scannen).

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Das „Scanner“-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Scanner den Scanner.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, wie z.B. den Farbmodus, die Auflösung, die Größe und das Format.

    Hinweis: Die jeweils verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Scanner. Für Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten lesen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

  4. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Der Scan-Vorgang startet. Die gescannte Datei wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

      Die gescannte Datei wird grundsätzlich mit „Eingang“ benannt. Falls bereits eine Datei mit diesem Namen in der Ablage archiviert ist, wird der Dateiname hochgezählt, z.B. „Eingang 1“.

  5. Wenn Sie keine weiteren Dokumente scannen möchten, schließen Sie den Scan-Dialog über den Button Fenster schließen.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage sind folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Um das eingehende Dokument zu scannen, ist im Karteireiter Ablage einer der folgenden Reiter gewählt:

    • Ablage RZ-Rechnungsanlagen
    • Ablage eingehende Patientendokumente
    • Ablage eingehende Dokumente

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Eingang-Button .

    • Die Scanner-Software öffnet sich.

  2. Scannen Sie mit der Scanner-Software das Dokument.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  3. [Nur bei Option Folgenden Dateiordner öffnen]: Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    • Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren. Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert. Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen gewählt:

  • Sie haben Ihre Scanner-Software geöffnet und das Dokument/die Dokumente gescannt.

  • Um das eingehende Dokument nach dem Scan-Vorgang zu importieren, ist im Karteireiter Ablage einer der folgenden Reiter gewählt:

    • Ablage RZ-Rechnungsanlagen
    • Ablage eingehende Patientendokumente
    • Ablage eingehende Dokumente

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Kopieren-Button.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

  2. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

Nächste Schritte

Zuordnungen

Sie können Dateien, die in dem Reiter Ablage eingehende Patientendokumente abgelegt sind, einem Behandlungsplan zuordnen. Durch die Zuordnung werden diese Dateien ebenfalls im HKP-M > Ablage > Ablage eingehende HKP-Dokumente angezeigt. Die Zuordnung zu einem Behandlungsplan können Sie wieder aufheben.

Bereits zugeordnete Behandlungspläne sind im Reiter Ablage eingehende Patientendokumente farblich markiert: ■

  1. Markieren Sie im Reiter Ablage eingehende Patientendokumente die Datei, die Sie einem Behandlungsplan zuordnen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  3. Aktivieren Sie in dem Fenster bei dem Behandlungsplan die Checkbox, dem Sie die Datei zuordnen möchten. Sie können auch mehrere Behandlungspläne wählen.

  4. Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um die Zuordnung zu übernehmen und das Fenster zu schließen.

    • Die zugeordnete Datei ist blau ■ markiert. Bei dem Behandlungsplan, dem Sie die Datei zugeordnet haben, ist die Datei im HKP-M > Ablage > Ablage eingehende HKP-Dokumente ebenfalls abgelegt.

Sie können die Zuordnung von Dateien zu einem Behandlungsplan in dem Reiter Ablage eingehende Patientendokumente wieder aufheben.

  1. Markieren Sie im Reiter Ablage eingehende Patientendokumente die Datei, bei der Sie die Zuordnung zu dem Behandlungsplan aufheben möchten. Zugeordnete Dateien sind blau ■ markiert.

  2. Klicken Sie auf den Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  3. Deaktivieren Sie in dem Fenster bei dem Behandlungsplan die Checkbox, bei dem Sie die Zuordnung aufheben möchten.

  4. Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen.

    • Die Zuordnung der Datei zu dem Behandlungsplan ist aufgehoben. Die Datei wird nicht mehr im HKP-M unter Ablage > Ablage eingehende HKP-Dokumente angezeigt.
)

Sie können eine Rechnungsanlage, die im Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen abgelegt ist, einer Rechenzentrumsrechnung zuordnen.

Dabei gelten folgende Regeln:

  • Einer Rechnung können mehrere RZ-Rechnungsanlagen zugeordnet werden.
  • Eine RZ-Rechnungsanlage kann nur einer Rechnung zugeordnet sein.

Die zugeordneten RZ-Rechnungsanlagen werden gemeinsam mit der Abrechnung über die DZR-Schnittstelle direkt an das Rechenzentrum übermittelt.

Bereits zugeordnete bzw. übermittelte RZ-Rechnungsanlagen sind im Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen farblich markiert:

  • ■ Zugeordnete Anlage
  • ■ Übermittelte Anlage

Voraussetzungen

  • Für den Patienten muss an mindestens einer der folgenden Stellen eine Rechenzentrumsrechnung erstellt sein:

    • Im Karteireiter Rechnung > Offene Positionen
    • Im Karteireiter HKP für einen HKP Kasse ZE, einen HKP Kasse KFO oder einen HKP Privat KFO V2
    • Im Karteireiter Rechnung > BEMA > Rechnung
  • Die Rechnungsanlage liegt in einem der folgenden Dateiformate vor: *.pdf, *.tif oder *.jpg.
  • Sie haben die Rechnungsanlage (z.B. ein PDF der Fremdlaborrechnung) in die Ablage RZ-Rechnungsanlagen importiert. Für weitere Informationen siehe Eingehendes Dokument importieren.
  • Sie haben die Rechnungsanlage noch keiner anderen Rechnung zugeordnet. Eine bereits zugeordnete Rechnungsanlage ist in der Ablage RZ-Rechnungsanlagen gelb ■ markiert.
  • Sie haben die Rechnungsanlage noch nicht an das Rechenzentrum übermittelt. Eine bereits übermittelte Rechnungsanlage ist in der Ablage RZ-Rechnungsanlagen pink ■ markiert.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen die Rechnungsanlage, die Sie einer Rechnung zuordnen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

      Die Liste zeigt alle Rechnungen, die für das Rechenzentrum freigegeben sind. Bereits an das Rechenzentrum weitergeleitete Rechnungen sind nicht gelistet.

  3. Markieren Sie die Rechnung, der Sie die Rechnungsanlage zuordnen möchten.

    Sie können einer Rechnung mehrere Rechnungsanlagen zuordnen. Rechnungen, denen bereits eine Rechnungsanlage zugeordnet ist, sind gelb ■ markiert.

    Hinweis: Sie können ausschließlich Rechnungen, die als *.pdf-, *.tif- oder *.jpg-Datei in der Patientenablage vorliegen, an das Rechenzentrum übermitteln.

  4. Klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Im Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen ist die zugeordnete Rechnungsanlage gelb markiert.

      In der Spalte Zuordnung sind bei der Rechnungsanlage folgende Informationen der zugeordneten Rechnung hinterlegt:

      • Rechnungsnummer
      • Rechnungsdatum
      • abrechnender Behandler
)
Hinweis: Die Zuordnung einer Rechnungsanlage kann ausschließlich vor Rechnungsübermittlung an das Rechenzentrum geändert werden.

  1. Markieren Sie in dem Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen die bereits zugeordnete Rechnungsanlage, für die Sie die Zuordnung ändern möchten.

    Eine bereits zugeordnete Rechnungsanlage ist in der Ablage RZ-Rechnungsanlagen gelb ■ markiert.

  2. Klicken Sie auf den Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

      Die Liste zeigt alle Rechnungen, die für das Rechenzentrum freigegeben sind. Bereits an das Rechenzentrum weitergeleitete Rechnungen sind nicht gelistet.

      Rechnungen, denen bereits eine Rechnungsanlage zugeordnet ist, sind gelb ■ markiert.

  3. Markieren Sie die Rechnung, der sie die Rechnungsanlage zuordnen möchten.

    • Eine Hinweismeldung erscheint.

  4. Um die Zuordnung zu ändern, klicken Sie in der Hinweismeldung auf den Button Zuordnung ändern.

    • Die Rechnungsanlage wird der markierten Rechnung zugeordnet.
)
Hinweis: Die Zuordnung einer Rechnungsanlage kann ausschließlich vor Rechnungsübermittlung an das Rechenzentrum aufgelöst werden.
  1. Markieren Sie in dem Reiter Ablage RZ-Rechnungsanlagen die Rechnungsanlage, für die Sie die Zuordnung auflösen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button .

    • Eine Hinweismeldung erscheint.

  3. Um die Zuordnung aufzulösen, klicken Sie in der Hinweismeldung auf den Button Zuordnung auflösen.

    • Die Rechnungsanlage ist keiner Rechnung mehr zugeordnet.
)

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf die Rechnungsanlage, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Eine Hinweismeldung erscheint.

  3. Klicken Sie auf den Button Löschen, um die Rechnungsanlage endgültig zu löschen.

    • Die Rechnungsanlage wird aus der Datenbank entfernt.

Dokumente bearbeiten, suchen und löschen

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, bietet charly den Bearbeiten-Button an.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textverarbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Ändern Sie den Text nach Ihren Wünschen.

  4. Klicken Sie auf Drucken, um den geänderten Text zu drucken.

    • Die Änderung wird in die Datenbank übernommen.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

    • Der Inhalt wird auf der linken Seite angezeigt.

  2. Ändern Sie den Titel in dem Feld oberhalb des Textfensters.

    Hinweis: Verwenden Sie für die Bezeichnung ausschließlich Buchstaben des lateinischen Alphabets (A-Z), Leerzeichen und Unterstriche (_). Sonderzeichen und Satzzeichen können zu Fehlverhalten führen!

  3. Drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.
  4. Klicken Sie auf Umbenennen, um die Änderungen in die Datenbank zu übernehmen.
  1. Markieren Sie den gewünschten Brief in der Ablage unter Ablage Patientenbriefe.
  2. Öffnen Sie den Brief entweder mit einem Doppelklick oder klicken Sie auf Bearbeiten-Button .

  3. Klicken Sie auf den Button U.

    • Der Dialog Brief umbenennen öffnet sich.

  4. Ändern Sie die Bezeichnung.

    Hinweis: Verwenden Sie für die Bezeichnung ausschließlich Buchstaben des lateinischen Alphabets (A-Z), Leerzeichen und Unterstriche (_). Sonderzeichen und Satzzeichen können zu Fehlverhalten führen!

  5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

    • In der Ablage Patientenbriefe wird die geänderte Bezeichnung sofort dargestellt.
  6. Schließen Sie das Textbearbeitungsenster.
Hinweis: Sie können die Bezeichnung auch gleich bei der Erstellung eines Briefs ändern. Klicken Sie in dem Textbearbeitungsenster ebenfalls auf das U und passen die Bezeichnung Ihren Wünschen entsprechend an. Der Brief wird mit dem geänderten Namen in die Ablage gespeichert.

  1. Klicken Sie auf die erste Suchlupe.

    • Der Bereich Suchen in der Ablage öffnet sich.
  2. Geben Sie in die beiden Datumsfelder den Zeitraum ein, den Sie durchsuchen möchten.
  3. Aktivieren Sie die Checkboxen, je nachdem welche Art von Dokumenten Sie durchsuchen möchten.
  4. Um nach einem Dokumententitel zu suchen: Geben Sie unter Datei den Titel ein, z.B. „Kostenvoranschlag Privat Dr. Zahn“.

  5. Um innerhalb eines Dokuments zu suchen: Geben Sie ein oder mehrere Wörter unter Inhalt ein.

    Hinweis: Je nach Größe der gesamten Ablage kann die Suche nach einem Textinhalt sehr zeitintensiv sein.

  6. Klicken Sie auf die Suchlupe mit der Beschriftung Suchen.

    • Alle zu den Suchbedingungen passenden Dokumente werden in der unteren Liste angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die zweite Suchlupe.

    • Der Bereich Formularsuche öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste das Formular, nach dem Sie suchen möchten.

    • Der Suchbereich zeigt alle Datenfelder des gewählten Formulars.

  3. Geben Sie die Suchkriterien ein.

    Sie haben dieselben Möglichkeiten wie bei der „Erweiterten Suche“. Auch hier können Sie nach festen Begriffen suchen oder nach Namen, die im Alphabet weiter vorne liegen („<“) usw.

    Für weitere Informationen siehe Erweiterte Suche.

  4. Klicken Sie auf die Suchlupe mit der Beschriftung Suchen.

    • Alle zu den Suchbedingungen passenden Formulare werden in der unteren Liste angezeigt.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!
Hinweis: Stornierte Rechnungen, die im PDF-Format vorliegen, sowie Rechnungen in der Ablage Rechnungen und Ablage RZ-Rechnungen (PDF- oder PostScript-Format), können nicht gelöscht werden.
Hinweis: Die gedruckte Mahnung wird nur aus der Ablage entfernt. In der Datenbank sowie im Karteireiter Rechnung > Mahnwesen ist die Mahnung selber weiterhin vorhanden. Wenn Sie die Mahnung nochmals im Karteireiter Rechnung > Mahnwesen drucken, wird diese erneut im Karteireiter Ablage in der Ablage Rechnungen abgelegt.

Voraussetzungen

  • Wenn Sie das Dokument anklicken, bietet charly den Löschen-Button an.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Löschen.

    • Die Datei wird aus der Datenbank entfernt.

Dateien anzeigen

PostScript-Dateien werden z.B. für gedruckte Rechnungen, gedruckte Behandlungspläne und gedruckte Briefe erstellt. Sobald Sie eine PostScript-Datei anklicken, wird diese in dem Textfenster auf der linken Seite angezeigt.

Sobald Sie eine PDF- oder HTML-Datei anklicken, wird diese in der integrierten Vorschau auf der linken Seite des Karteiblatts angezeigt.

Die integrierte Vorschau bietet folgende Möglichkeiten:

Um die PDF- oder HTML-Datei in vergrößerter Ansicht darzustellen, können Sie diese in dem Vorschaufenster öffnen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Öffnen Sie die Vorschau mit einem Doppelklick auf die PDF- oder HTML-Datei.
  • [Nur PDF-Datei] Falls vorhanden: Markieren Sie die PDF-Datei und klicken Sie auf den Anzeigen-Button .

In dem Vorschaufenster können Sie über den Drucken-Button ebenfalls den Druckvorgang auslösen.

Hinweis: PDF-Dateien, die in den Reitern Ablage RZ-Rechnungsanlagen, Ablage eingehende Patientendokumente und Ablage eingehende Dokumente für eingehende Dokumente abgelegt sind, öffnen sich üblicherweise in einem Fremdprogramm und nicht in dem Vorschaufenster.

Dateien, die in den Reitern Ablage RZ-Rechnungsanlagen, Ablage eingehende Patientendokumente und Ablage eingehende Dokumente abgelegt sind, kann charly i.d.R. nicht selber darstellen. Bei diesen Dateien sehen Sie im linken Fenster ein Dateisymbol, sobald Sie die Datei anklicken. Auf der linken Seite des Karteiblatts werden die folgenden Buttons angezeigt:

Über den Anzeigen-Button können Sie die Datei in einem Fremdprogramm öffnen.

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Anzeigen-Button .

    • Für jede Dateiart gibt es i.d.R. ein Programm, mit dem diese Dateiart standardmäßig geöffnet wird. charly ermittelt anhand der Dateiendung (z.B. *.pdf, *.tif oder *.docx) das Fremdprogramm, das auf Ihrem Computer standardmäßig für diese Dateiart verwendet wird und öffnet es.

      Falls auf Ihrem Computer für die Dateiart kein Standardprogramm festgelegt ist, können Sie dies selber festlegen. Siehe Erstmalig Standardprogramm für eine Dateiart festlegen.

Standardprogramm für Dateiart festlegen

Falls auf Ihrem Computer eine Dateiart keinem Fremdprogramm zugeordnet ist, können Sie für die Dateiart ein Standardprogramm festlegen, mit dem diese Dateiart angezeigt werden soll.

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, für die Sie ein Standardprogramm festlegen möchten.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können das Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, ändern.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit einem anderen Standardprogramm angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Anderes Programm.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können als Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, das Standardprogramm des Betriebssystems verwenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit dem Standardprogramm des Betriebssystems angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Windows-Vorgabe (OS X-Vorgabe bei Mac).

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Drucken und exportieren

  1. Wählen Sie die PDF-Datei.

    • Der Inhalt der PDF-Datei wird in der integrierten Vorschau auf der linken Seite des Karteiblatts angezeigt.

  2. Klicken Sie in der integrierten Vorschau im Menüband auf den Doppelpfeil.

    • Ein Kontextmenü öffnet sich.

  3. Wählen Sie in dem Kontextmenü die Option Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

Falls vorhanden, können Sie eine PDF-Datei über den Drucken-Button drucken. Siehe Unveränderbares Dokument drucken.

Sie können eine PDF- oder HTML-Datei im Vorschaufenster über den Drucken-Button drucken.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage Patientenbriefe
    • Ablage HKP Briefe
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, bietet charly den Bearbeiten-Button an.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textverarbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage HKP
    • Ablage Rechnungen
    • Ablage RZ-Rechnungen
    • Ablage PDFs
  • Wenn Sie das Dokument anklicken, zeigt charly den Drucken-Button .

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das gewünschte Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  3. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

Voraussetzungen

  • Das Dokument befindet sich in einer der folgenden Ablagen

    • Ablage RZ-Rechnungsanlagen
    • Ablage eingehende Patientendokumente
    • Ablage eingehende Dokumente

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Exportieren-Button .

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten.
  4. Geben Sie der Datei einen Namen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    • Die Datei wird an Ihrem gewählten Ort gespeichert.

  1. Wählen Sie die PDF-Datei.

    • Der Inhalt der PDF-Datei wird in der integrierten Vorschau auf der linken Seite des Karteiblatts angezeigt.

  2. Klicken Sie in der integrierten Vorschau im Menüband auf den Doppelpfeil.

    • Ein Kontextmenü öffnet sich.

  3. Wählen Sie in dem Kontextmenü die Option Speichern.

    • Das „Speichern“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.

Falls vorhanden, können Sie eine PDF-Datei über den Button Export exportieren. Siehe Dokument exportieren.