Datensicherung

Neues Backup-Konzept

Hinweis: Die Datenbank-Sicherung über charly-Client ist veraltet! Sie sichert nur die solutiodb und keine anderen Datenbanken der ncjs-services! Bitte stellen Sie ihr Datenbank-Sicherungskonzept auf das neue Backup-Konzept mittels charly-Server-Skript um.

 

Das neue Backup-Konzept mittels charly-Server-Skript ermöglicht eine Komplettsicherung aller Daten, die zu unserer Software charly gehören. Die Lösung kann sowohl bei einer nativen Installation als auch bei einer Container-Installation verwendet werden.

Weiterführende Informationen und Anleitungen für die Konfiguration siehe:

 

 

Veraltetes Backup-Konzept

Alle hier bisher dokumentierten Schritte für das Backup sind veraltet und werden in einer zukünftigen charly Version nicht mehr zur Verfügung stehen. Bitte stellen Sie ihr Backup-Konzept auf charly-Server-Skript um.

 

In den Stammdaten > Sonstiges > Dateioperationen > Datensicherung können Sie die interne Datensicherung und die Datenspiegelung manuell starten.

Hinweis: Die interne Datensicherung und die Datenspiegelung können nur zwei Bausteine einer kompletten Datensicherungsstrategie sein. Lesen Sie bitte unsere ausführlichen Informationen zur Datensicherung in charly in dem Hilfetext Datensicherung und Datenspiegelung.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

DBBackup

Für die interne Datensicherung verwendet charly das charly-eigene Datensicherungstool DBBackup. Es führt die Datensicherung grundsätzlich für alle Mandanten durch.

DBBackup befindet sich an folgender Stelle:

Windows <Installationspfad>\Solutio\Client\Charly\Solutio.app\DBBackup.exe
Mac <Installationspfad>/Solutio/Client/Charly/Solutio.app/Contents/Utils/DBBackup
Hinweis: DBBackup darf nicht kopiert oder verschoben werden, da mit jedem charly-Update automatisch die neueren Versionen eingespielt werden.

Die interne Datensicherung können Sie …

 

Datensicherung

Bei der internen Datensicherung überspielt charly die gesamte Datenbank in Form von Dateien in das Verzeichnis SolutioData. Der Inhalt der Dateien ist verschlüsselt.

Für die Datensicherung bietet Ihnen dieses Karteiblatt folgende Funktionen:

Tipp: charly erinnert Sie mit den folgenden Maßnahmen an die regelmäßige interne Datensicherung:
  • Wenn Sie am aktuellen Tag noch keine Datensicherung durchgeführt haben, werden Sie beim Beenden von charly zur Datensicherung aufgefordert.
  • Wenn Sie seit mehr als drei Tagen keine Datensicherung durchgeführt haben, werden Sie bei jedem Start von charly an die ausstehende Datensicherung erinnert und können diese direkt nachholen.

Hinweise zur Datensicherung

Über den Button Hinweise zur Datensicherung öffnen Sie ein Fenster, in dem wichtige Informationen und Empfehlungen zur Datensicherung aufgeführt sind.

 

Datenspiegelung

Über den Button Datenspiegelung starten starten Sie die Datenspiegelung. Die Datenspiegelung sollte im Anschluss an die interne Datensicherung durchgeführt werden.

Hinweis: Der Button Datenspiegelung starten steht erst zur Verfügung, nachdem in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung das Netzlaufwerk des Datenspiegelordners eingegeben ist. Für weitere Informationen siehe Feld Netzlaufwerk für die Datenspiegelung.

Bei der Datenspiegelung wird das komplette Verzeichnis „Solutio“ über das Netzwerk auf den angegebenen Notfallserver kopiert.

Im angegebenen Netzlaufwerk werden die Dateien im Verzeichnis „Daten“ abgelegt. Bei der nächsten Datenspiegelung wird dieses Verzeichnis in „DatenAlt“ umbenannt. Das gegebenenfalls alte „DatenAlt“-Verzeichnis wird gelöscht.

Tipp: Sie können die Datenspiegelung automatisieren, indem Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung die Checkbox Nach der Datensicherung automatisch die Datenspiegelung starten aktivieren.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Datenspiegelung mehrere Stunden dauern kann!

 

Fehlermeldungen Datenspiegelung

Die Datenspiegelung von charly wurde ausschließlich für das Programm charly optimiert und getestet. Wenn im Netzlaufwerk (unter Windows meist „S:“) weitere Daten oder Fremdprogramme abgelegt werden, kann die Datenspiegelung unter Umständen nicht funktionieren. Folgende Fehlermeldungen werden angezeigt:

Ursachen:

  • Die Datenspiegelung ist nicht korrekt eingerichtet.
  • Die Datei „Datenspiegel“ ist nicht angelegt!
  • Das Verzeichnis „Daten“ kann nicht umbenannt werden.
  • Das Verzeichnis „DatenAlt“ kann nicht gelöscht werden.
  • Das Verzeichnis „Daten“ kann nicht in „DatenAlt“ umbenannt werden.

Behebung:

  • Zugriffsrechte auf dem Zielrechner überprüfen
  • Festplatte auf dem Zielrechner überprüfen
  • Betriebssystem auf dem Zielrechner überprüfen / neu installieren
  • Datei „Datenspiegel“ anlegen

Ursachen:

  • Arbeitsspeicher nicht ausreichend
  • Dateiverzeichnis fehlerhaft
  • Es sind xx Dateifehler bei der Datenspiegelung aufgetreten

Behebung:

  • mehr Arbeitsspeicher einbauen
  • Festplatte überprüfen
  • Betriebssystem überprüfen / neu installieren

Über den Button Einsehen werden die einzelnen Dateifehler mit Dateinamen angezeigt.

Ursachen:

  • Festplatte des Zielrechners ist voll
  • Zugriffsrechte
  • Netzwerkfehler
  • Betriebssystemfehler

Behebung:

  • größere Festplatte einbauen
  • Zugriffsrechte überprüfen
  • Netzwerk überprüfen bei extrem hohem Datentransfer
  • Festplatten überprüfen
  • Betriebssysteme überprüfen / neu installieren

Ursachen:

  • Datei wurde während der Datenspiegelung gelöscht
  • Betriebssystemfehler

Behebung:

  • Datenspiegelung nach Arbeitsende starten
  • Festplatte überprüfen
  • Betriebssystem überprüfen / neu installieren

 

How-to-Zusammenfassung

Voraussetzungen

  • [Optional] Damit nach der Datensicherung eine Hinweismeldung gezeigt wird: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung ist die Checkbox Erfolgsmeldung Datensicherung anzeigen aktiviert.

  • [Optional] Damit charly nach der Datensicherung an diesem Arbeitsplatz automatisch beendet wird: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung ist die Checkbox Nach der Datensicherung charly beenden aktiviert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Datensicherung starten.

    • charly überspielt die gesamte Datenbank in Form von Dateien in das Verzeichnis SolutioData. Der Inhalt der Dateien ist verschlüsselt.
    • Sofern Sie diese Option in den Stammdaten aktiviert haben, zeigt charly eine Erfolgsmeldung, wenn die Datensicherung erfolgreich war.

  2. Klicken Sie auf den Button Protokoll, um das Protokoll der Datensicherung auf Auffälligkeiten zu prüfen.

    Auffälligkeiten wären Einträge, wie z.B.

    • Maximum row size ...
    • Invalid Record header ...

    Für weitere Informationen siehe Datensicherungsprotokoll prüfen.

  3. Prüfen Sie die aktuelle Datensicherung, indem Sie auf den Button Datensicherung prüfen klicken.

Hinweis: Die interne Datensicherung sichert die Daten – wie der Name schon sagt – intern auf dem charly-Server, mit dem Sie aktiv arbeiten. Um sich vor einem möglichen Datenverlust z.B. durch einen Hardwareausfall zu schützen, führen Sie im nächsten Schritt mindestens eine der folgenden Sicherungen durch:
  • Starten Sie mit Ihrem externen Datensicherungsprogramm eine Sicherung des gesamten Verzeichnisses Ablage. Für weitere Informationen siehe Externe Datensicherung.
  • Starten Sie eine Datenspiegelung, um das gesamte Verzeichnis Solutio.app auf einen Notfallserver zu sichern. Für weitere Informationen siehe Datenspiegelung.

Über die Dateien der internen Datensicherung wird mittels CRC (Cyclic Redundancy Check) eine sogenannte Prüfsumme gebildet. Die Prüfsumme dient dazu, die Integrität der Dateien zu prüfen und so sicherzustellen, dass der Inhalt der Dateien unverändert geblieben ist.

Über den Button Datensicherung prüfen wird bei der neuesten Datensicherung aus der Liste der Datensicherungen erneut eine Prüfsumme gebildet.

Hinweis: Es wird immer nur die Datensicherung des aktuell aufgerufenen Mandanten geprüft. Bei einem charly mit mehreren Mandanten müssen Sie für die Überprüfung nacheinander die einzelnen Mandanten aufrufen und jeweils auf den Button Datensicherung prüfen klicken.

Sofern die Prüfsumme identisch zur ursprünglichen Prüfsumme dieser Datensicherung ist, kann davon ausgegangen werden, dass der Inhalt der Dateien unverändert geblieben ist. In diesem Fall erhalten Sie die Meldung, dass die Datensicherungsprüfung erfolgreich durchgeführt wurde.

Hinweis: Falls die Datensicherungsprüfung nicht erfolgreich war, deutet dies auf einen Datenverlust bzw. Änderungen in der Datenbank hin. Kontaktieren Sie in diesem Fall bitte unverzüglich den Support der solutio GmbH & Co. KG unter der Telefonnummer 07031 4618-800.

Bei jeder Datensicherung erzeugt das Datensicherungstool DBBackup ein Protokoll.

Wenn Sie manuell eine interne Datensicherung durchführen, wird Ihnen nach erfolgter Datensicherung angeboten, das Protokoll anzusehen.

Mit einem Doppelklick auf einen Datensicherungseintrag in der Liste der Datensicherungen können Sie das Protokoll dieser Datensicherung auch nachträglich ansehen.

Überprüfen Sie die Protokolle auf folgende Auffälligkeiten:

  • Maximum row size ...
  • Invalid Record header ...

  • Differenzen zur letzten Datensicherung.

    Falls Differenzen vorhanden sind, stehen diese als Hinweis am Anfang des Protokolls.

    Beispiel: 
    Hinweis: Die aktuelle Datensicherung (538) der Tabelle solidtable enthält 196 Datensätze weniger als die vorhergehende Datensicherung (734) (Mögliche Ursache: Datensätze wurden gelöscht)
    Beispiel: 
    Hinweis: Die aktuelle Datensicherung (1) der Tabelle datensicherung enthält 2 Datensätze weniger als die vorhergehende Datensicherung (3) (Mögliche Ursache: Datensätze wurden gelöscht)
    Hinweis: Diskrepanzen von wenigen Einträgen sind normal. Wenn allerdings vier- bis fünfstellige Diskrepanzen gelistet sein sollten, kontaktieren Sie bitte unverzüglich den Support der solutio GmbH & Co. KG unter der Telefonnummer 07031 4618-800.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Datenspiegelung mehrere Stunden dauern kann!

Voraussetzungen

  • Auf dem Notfallserver muss ein Ordner (im Folgenden „Datenspiegelordner“ genannt) angelegt und freigegeben sein, der als Netzwerklaufwerk eingerichtet wurde. Dazu muss immer dasselbe Netzlaufwerk verwendet werden.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung ist das Netzlaufwerk des Datenspiegelordners im Feld Netzlaufwerk für die Datenspiegelung eingetragen.

    Beispiel:
    • Windows: T:
    • Mac: /Volumes/Backup

  • Damit es keine Verwechslungen zwischen der Datenspiegelung und den Originaldaten geben kann, muss auf dem Notfallserver in dem freigegebenen Datenspiegelordner eine Textdatei mit dem Dateinamen „Datenspiegel“ angelegt sein.

    Hinweis: Entfernen Sie die Dateiendung bei der Textdatei „Datenspiegel“.
  • [Optional] In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung ist die Checkbox Nach der Datensicherung automatisch die Datenspiegelung starten aktiviert.
  • [Optional] In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Datensicherung ist die Checkbox Erfolgsmeldung Datenspiegelung anzeigen aktiviert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Datenspiegelung starten.

    • charly kopiert das komplette Verzeichnis Solutio auf das angegebene Netzlaufwerk.

      Der Vorgang wird rechts oberhalb der Karteireiter im Bereich Stichworte angezeigt.

      Sofern Sie diese Option in den Stammdaten aktiviert haben, zeigt charly eine Erfolgsmeldung, wenn die Datenspiegelung erfolgreich war.

 

FAQ

Mögliche Gründe

  • Die Datensicherung wurde manuell abgebrochen.
  • charly ist abgestürzt.
  • Die Datensicherung hat sich aufgehängt.

Lösung

  1. Stellen Sie sicher, dass auf keinem charly-Client eine Datensicherung läuft.
  2. Navigieren Sie in die Stammdaten > Sonstiges > Dateioperationen > Datensicherung.
  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf den Button Datensicherung starten.

  4. Prüfen Sie die aktuelle Datensicherung, indem Sie auf den ButtonDatensicherung prüfen klicken.

    • Ein Hinweis öffnet sich.

  5. Klicken Sie auf den Button aufheben.

    • Die Datensicherung läuft.