Rechnungen

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Rechnungen können Sie sich einen Überblick über alle offenen und auch alle bezahlten Privatrechnungen verschaffen. Des Weiteren können Sie Rechnungen drucken, Zahlungseingänge verbuchen und Rechnungen stornieren.

 

Liste der erstellten Rechnungen

Jeder Eintrag in der Liste besteht aus den folgenden Informationen:

Spalte Beschreibung
Datum Datum der Rechnung
Rg.Nr. Rechnungsnummer
Behandler Abrechnender Behandler, bei Gemeinschaftspraxen leer
Restbetrag noch zu zahlender Betrag, d.h. der Gesamtbetrag abzüglich bereits geleisteter Zahlungen und Erstattungen
Gesamtbetrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material abzüglich der Erstattung
Honorar Reiner Honorarbetrag
Labor Laborkosten
Material Materialkosten, inklusive Charge, Haltbarkeit und Bestandteilen; falls das Material als Nicht berechnen aber auf Rechnung drucken markiert ist, wird es ohne Berechnung aufgeführt
Erstattung Betrag der fiktiven BEMA-Leistungen - muss in den Stammdaten hinterlegt sein
gedr. Anzahl der Rechnungsdrucke
bez.

Status der Rechnung:

  • 0: Rechnung ist nicht bezahlt
  • 1: Rechnung ist bezahlt
  • B: Rechnung wird per Bankeinzug bezahlt
  • Rz: Rechnung wird über das Rechenzentrum abgerechnet

Unterhalb der Liste wird die Gesamtsumme der Spalten angezeigt.

 

Filterung und Suche

Die Liste bietet vorgefertigte Filter.

 

 

Fiktive Leistungen

Bei Privatrechnungen werden fiktiv abgerechnete BEMA-Leistungen erstattet. Bei den Einzelsummen wird der Erstattungsbetrag aufgelistet und gleichzeitig die Gesamtsumme um diesen Betrag verringert. Die fiktiven Leistungen werden beim Ausdruck in einem Anhang aufgelistet.

Die fiktiven Leistungen werden beim Ausdruck in einem Anhang aufgelistet. Kopf und Fußzeilen dieses Anhangs verändern Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen in der Dropdownliste Liste Textvorlagen unter der Option Rechnung (Erstattungkopf1, Erstattungkopf2, ErstattungFuss2, ErstattungFuss2).

 

Übersicht Rechnungen (unbezahlt)

Die Liste enthält folgende Daten:

Spalte Beschreibung
Name Name des Rechnungsempfängers
Vorname Vorname des Rechnungsempfängers
Rg.Nr. Rechnungsnummer
Rg.Datum Rechnungsdatum
Honorar Reiner Honorarbetrag
Labor Laborkosten
Material Materialkosten
Erstattung Betrag der fiktiven BEMA-Leistungen - muss in den Stammdaten hinterlegt sein
Gesamtbetrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material abzüglich der Erstattung
Rest

noch zu zahlender Betrag, d.h. der Gesamtbetrag abzüglich bereits geleisteter Zahlungen und Erstattungen

  • B: Rechnung wird per Bankeinzug bezahlt
  • Rz: Rechnung wird über das Rechenzentrum abgerechnet

Die Übersicht bietet Ihnen folgende Funktionalitäten:

Unterhalb der Liste sehen Sie Felder, welche die Summen aller markierten Reihen anzeigen. Wenn Sie nur eine Reihe markieren, sehen Sie in den Feldern die Gesamtsummen aller Reihen.

Mit einem Klick auf den Button Drucken drucken Sie die gesamte Liste. Es werden keine Rechnungen gedruckt!

Sie können die Anzahl der angezeigten Rechnungen einschränken:

  • Dropdownliste Hauptbehandler: Zeigt ausschließlich Rechnungen für Leistungen dieses Behandlers und der ihm zugeordneten Mitbehandler.

    Tipp: Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.
  • Dropdownliste Mitbehandler: Zeigt ausschließlich Rechnungen für Leistungen dieses Behandlers.

Zur besseren Übersicht können Sie die Rechnungen nicht nur nach dem Namen des Rechnungsempfängers, sondern z.B. auch nach dem Rechnungsdatum, dem Honorar oder dem Erstattungsbetrag sortieren. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium aus der Dropdownliste.

Standardmäßig wird nach dem Namen des Rechnungsempfängers sortiert.

Sie können die aktuelle Liste als Patientenliste übernehmen. Klicken Sie auf den Button Patientenliste übernehmen.

Jetzt finden Sie in der Patientenliste links neben dem Karteireiter nur die Patienten, die noch unbezahlte Rechnungen haben.

 

Proberechnung

Sie können eine Proberechnung erstellen. Diese wird unter allen Rechnungen aufgelistet, allerdings ohne Rechnungsnummer und mit rotem Hintergrund. Sie kann storniert oder gedruckt werden, wobei sie beim Ausdruck deutlich mit dem Text Proberechnung gekennzeichnet wird.

Proberechnungen können nicht bezahlt werden. Mit einem Doppelklick auf eine Proberechnung können Sie diese in eine echte Rechnung umwandeln. Dabei wird eine aktuelle Rechnungsnummer erzeugt und das Rechnungsdatum auf das aktuelle Datum gesetzt.

In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen wählen Sie aus der Dropdownliste, ob Sie zum Ausdruck von Rechnungen immer nach Proberechnungen gefragt werden möchten oder ob Sie durch Drücken der Strg-Taste (so lange gedrückt halten, bis die Abfrage Proberechnung erscheint) nur gezielt Proberechnungen drucken möchten.

 

Rechnung drucken

Über den Button Drucken erhalten Sie alle ausgewählten Rechnungen als Ausdruck. Da normalerweise die Rechnungen bei der Erstellung gedruckt werden, dient dieser Button den Wiederholungsdrucken.

Hinweis: Stornierte Rechnungen können ausschließlich im Karteireiter Ablage erneut gedruckt werden.

Für Rechnungen, die über ein Rechenzentrum abgerechnet werden, können Sie nur eine Kopie der Rechnung drucken. Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung mit der Möglichkeit, eine Kopie zu drucken.

Die Original-Rechnung ist bereits für das Rechenzentrum vorgesehen und kann somit nicht als normale Rechnung gedruckt werden.

Falls Sie Kopien der Rechnungen drucken möchten, geben Sie im Druckerfenster die Anzahl ein.

Als Voreinstellung können Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen für den Rechnungsdruck die Anzahl der auszudruckenden Kopien vorgeben.

Der Text „Begründung:“ wird nur gedruckt, wenn ein Multiplikator über 2,3 ausgewählt wird und gleichzeitig auch eine Begründung im Behandlungsblatt vorliegt. Ist in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen die Option Begründung immer drucken aktiviert, werden die vorliegenden Begründungen unabhängig vom Multiplikator in jedem Fall gedruckt.

In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Rechnung Privat können Sie einstellen, ob bei der Rechnung das Logo für den Behandler des Patienten oder das Logo des Rechnung stellenden Behandlers ausgewählt wird.

 

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie die Rechnung, die Sie drucken möchten.
  2. Klicken Sie auf den Button Drucken. Es erscheint ein kleines Fenster mit dem Hinweis Druck wird vorbereitet.

 

Abschlagsnummer für private KFO-Rechnung

Im Bereich KFO ist bei reinen GOZ-Rechnungen die Angabe der Abschlagsnummer erforderlich.

Die Eingabemöglichkeit ist abhängig von der Rechnungserstellung:

 

Voraussetzungen

  • Die KFO-Rechnung wurde im Hauptbereich Patient > Rechnung > Offene Positionen für das Rechenzentrum vorbereitet, aber noch nicht an das Rechenzentrum weitergeleitet.
  • Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Rechnungen ist die KFO-Rechnung mit einem „Rz“ am Ende der Zeile gekennzeichnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf die KFO-Rechnung, deren Abschlagsnummer Sie eingeben möchten.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Geben Sie in das Feld Abschlagnr. die Abschlagsnummer für die Rechnung ein.
  3. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.
Hinweis: Nach dieser Kennzeichnung kann Ihre KFO-Rechnung wie gewohnt an das Rechenzentrum weitergeleitet werden.

 

How-to-Zusammenfassung

Patient aufrufen

  1. Wählen Sie den Patienten in der Liste.

  2. Um den Patienten aufzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf den Button Patient öffnen. Wenn der Button Patient öffnen deaktiviert ist, wurde kein Patient in der Liste markiert.
    • Das Übersichtsfenster schließt sich. charly zeigt im Punkt Rechnungen alle Rechnungen des gewählten Patienten.
Tipp: Alternativ können Sie mit einem Doppelklick auf einen Patienten in der Liste, den Patienten aufrufen.

Bezahlen, importieren

  1. Wählen Sie die bezahlte(n) Rechnung(en).

  2. Klicken Sie auf den Button Zahlung.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie in das Eingabefeld bezahlt den bezahlten Betrag ein. charly schlägt den Rechnungsbetrag (bzw. die Summe der Beträge) vor. Falls der bezahlte Betrag vom Rechnungsbetrag abweicht, tippen Sie den Betrag ein. In diesem Fall gibt es einen Restbetrag.
  4. Als Datum schlägt charly den Tag der letzten Eingabe vor. Über den Plus-Button und den Minus-Button setzen Sie das Datum um jeweils einen Tag zurück oder weiter. Zur Eingabe des heutigen Datums klicken Sie auf den rechten ButtonTagesdatum. Natürlich können Sie das Datum auch direkt in das Eingabefeld eintippen.
  5. Falls die Rechnung trotz Differenzbetrag als bezahlt abgelegt werden soll, aktivieren Sie die Checkbox Restbetrag erlassen. Die Rechnung gilt dadurch als bezahlt. Sie können später bei Bedarf die Erlassung eines Restbetrages wieder rückgängig machen. Siehe Rechnung stornieren.

  6. Aktivieren Sie die Art der Bezahlung, z.B. per Scheck, Telecash oder per Überweisung auf Bank 1.

    Hinweis: charly bietet keine Telecash-Schnittstelle, um etwaige Geräte anzubinden.
  7. Um die Bezahlung in die Datenbank einzutragen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

Wenn Sie das Online-Banking nutzen, können Sie Bankeinzahlungen zur Zahlungsverbuchung der Rechnungen in charly importieren.

Für weitere Informationen siehe Zahlungen importieren.

Einzahlungen ansehen

Die Liste aller vorliegenden Einzahlungen erhalten Sie, wenn Sie einen Doppelklick auf die Rechnungszeile machen. Links sehen Sie den Rechnungsempfänger und rechts die Liste der Einzahlungen.

Beim Ausdruck wird die Liste auf maximal 5 Zeilen begrenzt. Bei mehr als 5 Einzahlungen werden die letzten 4 Einzahlungen und die restliche Einzahlungssumme auf die Rechnung gedruckt.

Suchen

Links neben der Rechnungsliste finden Sie die Listen zur Patientenauswahl und zwei weitere Buttons zur Suche nach Rechnungen bzw. Einzahlungen. Die Suche schließt alle Patienten mit ein und anschließend werden die Patienten in der Liste Rechnungen aufgelistet, die offene Rechnungen mit den genannten Kriterien haben.

Sie können ein oder mehrere Suchkriterien angeben.

  1. Wählen Sie aus der Dropdownliste, ob Sie nach offenen oder bezahlten Rechnungen suchen oder wählen Sie das Einzahlungsdatum oder das Buchungsdatum aus.
  2. Bestimmen Sie den Zeitraum.
  3. Wählen Sie aus der Dropdownliste den Behandler oder die Gemeinschaftspraxis.
  4. Zur Suche nach einer bestimmten Rechnung geben Sie die Rechnungsnummer ein. Für die Suche nach Einzahlungen geben Sie den Buchungstext ein.
  5. Wählen Sie aus der Dropdownliste, ob der Patient die Rechnung per Bankeinzug bezahlt bzw. wählen Sie die Zahlungsart.
  6. Wenn Sie Rechnungen/Einzahlungen anhand des Betrages suchen, geben Sie den Betrag in das Eingabefeld ein und wählen aus der Dropdownliste, wie genau die zu suchenden Rechnungen diesen Rechnungsbetrag ausweisen sollen: genau, +/- 1 Euro oder +/- 10 Euro.

  7. Klicken Sie nach der Eingabe der Suchkriterien auf den Button Suchen.

    • Alle zur Suchabfrage passenden Rechnungen werden nach Patienten sortiert in der unteren Liste Rechnungen angezeigt. Klicken Sie einen Patienten an, wird die entsprechende Rechnung ausgewählt und dieser Patient angezeigt.

Stornieren

Wurde zu einer Rechnung ein falscher Zahlungsbetrag eingetragen oder versehentlich ein Restbetrag erlassen, können Sie diesen Vorgang rückgängig machen. Es wird nur der Zahlungseingang storniert, nicht die Rechnung selbst!

Hinweis: Zahlungseingänge für Rechnungen, die über ein Rechenzentrum abgerechnet werden, können nicht storniert werden.
  1. Wählen Sie die Checkbox bezahlt.
  2. Wählen Sie die Rechnung, für die der Zahlungseingang storniert werden soll.
  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf den Button Zahlung.
  4. Falls es sich um eine Rechnung mit erlassenem Restbetrag handelt, werden Sie nach der Rücknahme der Erlassung gefragt. Klicken Sie auf den Button Rückgängig.

  5. Wenn Sie nicht nur den Restbetrag, sondern den gesamten Zahlungseingang stornieren wollen, klicken Sie im folgenden Fenster auf den Button Zahlung stornieren. Der Zahlungseingang wird storniert und die Rechnung wieder in die Liste der offenen Rechnungen aufgenommen.

    Hinweis: Bei mehreren Teilzahlungen erscheint für jede Teilzahlung ein Fenster, um die einzelne Teilzahlung zu stornieren.

Über den Button Stornieren können Sie eine Abrechnung wieder rückgängig machen. Die abgerechneten Leistungen werden wieder als nicht abgerechnet gekennzeichnet und den offenen Positionen zugeordnet. Die Leistungen können danach wieder im Behandlungsblatt verändert werden.

Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage im Reiter Ablage Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  3. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      Sie haben zwei Möglichkeiten Textbausteine einzugeben:

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

    • Klicken Sie auf Stornieren.

  4. charly generiert eine Storno-Rechnung, die als PDF-Datei in der Ablage im Reiter Ablage Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

    Hinweis: Falls der Ghostscript-Service nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Leistungen werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Bereits geleistete Zahlungen werden automatisch dem Patientenkonto gutgeschrieben.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer, der Rechnungsnummer der Original-Rechnung, dem Storno-Betrag sowie dem Stornierungsgrund dokumentiert.

Drucken

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie die Rechnung, die Sie drucken möchten.
  2. Klicken Sie auf den Button Drucken. Es erscheint ein kleines Fenster mit dem Hinweis Druck wird vorbereitet.

KFO-Abschlagsnummer

Voraussetzungen

  • Die KFO-Rechnung wurde im Hauptbereich Patient > Rechnung > Offene Positionen für das Rechenzentrum vorbereitet, aber noch nicht an das Rechenzentrum weitergeleitet.
  • Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Rechnungen ist die KFO-Rechnung mit einem „Rz“ am Ende der Zeile gekennzeichnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf die KFO-Rechnung, deren Abschlagsnummer Sie eingeben möchten.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Geben Sie in das Feld Abschlagnr. die Abschlagsnummer für die Rechnung ein.
  3. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.
Hinweis: Nach dieser Kennzeichnung kann Ihre KFO-Rechnung wie gewohnt an das Rechenzentrum weitergeleitet werden.