Offene Positionen

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Offene Positionen können Sie sich einen Überblick über alle nicht abgerechneten privaten Leistungen verschaffen und Rechnungen erstellen.

 

Karteiblatt

Die Liste der offenen Positionen bezieht sich immer auf den gerade aufgerufenen Patienten. Sie zeigt die erbrachten, aber noch nicht berechneten Leistungen in der gleichen Form wie das Behandlungsblatt. Sie sehen also nicht nur den Betrag, sondern auch Leistungsbezeichnungen, Begründungen und weitere Details zur Leistung.

Die Liste enthält folgende Daten:

Zahn Zahnauswahl, für welche die Leistung erbracht wurde
Anzahl Anzahl der jeweiligen Leistung
Nummer Leistungsnummer
Bezeichnung die in den Stammdaten hinterlegte Bezeichnung der Leistung
MP Multiplikator für diese Leistung
EURO Gesamtbetrag für diese Leistung
Begründung Begründung für diese Leistung bei Überschreitung des Multiplikators
Behandler Behandler, der diese Leistung erbracht hat
abg.

Kennzeichnung, ob die Leistung bereits abgerechnet wurde (1) oder nicht (-)

Unterhalb der Liste wird die Rechnungsbetrag und der Überweisungsbetrag der markierten Spalten angezeigt.

Über den Einstellungen-Button im Listenkopf öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster legen Sie fest, welche Informationen in der Leistungsübersicht nach dem Start von charly standardmäßig dargestellt werden sollen.

Hinweis: charly speichert diese Einstellung pro charly-Benutzer (charly-Login), d.h. jeder charly-Benutzer kann seine persönliche Listenansicht festlegen.
Der Rechtspfeil im Listenkopf schaltet auf Wunsch die Darstellung der Leistungszeilen so um, dass nur noch die Hauptzeilen sichtbar sind. Aus dem Rechtspfeil wird dabei ein Linkspfeil.
Ein Klick auf den Linkspfeil blendet alle Leistungszeilen wieder ein und der Pfeil zeigt wieder nach rechts.

Sie können die Anzahl der angezeigten offenen Positionen einschränken, indem Sie aus der Dropdownliste Behandler den gewünschten Behandler wählen. So erhalten Sie nur die offenen Positionen dieses Behandlers und der ihm zugeordneten Mitbehandler.

Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.

Über die Checkboxen können Sie die Anzeige auf bestimmte Leistungsarten beschränken. Sie können mehrere Checkboxen aktivieren, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf die gewünschten Checkboxen klicken. Die Checkbox Alles zeigt alle Leistungen.

/ Ratenzahlungen

Unterhalb der Liste lässt sich über die Pfeil-Buttons ein zusätzlicher Bereich ausblenden und wieder einblenden . Darin können Sie folgendes eingeben:

 

Gutschriften und Minderungen

In der GOZ 2012 sind Minderungen und Gutschriften nicht vorgesehen und somit nicht zulässig.

Hinweis: Falls Sie Gutschriften und Minderungen angeben, erstellen Sie eine nicht rechtskonforme GOZ-Rechnung mit dem alten charly-Rechnungsformular.

 

Vorauszahlungen zu privaten Kostenvoranschlägen

Falls das Patientenkonto ein Guthaben enthält (z.B. aufgrund einer Vorauszahlung auf einen (bestimmten) KV), kann dieses Guthaben vom Überweisungsbetrag abgezogen werden.

 

  1. Wählen Sie den abrechnenden Behandler und klicken Sie auf den Pfeil-Button .

    • Ein Bereich blendet sich ein.
  2. Geben Sie die gewünschte Gutschrift und/oder die prozentuale Minderung und bei Bedarf einen individuellen Text ein.

  3. Guthaben bzw. Vorauszahlungen ziehen Sie über den Button Vorauszahlungen privater KV bzw. Vorauszahlungen KV/Guthaben (x,xx EUR) von dem Überweisungsbetrag ab.

    Dabei wird unterschieden zwischen „allgemeinen“ Vorauszahlungen bzw. Guthaben und Vorauszahlungen auf einen bestimmten Kostenvoranschlag (KV).

    • Wenn im Patientenkonto eine „allgemeine“ Vorauszahlung oder ein Guthaben vorhanden ist, wird die Höhe in der Klammer neben Vorauszahlungen KV/Guthaben angezeigt.

      Aktivieren Sie in diesem Fall die Checkbox, um die Vorauszahlung bzw. das Guthaben von dem Überweisungsbetrag abzuziehen.

    • Der Button Vorauszahlungen privater KV wird erst aktiv, wenn im Patientenkonto eine Vorauszahlung zu einem bestimmten privaten Kostenvoranschlag eingegeben ist.

      Mit einem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster. Aktivieren Sie die Checkbox bei der Vorauszahlung, die Sie verrechnen möchten.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

 

Ratenzahlung

Sie können vor der Rechnungserstellung eine Ratenzahlung mit dem Patienten vereinbaren, sofern Sie die Rechnung über die Praxis erstellen.

 

Voraussetzungen

  • Die Rechnung wird über die Praxis erstellt. Bei Abrechnung über das Rechenzentrum ist diese Funktion nicht möglich!

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den abrechnenden Behandler und klicken Sie auf den Pfeil-Button .

    • Ein Bereich blendet sich ein.

  2. Aktivieren Sie die Checkbox Ratenzahlung und geben Sie folgendes an:

    • Anzahl der Raten
    • Zinssatz p.a.
    • Zahlungsweise
    • 1. Rate fällig am

    • charly errechnet daraufhin automatisch den Betrag der Rate sowie die Schlussrate.

      Hinweis: Die Fälligkeit der 1. Rate kann nicht rückdatiert werden.

Nächste Schritte

 

Übersicht über alle offenen Positionen

Klicken Sie auf den Button Übersicht, um sich alle offenen Positionen anzeigen zu lassen.

Die Liste enthält folgende Daten:

Name Name des Patienten
Vorname Vorname des Patienten
Datum von - bis Datum der ersten und der letzten nicht abgerechneten Leistungserbringung
Honorar Reiner Honorarbetrag
Material Materialkosten
Labor Laborkosten
Erstattung Betrag der fiktiven BEMA-Leistungen, direkt in den Stammdaten unter den Komplexen zum BEMA hinterlegt
Ges. Betrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material abzüglich der Erstattung

Die Übersicht bietet Ihnen folgende Funktionalitäten:

Unterhalb der Liste sehen Sie Felder, die pro Spalte die Summen der Einzelbeträge enthalten.

Wenn Sie mehrere Zeilen markieren, errechnet charly automatisch die Spaltensummen der markierten Zeilen und zeigt diese in den Feldern an. Die Felder sind in diesem Fall hell hinterlegt.

Wenn nur eine Zeile markiert ist oder gar keine Auswahl getroffen wurde, werden in den Feldern die jeweiligen Gesamtsummen der Spalten gezeigt. Die Felder sind in diesem Fall hell hinterlegt.

Mit einem Klick auf den Button Drucken drucken Sie die gesamte Liste.

Sie können die Anzahl der angezeigten offenen Positionen einschränken:

  • Obere Dropdownliste: Zeigt ausschließlich offene Positionen für Leistungen dieses Behandlers und der ihm zugeordneten Mitbehandler.

    Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.

  • Untere Dropdownliste: Zeigt ausschließlich offene Positionen für Leistungen dieses Behandlers.

Zur besseren Übersicht können Sie die offenen Positionen nicht nur nach den Patientennamen, sondern z.B. auch nach dem Gesamtbetrag oder dem Honorar sortieren. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium aus der Dropdownliste.

Standardmäßig wird nach den Patientennamen sortiert.

Sie können die aktuelle Liste als Patientenliste übernehmen. Klicken Sie auf den Button Patientenliste übernehmen.

Jetzt finden Sie in der Patientenliste links neben dem Karteireiter nur die Patienten, die noch offene Positionen haben.

Sie können über die Offene Positionen Übersicht einen Patienten aufrufen. Im Karteireiter Offene Positionen werden daraufhin alle offenen Positionen des gewählten Patienten gezeigt.

 

  1. Wählen Sie den Patienten in der Liste.

  2. Um den Patienten aufzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf den Button Patient öffnen. Wenn der Button Patient öffnen deaktiviert ist, wurde kein Patient in der Liste markiert.
    • Das Übersichtsfenster schließt sich. charly zeigt im Punkt Offene Positionen alle offenen Positionen des gewählten Patienten.
Tipp: Alternativ können Sie mit einem Doppelklick auf einen Patienten in der Liste, den Patienten aufrufen.

 

Die Checkbox Beim nächsten Öffnen die Daten neu laden ist standardmäßig aktiviert, damit die Tabelle beim Öffnen der Übersicht immer auf dem aktuellsten Stand ist.

Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, speichert charly die aktuelle Darstellung. Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie den dargestellten Inhalt der Übersicht durch die Filter-, Such- und Sortierfunktionen geändert haben und diese Darstellung beim erneuten Öffnen der Übersicht sofort sehen möchten. Bei dieser Einstellung merkt sich charly auch den zuletzt markierten Patient in der Liste.

Bei deaktivierter Checkbox speichert charly die aktuelle Darstellung solange, bis Sie die Checkbox wieder aktivieren oder charly schließen.

In der Übersicht über alle offenen Positionen kann es vorkommen, dass Sie Einträge von unvollständig verknüpften Leistungen zum Behandlungsblatt sehen.

Diese Datensätze können Sie wie folgt bereinigen:

  1. Halten Sie die Alt- oder Strg-Taste gedrückt (option- oder command-Taste bei macOS) und klicken Sie auf den Button Übersicht.

    • Wenn es Datensätze zu bereinigen gibt, erscheint nach einem Moment ein Fenster zur Leistungsdatenüberprüfung mit dem Hinweis, wie viele Datensätze korrigiert wurden. Bestätigen Sie das Fenster mit dem Button OK. Es öffnet sich danach wie gewohnt das Fenster Übersicht über alle offenen Positionen.
    • Wenn es keine Datensätze zu bereinigen gibt, öffnet sich wie gewohnt das Fenster Übersicht über alle offenen Positionen.

 

Abschlagsnummer für private KFO-Rechnung eingeben

Im Bereich KFO ist bei reinen GOZ-Rechnungen die Angabe der Abschlagsnummer erforderlich.

Die Eingabemöglichkeit ist abhängig von der Rechnungserstellung:

Voraussetzungen

In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist die Checkbox Seiten und Format (GOZ 2012) abfragen aktiviert.

Mit dieser Einstellung öffnet sich während der Rechnungserstellung das Fenster Patientenrechnung drucken. Geben Sie hier die Abschlagsnummer ein.

 

How-to-Zusammenfassung

Voraussetzungen

  • Um während der Rechnungserstellung entscheiden zu können, ob die Rechnung über die Praxis oder über das Rechenzentrum abgerechnet wird: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist in der Dropdownliste die Option Bei Rg.-Erstellung abfragen bzw. Abfragen bei Vorgabe Pat. = Rz gewählt.
  • Um während der Rechnungserstellung entscheiden zu können, ob Sie eine Proberechnung erstellen möchten: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist in der Dropdownliste die Option immer abfragen gewählt.

  • Um während der Rechnungserstellung entscheiden zu können, welche Seiten gedruckt werden: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist im Abschnitt Rechnungsausdruck die Checkbox Seiten und Format (GOZ 2012) abfragen aktiviert.

    Tipp: Falls Sie nur hin und wieder eine Auswahl treffen möchten, lassen Sie die Checkbox deaktiviert. Um bei der Rechnungserstellung entscheiden zu können, welche Seiten gedruckt werden sollen, drücken Sie die Alt- oder Strg-Taste und klicken Sie auf den Button Markierte Elemente zu Rechnung bzw. Alle Elemente zu Rechnung. Halten Sie die Alt- oder Strg-Taste auch in allen weiteren Hinweisfenstern gedrückt, wenn Sie in einem Hinweisfenster auf einen Button klicken. Verfahren Sie so lange auf diese Weise, bis Sie das Abfragefenster sehen.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Patienten, dem Sie Leistungen in Rechnung stellen möchten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Behandler den abrechnenden Behandler. Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option Gemeinschaftspraxis verfügbar.

  3. Wählen Sie die Leistungen, die Sie in Rechnung stellen möchten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Um einen Teil der offenen Leistungen in Rechnung zu stellen, markieren Sie diese Leistungen und klicken Sie anschließend auf Markierte Elemente zu Rechnung.
    • Um alle offenen Leistungen in Rechnung zu stellen, klicken Sie auf Alle Elemente zu Rechnung.

    • Falls Daten fehlen, werden Sie durch ein Hinweisfenster darauf aufmerksam gemacht (z.B. nicht gefüllte Patientenfelder, nicht angegebene Versichertendaten, nicht ins Behandlungsblatt übernommene Eigenlaborleistungen).

      Korrigieren Sie die Daten und starten Sie die Rechnungserstellung erneut bei Schritt 1.

    • Bei der Rechnungserstellung orientiert sich charly an den Einstellungen für den Rechnungsempfänger im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung. Falls der dort hinterlegte Rechnungsempfänger minderjährig ist, erscheint eine Hinweismeldung. Sie müssen dann entscheiden, ob Sie die Rechnung dennoch erstellen möchten.
    • Wenn alle Daten vollständig sind, werden die markierten Elemente in eine Rechnung zusammengefasst und die Summen in einem Fenster gezeigt.

  4. Um die Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.

    • [Optional] Sie werden in einem Hinweisfenster gefragt, ob die Rechnung über das Rechenzentrum oder über die Praxis abgerechnet werden soll.

      Wählen Sie die gewünschte Option.

    • Falls der Patient ein Guthaben besitzt, öffnet sich eine Hinweismeldung. Wählen Sie darin, ob Sie das Guthaben verrechnen oder nicht verrechnen möchten.

      Tipp: Wenn Sie die Option Verrechnen wählen, reduziert sich der Überweisungsbetrag um das vorhandene Guthaben. Sofern das Guthaben die Rechnungssumme deckt, ist die Rechnung direkt bezahlt.

    • [Optional] Sie werden in einem Hinweisfenster gefragt, ob Sie eine Proberechnung erstellen möchten.

      Wählen Sie die gewünschte Option.

    • [Optional] Ein Abfragefenster öffnet sich. Wählen Sie darin die zu druckenden Seiten. Um die Auswahl zu bestätigen, klicken Sie auf OK.

  5. Wählen Sie im „Drucken“-Fenster den Drucker und klicken Sie auf OK.

    • Die Rechnung wird gedruckt.
    • Die abgerechneten Leistungen sind aus der Liste der Offenen Positionen entfernt. Die erstellte Rechnung finden Sie im Karteireiter Rechnung > Rechnungen.
    • Die Rechnung finden Sie im Karteireiter Ablage > Ablage Rechnungen, bzw. Ablage RZ-Rechnungen. Die Rechnung können Sie jederzeit erneut über die Ablage ausdrucken.
    • Im Behandlungsblatt wird die Rechnung mit Rechnungsnummer und Betrag dargestellt.

Voraussetzungen

  • Die Rechnung wird über die Praxis erstellt. Bei Abrechnung über das Rechenzentrum ist diese Funktion nicht möglich!

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den abrechnenden Behandler und klicken Sie auf den Pfeil-Button .

    • Ein Bereich blendet sich ein.

  2. Aktivieren Sie die Checkbox Ratenzahlung und geben Sie folgendes an:

    • Anzahl der Raten
    • Zinssatz p.a.
    • Zahlungsweise
    • 1. Rate fällig am

    • charly errechnet daraufhin automatisch den Betrag der Rate sowie die Schlussrate.

      Hinweis: Die Fälligkeit der 1. Rate kann nicht rückdatiert werden.

Nächste Schritte

  1. Wählen Sie den abrechnenden Behandler und klicken Sie auf den Pfeil-Button .

    • Ein Bereich blendet sich ein.
  2. Geben Sie die gewünschte Gutschrift und/oder die prozentuale Minderung und bei Bedarf einen individuellen Text ein.

  3. Guthaben bzw. Vorauszahlungen ziehen Sie über den Button Vorauszahlungen privater KV bzw. Vorauszahlungen KV/Guthaben (x,xx EUR) von dem Überweisungsbetrag ab.

    Dabei wird unterschieden zwischen „allgemeinen“ Vorauszahlungen bzw. Guthaben und Vorauszahlungen auf einen bestimmten Kostenvoranschlag (KV).

    • Wenn im Patientenkonto eine „allgemeine“ Vorauszahlung oder ein Guthaben vorhanden ist, wird die Höhe in der Klammer neben Vorauszahlungen KV/Guthaben angezeigt.

      Aktivieren Sie in diesem Fall die Checkbox, um die Vorauszahlung bzw. das Guthaben von dem Überweisungsbetrag abzuziehen.

    • Der Button Vorauszahlungen privater KV wird erst aktiv, wenn im Patientenkonto eine Vorauszahlung zu einem bestimmten privaten Kostenvoranschlag eingegeben ist.

      Mit einem Klick auf den Button öffnet sich ein Fenster. Aktivieren Sie die Checkbox bei der Vorauszahlung, die Sie verrechnen möchten.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

  1. Klicken Sie auf Sammelrechnung

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Es enthält alle Patienten, bei denen offene Positionen vorhanden sind.

      Es werden die Patienten angezeigt, die den Suchkriterien für die Auswahl der zu druckenden Rechnungen (Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Rechnung Privat) entsprechen.

      Hinweis: Wenn ein Patient an einem charly-Client bearbeitet wird, während an einem anderen charly-Client die offenen Positionen dieses Patienten in Rechnung gestellt werden sollen, sind diese offenen Positionen rot gefärbt.
  2. Wenn die Auswahl an Patienten Ihren Vorstellungen entspricht, lesen Sie Punkt 4. Ansonsten können Sie durch Auswahl der Suchkriterien die Liste verändern.

  3. Sie können ein anderes Auswahlkriterium für die offenen Positionen angeben, z.B. Rechnungserstellung aller offenen Positionen, die älter als 4 Wochen sind oder die einen bestimmten Betrag überschreiten. Aktivieren und deaktivieren Sie ein Kriterium über die jeweilige Checkbox. In die Eingabefelder geben Sie die gewünschten Daten ein.

    Klicken Sie auf die Suchlupe. Die gewünschten offenen Positionen werden in der Liste angezeigt.

  4. Die Auswahl des Behandlers aus der Dropdownliste beschränkt die Liste auf Patienten mit Leistungen, die von diesem Behandler oder den ihm zugeordneten Mitbehandlern ausgeführt wurden.
  5. Bei Bedarf wählen Sie aus der Dropdownliste ein Sortierkriterium für die Liste, um die offenen Positionen z.B. nach Datum oder Honorar zu sortieren. Als Vorgabe wird nach dem Patientennamen sortiert.

  6. Falls Sie nicht alle offenen Positionen abrechnen möchten, deaktivieren Sie die jeweiligen Checkboxen am Zeilenende. Ein Klick auf die Checkbox aktiviert diese erneut.

    Zur Markierung aller bzw. keines Patienten klicken Sie auf die Checkbox unterhalb der Liste.

  7. Um die Rechnungserstellung zu aktivieren, klicken Sie auf OK.

    • Falls bei den abzurechnenden Patienten Daten unvollständig sind, öffnet sich ein Fenster.

  8. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Sie übernehmen alle bemängelten Patienten in die Patientenliste, um die Fehler zu korrigieren. Danach starten Sie die Abrechnung erneut wie hier beschrieben ab Schritt 1.
    • Sie erstellen nur die Rechnungen für alle nicht bemängelten Patienten.
    • Alle erstellten Rechnungen finden Sie im Karteiblatt Rechnung > Rechnungen.
    • Durch Klick auf den Button Drucken wird die gesamte Liste gedruckt.

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Labor 2 sind die Abrechnungsdaten Ihres Labors hinterlegt.
  • Für den Patienten wurden Eigenlabor-Leistungen bzw. -Materialien erbracht.

Vorgehensweise

  1. Erstellen Sie für den Patienten eine Rechnung. Siehe Rechnung für aktuellen Patienten erstellen und drucken.

    • Während der Rechnungserstellung öffnet sich automatisch ein Fenster.
  2. Geben Sie die zugehörige Labor-Auftragsnummer ein.

  3. Klicken Sie auf XML-Datei erzeugen.

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.
  4. Navigieren Sie an die Stelle auf Ihrem Computer, an der Sie die XML-Datei speichern möchten und klicken Sie auf OK.
  1. Wählen Sie den Patienten in der Liste.

  2. Um den Patienten aufzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf den Button Patient öffnen. Wenn der Button Patient öffnen deaktiviert ist, wurde kein Patient in der Liste markiert.
    • Das Übersichtsfenster schließt sich. charly zeigt im Punkt Offene Positionen alle offenen Positionen des gewählten Patienten.
Tipp: Alternativ können Sie mit einem Doppelklick auf einen Patienten in der Liste, den Patienten aufrufen.