Rechnungen
In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen konfigurieren Sie Einstellungen für die Rechnungserstellung, wie z.B. die Rechnungsnummern. Des Weiteren definieren Sie das Drucklayout der Leistungs- und Laborpositionen auf dem Rechnungsausdruck.
Karteiblatt
Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:
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Rechnungsnummer
Im Bereich Rechnungsnummer ist die Rechnungsnummer hinterlegt.
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Rechnungserstellung
Im Bereich Rechnungserstellung definieren Sie, wie sich charly bei einer Rechnungserstellung generell verhalten soll.
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Textvariable Patient Anrede
Im Bereich Textvariable Patient Anrede definieren Sie xxx
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Rechnungsausdruck
Im Bereich Rechnungsausdruck definieren Sie das Layout der Hauptseite(n) und die Überschriften und Texte der Folgeseiten.
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Zahlungseingänge importieren
Im Bereich Zahlungseingänge importieren definieren Sie in welchem Dateiformat Zahlungseingänge importiert werden sollen.
Rechnungsnummer
Jede erstellte Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer. Sie können diese Nummer nach Ihren Wünschen definieren. Dafür geben Sie ein Rechnungsnummern-Schema vor.
Die Rechnungsnummer kann sich aus folgenden Teilen zusammensetzen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Rx |
R steht für „Rechnungsnummer“, x gibt die Länge der Rechnungsnummer an. Beispiel: „R4“ kann sein „1234“ |
| J |
setzt das Jahr der Rechnungserstellung ein. Beispiel: „23“ für das Jahr 2023 |
| M |
setzt den Monat der Rechnungserstellung ein. Beispiel: „07“ für den Monat Juli |
| T |
setzt den Tag der Rechnungserstellung ein. Beispiel: „23“ für den 23. Tag des Monats |
| P | setzt die Patientennummer ein |
| Zx |
ersetzt das Zeichen „x“ durch ein beliebiges Zeichen. Beispiel: „Zk“ setzt in die Rechnungsnummer ein „k“ ein |
| Sx |
gibt den „Startwert“ an, d.h. die erste Rechnungsnummer. Beispiel: „S2023“ liefert die aufeinander folgenden Nummern „2023“, „2024“, „2025“, „2026“ usw. |
Sobald im Feld Rechnungsnummer eine Nummer hinterlegt und gespeichert wurde, ist eine Änderung der Rechnungsnummer nur mit einem Passwort möglich. Das Passwort erhalten Sie vom Support der solutio GmbH & Co. KG.
Rechnungserstellung
Rechnungen können über ein Rechenzentrum oder über die Praxis erstellt werden. Im Bereich Rechnungserstellung definieren Sie, wie sich charly bei einer Rechnungserstellung generell verhalten soll.
Wählen Sie aus der oberen Dropdownliste die Voreinstellung für die Abrechnung.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Praxis | Alle Rechnungen werden automatisch über die Praxis abgewickelt, unabhängig davon, was bei den einzelnen Patienten im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung hinterlegt ist. |
| Rechenzentrum | Alle Rechnungen gehen automatisch an ein Rechenzentrum, unabhängig davon, was bei den einzelnen Patienten im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung hinterlegt ist. |
| nach Vorgabe Patient |
Die Einstellung, die bei dem Patienten im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung hinterlegt ist, wird automatisch übernommen:
|
| bei Rg.-Erstellung abfragen |
Bei jeder Rechnungserstellung erscheint eine Abfrage, ob Sie über die Praxis oder das Rechenzentrum abrechnen möchten und Sie können individuell entscheiden. Diese Einstellung ist unabhängig davon, was bei den einzelnen Patienten im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung hinterlegt ist und empfiehlt sich, wenn Sie die größtmögliche Flexibilität erhalten möchten. |
| Abfragen bei Vorgabe Pat. = RZ |
Abhängig von der Einstellung, die bei dem Patienten im Karteireiter Patient im Bereich Rechnung hinterlegt ist, zeigt charly eine Abfrage oder erstellt direkt eine Rechnung:
Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie nicht bei jeder Rechnungserstellung gefragt werden möchten, ob Sie über die Praxis oder das Rechenzentrum abrechnen möchten. |
Aktivieren Sie die Checkbox unter, wenn die Rechnung bis zu einem bestimmten Betrag grundsätzlich über die Praxis abgerechnet werden soll. Geben Sie in das Feld daneben den Betrag ein, bis zu dem über die Praxis abgerechnet werden soll.
Wenn Sie über ein Rechenzentrum abrechnen, wählen Sie aus der unteren Dropdownliste die Voreinstellung für das Rechenzentrum. Die Einstellungen greifen im Karteireiter Rechenzentrum.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Rg-Druck Rechenzentrum | Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie ausschließlich in Papierform und nicht über den Webservice mit dem Rechenzentrum abrechnen. In diesem Fall wird die Rechnung als für das Rechenzentrum angepasster Ausdruck ausgegeben. Der Name des Rechenzentrums muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum hinterlegt werden. |
| DZR bzw. ABZ-ZR | Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie ausschließlich über das DZR bzw. ABZ-ZR abrechnen. |
| Rechenzentrum | Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie ausschließlich mit einem Rechenzentrum abrechnen, das aber nicht das DZR bzw. ABZ-ZR ist. |
| Rechenzentrum abfragen |
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie mit mehreren Rechenzentren abrechnen. Mit dieser Einstellung können Sie im Karteireiter Rechenzentrum das Rechenzentrum wählen, für das Sie die Abrechnungsdatei erstellen. |
Sie können eine Proberechnung erstellen. Diese wird im Karteireiter Rechnungen unter offen sowie unter alle gelistet. Eine Proberechnung hat keine Rechnungsnummer und wird in den Listen mit rotem Hintergrund dargestellt. Sie kann storniert oder ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist mit dem Wasserzeichen Proberechnung gekennzeichnet.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| nur abfragen bei gedrückter Strg-Taste | Die Abfrage nach einer Proberechnung erscheint nur, wenn Sie mit gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf den Button Erstellen klicken. Diese Option ist standardmäßig eingestellt. |
| immer abfragen | Bei jeder Rechnungserstellung erscheint eine Abfrage, ob Sie eine Proberechnung erstellen möchten und Sie können individuell entscheiden. |
Die Dropdownliste hat in der Voreinstellung die Auswahl nur abfragen bei gedrückter Strg-Taste. Möchten Sie grundsätzlich immer gefragt werden, ob die Rechnung eine Proberechnung werden soll, wählen Sie aus der Dropdownliste die Option immer abfragen.
In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > KFO-Rechnungen definieren Sie, ob Proberechnungen zur KFO-Abrechnung mit der KZV zugelassen werden sollen.
Textvariable Patient Anrede
In Ihrer Rechnung können Sie als Platzhalter unter anderem die Textvariable «rg_patient_anrede» verwenden. Normalerweise wird diese Variable in der Rechnung durch den Namen des Patienten ersetzt. Wenn die Rechnung direkt an den Rechnungsempfänger geht, sollte die Textvariable z.B. mit „Ihnen“ ersetzt werden. Tragen Sie den gewünschten Text in das Feld ein.
Mehr über Textvariablen und das Layout der Ausdrucke finden Sie in der Programmhilfe zu den Textvorlagen.
Rechnungsausdruck
Für den Rechnungsdruck bestimmen Sie in den Textvorlagen das Layout der Hauptseite(n) und die Überschriften und Texte der Folgeseiten.
Die Listen der Leistungen, Materialien, Laborpositionen usw. werden von charly automatisch erstellt und in das Layout eingefügt.
Die Position, die Länge, den Zeilenabstand und die Schrift der Listen bestimmen wiederum Sie in den Einstellungen dieses Karteiblatts.
Für jeden Patienten können Sie ein Zahlungsziel festlegen. Das Zahlungsziel wird über die Variable «rg_zahlungsziel...» auf die Rechnung gedruckt.
Im Karteireiter Patient können Sie im Bereich Rechnung ein individuelles Zahlungsziel für den gewählten Patienten hinterlegen. Wenn Sie dieses vorgegebene Zahlungsziel beibehalten mächten, wählen Sie die Einstellung nach Vorgabe Patient.
Die weiteren Auswahlmöglichkeiten gelten für alle Patienten gleichermaßen, unabhängig davon, was im jeweiligen Patientenkarteiblatt als Zahlungsziel eingetragen ist. Sie können zwischen sofort, 14, 21, 28 oder 30 Tagen wählen.
In diesem Feld geben Sie die gewünschte Anzahl an Rechnungskopien an, die bei jedem Rechnungsdruck mit ausgegeben werden sollen.
charly generiert automatisch die Listen der Leistungen, Materialien, Laborpositionen usw. und fügt diese in die Rechnungen ein. Über den Zeilenabstand legen Sie den Abstand zwischen den einzelnen Positionen dieser Listen fest. Geben Sie den gewünschten Zeilenabstand in das Textfeld ein.
Das Rechnungsformular ist in der Schriftart Helvetica und mit der Schriftgröße 10 programmiert. Beim Zeilenabstand können Sie sowohl den Wert „12“ als auch „14“ eintragen.
Den Zeilenabstand der Rechnungstexte legen Sie direkt in den jeweiligen Textvorlagen fest.
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn sich während der Rechnungserstellung vor dem Ausdruck ein Fenster öffnen soll, in dem Sie entscheiden können, welche Seiten gedruckt werden sollen.
Aktivieren Sie die Checkbox Überweisungsträger drucken, wenn automatisch im Anschluss an den Rechnungsdruck ein Überweisungsträger gedruckt werden soll.
Aktivieren Sie die Checkbox 90°, wenn der Ausdruck des Überweisungsträgers um 90° gedreht werden soll. Passen Sie die Textvorlage dem neuen Format an.
Wenn die Checkbox SEPA zusätzlich zur Checkbox Überweisungsträger drucken aktiviert ist, wird für den Überweisungsvordruck automatisch die Textvorlage „Ueberweisungsvordruck_SEPA“ verwendet.
Hier legen Sie fest, in welcher Schriftart die Liste der Positionen auf Ihren Rechnungen gedruckt werden sollen. Alle Listen werden in derselben Schriftart gedruckt.
Positionierung
charly druckt pro Rechnung eine Hauptseite und – je nach Anzahl der Leistungen – jeweils eine oder mehrere Seiten mit Leistungspositionen, Laborpositionen, Materialpositionen und Erstattungen, d.h. die über BEMA abgerechneten Positionen.
Über die Positionierung legen Sie die Startposition der Listen und die Anzahl der Zeilen pro Seite fest.
Mit den Werten in den Feldern nimmt charly die Positionierung der einzelnen Bestandteile einer Seite vor.
Die Zusammensetzung der Seiten ist immer identisch: Sie bestehen aus einer „Kopf“-Textvorlage und einer „Fuß“-Textvorlage. Dazwischen druckt charly in einem fest programmierten Teil beispielsweise eine Liste der erbrachten Leistungen. Diese Leistungsliste wird von charly automatisch erstellt und in das Layout eingefügt.
charly druckt je nach Anzahl der erbrachten Leistungen, jeweils eine oder mehrere Seiten mit Leistungspositionen, Laborpositionen, Materialpositionen, etc.
Felder Rand, Kopf 1, Kopf 2, Fuß
Die Angaben für Rand, Kopf 1, Kopf 2, Fuß erfolgen in Punkten. Dabei wird ein Papier im DIN A4-Format in Punkte umgerechnet:
21 cm x 29,7 cm = 595 x 842 Punkte = 28,4 Punkte pro cm
Felder Zeilen, Zeilen 2
In den Eingabefeldern der Zeilen bzw. Zeilen 2 geben Sie die gewünschte Anzahl von Zeilen pro Seite an. Der Wert „10“ entspricht beispielsweise 10 Zeilen.
Die Hauptseite setzt sich aus einem Kopf und einem Fuß zusammen. Die jeweilige Höhe legen Sie in den Spalten „Kopf 1“ und „Fuß“ fest.
Die Hauptseite enthält im Kopf die Anschrift und den Absender, sowie einen einleitenden Rechnungstext. Die Länge des Textes legen Sie in der Spalte Kopf 1 fest. Darunter folgt immer die Aufstellung der Teilsummen mit der Gesamtsumme. Diese Länge können Sie nicht beeinflussen. Unter der Gesamtsumme finden Sie den Fuß der Hauptseite, dessen Länge Sie in der Spalte Fuß definieren.
Definiert werden können die Positionen für den „Rand“, „Kopf 1“ und „Fuß“.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Checkbox keine | Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie grundsätzlich keine Hauptseite für Ihre Rechnungen drucken möchten. |
| Checkbox zusätzl. | Wenn Sie zu Ihrer Hauptseite mit allgemeinem Text und der Gesamtkostenaufstellung eine zusätzliche Informationsseite benötigen, aktivieren Sie die Checkboxzusätzl.. Legen Sie in der Dropdownliste fest, ob diese Informationsseite als erste Seite gedruckt wird oder als zweite Seite folgt, d.h. nach der eigentlichen Hauptseite mit den Gesamtkosten. |
Eine Folgeseite wird erzeugt, wenn der Inhalt nicht auf eine Seite passt. Die Folgeseiten enthalten jeweils einen Kopf und einen Fuß. Der Kopf kann beispielsweise eine Überschrift enthalten. Der Fuß kann auch leer bleiben. Unterhalb des Kopfes wird die Liste der Leistungen o.ä. gedruckt.
Die erste Seite der Listen setzt sich aus dem Kopf 1 und den Zeilen 1 zusammen. Die folgenden Seiten enthalten den Kopf 2 und die Zeilen 2. Der Fuß bleibt in der Länge für alle Seiten gleich. Der Fuß der letzten Folgeseite enthält jeweils automatisch die Summe aller Positionen.
Diese Aufteilung der Folgeseiten gilt für die Leistungspositionen, die Laborpositionen, die Materialpositionen
In der linken Dropdownliste haben sie folgende Möglichkeiten:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| über 2,3 drucken | Druckt die Begründungen nur, wenn der Multiplikator über 2,3 liegt. |
| immer drucken | Druckt die Begründungen immer. |
| nie drucken | Druckt die Begründungen nie. |
In der rechten Dropdownliste haben sie folgende Möglichkeiten:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| leer | Die Begründung wird wie die Leistungsspalte umgebrochen. |
| Extraseite | Die Begründungen werden bei den Positionen durch Nummern ersetzt, wobei die Nummern in einer angehängten Begründungsliste erläutert werden. |
| Länger | Der Begründungstext beginnt links mit dem Leistungstext, ist aber zum rechten Rand länger. |
| Breiter | Der Begründungstext ist links und rechts breiter als der Leistungstext. |
GOZ 2012-Rechnungsformular
Die GOZ 2012, § 10 sieht eine Begründung ab dem Faktor 2,3 vor. Im Behandlungsblatt fordert charly daher grundsätzlich eine Begründung aus der Dropdownliste an, sobald der Faktor 2,3 überschritten wird.
Zusätzlich bietet das Behandlungsblatt die Möglichkeit, in einer oder mehreren Extra-Zeilen über die Buttons 
(„Text“) bzw. 
(„Begründung“) ergänzende Informationen einzufügen.
In den Stammdaten hat die Einstellung in der linken Dropdownliste bei Begründung folgende Auswirkungen auf das GOZ-2012-Rechnungsformular:
- immer drucken: Ergänzende Texte und Begründungen werden immer gedruckt.
- über 2,3 drucken: Ergänzenden Informationen, die über den Button eingegeben wurden, werden nicht in der GOZ-2012-Rechnung gedruckt. Das gilt auch für einen „Text“, der in eine „Begründung“ geändert wurde.
Das GOZ 2012-Rechnungsformular beinhaltet überwiegend fest programmierte Teile. Es gibt aber u.a. ein Freitextfeld unterhalb der patientenbezogenen Daten und vor der Auflistung der Leistungs- und Auslagepositionen, das Sie nach Ihren Wünschen gestalten können.
Sollte es nach der Eingabe des Freitextes zu Verschiebungen mit dem fest programmierten Teil des Rechnungsformulares kommen, können Sie den Abstand in der Zeile Leistungs-, Auslagepositionen GOZ 2012 Format anpassen.
Definiert werden können die Positionen für den „Rand“, „Kopf 1“, „Zeilen 1“, „Kopf 2“, „Zeilen 2“ und „Fuß“.
Nach dem Rechnungsbetrag stehen Ihnen im Formular weiter Leerzeilen für Hinweise zur Verfügung. In der Zeile Zeilen Zahlungshinweis GOZ 2012 definieren Sie die Anzahl der zur Verfügung stehenden Hinweiszeilen.
Zahlungseingänge importieren
Sie können im Karteireiter Rechnung > Rechnungen über den Button Zahlungen importieren Bankeinzahlungen zur Zahlungsverbuchung der Rechnungen importieren.
charly unterstützt folgende Formate:
| Format | Erwartete Dateiendung |
|---|---|
| FIBU-doc | *.txt |
| MacGiro | *.txt |
| T-Online Banking | *.csv |
| MT940 (Swift) | *.sta |
| Deutsche Bank-Online | *.csv |
| StarMoney (csv) | *.csv |
| Dialog 24 | *.txt |
| Wiso – mein Geld (qif) | *.qif |
| S-Firm | *.sta |
| Volksbank Süd-Online | *.csv |
| Quicken | *.qif |
| Volksbank Nord-Online | *.csv |
| Sparkasse | *.csv |
| Profi Cash | *.lst |
| Profi Cash 2020 | *.lst |
Besonderheiten bei den Formaten
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StarMoney (csv)
Die Standardkonfiguration von StarMoney darf nicht verändert werden. StarMoney muss alle Spalten exportieren. Als Trennzeichen geben Sie ein Semikolon an. Da der Behandler und das eigene Konto nicht exportiert werden, werden diese Daten bei jedem Zahlungsimport abgefragt. Die Einstellungen, die Sie in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt im Reiter Bank bei Fibu Import hinterlegt haben, können daher nicht berücksichtigt werden.
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Dialog 24
Empfänger und Konto werden während des Imports abgefragt, da Felder für Mandantennummer und Empfängerkonto in der „Dialog 24“-Datei fehlen.
-
WISO Mein Geld 2006 (qif)
In der Datei fehlen die Mandantennummer und das Empfängerkonto. Beide Werte werden während des Imports abgefragt.
Aktivieren Sie die Checkbox, um die Buchung anhand des Betrages und des Buchungstextes zu identifizieren. Mit dieser Einstellung wird die Buchung nicht anhand der extra übergebenen Rechnungsnummer überprüft.
How-to-Zusammenfassung
Voraussetzungen
- Fordern Sie beim Support der solutio GmbH & Co. KG das Dokument für die Änderung der Rechnungsnummer an. Das Dokument muss vom Praxisinhaber unterschrieben und an die solutio GmbH & Co. KG zurückgesendet werden. Sie erhalten im Anschluss daran das Passwort.
Vorgehensweise
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Klicken Sie auf den Schloss-Button .
- Ein Hinweisfenster mit Informationen zur Änderung Rechnungsnummer öffnet sich.
-
Klicken Sie auf OK.
- Das Fenster Passwortabfrage öffnet sich.
- Geben Sie das Passwort ein, das Sie vom Support der solutio GmbH & Co. KG erhalten haben.
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Klicken Sie auf OK.
- Sofern das Passwort korrekt ist, wird das Feld Rechnungsnummer freigeschaltet.
- Geben Sie in das Feld Rechnungsnummer das neue Rechnungsnummern-Schema ein.
- Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf
.
-
Klicken Sie auf den Button Schrift normal.
- Das „Schriftart“-Fenster öffnet sich.
- Wählen Sie die gewünschten Optionen für Schriftfamilie, Schrifttyp und Schriftgröße.
- Klicken Sie auf Einstellen.
- Wiederholen Sie die Schritte 1 – 3 für die Buttons Schrift kursiv sowie Schrift fett.
- Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern .
- Legen Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen in der Dokumentengruppe Kostenvoranschlag den Inhalt und das gewünschte Layout der einzelnen Bestandteile der Seiten fest.
- Messen Sie Ihr Layout der Seiten mit den verschiedenen Texten in der Höhe aus.
- Geben Sie die Positionen für den Rand, den Kopf und den Fuß in Punkten in die entsprechenden Felder ein.
- Geben Sie die Anzahl von Zeilen pro Seite in die entsprechenden Felder ein.
- Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern .
- Nehmen Sie einen Probedruck vor und passen die Werte bei Bedarf an.