Rechenzentrum

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Rechenzentrum verwalten Sie Ihre Rechenzentrumsabrechnungen (RZ-Abrechnungen). Sie erstellen RZ-Abrechnungen und geben diese mittels einer Abrechnungsdatei oder eines Rechnungsdrucks an ein Rechenzentrum weiter.

 

Tabelle der Abrechnungsdateien / Rechnungsdrucke

Die Tabelle zeigt alle an das Rechenzentrum erstellten Abrechnungsdateien / Rechnungsdrucke.

Jeder Eintrag besteht aus den folgenden Informationen:

Spalte Beschreibung
Nummer fortlaufende Abrechnungsnummer
Datum Datum der Abrechnung
(optional ohne Spaltenüberschrift)

Name des Zahnarztes (nur bei Einzelpraxis/Praxisgemeinschaft), bei einer Gemeinschaftspraxis bleibt der Bereich zwischen Datum und Disk leer
Disk RZ, Nummer und Datum der Rechnungsdatei
Rechenzentrum Bezeichnung des Rechenzentrums
Status Status der Abrechnung (rot = Offen / gelb = Teilzahlung / grün = Bezahlt)

Sie können sehen, welche Rechnungen mit einer Abrechnungsdatei / Rechnungsdruck an ein Rechenzentrum erstellt wurden. Siehe Inhalt einer weitergeleiteten RZ-Abrechnung.

 

Übersicht der vorbereiteten RZ-Rechnungen

Die Übersicht zeigt alle Rechnungen, die für das Rechenzentrum vorbereitet, aber noch nicht abgerechnet sind.

Spalte Beschreibung
Name Rechnungsempfänger
Datum Datum der Rechnung
Rg.Nr. fortlaufende Rechnungsnummer
Behandler Abrechnender Behandler
Restbetrag noch ausstehender Restbetrag
Gesamt Gesamt-Rechnungsbetrag vermindert um den Erstattungsbetrag
Honorar Honorar
Material Materialkosten
Labor Laborkosten
Erstattung Betrag der fiktiven BEMA-Leistungen, direkt in den Stammdaten hinterlegbar

Der Erstattungsbetrag der Krankenkassen wird von dem Gesamtbetrag der Rechenzentrumsrechnung abgezogen.

Bei einer Praxisgemeinschaft können Sie über die Dropdownliste Behandler, den Behandler wählen.

Über die Dropdownliste können Sie die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien sortieren:

  • Rechnungsempfänger
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Restbetrag
  • Gesamtbetrag
  • Honorar
  • Material
  • Labor
  • Erstattung

 

RZ-Abrechnung (Arten)

Sie können Rechnungen auf zwei Arten an Ihr Rechenzentrum weiterleiten:

Hinweis: Der Status einer weitergeleiteten Rechnung ist abhängig von Ihrer Einstellung in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum:

  • Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt ist aktiviert

    Mit dieser Einstellung erhalten Rechnungen, die an ein Rechenzentrum weitergegeben wurden, sofort den Status „bezahlt“. Das bedeutet, dass diese Rechnungen im Karteireiter Rechnung > Rechnungen > bezahlte Rechnungen aufgeführt werden, obwohl sie tatsächlich noch offen sind. Im Patientenkonto ist diese Rechnung ebenfalls automatisch als „bezahlt“ verbucht.

    oder

  • Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt ist deaktiviert

    Mit dieser Einstellung behalten Rechnungen, die an ein Rechenzentrum weitergegeben wurden, solange den Status „offen“, bis der Status manuell geändert wird. Das bedeutet, dass diese Rechnungen im Karteireiter Rechnung > Rechnungen > offene Rechnungen aufgeführt werden. Im Patientenkonto ist diese Rechnung ebenfalls offen. Erst, wenn Sie den Status der Rechnung manuell in „Bezahlt“ ändern, wird sie unter bezahlte Rechnungen aufgeführt und im Patientenkonto wird die Rechnung erst als „bezahlt“ verbucht.

    Siehe Status einer Rechnung in einer RZ-Abrechnung ändern.

 

Inhalt einer weitergeleiteten RZ-Abrechnung

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste der RZ-Abrechnungen, öffnet sich ein Fenster. In dem Fenster sehen Sie alle Rechnungen, die mit der Abrechnungsdatei bzw. dem Rechnungsdruck an das Rechenzentrum weitergeleitet wurden.

Anhand des Fenstertitels können Sie nachvollziehen, welche Abrechnungsdatei bzw. welchen Rechnungsdruck Sie gerade ansehen.

In dem Fenster können Sie den Status einer einzelnen Rechnung oder den Status der kompletten RZ-Abrechnung ändern. Die beiden Status sind voneinander unabhängig. Eine komplette RZ-Abrechnung kann also den Status „Bezahlt“ haben, obwohl alle in der RZ-Abrechnung enthaltenen Rechnungen den Status „Offen“ haben.

  • Den Status einer einzelnen Rechnung ändern Sie über die Dropdownliste Status oberhalb der Liste.
  • Den Status der kompletten Abrechnung ändern Sie über die Dropdownliste Status neben dem Bemerkungsfeld.

In beiden Fällen gibt es folgende Optionen:

  • rot: Offen
  • gelb: Teilzahlung
  • grün: Bezahlt

 

  • Status einer Rechnung in einer RZ-Abrechnung ändern

     

    Voraussetzungen

    Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahltdeaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    2. Markieren Sie die offene Rechnung (Status = rot), deren Status Sie ändern möchten.

    3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Bezahlt.

      • Ein Fenster öffnet sich.

    4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

      • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in grün.
    5. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    Voraussetzungen

    Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahltdeaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    2. Markieren Sie die offene Rechnung (Status = rot), deren Status Sie ändern möchten.

    3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Teilzahlung.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    4. Geben Sie in das Feld bezahlt den Teilzahlungsbetrag ein.

    5. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

      • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in gelb.
    6. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    Voraussetzungen

    Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahltdeaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    2. Markieren Sie die teilbezahlte Rechnung (Status = gelb), deren Status Sie ändern möchten.

    3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Bezahlt.

      • Ein Fenster öffnet sich. In dem Feld bezahlt sehen Sie den noch offenen Betrag der Gesamtsumme.

    4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

      • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in grün.
    5. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    Voraussetzungen

    Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    2. Markieren Sie die bezahlte Rechnung (Status = grün), deren Status Sie ändern möchten.

    3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Teilzahlung.

      • Ein Fenster öffnet sich.
    4. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

    5. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Offen.

      • Ein Fenster öffnet sich.

    6. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

      • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in rot.
    7. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

    Nächste Schritte

     

  • Status einer kompletten RZ-Abrechnung ändern

     

    Hinweis: Der Status der kompletten RZ-Abrechnung und der Status einer in der RZ-Abrechnung enthaltenen Rechnung sind voneinander unabhängig. Eine komplette RZ-Abrechnung kann also den Status „Bezahlt“ haben, obwohl alle in der RZ-Abrechnung enthaltenen Rechnungen den Status „Offen“ haben.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

      • Ein Fenster öffnet sich.

    2. Wählen Sie in dem Fenster unten neben dem Bemerkungsfeld in der DropdownlisteStatus den Status.

    3. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

      • In der Liste der RZ-Rechnungen wird der neue Status der RZ-Abrechnung farblich dargestellt (rot = Offen, gelb = Teilzahlung, grün = Bezahlt).

In dem Feld Bemerkung können Sie zu der gesamten RZ-Abrechnung eine Bemerkung hinzufügen.

Über den Button Drucken können Sie eine Rechnung drucken.

Sie können in Abstimmung mit dem Rechenzentrum eine Rechnung stornieren.

 

Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.
Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage > Ablage RZ-Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

  • Um Rechnungen automatisch als „bezahlt“ zu verbuchen: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum ist die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahltaktivieren.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  5. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

  6. Klicken Sie auf Stornieren.

    • charly generiert eine Storno-Rechnung, die in der Ablage > Ablage RZ-Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

      Hinweis: Falls der Ghostscript-Dienst nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Rechnung wird aus der RZ-Disk entfernt.
    • Die Leistungen werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Im Patientenkonto wird die Zahlung der Rechnung storniert.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer sowie der Rechnungsnummer der Original-Rechnung dokumentiert.
Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.
Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage > Ablage RZ-Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

  • Um Rechnungen automatisch als „offen“ zu verbuchen: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die CheckboxMit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahltdeaktvieren.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Falls die Rechnung bereits den Status „bezahlt“ hatte, öffnet sich ein Fenster.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  5. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

  6. Klicken Sie auf Stornieren.

    • charly generiert eine Storno-Rechnung, die in der Ablage > Ablage RZ-Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

      Hinweis: Falls der Ghostscript-Dienst nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Rechnung wird aus der RZ-Disk entfernt.
    • Die Leistungen gelten als nicht abgerechnet und werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Bereits geleistete Zahlungen werden automatisch dem Patientenkonto gutgeschrieben.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer sowie der Rechnungsnummer der Original-Rechnung dokumentiert.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum ist das Rechenzentrum, für das Sie eine RZ-Abrechnungsdatei erstellen möchten, angelegt und konfiguriert.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist im Bereich Rechnungserstellung eine der folgenden Optionen eingestellt:

    • Rechenzentren
    • Nach Vorgabe Patient
    • Bei Rg-Erstellung abfragen
    • Abfragen bei Vorgaben Pat.=RZ

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist im Bereich Rechnungserstellung eine der folgenden Optionen eingestellt:

    • DZR und ABZ-ZR
    • Rechenzentren
    • Rechenzentrum abfragen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Rechenzentrum das Rechenzentrum, für das Sie die Abrechnungsdatei erstellen.

    Hinweis: Die Auswahl des Rechenzentrums ist nicht möglich, wenn in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen im Bereich Rechnungserstellung die Option Rechenzentrum gewählt ist.

  3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Behandler den Behandler.

    Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist die Option Gemeinschaftspraxis bereits vorbelegt.

  4. Wählen Sie die Rechnungen, die an das Rechenzentrum geschickt werden sollen.

    In der Liste sind als Voreinstellung alle Rechnungen markiert. Wollen Sie nicht alle Rechnungen an das Rechenzentrum übermitteln, so nehmen Sie diese Rechnungen per Mausklick auf die jeweilige Zeile aus der Auswahl heraus. Ein Klick auf die Checkbox unterhalb der Liste markiert wieder alle Rechnungen.

  5. Klicken Sie auf den Button OK.

    • charly druckt das Protokoll und ggf. die Material- und Eigenlaborbelege.

      Anschließend fragt charly entweder nach dem Speicherort für die RZ-Abrechnungsdatei oder Sie erhalten eine Hinweismeldung, dass die RZ-Abrechnungsdatei erfolgreich übermittelt wurde. Dies ist abhängig von Ihrem Rechenzentrum.

      Die für das RZ gedruckten Rechnungen werden aus der Liste der vorbereiteten Rechnungen entfernt. Im Karteireiter Rechenzentrum gibt es einen neuen Eintrag mit der Bezeichnung „RZ Rechnungsausdruck ... vom ...“.

  6. Senden Sie ggf. die Belege des Fremdlabors an Ihr Rechenzentrum.

Sie können den Inhalt der RZ-Abrechnungsdatei jederzeit ansehen. Siehe Inhalt einer weitergeleiteten RZ-Abrechnung.

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum ist das Rechenzentrum, für das Sie eine RZ-Abrechnungsdatei erstellen möchten, angelegt und konfiguriert.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist im Bereich Rechnungserstellung eine der folgenden Optionen eingestellt:

    • Rechenzentren
    • Nach Vorgabe Patient
    • Bei Rg-Erstellung abfragen
    • Abfragen bei Vorgaben Pat.=RZ
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist im Bereich Rechnungserstellung die Option Rg-Druck Rechenzentrum eingestellt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Behandler den Behandler.

    Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist die Option Gemeinschaftspraxis bereits vorbelegt.

  3. Wählen Sie die Rechnungen, die an das Rechenzentrum geschickt werden sollen.

    In der Liste sind als Voreinstellung alle Rechnungen markiert. Wollen Sie nicht alle Rechnungen an das Rechenzentrum übermitteln, so nehmen Sie diese Rechnungen per Mausklick auf die jeweilige Zeile aus der Auswahl heraus. Ein Klick auf die Checkbox unterhalb der Liste markiert wieder alle Rechnungen.

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • charly druckt die Rechnungen sowie die Material- und Eigenlaborbelege. Senden Sie ggf. die Belege des Fremdlabors an Ihr Rechenzentrum.

      Die für das RZ gedruckten Rechnungen werden aus der Liste der vorbereiteten Rechnungen entfernt. Im Karteireiter Rechenzentrum gibt es einen neuen Eintrag mit der Bezeichnung „RZ Rechnungsausdruck ... vom ...“.

  5. Die gedruckten Rechnungen senden Sie mit allen zusätzlichen Belegen, z.B. den Erstattungsanhang der fiktiv abgerechneten BEMA-Positionen, die Material-, Eigenlabor- und Fremdlaborrechnungen, an Ihr Rechenzentrum.

Sie können den Inhalt der RZ-Abrechnungsdatei jederzeit ansehen. Siehe Inhalt einer weitergeleiteten RZ-Abrechnung.

Status einer Rechnung in einer RZ-Abrechnung ändern

Voraussetzungen

Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Markieren Sie die offene Rechnung (Status = rot), deren Status Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Bezahlt.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

    • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in grün.
  5. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

Voraussetzungen

Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Markieren Sie die offene Rechnung (Status = rot), deren Status Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Teilzahlung.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. Geben Sie in das Feld bezahlt den Teilzahlungsbetrag ein.

  5. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

    • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in gelb.
  6. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

Voraussetzungen

Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Markieren Sie die teilbezahlte Rechnung (Status = gelb), deren Status Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Bezahlt.

    • Ein Fenster öffnet sich. In dem Feld bezahlt sehen Sie den noch offenen Betrag der Gesamtsumme.

  4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

    • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in grün.
  5. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

Voraussetzungen

Damit sich nach der Statusänderung das Fenster Bezahlt bzw. Teilzahlung öffnet, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktiviert sein. Des Weiteren muss die RZ-Abrechnungs-datei (RZ-Disk) ebenfalls mit dieser Einstellung erstellt worden sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Markieren Sie die bezahlte Rechnung (Status = grün), deren Status Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Teilzahlung.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Status den Status Offen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  6. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • In der Liste ändert sich die Status-Farbe hinter der Rechnung in rot.
  7. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

Nächste Schritte

 

Status einer kompletten RZ-Abrechnung ändern

Hinweis: Der Status der kompletten RZ-Abrechnung und der Status einer in der RZ-Abrechnung enthaltenen Rechnung sind voneinander unabhängig. Eine komplette RZ-Abrechnung kann also den Status „Bezahlt“ haben, obwohl alle in der RZ-Abrechnung enthaltenen Rechnungen den Status „Offen“ haben.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie in dem Fenster unten neben dem Bemerkungsfeld in der Dropdownliste Status den Status.

  3. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf OK.

    • In der Liste der RZ-Rechnungen wird der neue Status der RZ-Abrechnung farblich dargestellt (rot = Offen, gelb = Teilzahlung, grün = Bezahlt).

Stornieren

Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.
Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage > Ablage RZ-Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

  • Um Rechnungen automatisch als „bezahlt“ zu verbuchen: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum ist die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt aktivieren.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  5. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

  6. Klicken Sie auf Stornieren.

    • charly generiert eine Storno-Rechnung, die in der Ablage > Ablage RZ-Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

      Hinweis: Falls der Ghostscript-Dienst nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Rechnung wird aus der RZ-Disk entfernt.
    • Die Leistungen werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Im Patientenkonto wird die Zahlung der Rechnung storniert.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer sowie der Rechnungsnummer der Original-Rechnung dokumentiert.
Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.
Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage > Ablage RZ-Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

  • Um Rechnungen automatisch als „offen“ zu verbuchen: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechenzentrum die Checkbox Mit der Weitergabe an ein Rechenzentrum gilt eine Rechnung als bezahlt deaktvieren.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die RZ-Abrechnung, in der die gewünschte Rechnung enthalten ist, mit einem Doppelklick.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Falls die Rechnung bereits den Status „bezahlt“ hatte, öffnet sich ein Fenster.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  5. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

  6. Klicken Sie auf Stornieren.

    • charly generiert eine Storno-Rechnung, die in der Ablage > Ablage RZ-Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

      Hinweis: Falls der Ghostscript-Dienst nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Rechnung wird aus der RZ-Disk entfernt.
    • Die Leistungen gelten als nicht abgerechnet und werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Bereits geleistete Zahlungen werden automatisch dem Patientenkonto gutgeschrieben.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer sowie der Rechnungsnummer der Original-Rechnung dokumentiert.
Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der RZ-Abrechnungen die Abrechnung, die Sie stornieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

      Über den Button Stornieren machen Sie die gesamte Abrechnung mit allen enthaltenen Einzelrechnungen wieder rückgängig. Die Rechnungen werden wieder den für das Rechenzentrum vorbereiteten Rechnungen zugeordnet.

  3. Um die komplette RZ-Abrechnung endgültig zu stornieren, klicken Sie auf den Button Stornieren.
Hinweis: Sprechen Sie diesen Schritt immer mit dem Rechenzentrum ab! Stornieren Sie nur, wenn das Rechenzentrum Sie dazu auffordert und wenn Sie dem Patienten eine neue Rechnung, mit neuem Datum und neuer Rechnungsnummer stellen wollen.

Voraussetzungen

  • Der kostenlose PostScript- und PDF-Interpreter „Ghostscript“ ist auf Ihrem Server installiert.

    Tipp: Ghostscript wird vom charly-Updater zentral auf dem Server installiert bzw. aktualisiert und steht anschließend allen charly-Clients zur Verfügung.

    Voraussetzung: Sie müssen der Installation/Aktualisierung während des charly-Updates zustimmen.

    Alternativ müssen Sie Ghostscript manuell auf dem Server unter folgendem Pfad installieren:

    • Windows: <Installationspfad>\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

      Beispiel: C:\Solutio\Server\ncjs\extensions\gs

    • Mac: <Installationspfad>/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

      Beispiel: /Applications/Solutio/Server/ncjs/extensions/gs

    Ghostscript können Sie kostenlos unter www.ghostscript.com herunterladen.

  • Der Ghostscript-Service ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Öffnen Sie auf dem Server ein Browserfenster
    2. Geben Sie folgende URL ein: http://<IP des charly-Servers oder IP der charly-VM (bei Containerinstallation)>:8087

    Bei korrekter Konfiguration öffnet sich die Weboberfläche der Service-Registry. Dort muss der Ghostscript-Service mit dem Status „UP“ aufgeführt sein.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Übersicht.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in die Rechnung, die Sie stornieren möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Der Bereich Rechnung zeigt eine Übersicht über die Daten der Original-Rechnung.

  4. Bei dem Textfeld Stornierungsgrund handelt es sich um ein Pflichtfeld. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

    • Eingabe über Textbausteine

      • Klicken Sie in das Textfeld Stornierungsgrund und übernehmen den gewünschten Textbaustein aus der Liste neben dem Textfeld mit einem Doppelklick.
      • Markieren Sie in der Liste neben dem Textfeld Stornierungsgrund den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit dem Plus-Button.

      Falls der gewünschte Textbaustein nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn neu anlegen. Die Textbausteine verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > Textbausteine RG-Storno.

    • Manuelle Eingabe

      Geben Sie den Text manuell in das Textfeld ein.

  5. Klicken Sie auf Stornieren.

    • charly generiert eine Storno-Rechnung, die in der Ablage > Ablage RZ-Rechnungen abgelegt wird. Über die Ablage können Sie die Storno-Rechnung drucken.

      Hinweis: Falls der Ghostscript-Dienst nicht erreichbar ist, wird die Storno-Rechnung automatisch als PS-Datei (PostScript-Datei) erstellt.
    • Die Rechnung wird aus der Übersicht der vorbereiteten Rechnungen entfernt.
    • Die Leistungen gelten als nicht abgerechnet und werden wieder bei den offenen Positionen aufgenommen.
    • Im Behandlungsblatt wird die Storno-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer sowie der Rechnungsnummer der Original-Rechnung dokumentiert.