Zahlungen importieren

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Rechnungen können Sie Bankeinzahlungen aus dem Online-Banking zur Zahlungsverbuchung der Rechnungen importieren.

 

How-to-Zusammenfassung

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen ist das Importformat eingestellt.
  • Bei mehreren abrechnenden Behandlern: In den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt ist bei jedem Behandler im Bereich Fibu Import die Mandantennummer eingegeben.
  • Bei dem Import aus T-Online-Banking und im Swift-Format: In den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt sind bei den Behandlern im Bereich Fibu Import die Fibu-Konten hinterlegt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie im Reiter Rechnung > Rechnungen auf den Button Zahlungen importieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Importieren.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  3. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Das Fenster zeigt eine Vorschau mit den Daten der Importdatei.

  4. Wenn die Daten in der Vorschau in Ordnung sind, klicken Sie auf Importieren.

    • Die Daten aus der Importdatei werden übernommen und in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen dargestellt.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Fenster mit den Zahlungseingängen auf den Button Automatisch verbuchen.

    • charly vergleicht alle importierten Einzahlungen mit den offenen Rechnungen in der charly-Datenbank.

      Wenn es zu den Einzahlungen korrespondierende offene Rechnungen gibt, verbucht charly diese Einzahlungen und entfernt sie aus der Liste Nicht verbuchte Zahlungen.

      Wenn charly zu den Einzahlungen keine korrespondierenden offenen Rechnungen findet, bleiben die Einzahlungen in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen stehen. In diesem Fall können Sie die Einzahlungen manuell verbuchen. Siehe Zahlungseingang manuell verbuchen.

Hinweis: Wenn ein Patient mit einer Überweisung mehrere offene Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsnummern bezahlt, verbucht charly diese automatisch.

Wenn charly dabei nicht alle offenen Rechnungen eindeutig zuweisen kann, verbucht er nur die eindeutigen Rechnungen. Der Restbetrag bleibt als offene Einzahlung stehen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in dem Fenster mit den Zahlungseingängen in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen den ersten Eintrag.

    • Im Bereich Zahlung buchen auf der linken Seite macht charly in einer Liste Vorschläge von Rechnungsposten, die in der Datenbank gefunden wurden und eventuell zu dieser importierten Zahlung passen könnten.

  2. Markieren Sie in der Liste Zahlung buchen nacheinander die Rechnungsposten.

    • charly zeigt jeweils in den Feldern unterhalb der Liste die möglichen Übereinstimmungen zwischen dem markierten Rechnungsposten und der markierten Einzahlung.

      Sie haben folgende Möglichkeiten:

      • Einer der angebotenen Vorschläge ist korrekt

        Um den Zahlungseingang für den markierten offenen Rechnungsposten zu verbuchen, klicken Sie auf den Button Buchen.

        Anschließend suchen Sie für den nächsten Zahlungseingang die korrespondierende offene Rechnung. Beginnen Sie dazu wieder bei Schritt 1.

      • Keiner der angebotenen Vorschläge ist korrekt

        • Sie wissen, zu welchem Patienten der Zahlungseingang gehört -> Lesen Sie Schritt 4 und 5.
        • Den Zahlungseingang anhand des Überweisungstextes zuordnen -> Lesen Sie Schritt 6 und 7.
        • Offene Rechnungen für alle Behandler einblenden -> Lesen Sie Schritt 8.
        • Sämtliche offene Rechnungen einblenden -> Lesen Sie Schritt 9 und 10.

  3. Wenn Sie wissen, zu welchem Patienten der Zahlungseingang gehört, geben Sie den Patientennamen in die Felder ein.

    • Im Bereich Zahlung buchen auf der linken Seite macht charly sucht die passenden offenen Rechnungen und zeigt sie in der Liste an.

  4. Wählen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Buchen.

    Anschließend suchen Sie für den nächsten Zahlungseingang die korrespondierende offene Rechnung. Beginnen Sie dazu wieder bei Schritt 1.

  5. Um den Zahlungseingang anhand des Überweisungstextes zuzuordnen, sehen Sie sich das Textfeld unterhalb der Liste mit den offenen Rechnungen an. In diesem Feld steht der Überweisungstext aus der Importdatei.

    Wenn Sie etwas in diesem Überweisungstext zuordnen können, markieren Sie diesen Textteil und klicken Sie auf den entsprechenden Button.

    Beispiel: Sie erkennen die Rechnungsnummer, markieren diese und klicken auf den Button Rg-Nummer.
    • Der Text wird in das passende Feld übernommen. charly sucht die passenden offenen Rechnungen und zeigt sie in der Liste an.

  6. Wählen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Buchen.

    Anschließend suchen Sie für den nächsten Zahlungseingang die korrespondierende offene Rechnung. Beginnen Sie dazu wieder bei Schritt 1.

  7. Um alle offenen Rechnungen aller Behandler einzublenden, aktivieren Sie die Checkbox Alle Behandler.

    • charly sucht in allen offenen Rechnungen aller Behandler. Wird die zum Zahlungseingang passende offene Rechnung gefunden, können Sie sie verbuchen (Buchen).

  8. Um alle offenen Rechnungen einzublenden (Achtung, die Liste kann lang werden), aktivieren Sie die Checkbox Alle offenen.

    • charly sucht alle offenen Rechnungen.
  9. Wenn Sie die passende Rechnung in der Liste gefunden haben, können Sie den Zahlungseingang verbuchen.
Hinweis: Falls Sie für einen Zahlungseingang keine korrespondierende offene Rechnung finden, können Sie die Verbuchung des Zahlungseingangs zurückstellen. Siehe Verbuchung eines Zahlungseingangs zurückstellen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in dem Fenster mit den Zahlungseingängen in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen den Zahlungseingang mit der Anzahlung.

    • Im Bereich Zahlung buchen auf der linken Seite macht charly in einer Liste Vorschläge von Rechnungsposten, die in der Datenbank gefunden wurden und eventuell zu dieser importierten Zahlung passen könnten.

  2. Wählen Sie in der Liste Zahlung buchen den Rechnungsposten, für den der Patient eine Anzahlung geleistet hat.

    • charly zeigt jeweils in den Feldern unterhalb der Liste die möglichen Übereinstimmungen zwischen dem markierten Rechnungsposten und der markierten Einzahlung.

  3. Klicken Sie auf den Button Als „Zahlung KV“ buchen.

    • Die Anzahlung wird verbucht.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Fenster mit den Zahlungseingängen in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen mit einem Doppelklick auf den Zahlungseingang, dessen Verbuchung Sie zurückstellen möchten.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox Ausblenden.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich und der Zahlungseingang ist nicht mehr in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen zu sehen.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie im ReiterRechnung > Rechnungen auf den Button Zahlungen importieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Aktivieren Sie in der Liste Nicht verbuchte Zahlungen die Checkbox Alle anzeigen.

    • In der Liste werden die ausgeblendeten Zahlungseingänge gezeigt.
  3. Suchen Sie auf der linken Seite den korrespondierenden Rechnungsposten und verbuchen Sie den Zahlungseingang.