FAQs zur ePA

Ja, die Nutzung der ePA ist grundsätzlich verfügbar - unabhängig von der Installationsweise von charly (nativ oder Container) und auch unabhängig von einem Abo.

Nein, für die Nutzung der ePA für alle fallen in charly keine Zusatzkosten an, sofern bereits die Lizenz „ePA“ erworben wurde. Diese Lizenz existiert in charly bereits seit der ersten Version der ePA und gilt auch weiterhin uneingeschränkt für die ePA für alle.

Nein. Der ePA-Button ist grundsätzlich im Karteireiter Patient sichtbar und aktiv – unabhängig davon, ob der Patient der ePA widersprochen hat oder nicht.

Beim Öffnen der ePA-Übersicht prüft charly automatisch, ob die Praxis einen Zugriff auf die ePA des Patienten hat. Falls kein Zugriff besteht, erhalten Sie in der ePA-Übersicht eine entsprechende und verständliche Meldung.

Ein Aktensystem ist die technische Plattform, auf der die elektronische Patientenakte (ePA) einer versicherten Person gespeichert wird.

Jede Krankenkasse beauftragt einen bestimmten Anbieter mit dem Betrieb dieses Aktensystems – dort werden die medizinischen Dokumente abgelegt, die Praxen oder Versicherte hochladen.

Das Aktensystem enthält z.B.:

• die Medikationsliste (eML),
• Dokumente von Praxen (PDFs, Arztbriefe etc.),
• Verwaltung der Zugriffsrechte (wer darf wann was sehen).

Die Zahnarztpraxis kommuniziert nicht direkt mit der Krankenkasse, sondern über das PVS (z.B. charly) sicher mit dem jeweiligen Aktensystem.

Derzeit gibt es zwei Anbieter von ePA-Aktensystemen in der gesetzlichen Krankenversicherung:

1. RISE-Aktensystem
2. IBM-Aktensystem

Beide sind von der gematik zugelassen und setzen die ePA-Spezifikationen technisch um. Die Funktionalitäten sind grundsätzlich vergleichbar, unterscheiden sich aber teilweise in Details (z.B. Layout der Medikationsliste, technische Reaktionszeiten).

Die gesetzlichen Krankenkassen arbeiten jeweils mit einem der beiden großen Aktensysteme zusammen:

• RISE-Aktensystem

  • viele Betriebskrankenkassen (BKK)
  • viele Innungskrankenkassen (IKK)

  • zahlreiche Ersatzkassen, darunter:

    • DAK-Gesundheit
    • KKH
    • SVLFG (Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau)

• IBM-Aktensystem

  • Techniker Krankenkasse (TK)
  • Barmer
  • AOK (diverse Landes-AOKs)
  • HEK – Hanseatische Krankenkasse
  • KBS – Knappschaft-Bahn-See
  • Viactiv

Ja. Zahnarztpraxen sind verpflichtet, Patientinnen und Patienten über die Nutzung der ePA und die geplante Einstellung von Daten zu informieren.

Dies betrifft sowohl die gesetzlich vorgesehenen Standardbefüllungen (sofern kein Widerspruch vorliegt) als auch den Hinweis auf das Recht der Patientinnen und Patienten, auf Wunsch zusätzliche Daten in die ePA einstellen zu lassen.

Die Information muss vor der Datenübertragung erfolgen. Die Art der Aufklärung ist nicht vorgeschrieben – sie kann z.B. erfolgen durch:

• ein persönliches Gespräch,
• ein Formular oder
• einen Aushang in der Praxis.

Die KZBV und die gematik stellen kostenloses Material zur Verfügung, das für die Patientenaufklärung genutzt werden kann. Dazu gehören z.B. Aushänge, Broschüren und Erklärtexte:

• KZBV: Praxisaushang auf der Seite ePA für alle
• gematik: Informationsmaterial im gematik-Shop

Ja. Wenn ein Patient oder eine Patientin der Einstellung bestimmter Daten in die ePA widerspricht, muss dieser Widerspruch nachvollziehbar in der Behandlungsdokumentation der Praxis dokumentiert werden.

Dies betrifft:

• gesetzlich vorgesehene Standardbefüllungen (z.B. Befundberichte aus eigener Behandlung),
• besonders sensible Daten (z.B. zu sexuell übertragbaren Infektionen).

Der Widerspruch kann nicht über die ePA-App erklärt werden, sondern muss in der Praxis geäußert werden, wenn er sich auf Inhalte bezieht, die von der Praxis übermittelt würden.

Ja. Sobald eine Patientin oder ein Patient wünscht, dass bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung zusätzlich in die ePA aufgenommen werden (z.B. ein HKP, PSI-Ergebnis), muss auch diese Einwilligung dokumentiert werden.

Der Zugriff ist standardmäßig offen, sofern die Praxis über eine gültige Befugnis verfügt (z.B. durch eine eGK-Kartenlesung im Behandlungskontext) und der Patient nicht widersprochen hat.

Patientinnen und Patienten können den Zugriff jedoch gezielt einschränken oder vollständig sperren – und zwar praxisbezogen: Sie entscheiden individuell, welche Zahnarztpraxis welche Dokumente einsehen darf.

• über die ePA-App der Krankenkasse
• oder über eine sogenannte Ombudsstelle

Was ist eine Ombudsstelle?

Eine Ombudsstelle ist ein Serviceangebot der Krankenkassen für Versicherte, die kein Smartphone oder keine App nutzen möchten. Dort können sie festlegen, welche Arzt- oder Zahnarztpraxis auf ihre ePA zugreifen darf oder nicht.

Wird der Zugriff in der ePA-App durch den Patienten verweigert, ist keine zusätzliche Dokumentation in der Praxis notwendig.

Wenn der Widerspruch jedoch direkt in der Praxis geäußert wird (z.B. gegen bestimmte Daten), muss er nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation der Praxis vermerkt werden.

Nein, das komplette Behandlungsblatt oder alle internen Befunde müssen nicht in die ePA eingestellt werden.

Pflicht zur Einstellung besteht nur für ausgewählte, gesetzlich definierte Dokumente – und nur dann, wenn:

1. die Daten selbst erhoben wurden,
2. sie aus der aktuellen Behandlung stammen,
3. sie elektronisch vorliegen, und
4. der Patient nicht widersprochen hat.

Beispiele für verpflichtende Inhalte:

• Befundberichte über selbst durchgeführte Behandlungen,
• Laborbefunde von medizinischen Laboren (z.B. PAR-Keime, Ergebnis aus Abstrichen in der Mundhöhle).

Nicht verpflichtend:

• interne Notizen oder Inhalte aus dem Behandlungsblatt,
• zahntechnische Informationen,
• Diagnosen oder Befunde, die nur für den internen Behandlungsverlauf dienen.

Nein. Befunde oder Untersuchungen müssen nur in bestimmten Fällen in die ePA eingestellt werden.

Die Einstellung erfolgt:

• verpflichtend, wenn gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Befundbericht für Dritte),
• freiwillig, wenn der Patient es wünscht (z.B. PSI-Ergebnis),
• gar nicht, wenn es sich um rein interne Daten oder Notizen handelt.

Ja, aktuell müssen Dokumente vor dem Upload lokal gespeichert werden – z.B. auf dem Desktop oder in einem definierten Praxisordner.

Ein direkter Upload aus einem charly-internen Workflow (z.B. Behandlungsblatt) ist derzeit noch nicht möglich. Geplant ist jedoch, dass in zukünftigen Versionen eine tiefere Integration erfolgt, sodass ein Upload direkt aus charly heraus – ohne Zwischenspeicherung – möglich sein wird.

Ja, beim Upload über die ePA-Übersicht in charly-Web merkt sich das System den zuletzt gewählten Speicherort automatisch. Das erleichtert die wiederholte Auswahl von Dateien aus demselben Verzeichnis und verbessert den Arbeitsfluss.

In charly ist keine manuelle Prüfung erforderlich – er wandelt gemäß Spezifikation jede Datei beim Upload automatisch in das PDF/A-Format um.

Falls dennoch Interesse besteht, kann das Format mit einem PDF-Viewer (z.B. Adobe Acrobat) überprüft werden – viele Programme zeigen an, ob es sich um eine PDF/A-Datei handelt.

Ein HKP, der in charly erstellt wurde, kann als PDF-Datei exportiert und über die ePA-Übersicht in charly-Web in die ePA hochgeladen werden.

Voraussetzung ist, dass der HKP im Rahmen der aktuellen Behandlung erstellt wurde und nicht handschriftlich oder eingescannt, sondern digital im System vorliegt – also direkt aus charly heraus erzeugt wurde.

Röntgenbilder dürfen auf Wunsch der Patientin oder des Patienten in die ePA hochgeladen werden – jedoch gemäß der Spezifikation aktuell nicht im DICOM-Format. Zulässig sind z.B. PDF- oder JPG-Dateien, die aus dem Röntgensystem exportiert wurden. charly wandelt das Bild gemäß Spezifikation vor dem Upload automatisch in das PDF/A-Format um. Dabei kann es zu Qualitätsverlusten kommen – insbesondere bei Kontrast, Detailtiefe oder Vergrößerung.

Wenn zusätzlich ein Befundbericht zum Röntgenbild erstellt wurde – z.B. zur Weitergabe an Dritte (Überweiser, andere Behandler) – muss dieser Bericht verpflichtend in die ePA eingestellt werden, sofern kein Widerspruch des Patienten vorliegt.

Zusammengefasst:

• Nur Röntgenbild (z.B. auf Patientenwunsch) → erlaubt, nicht verpflichtend
• Nur Befundbericht (für Dritte bestimmt) → verpflichtend, wenn kein Widerspruch
• Röntgenbild + Befundbericht → erlaubt und ggf. verpflichtend, abhängig vom Verwendungszweck

Nein, derzeit ist keine automatische Übergabe eines Röntgenbefunds aus der charly-Dokumentation in die ePA vorgesehen. Es muss ein separates Dokument (z.B. PDF) erzeugt und über die ePA-Funktion hochgeladen werden.

Eine automatische Übergabe von KIM-Dokumenten in die ePA ist derzeit nicht vorgesehen.

Wenn ein Dokument per KIM empfangen wurde und für die ePA relevant ist (z.B. ein Arztbrief), kann es in charly gespeichert und anschließend über die ePA-Übersicht hochgeladen werden.

Inhalte aus dem Behandlungsblatt können nicht automatisch in die ePA übertragen werden.

Die Übernahme erfolgt manuell und gezielt durch die Praxis, indem relevante Informationen – z.B. Befundberichte, HKPs oder Dokumentationen – in ein geeignetes Format (z.B. PDF) überführt und anschließend über die ePA-Übersicht hochgeladen werden.

Es gilt: Nur Daten, die im Rahmen der aktuellen Behandlung erhoben wurden und elektronisch vorliegen, dürfen in die ePA eingestellt werden. Interne Notizen oder Behandlungsverläufe, die ausschließlich zur Praxisdokumentation dienen, gehören in der Regel nicht in die ePA.

Nein, aktuell müssen die Abrechnungsziffern ePA 1 bzw. ePA 2 in charly manuell in das Behandlungsblatt eingetragen werden.

Ja, wenn ein Patient ausdrücklich verlangt, dass bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA eingestellt werden, kann dies mit der Abrechnungsziffer ePA 2 vergütet werden.

Voraussetzung ist, dass die betreffenden Informationen elektronisch vorliegen und die Praxis den Wunsch dokumentiert.

Ja, sofern der Patient dem nicht widersprochen hat, können Praxen sowohl die eigenen als auch die Abrechnungsdaten anderer Zahnarzt- oder Arztpraxen einsehen.

Die Krankenkassen stellen eine Übersicht der abgerechneten Leistungen in die ePA ein, und diese ist dann für die behandelnden Praxen sichtbar, solange keine Zugriffsbeschränkung durch den Patienten gesetzt wurde.

Aktuell muss der Eintrag in das elektronische Zahnbonusheft in charly manuell vorgenommen werden. Eine automatische Verknüpfung mit der Erfassung der BEMA-Leistung 01 im Behandlungsblatt besteht derzeit nicht.

Frühere Vorsorgeuntersuchungen können über die sogenannte „lückenlose Dokumentation“ zusammengefasst eingetragen werden.

Dazu prüft die Praxis, ab welchem Kalenderjahr bis einschließlich des vergangenen Jahres lückenlos eine jährliche Untersuchung erfolgt ist, und dokumentiert diesen Zeitraum in einem einzigen Eintrag.

Für das aktuelle Kalenderjahr muss immer ein separater Eintrag vorgenommen werden.

Ja. Die elektronische Medikationsliste (eML) kann in charly eingesehen, gefiltert dargestellt und als PDF gespeichert werden.

• PDF-Speicherung

  Das PDF wird beim Speichern direkt vom Aktensystem erzeugt. Inhalt und Layout sind vorgegeben und nicht durch charly veränderbar.

• Filterung

  In charly-Web kann die Medikationsliste gefiltert angezeigt werden – z.B. nach:

  • verordneten, aber noch nicht eingelösten E-Rezepten,
  • Verordner,
  • Abgabeinformationen.

• Direkter Zugriff aus charly

  Im charly-Client kann die Medikationsliste direkt im Karteireiter Patient über den Button Medikationsliste öffnen in charly-Web aufgerufen werden.

Ein gelbes „X“ in der Spalte „Abgabe“ bedeutet, dass das Arzneimittel vom Patienten noch nicht in der Apotheke eingelöst wurde.

Es handelt sich um eine Information aus dem Aktensystem, die von charly visualisiert wird.

Die ePA-Datenbefüllung kann organisatorisch flexibel in der Praxis geregelt werden – z.B. durch Rezeption, Assistenz oder Behandelnde.

Entscheidend ist, dass die betreffenden Daten aus der aktuellen Behandlung stammen und elektronisch vorliegen.

In charly werden geöffnete Dokumente in der ePA-Übersicht nicht speziell als „gelesen“ markiert.

Die ePA selbst ist eine patientengeführte Akte, d.h. es gibt kein zentrales Lese-Log für Praxen im Aktensystem. Technisch ist zwar dokumentiert, dass ein Zugriff stattgefunden hat – dieser Zugriff wird aber nicht im PVS angezeigt. Innerhalb charly ist daher keine explizite Nachverfolgung sichtbar, welche Dokumente bereits geöffnet wurden.

Nein, es besteht keine generelle Pflicht, alle Inhalte der ePA aktiv zu sichten.

Die ePA ist eine ergänzende Informationsquelle, nicht jedoch ein Ersatz für die zahnärztliche Anamnese oder Sorgfaltspflicht.

Die KZBV betont: Die Nutzung der ePA liegt im Ermessen der Zahnärztin oder des Zahnarztes, je nach Behandlungsanlass und medizinischer Relevanz.

Allerdings: Wenn Sie die ePA öffnen und Informationen vorliegen (z.B. Kontraindikationen oder Medikationen), die für Ihre Behandlung erkennbar relevant sind, müssen diese in die therapeutische Entscheidung einbezogen werden – andernfalls kann das haftungsrechtlich relevant werden.

Damit eine Praxis die ePA-Inhalte (inkl. der elektronischen Medikationsliste) sehen oder bearbeiten kann, sind je nach Vorgang konkrete Zugriffsrechte erforderlich. Diese Rechte werden in charly im Rahmen der ePA-Berechtigungslogik geprüft.

Die Rechte gelten je Benutzerrolle und werden in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte verwaltet. Zugriff ist nur möglich, wenn eine gültige Befugnis vorliegt (z.B. durch eine eGK-Kartenlesung mit Behandlungskontext).

Nein. Die ePA entbindet Patientinnen und Patienten nicht von ihrer Pflicht, der behandelnden Praxis relevante Informationen mitzuteilen.

Die Verantwortung, vollständige und zutreffende Angaben im Anamnesegespräch zu machen, bleibt beim Patienten. Die Zahnarztpraxis ist nicht verpflichtet, alle ePA-Dokumente vorsorglich zu durchsuchen, sondern kann die ePA unterstützend nutzen, wenn Anlass oder Fragestellung bestehen.

Wenn beim Öffnen der ePA-Übersicht, beim Herunterladen von Dokumenten oder beim Einlesen der Medikationsliste eine Fehlermeldung erscheint, sollten Sie wie folgt vorgehen:

1. Prüfen Sie zuerst, ob das Problem nur bei einem einzelnen Patienten auftritt.
2. Wenn der Zugriff bei mehreren Patienten fehlschlägt, obwohl die ePA-Funktion in Ihrer Praxis grundsätzlich funktioniert, könnte eine Störung in der Telematikinfrastruktur (TI) oder im Aktensystem vorliegen.

In diesem Fall lohnt sich ein Blick auf die offiziellen Statusseiten der gematik:

• Lagebild der TI-Anwendungen (Link)

  → Übersichtlicher Status aller TI-Dienste (ePA, E-Rezept, KIM, VSDM …)

• TI-Status (Link)

  → Detailmeldungen zu aktuellen Einschränkungen und Ursachen (z.B. Aktensystem gestört)

Die gematik stellt zwei zentrale Tools bereit, um den aktuellen Zustand der Telematikinfrastruktur (TI) zu überwachen:

• Lagebild der TI-Anwendungen (Link)

  Zeigt den aktuellen Zustand der TI-Anwendungen (z.B. ePA, E-Rezept, KIM) farblich an:

  • Grün – keine Einschränkungen bekannt
  • Gelb – potenzielle Einschränkungen oder Störungen

  Das Lagebild wird regelmäßig aktualisiert, bildet aber nicht in Echtzeit alle Störungen ab.

• TI-Status (Link)

  Bietet detaillierte Informationen zu technischen Störungen, darunter:

  • betroffener Anbieter (z.B. IBM = ePA für TK, Barmer, AOK …)
  • betroffener Dienst (z.B. ePA, KIM, VSDM …)
  • Zeitstempel, wann die Störung begonnen hat und ggf. beendet wurde

  Diese Angaben helfen dabei, Fehlverhalten in der Praxis zeitlich mit bekannten Störungen abzugleichen.

  Beispiel: Wenn im Lagebild die ePA gelb oder rot markiert ist und als Ursache z.B. IBM – ePA angezeigt wird, betrifft das u.a. die TK, Barmer, AOK und weitere Kassen, die mit dem IBM-Aktensystem arbeiten.