Online-Terminvergabe (OTV)
charly bietet eine Schnittstelle – die sogenannte „OTV-Schnittstelle“ – über die Patienten mittels eines (Dritt-)Anbieters von Online-Terminbuchungssystemen einen Termin mit der Zahnarztpraxis vereinbaren können. Die Online-Terminvergabe umfasst den gesamten Prozess von der Erhebung über die Verarbeitung bis hin zur Speicherung der Daten.
Voraussetzungen
Für die Nutzung der OTV-Schnittstelle gelten folgende Bedingungen:
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Der (Dritt-)Anbieter des Online-Terminbuchungssystems ist ein Partner der solutio GmbH & Co. KG. Die angebundenen Partner (im Folgenden „OTV-Partner“ genannt), finden Sie im Partner-Bereich unserer Homepage unter Online-Terminvergabe.
- Um Ihren Patienten die Online-Terminbuchung zu ermöglichen, benötigen Sie ein entsprechendes kostenpflichtiges Abonnement bei einem der OTV-Partner der solutio GmbH & Co. KG.
- Für die OTV-Schnittstelle benötigen Sie eine kostenfreie Lizenz der solutio GmbH & Co. KG. Diese Lizenz muss auf dem Server hinterlegt werden.
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Für die Protokollierung der Vorgänge, die durch das Online-Terminbuchungssystem in charly durchgeführt werden, wird ein eigener charly-Benutzer benötigt. Solche Vorgänge sind z.B. einen Termin oder einen neuen Patienten erstellen. Die Protokollierung kann z.B. über die Datensatzinformation aufgerufen werden.
Um den charly-Benutzer anzulegen:
- In den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte bzw. Rollen ist eine Rechte- bzw. Rollengruppe angelegt, die keinerlei Zugriffsberechtigungen für charly besitzt.
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In den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte ist ein neuer charly-Benutzer ausschließlich für die Online-Terminvergabe angelegt.
- Füllen Sie für den charly-Benutzer die Felder Login-Name, Passwort, Kürzel sowie Name.
- Wählen Sie aus der Dropdownliste Rechte die neu angelegte Rechte- bzw. Rollengruppe, die keinerlei Zugriffsberechtigungen für charly besitzt.
Funktionsweise
Die Patienten buchen online einen Termin – entweder über die Homepage der Zahnarztpraxis oder über die Homepage des OTV-Partners. Dazu zeigt der OTV-Partner die freien Termine der Zahnarztpraxis bzw. der Behandler zur Buchung an.
Die gebuchten Termine werden automatisch in das charly-Terminbuch übertragen und dort – ggf. mit der Terminart – in die korrekten Terminspalten eingeordnet. Anhand des eingegebenen Patientennamens sowie des Geburtsdatums prüft die OTV-Schnittstelle, ob der Patient bereits in charly vorhanden. Wenn der Patient in charly angelegt ist, wird der gebuchte Termin diesem Patienten zugeordnet. Sofern es sich um einen Neupatienten handelt, wird er in charly mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Kontakt (Verbindung) angelegt.
Abhängig von den Leistungen des OTV-Partners erhält der Patient beim Abschluss der Terminvereinbarung eine Bestätigung per E-Mail oder per SMS.
Datengrundlage
Grundlage für das Online-Terminbuchungssystem der OTV-Partner ist das charly-Terminbuch.
liefert die OTV-Schnittstelle folgende Informationen:
- Bereits vergebene Termine (Datum und Uhrzeit)
- Behandler mit einer Spalte im charly-Terminbuch
- Zu berücksichtigende Aspekte, wie Arbeitszeiten, Schichten, geplanten Abwesenheiten sowie ggf. zugeordneten Terminvorgabebereichen
- Terminvorgabebereiche ohne Behandler-Zuordnung
liefert die OTV-Schnittstelle folgende Informationen:
- Behandler mit einer Spalte im charly-Terminbuch
- Patienten (mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum und ggf. Verbindungen), um zu überprüfen, ob ein Patient bereits in charly vorhanden ist, und um die vorhandene ID für die weitere Terminverwaltung zu verwenden. Es werden nur Patienten übermittelt, die der Weitergabe ihrer Daten nicht ausdrücklich widersprochen haben, siehe Einwilligungserklärungen.
- Terminarten
- Terminzuordnungen
- Behandlungszimmer
Der OTV-Partner kann dem Patienten im Verlauf der Terminbuchung folgende Informationen zeigen:
- Uhrzeiten der freien Termine (Datum, von/bis)
- Terminzuordnungen
- Behandlernamen
Aus Datenschutzgründen werden nur die notwendigen Informationen über die OTV-Schnittstelle übermittelt.
Einwilligungserklärungen
Für die Weitergabe von personenbezogenen Patientendaten an einen OTV-Partner benötigen Sie die Einwilligung der Patienten.
In charly werden diese Einwilligungserklärungen im Karteireiter Patient in der Extra-Patientenseite Einwilligungserklärungen dokumentiert. Diese Extra-Patientenseite wird automatisch angelegt, sobald der erste Patient über einen OTV-Partner einen Termin bucht.
Die Extra-Patientenseite enthält pro OTV-Partner eine Dropdownliste mit dem Namen des OTV-Partner. Über die Dropdownliste dokumentieren Sie die Einwilligungserklärung des aufgerufenen Patienten. Sie haben folgende Optionen:
| Offen | Die Einwilligungserklärung wurde dem Patienten noch nicht vorgelegt. Der Patient hat der Weitergabe seiner Daten weder zugestimmt noch widersprochen. |
|---|---|
| Ja | Der Patient hat der Weitergabe seiner Daten an den OTV-Partner zugestimmt. |
| Nein | Der Patient hat der Weitergabe seiner Daten an den OTV-Partner widersprochen. |
FAQ Online-Terminvergabe (OTV)
Einwilligungserklärungen
Die OTV-Schnittstelle übermittelt Vorname, Nachname, Geburtsdatum und ggf. Verbindungen (Telefon-/Mobilnummer, E-Mail-Adresse etc.) der Patienten.
Nein, die OTV-Schnittstelle übermittelt nur die aktiven Patienten, die zuvor explizit der Weitergabe ihrer Daten an den OTV-Partner zugestimmt haben.
Nein, die OTV-Schnittstelle durchsucht nur die aktiven Patienten, die zuvor nicht explizit der Weitergabe ihrer Daten an den OTV-Partner widersprochen haben.
Szenarien
Wenn ein Patient einen Termin bucht, prüft der OTV-Partner über die OTV-Schnittstelle anhand des Vornamens, Nachnamens und Geburtsdatums, ob der Patient bereits in der charly-Datenbank angelegt ist. Auf diese Weise sollen Duplikate in der charly-Datenbank vermieden werden.
Sofern die Suche kein Ergebnis liefert, wird der Patient mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Kontaktdaten (Telefonnummer bzw.E-Mail-Adresse) in charly angelegt.
Wenn die Suche mehrere Patienten mit gleichlautendem Vorname, Nachname und Geburtsdatum findet, prüft die OTV-Schnittstelle in einem zweiten Schritt, ob über die Kontaktinformationen eine Eindeutigkeit herbeigeführt werden kann. Nur wenn dies nicht möglich ist, wird Patient in charly neu angelegt.
Es kann vorkommen, dass die OTV-Schnittstelle einen Patienten in der charly-Datenbank nicht findet, obwohl er dort angelegt ist. Für diesen Fall gibt es folgende mögliche Szenarien:
- Der Patient hat in der Zwischenzeit der Weitergabe seiner Daten an den OTV-Partner explizit widersprochen. In der Extra-Patientenseite dieses Patienten ist bei dem OTV-Partner in der Dropdownliste die Option Nein gewählt. Dieser Patient wird von der OTV-Schnittstelle nicht berücksichtigt.
- Der Patient ist in charly ohne Geburtsdatum angelegt. Für die Suche nach Patienten benötigt die OTV-Schnittstelle zwingend Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
In beiden Fällen legt der OTV-Partner über die OTV-Schnittstelle den Patienten als Neupatient in charly an.
Datenschutz / Datensicherheit
Die OTV-Schnittstelle ist über ein Verschlüsselungsverfahren (Public-/Private-Key) gegen öffentliche Nutzung abgesichert und kann nur von dem jeweiligen Partner verwendet werden.