Beschäftigte

In den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte verwalten Sie alle Beschäftigten Ihrer Praxis. Hier definieren Sie u.a. die Zuordnungen und die Arbeitszeiten.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Liste Beschäftigte

Die Liste Beschäftigte zeigt alle Beschäftigten, die Sie in charly angelegt haben mit den folgenden Angaben:

Die Zuordnungsabkürzungen bedeuten:

 

Benutzerkennung

Die Angaben im Bereich Benutzerkennung dienen der eindeutigen Identifizierung des Beschäftigten in charly.

Jeder Beschäftigte, der in charly angelegt wird, erhält automatisch eine sogenannte Benutzernummer. Mit dieser Benutzernummer ist der Beschäftigte in der charly-Datenbank gespeichert.

Über den Login-Name und das Passwort meldet sich der Beschäftigte bei charly an, sofern die Benutzerverwaltung aktiviert ist. Das Passwort wird in dem Feld Passwort verborgen.

Bei aktivierter Benutzerverwaltung wird die Eingabe des Login-Namens und des Passwortes bei jeder Anmeldung in charly angefordert. Die Anmeldung bleibt bis zum Beenden der Sitzung aktiv. Siehe Benutzerverwaltung aktivieren.

Hinweis: Der Login-Name muss eindeutig sein. Wenn Sie einen Login-Namen doppelt vergeben, fügt charly eine aufsteigende Nummerierung hinzu.

Über die Rechte bzw. die Rollen steuern Sie den Zugriff eines Beschäftigten auf einzelne Bereiche und Funktionalitäten in charly.

Je nachdem, welches Recht bzw. welche Rolle Sie einem Beschäftigten zuordnen, kann dieser nur bestimmte Programmteile nutzen oder ist in der Benutzung eingeschränkt und kann z.B. Daten nur ansehen, aber nicht ändern.

Die Rechte definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte. Die Rollen definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rollen.

Das Kürzel dient der eindeutigen Kennzeichnung eines Beschäftigten. Es kommt überall dort zum Einsatz, wo in der Oberfläche der Platz für den vollen Namen fehlt, beispielsweise in der „Patienten heute“-Liste.

Hinweis: Das Kürzel muss eindeutig sein. Wenn Sie ein Kürzel doppelt vergeben, fügt charly eine aufsteigende Nummerierung hinzu.

Ehemalige Beschäftigte markieren Sie über die Checkbox als veraltet. Veraltete Beschäftigte werden nicht mehr in der Liste Beschäftigte geführt, sind aber weiterhin in der Datenbank gespeichert und können über die Suche nach veralteten Benutzern wieder zugänglich gemacht werden.

 

Beschäftigter

Im Bereich Beschäftigter hinterlegen Sie die persönlichen Daten des neuen Beschäftigten. Der vollständige Name wird z.B. im Terminkalender und im Behandlungsblatt benutzt.

Geben Sie die Daten ein oder wählen Sie die entsprechenden Optionen aus den Dropdownlisten:

Hinweis: Ändert sich der Status Vorbereitungsassistent in einen angestellten Zahnarzt mit eigener ZANR, muss die ZANR mit dem entsprechenden gültig-ab-Datum umgehend eingetragen werden, damit die korrekte ZANR mit den Abrechnungen übergeben werden kann.

 

  1. Leeren Sie die Eingabefelder, indem Sie auf den Button Leeren  klicken.
  2. Geben Sie die gewünschten Werte in die Eingabefelder ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Neu.

    • Der neu hinzugefügte Beschäftigte wird in die Liste Beschäftigte aufgenommen.

 

Arbeitszeiten

Im Reiter Arbeitszeiten > Arbeitszeiten hinterlegen Sie eine Vorgabe für die Arbeitszeiten des Beschäftigten.

Für jeden Wochentag können Sie über die Felder von und bis jeweils zwei Zeitbereiche definieren.

Im Terminbuch werden die Arbeitszeiten und die „Abwesenheit“-Zeiten farblich voneinander unterschieden. Wenn für den Beschäftigten eine Terminspalte angelegt ist, können Sie bei der Terminvergabe durch die farbige Hinterlegung erkennen, ob der Beschäftigte an dem gewünschten Tag zu der geplanten Zeit verfügbar ist oder nicht.

Sowohl die Arbeitszeit als auch die Wochenstunden werden in Stunden angezeigt.

 

Abwesenheit

Im Reiter Arbeitszeiten > Abwesenheit hinterlegen Sie die aktuellen Abwesenheitstage. Dazu gehören Urlaube, Fortbildungen, Krankheiten, Berufsschule und Ausgleich.

Ein Klick auf den Radio-Button aktuell zeigt alle noch anstehenden Urlaubszeiten. Bei Klick auf gesamt werden die aktuellen und auch alle bereits vergangenen Abwesenheitstage aufgelistet.

Über den Button Übersicht öffnet sich ein Fenster, in dem alle Fehlzeiten aufgelistet werden. Sie können sich die summierten Tage pro Jahr oder insgesamt anzeigen lassen. Wählen Sie die entsprechende Option aus der Dropdownliste.

 

Zuordnung

Im Reiter Zuordnung > Zuordnung hinterlegen Sie die Zuordnungen des Beschäftigten. Mehrfachmarkierungen sind möglich.

Hinweis: Manche der Zuordnungen (z.B. „Termine“) sind erst nach einem Neustart von charly aktiv.

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Beschäftigte Empfänger von Notizen sein soll. In der Liste Beschäftigte erhält der Beschäftigte bei den Zuordnungen ein „N“.

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Beschäftigte eine Terminspalte im Terminbuch erhalten soll. In der Liste Beschäftigte erhält der Beschäftigte bei den Zuordnungen ein „T“ in der ersten Spalte (z.B. „T - - - -“).

Hinweis: Die Reihenfolge der Terminspalten im Terminbuch richtet sich nach der Reihenfolge der Beschäftigten rechts in der Liste Beschäftigte. Ändern Sie die Reihenfolge bei Bedarf über die Sortierbuttons neben den Namen der Beschäftigten. Starten Sie charly neu, damit sich die Reihenfolge der Terminspalten im Karteireiter Termine aktualisiert.

Über die Checkbox Behandler und die Dropdownliste zugeordnet definieren Sie die abrechnenden Hauptbehandler sowie Beschäftigte, die Behandler sind, aber nicht selber abrechnen.

  • Abrechnender Hauptbehandler

    Aktivieren Sie für jeden abrechnenden Hauptbehandler diese Checkbox. Bei abrechnenden Hauptbehandlern muss die Dropdownliste dahinter leer bleiben!

    In der Liste Beschäftigte erhält der Beschäftigte bei den Zuordnungen ein „B“ sowie ein „A“.

  • Behandler

    Falls der Beschäftigte kein abrechnender Hauptbehandler ist, aktivieren Sie die Checkbox. Ordnen Sie den Beschäftigten über die Dropdownliste zugeordnet zu zusätzlich einem abrechnenden Hauptbehandler zu

    Hinweis: Ordnen Sie niemals den abrechnenden Hauptbehandler einem anderen Behandler zu!

    In der Liste Beschäftigte erhält der Beschäftigte bei den Zuordnungen ein „B“.

Es gelten folgende Regeln:

  • Ein Behandler kann nicht sich selber zugeordnet werden.
  • Ein Behandler, dem bereits Beschäftigte zugeordnet sind, kann nicht mehr einem anderen Behandler zugeordnet werden.

Alle Behandler, die nicht einem anderen Behandler zugeordnet wurden, finden Sie in der Dropdownliste zugeordnet zu wieder. Diese Behandler gelten als abrechnende Hauptbehandler und werden somit auch in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt gelistet, wo Sie die Abrechnung, den Kassenstempel etc. angeben.

Im Behandlungsblatt können in der Hauptzeile bis zu zwei Assistenzen angegeben werden.

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Beschäftigte eine Assistenz ist.

Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass das Kürzel der assistierenden Beschäftigten kurz und eindeutig ist, da die Assistenzen mit dem Kürzel in das Behandlungsblatt eingetragen werden.

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Beschäftigte über einen gültigen Röntgennachweis verfügt.

Beschäftigte, die über einen gültigen Röntgennachweis verfügen, können bei der Neuanlage eines Röntgeneintrags im Röntgenkontrollbuch in der Dropdownliste Mitarbeiter ausgewählt werden.

Hinweis: Gemäß §§ 48,49 StrlSchV (Strahlenschutzverordnung) muss die Fachkunde im Strahlenschutz mindestens alle fünf Jahre aktualisiert werden. Es obliegt der Praxis, regelmäßig zu prüfen, ob die Checkbox Röntgennachweis bei den jeweiligen Beschäftigten zu Recht aktiviert ist.

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Beschäftigte ein Techniker ist. In der Liste Beschäftigte erhält der Beschäftigte bei den Zuordnungen ein „T“ in der fünften Spalte (z.B. „- - - - T“).

Beschäftigte, die als Techniker markiert sind, können im Karteireiter Labor als Techniker für eine Leistung eingetragen werden.

 

Anmeldung

Im Reiter Zuordnung > Anmeldung hinterlegen Sie die Einstellungen für die Arbeitszeiterfassung.

Den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende der Mitarbeiter erfassen Sie in der Menüleiste unter Bearbeiten > Arbeitszeiten. Der Beginn und das Ende der Arbeitszeit wird automatisch im Hauptbereich MIS > Arbeitszeiten protokolliert.

Tipp: Falls Sie für die Beschäftigten Schichtpläne erstellt haben, verwendet charly die hinterlegten Schichtzeiten für die Berechnung der Arbeitszeiten. Für weitere Informationen siehe Schichtzeiten und Schichtplan.

Allgemeine Voraussetzungen für die Arbeitszeiterfassung

Für die Zeiterfassung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Die Beschäftigten können sich mittels Ihres charly-Benutzernamens und charly-Passworts an- und abmelden.

Voraussetzungen

  • Für den Beschäftigten wurde in charly in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte ein Login-Name und ein Passwort für charly festgelegt. Siehe Benutzerkennung.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Zeiterfassung ist die Checkbox Anmeldung mit Login-Name und Passwort (Schlossknopf) aktiviert.

Die Beschäftigten können sich mittels einer Versichertenkarte und einem Kartenlesegerät an- und abmelden. Es ist unabhängig davon ob der Beschäftigte als Patient in charly angelegt ist. Dazu wird von jedem Beschäftigten eine Versichertenkarte benötigt.

Der Beschäftigte kann eine beliebige Karte nutzen (z.B. eine abgelaufene Karte eines Verwandten. Wenn diese Karte dem Beschäftigten zugeordnet ist, kann die Arbeitszeit protokolliert werden.)

Hinweis: Die netzwerkfähigen E-Health-Kartenterminals können für die Arbeitszeiterfassung nicht verwendet werden!

Voraussetzungen

  • Die Versichertenkarte des Beschäftigten wurde in charly in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte > Zuordnung > Anmeldung über den Button KV-Karte einlesen zugeordnet. Die KV-Kartendaten können durch Drücken der Alt- oder Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) und Klick auf KV-Karte einlesen wieder gelöscht werden, damit evtl. eine andere (neue) Karte zugeordnet werden kann.

Die Beschäftigten können sich mittels eines RFID-Chips an- und abmelden. Dazu wird jedem Beschäftigten ein individueller RFID-Chip zugewiesen. Der Beschäftigte meldet sich mit diesem RFID-Chip an und ab.

Typischerweise werden die RFID-Chips in Form von Scheckkarten oder runden Schlüsselanhängern gefertigt und werden zum Öffnen von Türen verwendet.

Voraussetzungen

  • Dem Beschäftigten wurde in charly in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte > Zuordnung > Anmeldung über den Button RFID einlesen ein RFID-Chip zugewiesen.

Die Beschäftigten können sich mittels eines Fingerabdruck-Sensors an- und abmelden. Dazu wird von jedem Beschäftigten ein Fingerabdruck eingelesen.

Voraussetzungen

  • Von dem Beschäftigten wurde in charly in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte > Zuordnung > Anmeldung über den Button Fingerabdruck der Fingerabdruck eingelesen.

Die Beschäftigten können sich mittels eines Barcodes an- und abmelden. Dazu wird für jeden Beschäftigten ein eigener Barcode generiert und ausgedruckt. Der Beschäftigte meldet sich mit diesem gedruckten Barcode über den Barcodescanner an und ab.

Voraussetzungen

  • Dem Beschäftigten wurde in charly in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte > Zuordnung > Anmeldung über den Button Barcode drucken ein Barcode zugewiesen.

Wählen Sie aus der Dropdownliste Zeiterfassung die gewünschte Option:

Der Beschäftigte sieht das übliche Zeiterfassungsfenster.

Mit dieser Einstellung sind in dem Fenster für die Arbeitszeiterfassung automatisch der Name des Beschäftigten, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt, sobald sich der Beschäftigte in charly einloggt.

Mit dieser Einstellung kann bei der Anmeldung/Abmeldung das Datum und die Uhrzeit manuell geändert werden.

Mit dieser Einstellung sind in dem Fenster für die Arbeitszeiterfassung automatisch der Name des Beschäftigten, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt, sobald sich der Beschäftigte in charly einloggt. Im Gegensatz zu der Option nur eigene kann der Beschäftigte bei der Option Datum/Zeit nur eigene den Namen, das Datum und die Uhrzeit ändern.

 

Patienten-Einschränkung

Im Reiter Zuordnung > Pat.-Einschränkung können Sie die Einsichtnahme auf die Patientenliste einschränken.

Die Einschränkung auf bestimmte Patienten kann für einen Hauptbehandler, einen Behandler oder einen Prophylaxemitarbeiter eingestellt werden. Dadurch kann der Beschäftigte nur noch Patienten, die ihm zugeordnet wurden (unter Patient: Behandler oder Prophylaxe) in der Patientenliste sehen. In Praxisgemeinschaften können so ggf. Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Hinweis: Auch Kostenvoranschläge und Rechnungen sind dieser Einschränkung unterworfen. Beschäftigte, die für die gesamte Praxis Heil- und Kostenpläne oder Rechnungen schreiben, sollten keine Patienteneinschränkung besitzen.

Bei den Optionen Hauptbehandler, Behandler und Prophylaxe wählen Sie über die untere Dropdownliste zusätzlich noch den Beschäftigten. Bei Behandlerauswahl und Prophylaxeauswahl geben Sie in der unteren Liste alle Behandler bzw. Prophylaxemitarbeiter ein, deren Patienten der aktuell ausgewählte Beschäftigte sehen darf.

Über die Checkbox Terminspalten können Sie auch die Sicht auf die Terminspalten einschränken. Es werden dann nur noch die Terminspalten des Beschäftigten oder der hier gewählten Beschäftigten angezeigt.

 

Bankverbindung

Im Reiter Abrechnung > Bankverbindung hinterlegen Sie die Kontodaten des Beschäftigten. Des Weiteren hinterlegen Sie hier das Gehalt, das Eintrittsdatum in die Praxis sowie ggf. das Kündigungsdatum.

In dem Feld Gehalt sehen Sie das aktuelle Gehalt des Beschäftigten. Über den Plus-Button neben dem Feld seit geben Sie eine Gehaltsänderung ein. Über den Button … können Sie den bisherigen Gehaltsverlauf in einer Übersicht ansehen.

In dem Feld angestellt seit hinterlegen Sie das Eintrittsdatum des Beschäftigten in die Praxis.

In dem Feld gekündigt am hinterlegen Sie ggf. das Kündigungsdatum des Beschäftigten und wählen in der Dropdownliste daneben den Grund selber gekündigt oder durch Praxis gekündigt.

 

Mitarbeiterbeteiligung

Im Reiter Abrechnung > Mitarbeiterbeteiligung können Sie eine Beteiligung des Beschäftigten am Erfolg der Praxis hinterlegen.

Die Prozente beziehen sich

 

Fortbildung

Im Reiter Fortbildung finden Sie alle Fortbildungen, die der Beschäftigte bisher besucht hat. Sie können die Liste über die oberen Radio-Buttons auf Fortbildungen oder Unterweisungen einschränken. Auch die Eingabe eines Zeitraums ist möglich.

Die Fortbildungen erfassen Sie in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Fortbildungen. Die Unterweisungen erfassen Sie in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Unterweisungen.

 

Ablage

Im Reiter Ablage können Sie zusätzliche Daten hinterlegen.

In dem Reiter Foto können Sie ein Foto des Beschäftigten hinterlegen.

Mit einem Klick auf den Plus-Button öffnen Sie das Dateiauswahlfenster, aus dem Sie das Foto des Mitarbeiters heraussuchen können. Ein Klick auf den Minus-Button entfernt das Foto wieder aus der Ablage.

In dem Reiter Bemerkungen können Sie Bemerkungen zu dem Beschäftigten hinterlegen.

Datei im Bearbeiten-Modus öffnen
Datei löschen
Datei-Inhalt ansehen
Datei importieren
Datei exportieren
Datei löschen

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder, indem Sie auf den Button Leeren klicken.
  2. Geben Sie die gewünschten Werte in die Eingabefelder ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Neu.

    • Der neu hinzugefügte Beschäftigte wird in die Liste Beschäftigte aufgenommen.

Ändern

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie ändern möchten.
  2. Ändern Sie den Datensatz.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

  1. Um die Reihenfolge zu ändern, haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf den Sortierbutton am Ende der Zeile und verschieben Sie den Datensatz an die neue Stelle in der Liste.
    • Drücken Sie die Alt-Taste und verschieben Sie den Datensatz bei gedrückter linker Maustaste an die neue Stelle in der Liste.

  2. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern .

    • Die Datensätze stehen in der geänderten Reihenfolge zur Verfügung.
Hinweis: Die Reihenfolge der Beschäftigten mit der Zuordnung „T“ für Termine in der Liste ist ausschlaggebend für die Reihenfolge, in der die Terminspalten dieser Beschäftigten im Terminbuch erscheinen. Nach dem Neustart ist die geänderte Reihenfolge der Terminspalten im Terminbuch zu sehen.

Suchen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
  1. Geben Sie in das weiße Suchfeld oberhalb der Liste – rechts im Karteiblatt – den oder die ersten Buchstaben des gesuchten Datensatzes ein.

  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Enter-Taste.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – wird der erste Datensatz markiert, dessen Name mit dem oder den gesuchten Buchstaben beginnt.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

Veralten, Löschen

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie veralten möchten.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.
  3. Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf veraltet.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht nicht mehr zur Verfügung.
  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen.

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle veralteten Datensätze angezeigt.
  4. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie wiederherstellen möchten.
  5. Deaktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht wieder zur Verfügung.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

Benutzerverwaltung aktivieren, Abwesenheit eintragen

  1. Markieren Sie in der Liste Beschäftigte den Beschäftigten „admin“.
  2. Klicken Sie in das Feld Passwort und drücken Sie die Tastenkombination Strg + A (cmd + A bei Mac).

  3. Geben Sie das neue Passwort ein und klicken Sie auf den Button OK.

    • Wenn sich das Passwort geändert hat, öffnet sich ein Fenster.

  4. Geben Sie das neue Passwort erneut ein und drücken Sie die Enter-Taste.

    • Das neue Passwort ist gespeichert.

  5. Starten Sie charly neu.

    • Nach dem Neustart öffnet sich bei jedem charly-Start das Anmelde-Fenster, in dem sich der Beschäftigte mit seinem persönlichen Login-Namen und seinem Passwort anmelden muss.

      Des Weiteren ist im Arbeitsfenster links oben ein Button mit einem Schloss zu sehen. Über diesen Button kann sich ein Beschäftigter in charly schnell an- oder abmelden, ohne charly dafür neu starten zu müssen.

  1. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeiten.
  2. Wählen Sie in dem Reiter den Punkt Abwesenheit.

  3. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste den Grund der Abwesenheit. Die Option --- lässt den Grund offen.
  5. Geben Sie den Zeitraum in die Felder von und bis ein.

  6. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu beenden und das Fenster zu schließen.

    • Der Eintrag wird in die Liste aufgenommen.

      Über den Minus-Button können Sie einen Eintrag wieder aus der Liste entfernen.