Arbeitszeiten

Im Hauptbereich MIS > Arbeitszeiten können Sie die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten analysieren und ggf. korrigieren. Dafür dokumentieren die Beschäftigten bei der Ankunft und bei dem Verlassen der Praxis ihre Arbeitszeiten.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Reiter Arbeitszeiten

Im Reiter Arbeitszeiten können Sie die erfassten Arbeitszeiten eines Beschäftigten analysieren, ggf. korrigieren und weitere Arbeitszeiten erfassen.

Folgende Arbeitszeiten werden berücksichtigt:

Der Reiter zeigt auf der linken Seite den Beginn und das Ende der Arbeitszeiten eines Beschäftigten. Auf der rechten Seite werden die Zeiten pro Tag und als Gesamtsumme über den gewählten Monat angezeigt. Unterhalb dieses Bereichs befinden sich die folgenden Checkboxen:

Über die Checkbox Summe pro Woche werden die Arbeitszeiten wöchentlich statt monatlich aufsummiert.

Bei der wöchentlichen Aufsummierung werden alle Wochen eines Monats angezeigt. Wenn die letzte Woche des Vormonats mit nur einem Tag im nächsten Monat liegt, wird die ganze Woche im nächsten Monat angezeigt.

Über die Checkbox Bemerkung werden in der Liste die hinterlegten Bemerkungen angezeigt.

Die Liste der erfassten Arbeitszeiten können Sie ausdrucken – bei Bedarf inklusive der Bemerkungen.

 

Reiter Prüfung

Im Reiter Prüfung werden alle Arbeitszeiten des gewählten Mitarbeiters für den gewählten Zeitraum gelistet.

Hinweis: Die Funktionalitäten des Reiter Prüfung benötigen Sie nur dann, wenn Sie in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung entsprechende Vorgaben angelegt haben. Die Prüfung greift auf die Einstellungen zurück, die dort vorgenommen wurden.

Über den Button Termine kontrolliert charly die Zeiten in der „Patienten heute“-Liste. Als Anfangszeit ermittelt charly die Zeit „wird behandelt seit“ aus dem Termin-Informationsfenster des ersten Termins des Beschäftigten. Als Endzeit ermittelt charly die Zeit „Behandlungsende“ aus dem Termin-Informationsfenster des letzten Termins des Beschäftigten.

Voraussetzungen

  • Sie erfassen die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten in charly.
  • Sie haben in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung entsprechende Vorgaben angelegt.
  • Der Beschäftigte hat eine Terminspalte im Terminbuch.
Hinweis: Falls eine der nachfolgenden Bedingungen eintritt, werden die Zeiten nicht ermittelt:

  • Für den Beschäftigten sind an den folgenden Stellen keine Arbeitszeiten hinterlegt:

  • Die erfasste „Kommen-Zeit“ und deren evtl. Abweichung ist größer als die geplante Anfangszeit laut Arbeitsplan. Die tolerierte Abweichung ist in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung definiert.
  • Die erfasste „Gehen-Zeit“ und deren evtl. Abweichung ist kleiner als die geplante Endzeit laut Arbeitsplan. Die tolerierte Abweichung ist in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung definiert.

charly ermittelt nach einem Klick auf den Button charly die Zeiten anhand der Einträge in diversen Karteiblättern und Bereichen, darunter sind u.a.:

  • Patient
  • Befunde
  • Behandlungsblatt
  • HKP
  • Rechnungen
  • Termine
  • Buchungen
  • Stammdaten

Dabei prüft charly, ob Datensätze durch den gewählten Mitarbeiter an dem gewählten Arbeitstag erstellt oder geändert wurden. Aus dem Ergebnis ermittelt charly die Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Wichtig hierfür ist, dass der Beschäftigte mit seinem eigenen Login in charly angemeldet war.

Hinweis: Falls eine der nachfolgenden Bedingungen eintritt, werden die Zeiten nicht ermittelt:

  • Für den Beschäftigten sind an den folgenden Stellen keine Arbeitszeiten hinterlegt:

  • Die erfasste „Kommen-Zeit“ und deren evtl. Abweichung ist größer als die geplante Anfangszeit laut Arbeitsplan. Die tolerierte Abweichung ist in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung definiert.
  • Die erfasste „Gehen-Zeit“ und deren evtl. Abweichung ist kleiner als die geplante Endzeit laut Arbeitsplan. Die tolerierte Abweichung ist in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Arbeitszeitermittlung definiert.

Über den Button Erneuter Prüflauf über alle Datensätze können Sie den Inhalt der Liste aktualisieren.

Hinweis: Wenn Sie bereits Einträge geprüft und geändert haben, werden diese Prüfungen und Änderungen für den gerade bearbeiteten Monat wieder zurückgesetzt!

Die Tabelle zeigt folgende Informationen

Spalte Beschreibung
Tag, Datum zeigt den Wochentag und das Datum der Zeile
Arbeitsplan, Pause, Zeit

zeigt die Soll-Arbeitszeit, die bei dem jeweiligen Mitarbeiter an den folgenden Stellen hinterlegt ist:

  • in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte im Reiter Arbeitszeiten

    oder

  • in den Stammdaten > Praxis > Arbeitsplan > Schichtplan
Zeiterfassung, Pause, Zeit zeigt die Ist-Arbeitszeit, die über die Zeiterfassung in der Menüleiste unter Bearbeiten > Arbeitszeiten oder im Hauptbereich MIS > Arbeitszeiten erfasst wurden
Ermittelt

  • zeigt nach einem Klick auf den Button Termine die Einträge, die anhand der Termine in der „Patienten heute“-Liste erfasst wurden, wenn der Beschäftigte eine Terminspalte hat.

    oder

  • zeigt nach einem Klick auf den Button charly die Einträge, die anhand der Eingaben im Behandlungsblatt ermittelt wurden. Dies gilt, wenn der Beschäftigte Einträge im Behandlungsblatt unter seinem Login-Kürzel erstellt oder bearbeitet hat.
Genehmigt, Pause, Zeit zeigt die geprüften und genehmigten Arbeitszeiten, die über die Pfeil-Buttons übernommen und mit der Checkbox geprüft bestätigt wurden
Geprüft

zeigt mittels eines Farbcodes das Ergebnis der Arbeitszeitüberprüfung

■ Zeile geprüft
■ ermittelte Arbeitszeit entspricht Arbeitsplan, aber Arbeitsbeginn weicht ab
■ ermittelte Arbeitszeit ist kürzer als nach Arbeitsplan
■ ermittelte Arbeitszeit ist kürzer als nach Arbeitsplan, aber die Arbeitszeit nach Zeiterfassung ist größer, als die ermittelte
■ ermittelte Arbeitszeit ist länger als nach Arbeitsplan
■ ermittelte Arbeitszeit ist länger als nach Arbeitsplan und Arbeitszeit nach Zeiterfassung ist um mehr als 10 Min. länger als die ermittelte
keine ermittelte Arbeitszeit weicht nicht oder nur geringfügig von der Arbeitszeit nach Zeiterfassung ab und die Checkbox geprüft wurde noch nicht aktiviert

Unterhalb der Spalten der Tabelle befinden sich einige Felder und Pfeil-Buttons. Wenn Sie in der Liste einen Tag markieren, können Sie die Arbeitszeiten dieses Tages über die Pfeil-Buttons übernehmen.

Option Beschreibung
a Zeile geprüft
b ermittelte Arbeitszeit entspricht Arbeitsplan, aber Arbeitsbeginn weicht ab
c ermittelte Arbeitszeit ist kürzer als nach Arbeitsplan
d ermittelte Arbeitszeit ist kürzer als nach Arbeitsplan, aber die Arbeitszeit nach Zeiterfassung ist größer, als die ermittelte
e ermittelte Arbeitszeit ist länger als nach Arbeitsplan

Für weitere Informationen siehe Arbeitszeiten überprüfen.

 

How-to-Zusammenfassung

  1. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeiten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Beschäftigter den gewünschten Beschäftigten.

  3. Wählen Sie aus den beiden Dropdownlisten neben Monat den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr.

    • In der rechten Liste werden die Arbeitszeiten für den gewählten Zeitraum detailliert aufgelistet. Am Ende der Liste wird die Anzahl der Fehlstunden des Mitarbeiters gelistet, aufgesplittet nach „Krankheit“, „Fortbildung“ und „Fehlstunden“.
  1. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeiten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Beschäftigter den gewünschten Beschäftigten.
  3. Wählen Sie aus den beiden Dropdownlisten neben Monat den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr.

  4. Markieren Sie in der Liste Arbeitszeiten (Komme / Gehe) die Zeile mit der Arbeitszeit, die Sie ändern möchten.

    • In die Felder unterhalb der Liste wird das Datum und die Uhrzeit dieser Arbeitszeit übernommen.
  5. Ändern Sie die Arbeitszeit wie gewünscht.
  6. Ändern Sie ggf. über die Dropdownliste daneben, den Arbeitsbeginn (Komme) in das Arbeitsende (Gehe) oder umgekehrt.

  7. Klicken Sie auf den Button Ändern.

    • Die Arbeitszeit wird geändert.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!
  1. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeiten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Beschäftigter den gewünschten Beschäftigten.
  3. Wählen Sie aus den beiden Dropdownlisten neben Monat den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr.
  4. Markieren Sie in der Liste Arbeitszeiten (Komme / Gehe) die Zeile mit der Arbeitszeit, die Sie löschen möchten.

  5. Klicken Sie auf den Button Löschen.

    • Die Arbeitszeit wird aus der Liste entfernt.
  1. Wählen Sie den Reiter Arbeitszeiten.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Beschäftigter den gewünschten Beschäftigten.
  3. Wählen Sie aus den beiden Dropdownlisten neben Monat den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr.
  4. Um auch die Bemerkungen zu drucken, aktivieren Sie die Checkbox Bemerkungen.

  5. Klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • Der „Drucken“-Dialog öffnet sich.

  6. Wählen Sie den gewünschten Drucker und klicken Sie auf Drucken.

    • Die Arbeitszeiten werden gedruckt.
  1. Wählen Sie den Reiter Prüfung.
  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Beschäftigter den gewünschten Beschäftigten.

  3. Wählen Sie aus den beiden Dropdownlisten neben Monat den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr.

    • Die Arbeitszeiten werden in der Liste angezeigt.
  4. Ermitteln Sie die Arbeitszeiten ggf. über die Buttons Termine oder charly.

  5. Markieren Sie eine Zeile.

    • Über die Felder und Pfeile-Buttons im unteren Bereich können Sie die Arbeitszeiten bearbeiten.

      Bei Klick auf die Buttons wird der jeweilige Wert der darüber liegenden Spalte in die Felder der „Genehmigt“-Spalte übernommen.

      Sie können die genehmigten Arbeitszeiten auch direkt eintippen.

  6. Wenn die Arbeitszeiten geprüft und ggf. korrigiert sind, aktivieren Sie die Checkbox Geprüft.

    • Die geprüfte und freigegebene Arbeitszeit wird übernommen.