EBZ-ZE

Im Hauptbereich Patient > HKP > EBZ-ZE erstellen Sie ab dem 01.01.2023 den Kostenplan für Zahnersatz (ZE), der das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) verwendet.

Tipp: Alle wichtigen Information rund um EBZ sind in dem Hilfetext Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) zusammengefasst.

 

Karteiblatt

 

Allgemeine Voraussetzungen

 

Ablauf

  1. EBZ-ZE erstellen

  2. eFormular 3 für die Antragstellung ausfüllen

    1. Befund eingeben/ändern

      Wenn Sie einen neuen EBZ-ZE erstellen, übernehmen Sie den Anfangsbefund wahlweise aus dem 01-Befund oder dem Behandlungsblatt. Bei Bedarf können Sie den Befund ändern.

    2. Regelversorgung eingeben/ändern

      Bei Bedarf können Sie die Regelversorgung auf Basis des aktuellen Befunds neu ermitteln. Anschließend können Sie die Regelversorgung ggf. ändern.

    3. Therapieplanung eingeben/ändern

    4. [Optional] Therapieschritte, Bemerkungen, weitere Angaben eingeben

    5. Festzuschüsse und Leistungen ermitteln

      Hinweis: In den ZE-Richtlinien (ZE-RILI) 36a und 36b des Gemeinsamen Bundesausschusses sind die Ausnahmefälle für implantologische Leistungen definiert. Für weitere Informationen siehe Ausnahmefälle für implantologische Leistungen (ZE-RILI 36).
    6. [Optional] Festzuschüsse ändern/ergänzen/löschen
    7. Leistungen eingeben und ändern
    8. Laborleistungen eingeben und ändern
    9. Material eingeben und ändern
    10. Gesamtplanung prüfen und drucken
    11. Kostenvoranschlag drucken
  3. EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden

  4. EBZ-Antrag wurde von der Krankenkasse genehmigt

    1. HKP-Status des EBZ-ZE in „genehmigt“ ändern
    2. Leistungen eingeben
    3. Material eingeben
    4. Labor eingeben
  5. [Optional] Änderungantrag erstellen
  6. [Optional] EBZ-Kostenplan duplizieren
  7. EBZ-ZE abrechnen

 

Festzuschüsse und Leistungen

Ausnahmefälle für implantologische Leistungen (ZE-RILI 36)

In den ZE-Richtlinien (ZE-RILI) 36a und 36b des Gemeinsamen Bundesausschusses sind die Ausnahmefälle für implantologische Leistungen definiert.

charly prüft und unterstützt in den Ausnahmefällen gemäß der ZE-RILI 36 wie folgt:

Bei einer Einzelzahnlücke mit dem Befundkürzel fi erkennt charly, dass es sich um einen Ausnahmefall handeln könnte, sofern die beiden benachbarten Zähne ohne Befund sind. Unter diesen Bedingungen macht Sie charly bei der Ermittlung der Festzuschüsse und Gebührennummern mit einem Hinweis auf den möglichen Ausnahmefall aufmerksam.

Wenn Sie diesen Hinweis bestätigen, …

  • errechnet charly bei einer Regelversorgung die möglichen BEMA-Positionen (19i, 20ai, 20bi)
  • errechnet charly bei einer gleichartigen Versorgung die BEMA-Position 19i und die individualisierte GOZ-Positionen 2200, die in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Lstg. > ZE-Berechnung (FZ) hinterlegt ist.
  • trägt charly den Ausnahmefall für die zahnbegrenzte Einzelzahnlücke in das Bemerkungsfeld ein.

Wenn Sie bei der Einzelzahnlücke das Kürzel SK bzw. SKV eingetragen haben, kennzeichnet charly diese Leistung als Regelversorgung. Dabei orientiert sich charly an den Verblendgrenzen.

Wenn Sie bei der Einzelzahnlücke das Kürzel SKM eingetragen haben, kennzeichnet charly diese Leistung grundsätzlich als gleichartige Versorgung.

Bei einem zahnlosen Kiefer mit den Befundkürzeln f, ew und mindestens einem Befundkürzel fi erkennt charly, dass es sich um einen Ausnahmefall handeln könnte und macht Sie bei der Ermittlung der Festzuschüsse und Gebührennummern mit einem Hinweis auf den möglichen Ausnahmefall aufmerksam.

Wenn Sie diesen Hinweis bestätigen, …

  • trägt charly die Regelversorgung E ein
  • trägt charly das Therapiekürzel SE ein
  • errechnet charly die möglichen BEMA-Positionen (97ai, 97bi, 98bi, 98ci, 98di, 98ei)
  • trägt charly den Ausnahmefall für den atrophierten Kiefer in das Bemerkungsfeld ein

Auch eine Teleskopversorgung auf Implantaten gehört zur Regelversorgung, die sich jedoch in eine gleichartige Versorgung ändern kann. Die Entscheidung liegt beim behandelnden Zahnarzt.

Wenn eine festsitzende Brücke auf Implantaten durchgeführt wird, erkennt charly eine andersartige Versorgung. Die anrechenbaren Leistungen werden nicht vorgeschlagen.

Hinweis: Entsprechend der ZE-RILI schlägt charly den Ausnahmefall nur bei zahnlosen Kiefern mit den Befundkürzeln f und ew vor. Wenn es sich um einen atrophierten Kiefer mit den Befundkürzeln x, sw und/oder ix handelt, liegt die Entscheidung für den Ausnahmefall beim behandelnden Zahnarzt. charly bringt keinen Hinweis und in der Folge müssen Sie die gesamte Leistungsberechnung selbst durchführen.

 

Beantragung des Austauschs eines Primär- oder Sekundärteils nach BEMA-Nr. 91d

Wenn über die Gebührennummer 91d der Austausch eines Primär- oder Sekundärteils beantragt (91d halbe) wird, muss gemäß der EBZ-Spezifikation im Antrag bei der Anzahl der Wert 0,5 eingetragen werden. Wenn der Austausch für zwei oder mehr Primär- oder Sekundärteile beantragt wird, muss die Gebührennummer „91d“ zweimal bzw. mehrmals separat und jeweils mit der Anzahl 0,5 im Antragsdatensatz angegeben werden.

In charly kann in der Beantragung und in der Abrechnung keine Anzahl 0,5 in der Oberfläche eingegeben werden. Um die „91d halbe“ zu beantragen und abzurechnen, ermittelt charly daher die BEMA 91d/h. Diese entspricht der 91d mit der Anzahl 0,5. Bei der Ermittlung werden standardmäßig mehrere Primärteile pro Kiefer zusammengefasst.

Um in diesem Fall für den EBZ-Antrag die 91d korrekt zu übergeben, müssen Sie im Bereich Leistungen des EBZ-ZE die 91d/h für jeden Zahn einzeln eingeben.

Im EBZ-Antrag wird die 91d dadurch für jeden Zahn separat und jeweils mit der Anzahl 0,5 übermittelt.

 

Teilleistungen

Teilleistungen kommen dann zum Einsatz wenn der Patient seinen Zahnersatz nicht oder nur teilweise eingesetzt bekommt.
Gründe dafür können sein dass der Patient den Zahnersatz doch nicht möchte oder vor dem Eingliederungstermin verstorben ist.
Eine korrekte Abrechnung setzt eine genaue Zuordnung der Gebührennummern für die Teilleistungen zu den Nummern in charly voraus.

Informieren Sie sich bei Ihrer KZV welche Leistungen sie zum Teil abrechnen dürfen und zu vielen Teilen (50% oder 75%).

Beispiel:
  • Eine OK-Prothese wurde eingegliedert, die UK-Prothese dagegen nicht.
  • Ein Stiftaufbau nach 18a mit FZ 1.4 wurde bereits durchgeführt, die präparierte und vielleicht bereits hergestellte Krone kann jedoch nicht mehr eingesetzt werden.

Für weitere Informationen siehe Eingabe und Abrechnung von Teilleistungen.

 

Abrechnung

ZE-Heil- und Kostenpläne müssen zunächst im Karteireiter HKP abgerechnet werden.

Von allen im Karteireiter HKP abgerechneten ZE-Heil- und Kostenpläne kann anschließend im Karteireiter Rechnung > BEMA > ZE eine ZE-Abrechnung erstellt und bei der zuständigen KZV eingereicht werden.

 

Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls

Im Rahmen der Abrechnung wird das ZE-Abrechnungsmodul der KZBV aufgerufen und prüft die Leistungen. Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster ZE-Modul Fehlermeldungen.

Hinweis: Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) müssen vor der Abrechnung korrigiert werden. Alle anderen Fehlermeldungen und Hinweise sollten überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, mit den Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls umzugehen:

 

Direktabrechnung (gleichartige Versorgung)

Bei der Direktabrechnung wird die gesamte Rechnung an den Versicherten gestellt. Dieser holt sich seinen Festzuschuss von der Krankenkasse. Direkt abgerechnete Heil- und Kostenpläne gehen nicht in die ZE-Abrechnung zur KZV.

Bei einer Regelversorgung ist keine Direktabrechnung möglich. Der Festzuschuss wird über die KZV abgerechnet.

Bei der gleichartigen Versorgung können Sie die Direktabrechnung aktivieren, sofern die Voraussetzungen für eine Direktabrechnung erfüllt sind.

Bei der andersartigen Versorgung wird automatisch direkt abgerechnet, wenn die Kennzeichnung „D“ im Bereich der Abrechnung eingetragen ist.

Eine geplante Direktabrechnung ist, sowohl bei einer gleichartigen als auch einer andersartigen Versorgung, mit dem EBZ-Antrag bei der Krankenkasse zu beantragen. Markieren Sie hierzu die Checkbox „Direktabrechnung“ und versenden Sie den EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Voraussetzungen

  • Siehe Allgemeine Voraussetzungen
  • Für den Patienten wurde eine Befundung durchgeführt und im Karteireiter Befunde > 01 bzw. im Behandlungsblatt dokumentiert.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ 1) ist folgendes definiert:

    • In der Dropdownliste ZE-Befund laden von wo charly den Befund des Patienten standardmäßig laden soll. Alternativ können Sie einstellen, dass Sie beim Erstellen eines EBZ-ZE grundsätzlich gefragt werden, von wo der Befund geladen werden soll.
    • In der Dropdownliste Festzuschuss mit welcher Höhe der Festzuschuss standardmäßig beim Erstellen des EBZ-ZE übernommen werden soll.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kostenplan erstellen möchten.

  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Karteiblatts auf den Button Erstellen .

  3. In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler gewählt, der in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist. Wählen Sie ggf. einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.

  4. Im Feld Datum steht standardmäßig das charly-Tagesdatum. Geben Sie bei Bedarf ein anderes Datum ein. Anhand dieses Datums werden der Punktwert und der Festzuschuss festgelegt.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Art die Option EBZ-ZE.

  6. Belassen Sie die erste Dropdownliste neben HKP-Status auf Eingabe.

    In der Dropdownliste daneben können Sie ergänzende Angaben zum HKP-Status machen (Substatus), z.B. in Arbeit.

    Sowohl der HKP-Status als auch der Substatus werden im Behandlungsblatt angezeigt.

  7. Geben Sie in das Feld HKP-Kürzel eine Kurzbezeichnung für den neuen Kostenplan ein. Das Kürzel dient der besseren Unterscheidung von anderen Kostenplänen. Dieses Kürzel wird auch im Behandlungsblatt angezeigt.

  8. Im Feld KZV-Intern können Sie einen fallbezogenen Erläuterungstext für Ihre KZV hinterlegen.

    Der Erläuterungstext wird im Rahmen der Abrechnung an Ihre KZV übermittelt.

    Über den kleinen Button T können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe

  9. Im Feld Bemerkung können Sie einen praxis-internen Text eingeben. Über den kleinen Button  können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe.

    Tipp: Wenn Sie in Textvorlagen die Variable «hkp_bemerkung» benutzen, wird dieser Text auf den HKP und in den Laborauftrag gedruckt, ansonsten bleibt der Text praxis-intern.

  10. Die Checkboxen XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor sowie charly errechnet automatisch die EDM-Mehrkosten sind standardmäßig aktiviert.

    Beide Checkboxen werden für die rein elektronische Abrechnung benötigt. Wenn Material- und Laborkosten nicht ausschließlich elektronisch übermittelt werden, sondern in Papierform nachgereicht werden müssen, müssen beide Checkboxen deaktiviert sein.

    • Checkbox XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor

      Mit dieser Checkbox werden die erforderlichen Einzelpositionen an die KZV weitergegeben. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden nur die Gesamtbeträge ohne die erforderliche Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten weitergeleitet.

    • Checkbox charly errechnet automatisch die EDM-Mehrkosten

      Bei aktivierter Checkbox errechnet charly automatisch die Abrechnungseinheiten mit dem dazugehörigen NEM-Festzuschuss.

    Für weitere Informationen siehe EDM-Mehrkosten im Kasse ZE.

  11. Klicken Sie auf den Button OK, um den Kostenplan zu erstellen.

    • Der Kostenplan wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.

      Gleichzeitig wird der neue Kostenplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:

      • Datum
      • HKP-Nummer (von charly vergeben)
      • HKP-Art („EBZ-ZE“)
      • HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
      • Behandler
      • HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)

      Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Kostenplan auswählen und anzeigen.

    • Der standardmäßige Festzuschuss wird aus den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ 1) übernommen.
    • [Optional] Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung öffnet sich ein Hinweisfenster, in dem Sie den Befund für den Heil- und Kostenplan wählen.

  12. [Optional] Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button …

    • Beh.blatt, um den aktuellen Befund aus dem Behandlungsblatt zu übernehmen.
    • 01-Befund, um den aktuellen 01-Befund zu übernehmen.
    • Der gewählte Befund wird als Basis für den HKP übernommen.
    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  13. [Optional] Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button …

    • Ermitteln, wenn charly die Regelversorgung anhand des gewählten Befundes ermitteln und damit die Basis für den HKP liefern soll.
    • Abbrechen, wenn Sie die Regelversorgung manuell eingeben möchten oder einen Reparaturplan erstellen.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Behandlerwechsel.

    • Ein Browser-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen sie den Radio-Button Behandlerwechsel mit Neuplanung.

  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Kostenplan ist damit für den Behandlerwechsel mit Neuplanung markiert. Den Versand-Prozess starten Sie nach dem vollständigen Ausfüllen des EBZ-ZE Kostenplans per Klick auf den Button Senden . Im eFormular 3 ist der Behandlerwechsel mit Neuplanung vermerkt.
    4. Hinweis: Ein Behandlerwechsel mit Planübernahme steht für einen EBZ-ZE Kostenplan nicht zur Verfügung.

Nächste Schritte

Befund eingeben/ändern

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „B“ (Befund) einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem grau hinterlegten Kasten auf den Button mit dem gewünschten Befundkürzel.

    Tipp: Jeder Button verfügt über einen Tooltipp mit der ausgeschriebenen Bezeichnung des Befundkürzels.
    • Das Befundkürzel wird für den markierten Zahn/die markierten Zähne in die Zeile „B“ übernommen.
      Sie können die Befundkürzel auch per Tastatur eingeben.
  3. Wiederholen Sie die Schritte, bis der Befund vollständig eingegeben ist.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „B“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem grau hinterlegten Kasten auf den Buchstaben „B“.

    • Die Befundkürzel werden bei den markierten Zähnen gelöscht.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.

Vorgehensweise

  1. Um den Anfangsbefund neu zu ermitteln: Klicken Sie oberhalb des Zahnschemas auf I. Befund des gesamten Gebisses/Kostenplan.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf Ermitteln.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. [Optional] Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button …

    • Beh.blatt, um den aktuellen Befund aus dem Behandlungsblatt zu übernehmen.
    • 01-Befund, um den aktuellen 01-Befund zu übernehmen.
    • Der gewählte Befund wird als Basis für den HKP übernommen.
    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. [Optional] Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button …

    • Ermitteln, wenn charly die Regelversorgung anhand des gewählten Befundes ermitteln und damit die Basis für den HKP liefern soll.
    • Abbrechen, wenn Sie die Regelversorgung manuell eingeben möchten oder einen Reparaturplan erstellen.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speicher Button.
  6. Ändern Sie den Befund bei Bedarf. Siehe Befund eingeben/ändern.

Nächste Schritte

Regelversorgung eingeben/ändern

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Um die Regelversorgung anhand des eingegebenen Befunds neu zu ermitteln: Drücken Sie die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie gleichzeitig oberhalb des Zahnschemas auf I. Befund des gesamten Gebisses/Kostenplan.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf Ermitteln.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. [Optional] Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button …

    • Ermitteln, wenn charly die Regelversorgung anhand des gewählten Befundes ermitteln und damit die Basis für den HKP liefern soll.
    • Abbrechen, wenn Sie die Regelversorgung manuell eingeben möchten oder einen Reparaturplan erstellen.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeicherButton.
  5. Ändern Sie die Regelversorgung bei Bedarf. Siehe Regelversorgung eingeben/ändern.

Nächste Schritte

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „R“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem grün hinterlegten Kasten auf den Button mit dem gewünschten Befundkürzel.

    Hinweis: Verwenden Sie für Wiederherstellungen / Erweiterungen die Kürzel in der Zeile „Rep.“ (Reparatur).
    Tipp: Jeder Button verfügt über einen Tooltipp mit der ausgeschriebenen Bezeichnung des Befundkürzels.

    • Das Regelversorgungskürzel wird für den markierten Zahn/die markierten Zähne in die Zeile „R“ übernommen.

      Wiederherstellungen und Erweiterungen haben zur Kenntlichmachung einen farbigen Hintergrund im Zahnschema.

  3. Wiederholen Sie die Schritte, bis die Regelversorgung vollständig eingegeben ist.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeichernButton.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „R“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem grün hinterlegten Kasten auf den Buchstaben „R“.

    • Die Regelversorgungskürzel werden bei den markierten Zähnen gelöscht.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeichernButton.

Nächste Schritte

Therapieplanung eingeben/ändern

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Vorgehensweise

Wenn die Therapieplanung der Regelversorgung entspricht, lassen Sie charly den Therapieplan automatisch ermitteln. Nehmen Sie keine Änderungen in der TP-Reihe des Zahnschemas vor.

Wenn der Kiefer nach Regelversorgung versorgt wird, werden beim Ausdruck des HKPs die Therapieplanungskürzel weggelassen. Bei Lückenschluss lassen Sie die ermittelte Brücke stehen. Auch diese wird beim Ausdruck durch ein „---“ ersetzt.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben
Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „TP“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem blau hinterlegten Kasten auf den Button mit dem gewünschten Therapieplanungskürzel.

    Tipp: Jeder Button verfügt über einen Tooltipp mit der ausgeschriebenen Bezeichnung des Befundkürzels.
    • Das Therapieplanungskürzel wird für den markierten Zahn/die markierten Zähne in die Zeile „TP“ übernommen.
  3. Wiederholen Sie die Schritte, bis die Therapieplanung vollständig eingegeben ist.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben
Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „TP“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem blau hinterlegten Kasten auf den Button mit dem gewünschten Therapieplanungskürzel.

    Tipp: Jeder Button verfügt über einen Tooltipp mit der ausgeschriebenen Bezeichnung des Befundkürzels.
    • Das Therapieplanungskürzel wird für den markierten Zahn/die markierten Zähne in die Zeile „TP“ übernommen.
  3. Wiederholen Sie die Schritte, bis die Therapieplanung vollständig eingegeben ist.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Zahnschema in der Zeile „TP“ einen oder mehrere Zähne.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas in dem blau hinterlegten Kasten auf den Buchstaben „TP“.

    • Die Therapieplanungskürzel werden bei den markierten Zähnen gelöscht.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

Therapieschritte, Bemerkungen, weitere Angaben eingeben

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Vorgehensweise

  1. Falls die Behandlung in mehreren Therapieschritten geplant ist, aktivieren Sie die Checkbox Therapieschritte.
  2. Geben Sie in das linke Feld die laufende Nummer des Therapieschritts ein.
  3. Geben Sie in das rechte Feld die Anzahl der insgesamt geplanten Therapieschritte ein.
  4. Drücken Sie die Enter-Taste.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.
Tipp: Verwenden Sie die Duplizieren-Funktion, um sicherzustellen, dass Sie für alle Therapieschritte denselben Anfangsbefund haben. Siehe [Optional] EBZ-Kostenplan duplizieren.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben
Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Hinweis: Bei Wiederherstellungen und Erweiterungen muss die Art der Leistung verpflichtend angegeben werden.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button am Ende des Bemerkungsfeldes.

  2. Aktivieren Sie in der Liste bei den Kennzeichen, die Sie in das Bemerkungsfeld übernehmen möchten, jeweils die Checkbox.

  3. Klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Das Fenster schließt sich und die Schlüssel der gewählten Kennzeichen werden in das Bemerkungsfeld übernommen.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.
Tipp: Sofern das Kennzeichen in der Auswahlliste nicht enthalten ist, geben Sie in das Feld Zusätzliche Erläuterung die Bemerkung als Freitext ein.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben
Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Machen Sie ggf. weitere Angaben zu Unfall, SER, Interims-/Immediatversorgung, NEM, unbrauchbarer Prothese/Brücke/Krone, indem Sie im HKP die jeweiligen Checkboxen aktivieren.

Im Falle einer unbrauchbaren Prothese/Brücke/Krone geben Sie in das Feld Alter das ungefähre Alter des Zahnersatzes ein.

Nächste Schritte

  • Festzuschüsse und Leistungen eingeben

Festzuschüsse und Leistungen ermitteln

Voraussetzungen

  • Der Befund wurde eingegeben.
  • Die Regelversorgung wurde eingegeben.
  • Die Therapieplanung wurde eingegeben.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Gebührennummern anhand des Zahnbefundes ermitteln.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Ergänzen.

    • Ggf. öffnen sich weitere Hinweisfenster mit Fragen, die sich auf die Festzuschuss- und Leistungsermittlung auswirken. Klicken Sie in den Hinweisfenstern die gewünschten Buttons.
    • charly ermittelt die Festzuschüsse sowie die BEMA-Leistungen und zeigt diese in einem Fenster an.

  3. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Leistungen übernehmen.

    • Die Festzuschüsse und Leistungen werden in den HKP übernommen.

      Im Bereich Kostenplanung steht das aufgrund der Leistungen ermittelte Honorar, die Material- und Laborkosten sowie der Versichertenanteil.

    • Unterhalb des Feldes Bemerkungen ist der Radio-Button Regelversorgung aktiviert.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • [Optional] Festzuschüsse ergänzen und ändern
  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Voraussetzungen

  • Der Befund wurde eingegeben.
  • Die Regelversorgung wurde eingegeben.
  • Die Therapieplanung wurde eingegeben.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Gebührennummern anhand des Zahnbefundes ermitteln.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Ergänzen.

    • Ggf. öffnen sich weitere Hinweisfenster mit Fragen, die sich auf die Festzuschuss- und Leistungsermittlung auswirken. Klicken Sie in den Hinweisfenstern die gewünschten Buttons.
    • charly ermittelt die Festzuschüsse sowie die BEMA- und GOZ-Leistungen und zeigt diese in einem Fenster an.

  3. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Leistungen übernehmen.

    • Die Festzuschüsse und Leistungen werden in den HKP übernommen.

      Im Bereich Kostenplanung steht das aufgrund der Leistungen ermittelte Honorar, die Material- und Laborkosten sowie der Versichertenanteil.

    • Unterhalb des Feldes Bemerkungen ist der Radio-Button Gleichartige Versorgung aktiviert.
  4. [Optional] Aktivieren Sie die Checkbox Direktabrechnung.
    5. Hinweis: Die Direktabrechnung muss per EBZ bei der Krankenkasse beantragt und genehmigt werden.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • [Optional] Festzuschüsse ergänzen und ändern
  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Voraussetzungen

  • Der Befund wurde eingegeben.
  • Die Regelversorgung wurde eingegeben.
  • Die Therapieplanung wurde eingegeben.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Gebührennummern anhand des Zahnbefundes ermitteln.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Ergänzen.

    • Ggf. öffnen sich weitere Hinweisfenster mit Fragen, die sich auf die Festzuschuss- und Leistungsermittlung auswirken. Klicken Sie in den Hinweisfenstern die gewünschten Buttons.
    • charly erkennt, dass eine andersartige Versorgung vorliegt und macht in einem Hinweisfenster darauf aufmerksam.

  3. Um den Hinweis zur andersartigen Versorgung zu bestätigen, klicken Sie auf den OK-Button.

    • charly ermittelt die Festzuschüsse sowie die BEMA- und GOZ-Leistungen und zeigt diese in einem Fenster an.

  4. Klicken Sie auf den Button Festzuschüsse und Leistungen übernehmen.

    • Die Festzuschüsse und Leistungen werden in den HKP übernommen.

      Im Bereich Kostenplanung steht das aufgrund der Leistungen ermittelte Honorar, die Material- und Laborkosten sowie der Versichertenanteil.

    • Unterhalb des Feldes Bemerkungen ist der Radio-Button Andersartige Versorgung aktiviert.
  5. Aktivieren Sie die Checkbox Direktabrechnung.
    6. Hinweis: Die Direktabrechnung muss per EBZ bei der Krankenkasse beantragt und genehmigt werden.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • [Optional] Festzuschüsse ergänzen und ändern
  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Festzuschüsse anzeigen/ändern/ergänzen/löschen

  1. Machen Sie einen Doppelklick auf den Festzuschuss.

    • Die Information zum Festzuschusses wird angezeigt.
Hinweis: Bei den Festzuschüssen 8.1 bis 8.6 handelt es sich um Regeln, wie bei Teilleistungen die anderen Festzuschüsse anzuwenden sind.

Teilleistungen entstehen, wenn zum Beispiel der Patient stirbt oder trotz angefangener Behandlung nicht mehr kommt.

Damit die Handhabung vereinfacht wird, können Sie die Festzuschussregeln 8.1 - 8.6 bei Teilleistungen direkt in den ZE aufnehmen. Diese Festzuschüsse setzen dann die anderen bereits aufgenommenen Festzuschüsse nach den vorgeschriebenen Regeln auf 50 % oder 75 %. Festzuschüsse, die in diesem Fall nicht erbracht werden dürfen, werden auf 0 gesetzt.

Dem ZE-Modul werden nur die nach den Regeln 8.1-8.6 reduzierten anderen Festzuschüsse übergeben.

Voraussetzungen

  • Festzuschüsse wurden ermittelt.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Bereich Befunde für Festzuschüsse in der Liste den Festzuschuss, den Sie ändern möchten.

    • Unterhalb der Liste wird in den Feldern die Zähne/das Gebiet sowie die Anzahl des markierten Festzuschusses angezeigt.

  2. Geben Sie die neuen Werte in die Felder ein und drücken Sie die Enter-Taste.

    • Die geänderten Werte werden übernommen und der Betrag neu berechnet.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben
Hinweis: Bei den Festzuschüssen 8.1 bis 8.6 handelt es sich um Regeln, wie bei Teilleistungen die anderen Festzuschüsse anzuwenden sind.

Teilleistungen entstehen, wenn zum Beispiel der Patient stirbt oder trotz angefangener Behandlung nicht mehr kommt.

Damit die Handhabung vereinfacht wird, können Sie die Festzuschussregeln 8.1 - 8.6 bei Teilleistungen direkt in den ZE aufnehmen. Diese Festzuschüsse setzen dann die anderen bereits aufgenommenen Festzuschüsse nach den vorgeschriebenen Regeln auf 50 % oder 75 %. Festzuschüsse, die in diesem Fall nicht erbracht werden dürfen, werden auf 0 gesetzt.

Dem ZE-Modul werden nur die nach den Regeln 8.1-8.6 reduzierten anderen Festzuschüsse übergeben.

Voraussetzungen

  • Festzuschüsse wurden ermittelt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie links neben dem Karteiblatt in der Liste Festzuschüsse mit einem Doppelklick auf den Festzuschuss, den Sie übernehmen möchten.

    • Der Festzuschuss wird im Bereich Befunde für Festzuschüsse in die Liste übernommen.

  2. Geben Sie unterhalb der Liste für den neuen Festzuschuss die Zähne/das Gebiet sowie die Anzahl in die Felder ein und drücken Sie die Enter-Taste.

    • Die geänderten Werte werden übernommen und der Betrag neu berechnet.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeichernButton.

Nächste Schritte

  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Voraussetzungen

  • Festzuschüsse wurden ermittelt.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie im Bereich Befunde für Festzuschüsse in der Liste den Festzuschuss, den Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Minus-Button.

    • Der Festzuschuss wird aus der Liste entfernt.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeichernButton.

Nächste Schritte

  • Leistungen eingeben und ändern
  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Leistungen eingeben und ändern

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Geben Sie die Leistungen ein bzw. ändern Sie vorhandene Leistungen.

    Tipp: Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise bei der Leistungseingabe im Karteireiter Behandlungsblatt.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

  4. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Laborleistungen eingeben
  • Material eingeben

Wenn Sie mit einem Patienten eine (Sonder-)Vereinbarung treffen, z.B. über eine Verlangensleistung, müssen Sie diese Leistungen in charly kennzeichnen. Je nach Vereinbarung löst die Kennzeichnung unterschiedliche Funktionen aus, z.B. bei der Verlangensleistung den Druck der abweichenden Vereinbarung nach GOZ § 2 Abs. 3.

Für die Vereinbarungen zeigt charly folgende Kürzel in der Hauptzeile der Leistung(en).

  • A → Abweichende Vereinbarung lt. § 2 Abs. 1 und 2 GOZ
  • V → Verlangensleistung lt. § 2 Abs. 3
  • P → Privatvereinbarung
  • MK → KFO-Mehrkostenvereinbarung

Sie können die Kennzeichen miteinander kombinieren, z.B. „PV“. In der Hauptzeile können jedoch maximal zwei Zeichen auf einmal dargestellt werden. charly berücksichtigt dennoch alle aktivierten Kennzeichen. Um alle aktivierten Kennzeichen einer Hauptzeile zu sehen, öffnen Sie das Fenster für die Vereinbarungen.

Für weitere Informationen siehe (Sonder-)Vereinbarungen in Kostenplänen.

Laborleistungen eingeben und ändern

charly schätzt die Laborbeträge bereits bei der Therapieplanung anhand der in den Stammdaten hinterlegten Beträge. Wenn Sie Leistungen, die Laborleistungen mit sich ziehen, hinzufügen, bleibt der Schätzbetrag bestehen.

Voraussetzungen

  • Um die Schätzbeträge von charly errechnen zu lassen:

    • In den Stammdaten > Leistungen > GOZ sind bei den Leistungen im Reiter Labor jeweils Schätzbeträge hinterlegt.
    • In den Stammdaten > Leistungen > BEMA sind bei den Leistungen im Reiter Labor jeweils Schätzbeträge hinterlegt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas auf den Button Labor.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Schätzen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Geben Sie die Schätzbeträge ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Errechnen lassen

      Um die Schätzbeträge von charly errechnen zu lassen, klicken Sie auf den Button Anhand der Schätzbeträge errechnen.

    • Manuell eingeben

      Geben Sie die Schätzbeträge für Eigenlabor- und Fremdlaborleistungen in die entsprechenden Felder ein.

  5. Wählen Sie aus der Dropdownliste Laborkosten die Option geschätzt oder laut Anhang. Je nach Auswahl wird ein anderer Text auf den Anhang gedruckt.

  6. Um die Schätzbeträge zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. In der Leistungsübersicht wird eine Laborzeile mit den Summen der geplanten Eigenlabor- und/oder Fremdlaborleistungen generiert.
  7. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

  8. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Material eingeben

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas auf den Button Labor.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Laborkostenvoranschlag.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Geben Sie die Laborleistungen ein. Die Laborleistungen und Materialien werden automatisch mit „ZE“ gekennzeichnet.

    Tipp: Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise bei der Leistungseingabe im Karteireiter Labor.

  5. Um die Laborleistungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. In der Leistungsübersicht wird eine Laborzeile mit den Summen der geplanten Eigenlaborleistungen generiert.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

  7. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Material eingeben

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Labor ist die Checkbox Bei BEL immer Fremdlaborpreis übernehmen aktiviert.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ 1) ist die Checkbox Eigenlabor als Fremdlabor berechnen deaktiviert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Klicken Sie unterhalb des Zahnschemas auf den Button Labor.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Laborkostenvoranschlag.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Geben Sie die Laborleistungen ein. Die Laborleistungen und Materialien werden automatisch mit „ZE“ gekennzeichnet.

    In der Spalte „Betrag“ erscheint der Fremdlaborpreis. Daneben steht in Klammern der entsprechende Eigenlaborpreis.

    Tipp: Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise bei der Leistungseingabe im Karteireiter Labor.

  5. Um die Laborleistungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. In der Leistungsübersicht wird eine Laborzeile mit den Summen der geplanten Eigenlaborleistungen generiert.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

  7. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Material eingeben

Sie können auch Laborkostenpläne oder Schätzungen für die private Vereinbarung erstellen: Halten Sie beim Klick auf den Button Labor die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) gedrückt.

Damit die private Vereinbarung korrekt gedruckt wird (als Kostenvoranschlag und Rechnung), müssen Sie die Textvorlagen entsprechend anpassen.

Die Laborauftragsnummer generieren Sie über den Button Laboraufträge. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Material eingeben und ändern

charly schätzt die Materialbeträge bereits bei der Therapieplanung anhand der in den Stammdaten hinterlegten Beträge. Sobald Sie Material übernehmen, wird die vorherige Schätzung überschrieben. Sie müssen dann alle benötigten Materialien aufnehmen.

Voraussetzungen

  • Um die Schätzbeträge von charly errechnen zu lassen:

    • In den Stammdaten > Leistungen > GOZ sind bei den Leistungen im Reiter Material jeweils Schätzbeträge hinterlegt.
    • In den Stammdaten > Leistungen > BEMA sind bei den Leistungen im Reiter Material jeweils Schätzbeträge hinterlegt.

Nächste Schritte

  • Voraussichtlichen Herstellungsort / voraussichtliches Herstellungsland des Zahnersatzes angeben

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Klicken Sie links neben dem Karteiblatt im Reiter Leistungsauswahl auf die Leistungsart Material.

    • Die Liste der Kategorien wird eingeblendet.

  3. Wählen Sie die Kategorie.

    • Alle Materialien, die dieser Kategorie zugeordnet sind, werden gelistet.
  4. Wiederholen Sie die Schritte, bis Sie alle geplanten Materialien übernommen haben.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

  6. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Voraussichtlichen Herstellungsort / voraussichtliches Herstellungsland des Zahnersatzes angeben

Herstellungsort / Herstellungsland Zahnersatz angeben

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Labor > Fremdlabor sind die Fremdlabore angelegt.
  • In den Stammdaten > Praxis > Praxis > Praxis ist der Praxisort hinterlegt.
  • In den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt ist im Reiter Bezeichnung > Eigenlabor eine abweichende Praxislaboradresse hinterlegt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie im Bereich Kostenplanung neben dem Feld Herstellungsort (Land) des Zahnersatzes auf den Pfeil.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      In dem Fenster bietet charly die folgenden Herstellungsorte aus den Stammdaten an:

      • Alle Fremdlabore.
      • Den Praxisort (mit dem Name „Praxisort / Praxislabor“).
      • [Optional] Die abweichende Praxislaboradresse.

  2. Übernehmen Sie das gewünschte Labor bzw. die gewünschten Labore mit einem Doppelklick in das Textfeld.

    • Dem Herstellungsort muss das Länderkürzel „D“ vorangestellt werden, wenn es sich um ein Labor mit deutschem Herstellungsort handelt. Wenn das Labor im Ausland liegt, muss das Land (ausgeschrieben) eingetragen werden.
    • Es müssen alle Herstellungsorte für einen Zahnersatz in dieses Feld übernommen werden.
    • In dem Textfeld unterhalb der Liste können die Angaben ergänzt, korrigiert oder gelöscht werden. Es sind 100 Zeichen möglich.
  3. Um die Eingabe zu übernehmen, klicken Sie auf OK.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den SpeichernButton.

Nächste Schritte

  • Gesamtplanung prüfen und drucken

Prüfen, drucken

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Gesamtplanung.

    • Sie bekommen eine Gesamtübersicht über alle Honorare, Material- und Laborkosten. Hier sehen Sie, was der Patient voraussichtlich zahlen muss und worauf sich die Honorare belaufen werden.
  2. Um die Übersicht zu drucken, klicken Sie auf den Button Drucken.

Nächste Schritte

Je nachdem, welche Versorgung vorgesehen ist, verwendet charly für den Ausdruck die entsprechende Textvorlage.

Über den Drucken-Button können Sie die Patienteninformation sowie die Anlagen für Materialien, Laborleistungen und die Privatvereinbarung drucken.

Hinweis: Ein Ausdruck des eFormulares 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) ist beim EBZ-ZE nicht vorgesehen, da der EBZ-Antrag ausschließlich elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird.

Sobald sich der EBZ-ZE mindestens im EBZ-Status „Entwurf“ befindet, kann das eFormular 3 bei Bedarf in der EBZ-Nachrichten-Ansicht in der Perspektive Patient gedruckt werden. Für weitere Informationen siehe Aktion „Drucken“.

Voraussetzungen

  • Um auf der Hauptseite einen Kostenblock zu drucken: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ 1) haben Sie im Bereich HKP-ZE mit Festzuschuss Texte die Einstellungen vorgenommen.
  • Um auf der Hauptseite einen Kostenblock zu drucken: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ 1) haben Sie die Checkbox 2. Hauptseite aktiviert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Drucken-Button .

  2. Wählen Sie in dem Fenster die Seiten, die Sie drucken möchten und klicken Sie auf OK.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  3. Wählen Sie den Drucker und klicken Sie auf OK.

    • Folgende Dokumente werden gedruckt (für jedes Dokument öffnet sich vorher das „Drucken“-Fenster, in dem Sie den Drucker wählen können):

      • Anschreiben Patient mit voraussichtlicher Gesamtsumme und Auflistung aller Anlagen
      • [Nur Regelversorgung] Patienteninformation Regelversorgung (Vordruck 3c)
      • [Nur gleich- und andersartige Versorgung] Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung (Vordruck 3d)
      • Materialien
      • Laborleistungen
      • Privatvereinbarung
    • Die gedruckten Dokumente werden automatisch im Karteireiter Ablage > Ablage HKP archiviert. Dort können Sie die Dokumente bei Bedarf erneut ausdrucken.

Beantragen, versenden

Solange der EBZ-Antrag noch nicht an die Krankenkasse versendet wurde, können an den folgenden Stellen Änderungen vorgenommen werden:

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  3. Ändern Sie die Angaben. Folgendes kann geändert werden:

    • Behandler
    • Erstellungsdatum
    • HKP-Kürzel
    • KZV-intern
    • Bemerkung

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Die Änderungen werden übernommen und das Fenster schließt sich.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Ändern Sie die Angaben.

    Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise beim Ausfüllen des für die Antragstellung. Siehe EBZ-ZE.

  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Änderungen werden im Karteireiter HKP dargestellt.
Hinweis: Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Kostenplan zu ändern, muss ein Änderungsantrag eingereicht werden. Siehe [Optional] EBZ-Änderungsantrag erstellen.

Die Zahnarztpraxis sendet den geplanten EBZ-Antrag über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

  1. Versand-Prozess starten.

  2. EBZ-Antrag signieren.
  3. KIM-Nachricht mit signiertem EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Für weitere Informationen siehe Versand-Prozess starten

Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Kostenplan zu ändern, muss ein EBZ-Änderungsantrag eingereicht werden. Wie bei dem ursprünglichen EBZ-Antrag sendet die Krankenkasse auch hier einen Antwortdatensatz, in dem sie die beantragte Änderung entweder genehmigt oder ablehnt. Bei einer Genehmigung sendet die Krankenkasse einen zusätzlichen Antwortdatensatz mit einem Endedatum für den ursprünglichen EBZ-Kostenplan.

Der Workflow für einen EBZ-Änderungsantrag besteht aus den folgenden Schritten:

  1. EBZ-Kostenplan aufrufen, für den ein Änderungsantrag erstellt werden soll.
  2. EBZ-Kostenplan über den Button Status in den HKP-Status „Eingabe“ setzen.
  3. Änderungen vornehmen und speichern. Siehe [Optional] EBZ-Antrag vor dem Versand ändern/bearbeiten.
  4. Versand-Prozess starten. Siehe EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden.

Ein EBZ-ZE kann dupliziert und als Grundlage für einen anderen EBZ-ZE verwendet werden. Beim Duplizieren werden die Daten des ursprünglichen EBZ-ZE in das Duplikat übernommen. Davon ausgenommen sind bereits erbrachte Leistungen und Materialien.

Hinweis: Die Funktion steht nicht patientenübergreifend zur Verfügung.
Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Duplizieren-Button .

  3. Füllen Sie die Angaben im Fenster aus bzw. ändern Sie bei Bedarf vorhandene Angaben.

  4. Klicken Sie auf den Button OK, um den EBZ-ZE zu erstellen.

    • Der duplizierte EBZ-ZE wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.

      Gleichzeitig wird der neue Kostenplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:

      • Datum
      • HKP-Nummer (von charly vergeben)
      • HKP-Art („EBZ-ZE“)
      • HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
      • Behandler
      • HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  1. Der Patient hat seine Krankenkasse gewechselt. Durch eine eGK-Kartenlesung oder durch eine manuelle Erfassung der Versichertendaten (Ersatzverfahren) liegt in charly ein neues Versicherungsverhältnis mit neuer Krankenkasse vor.

  2. Es liegt ein EBZ-ZE Kostenplan mit dem EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“ vor.

Hinweis: Sofern Sie die EBZ-Notizfunktion verwenden, werden Sie automatisch informiert, für welchen Patienten und für welchen EBZ-Kostenplan ein Kassenwechsel vorliegt. Informationen zur Verwendung und Aktivierung der Notizfunktion für EBZ finden Sie unter EBZ-Benachrichtigungen über das Notizsystem.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kassenwechsel versenden möchten.

  2. Rufen Sie im Reiter HKP den EBZ-ZE Kostenplan auf, für den Sie einen Kassenwechsel versenden möchten.

  3. Starten Sie den Versand-Prozess im EBZ-ZE Kostenplan per Klick auf den Senden-Button .

    4. Hinweis: Im eFormular 3 ist der Kassenwechsel vermerkt. Für den EBZ-Kassenwechsel-Antrag wird eine neue EBZ-Antragsnummer vergeben. Die EBZ-Antragsnummer des vorherigen Antrags wird der neuen Krankenkasse im Feld „Antragsnummer vorherige Krankenkasse“ mitgeteilt. Im Feld „Institutionskennzeichen vorherige Krankenkasse“ wird die vorherige Krankenkasse an die neue Krankenkasse übermittelt.

Genehmigen

Nachdem der EBZ-Antrag des EBZ-ZE durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält der EBZ-ZE in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Um zusätzliche Eingabemöglichkeiten freizuschalten, ändern Sie auch den HKP-Status in „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht ansehen. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu allen EBZ-Nachricht des dazugehörigen EBZ-Kostenplans und den kompletten Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen sieheEBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste HKP-Status die Option Genehmigt.
  4. [Optional] Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben den gewünschten Substatus, z.B. in Arbeit.

  5. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Der HKP-Status und ggf. der Substatus des Kostenplans sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste sowie im Behandlungsblatt angezeigt.
    • Durch den Statuswechsel werden in der Oberfläche zusätzliche Felder freigeschaltet.

  6. Geben Sie im Bereich Genehmigung in das Feld Festzuschuss den Festzuschuss der Krankenkasse ein.

    • GKV

      • 60 %, 70 %, 75 %
      • Das Härtefallkennzeichen löst 100 % aus
      • 100% sind ohne Härtefallkennzeichen nicht möglich

    • POL

      • 100%
      • kein Härtefallkennzeichen
      • 100% werden ohne Härtefallkennzeichen abgerechnet.

    • BPOL

      • 100%
      • muss immer mit Härtefallkennzeichen abgerechnet werden.
      • 100% werden mit Härtefallkennzeichen abgerechnet
  7. Geben Sie im Bereich Genehmigung in das Feld genehmigt am das Genehmigungsdatum der Krankenkasse ein.
  8. [Optional] Falls ein Gutachter hinzugezogen wurde, geben Sie im Bereich Gutachter in das Feld Datum das Gutachterdatum ein.
  9. [Optional] Falls ein Gutachter hinzugezogen wurde, wählen Sie im Bereich Gutachter in Dropdownliste befürwortet das Ergebnis des Gutachtens.

  10. Im Feld Bemerkungen für die Abrechnung können Sie weitere Informationen hinterlegen.

    Die Informationen in diesem Feld werden nicht per EBZ-Antrag übermittelt, sondern sind reine Informationen für die DTA-Abrechnung, die mit den Modulen übertragen wird.

    Hinweis: Für Reparaturen oder Teilleistungen muss das Feld befüllt werden, selbst wenn Erläuterungen dazu bereits im Feld „zusätzliche Erläuterungen” im EBZ-Antrag angegeben wurden.
  11. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-ZE befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“
  • Die Behandlung wurde noch nicht begonnen oder die Eingliederung kann nicht innerhalb der sechs Monate nach Genehmigung erfolgen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Verlängerung-Button .

    • Das „Antrag versenden“-Fenster öffnet sich. In dem Fenster ist die Krankenkasse des Versicherten bereits als Empfänger eingetragen.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Signierer den Heilberufsausweis (HBA) des Behandlers, der die EBZ-Mitteilung signieren wird.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste Absender das KIM-Konto, über das die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet werden soll.

    Tipp: Für den Versand empfiehlt es sich, ein Praxiskonto zu verwenden. Da der verknüpfte Praxisausweis (SMC-B) i.d.R. dauerhaft im Kartenterminal steckt und verifiziert ist, kann die EBZ-Mitteilung mit einem Praxiskonto automatisiert versendet werden.

  5. Um den Signier-Prozess für die EBZ-Mitteilung zu starten, klicken Sie auf den Button Senden.

    • Die EBZ-Mitteilung wird automatisch in der Signaturmappe zu der Liste der anstehenden Signaturaufträge hinzugefügt. In der Signaturmappe wird die Signierung durchgeführt.

Nächste Schritte

Leistungen erbringen

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-ZE befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Markieren Sie alle Leistungen, die Sie erbracht haben.

  3. Klicken Sie auf den Button Leistg. ins Beh.blatt übernehmen.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Um die Leistungen zu übernehmen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button OK.

    • Alle übernommenen Leistungen werden am Zeilenende statt mit einem Minuszeichen („-“) durch eine „1“ gekennzeichnet.
    • Falls Sie an diesem Tag das erste Mal die für eine Eingliederung relevanten BEMA- oder GOZ-Leistungen für den Patienten übernehmen, erscheint ein Hinweisfenster.
    • Falls im Bereich Eingliederung im Feld Datum bereits ein Eingliederungsdatum hinterlegt ist und Sie an diesem Tag das erste Mal die für eine Eingliederung relevanten BEMA- oder GOZ-Leistungen für den Patienten übernehmen, erscheint ein Hinweisfenster.

  5. [Optional] Klicken Sie in den Hinweisfenstern auf den Button …

    • Übernehmen bzw. Ändern, wenn das Tagesdatum als Eingliederungsdatum in den Kostenplan übernommen werden soll. Es wird im Bereich Eingliederung in das Feld Datum eingetragen.
    • Nicht übernehmen bzw. Nicht ändern, wenn das Tagesdatum nicht als Eingliederungsdatum in den Kostenplan übernommen werden soll. Im Bereich Eingliederung bleibt das Feld Datum leer bzw. bleibt das bisherige Eingliederungsdatum in diesem Feld erhalten.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf denSpeichern Button.

  7. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Die erbrachten Leistungen geben Sie über das Behandlungsblatt ein. Dort werden die Leistungen entweder automatisch dem genehmigten EBZ-ZE zugeordnet oder Sie nehmen – im Falle von mehreren genehmigten Behandlungsplänen derselben Art – die Zuordnung manuell vor.

Voraussetzungen

  • Der Behandlungsplan wurde durch den Patienten unterschrieben. Der Kostenplan befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Karteireiter Behandlungsblatt.

  2. Markieren Sie die Zähne und geben Sie über die Leistungsauswahl die erbrachten Leistungen ein.

    • Wenn es nur einen Kostenplan mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-ZE“ für den Patienten gibt, werden die Leistungen automatisch diesem Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-ZE 3577“.
    • Falls für den Patienten mehrere Kostenpläne mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-ZE“ vorliegen, öffnet sich ein Fenster.

  3. [Nur bei mehreren genehmigten EBZ-ZE]: Markieren Sie in dem Fenster den Kostenplan, dem Sie die Leistungen zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Die Leistungen werden dem gewählten Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-ZE 3577“.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

    • Im EBZ-ZE ist der Bereich Rechnungsbeträge aktualisiert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt das Zahnschema sowie die Leistungsübersicht.

      In der Leistungsübersicht werden alle geplanten Leistungen tabellarisch aufgeführt. Hier sehen Sie GOZ-, BEMA- und Laborleistungen sowie Materialien.

  2. Markieren Sie die Leistungen, die Sie in den Status „nicht übernommen“ zurücksetzen möchten. Ggf. muss auch die Hauptzeile markiert werden.

  3. Drücken Sie die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Button Leistg. ins Beh.blatt übernehmen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Nicht übernommen.

    • Die markierten Leistungen werden am Zeilenende statt mit einer „1“ mit einem Minuszeichen („-“) gekennzeichnet.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf denSpeichern Button.

  6. Um in dem Karteiblatt wieder die ursprüngliche Ansicht zu sehen, klicken Sie auf den Button ZE.

    • Die Ansicht des Karteiblatts wechselt und zeigt wieder den Heil- und Kostenplan.

Nächste Schritte

  • Löschen Sie die Leistungen ebenfalls aus dem Behandlungsblatt.

Laborleistungen erbringen

Die Fremdlaborleistungen geben Sie über den Button Labor ein. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Lab.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. [Optional] Falls die Laborkosten bisher nur geschätzt waren, geben Sie den Rechnungsbetrag und das Rechnungsdatum ein.
  3. Wählen Sie in der Laborliste mit einem Doppelklick das ausführende Labor.
  4. [Optional] Wenn Sie eine Laborrechnung dem Privatteil zuordnen möchten, aktivieren Sie die Checkbox Private Vereinbarung.

  5. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

    • Das Labor wird in die ober Liste eingetragen und hinter dem Betrag mit „ZE“ für „Kassenanteil“ gekennzeichnet, sofern Sie nicht zuvor die Checkbox Private Vereinbarung aktiviert haben.

      Tipp: Über den Minus-Button können Sie eine Laborrechnung wieder aus der Liste entfernen.

      Über den Leeren-Button können Sie die Felder leeren.

  6. [Optional] Wiederholen Sie die Schritte, um weitere Laborrechnungen hinzuzufügen.
  7. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Lab.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Abhängig davon, ob dem Kostenvoranschlag Kassen- oder Privatleistungen zugrunde liegen, klicken Sie auf den Button Kasse ZE bzw. Private Vereinbarung.

    • Das Labor-Fenster öffnet sich.

  3. Markieren Sie die Eigenlaborleistungen und klicken Sie auf den Button Leistg. ins Laborblatt übernehmen.

    Übernehmen Sie die Leistungen ins Laborblatt und – wenn Sie keine Änderungen mehr vornehmen werden – auch ins Behandlungsblatt. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, fahren Sie mit der Schrittanleitung fort.

  4. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.
  5. [Optional] Wenn Sie vor der Übernahme der Laborleistungen ins Behandlungsblatt Änderungen vornehmen möchten, wechseln Sie in den Karteireiter Labor.

  6. Aktivieren Sie die Checkbox offene Lstg.

    • Es werden alle dem HKP zugeordneten Laborleistungen angezeigt.
  7. Ändern Sie die Laborleistungen, z.B. Preis, Datum oder Techniker.

  8. [Optional] Fügen Sie weitere Laborleistungen hinzu.

    Hinweis: Die nachträglich hinzugefügten Laborleistungen können nicht mehr Bestandteil des genehmigten HKPs werden.

  9. Übernehmen Sie die Laborleistungen ins Behandlungblatt. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Alle Daten übernehmen
    • Markierte Daten übernehmen
    • Die Laborleistungen können nicht mehr verändert werden. Sie gelten als erbracht und sind damit auch abrechenbar.
    • [Optional] Für als „Privat“ gekennzeichnete Laborleistungen öffnet sich ein weiteres Fenster.
  10. Ordnen Sie als „Privat“ gekennzeichnete Laborleistungen der privaten Vereinbarung zu.
  11. Ordnen Sie die private Laborleistungen dem HKP zu.
  12. Ordnen Sie die ZE-Laborleistungen dem HKP zu.

Die Eigenlaborleistungen ohne Kostenvoranschlag geben Sie im Karteireiter Labor ein. Ordnen Sie die Laborleistungen bei der Übernahme ins Behandlungsblatt dem HKP zu.

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Labor > Fremdlabor ist das Eigenlabor, das mit einer separaten Laborsoftware arbeitet, angelegt und die Checkbox Eigenlaborberechnung erfolgt mit Fremdsoftware aktiviert.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Lab.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus der Liste der Labore das Eigenlabor, das mit einer separaten Laborsoftware arbeitet.

    • Die Checkbox als Eigenlabor abrechnen ist automatisch aktiviert.
  3. Geben Sie in das Feld Labor PV den Rechnungsbetrag ein.
  4. Geben Sie in das Feld Labordatum das Datum der Laborrechnung ein.
  5. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.
Tipp: Alternativ können das Material auch im Behandlungsblatt eingeben. Kennzeichnen Sie das Material in diesem Fall als „ZE“-Material.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Mat.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Im Bereich Materialliste auf der rechten Seite befindet sich die Liste aller vorhandenen Materialien. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Materialien, die in dem Behandlungsplan verwendet wurden.

  3. Markieren Sie im Bereich Materialliste das gewünschte Material.

    Durch gleichzeitiges Drücken der Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) können Sie mehrere Materialien auf einmal markieren.

  4. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Das markierte Material wird in die Liste auf der linken Seite übernommen.

      Um Materialien wieder zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Materialien und klicken auf den Minus-Button.

  5. Um das Verwendungsdatum des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Datum das neue Datum ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  6. Um die Anzahl des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Anzahl die neue Anzahl ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  7. Um den Preis des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Preis den neuen Preis ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  8. Um ein Material privat abzurechnen, markieren Sie das jeweilige Material und aktivieren Sie die Checkbox PV.
  9. [Optional] Um weitere Materialien einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.

  10. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Materialien werden in das Behandlungsblatt übernommen.

    • Im EBZ-ZE ist folgendes aktualisiert:

      • der Bereich Rechnungsübersicht

Abrechnen, Stornieren

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Erbracht-Button.

    • In dem Fenster werden alle Leistungen gelistet. Zur besseren Unterscheidung sind die Leistungszeilen farblich codiert:

      ■ geplante Leistung wurde erbracht
      ■ geplante Leistung wurde noch nicht erbracht / übernommen
      ■ erbrachte Leistung war ursprünglich nicht geplant
  3. Klicken Sie auf den Button OK, um das Fenster zu schließen.
  4. Wenn Sie noch geplante Leistungen übernehmen müssen, klicken Sie auf den Radio-Button Leistungen, um zur Leistungseingabe zu wechseln.
  5. Markieren Sie die geplanten Leistungen, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf den Button Leistg. ins Beh.blatt übernehmen.
  6. Wenn ein Laborkostenvoranschlag vorhanden ist, klicken Sie auf den Button Labor und übernehmen Sie die Labormaterialien und Laborleistungen in das Behandlungsblatt.
  7. Klicken Sie auf den Button ZE, um wieder zum Heil- und Kostenplan zu wechseln.

  8. Klicken Sie auf den Erbracht-Button.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Die übernommenen Leistungen werden jetzt in Grün angezeigt. Leistungen, die ursprünglich nicht geplant waren und neu hinzugefügt wurden, werden in der Liste in Gelb dargestellt.

      Auf der rechten Seite sehen Sie den finanziellen Soll-Ist-Vergleich.

  9. Klicken Sie auf den Button OK, um das Fenster zu schließen.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Im Bereich Rechnungsbeträge …

    • sind die korrekten Summen für das Zahnarzthonorar nach BEMA bzw. GOZ, aller im Eigen- bzw. Fremdlabor entstandenen tatsächlichen Material- und Laborkosten sowie die Versandkosten aufgeführt.
    • ist die Gesamtsumme aufgeführt.
    • ist der Festzuschuss der Krankenkasse aufgeführt.
    • ist der Versichertenanteil aufgeführt.

  • Folgende Pflichtangaben sind im EBZ-ZE hinterlegt:

    • Im Bereich Genehmigung die Festzuschusshöhe, das Genehmigungsdatum und ggf. ob ein Härtefall vorliegt.
    • Für Reparaturen oder Teilleistungen muss das Feld Bemerkungen für die Abrechnung befüllt sein, selbst wenn Erläuterungen dazu bereits im Feld zusätzliche Erläuterungen im EBZ-Antrag angegeben wurden.
    • Falls ein Gutachten vorliegt: Im Bereich Gutachter das Datum sowie das Ergebnis des Gutachtens.
    • Im Bereich Eingliederung das Eingliederungsdatum sowie der Herstellungsort (Land) des Zahnersatzes.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Abrechnung.

    • Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.

      Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster ZE-Modul Hinweis- und Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.

    • Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.

      Hinweis: Das jeweilige Datum der Leistungserbringung wird mit dem Abrechnungsmodul an die KZV übermittelt. Die KZV übernimmt anhand der Daten die korrekte Berechnung. Daher kann es zu Differenzen zwischen dem Abrechnungsbetrag kommen, der in charly dargestellt wird und dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der von der KZV errechnet und überwiesen wird.

  3. Um die Abrechnung durchzuführen, klicken Sie auf den Button Rechnung.

    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • Der EBZ-ZEKFO-Schnellanlageplan erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.

Nächste Schritte

  • Reichen Sie die Abrechnung im Rahmen der monatlichen ZE-Abrechnung bei der zuständigen KZV ein. Die monatliche Abrechnung mit der KZV führen Sie im Karteiblatt Rechnung > BEMA > ZE durch.

Voraussetzungen

  • Im Bereich Rechnungsbeträge …

    • sind die korrekten Summen für das Zahnarzthonorar nach BEMA bzw. GOZ, aller im Eigen- bzw. Fremdlabor entstandenen tatsächlichen Material- und Laborkosten sowie die Versandkosten aufgeführt.
    • ist die Gesamtsumme aufgeführt.
    • ist der Festzuschuss der Krankenkasse aufgeführt.
    • ist der Versichertenanteil aufgeführt.

  • Folgende Pflichtangaben sind im EBZ-ZE hinterlegt:

    • Im Bereich Genehmigung die Festzuschusshöhe, das Genehmigungsdatum und ggf. ob ein Härtefall vorliegt.
    • Falls ein Gutachten vorliegt: Im Bereich Gutachter das Datum sowie das Ergebnis des Gutachtens.
    • Im Bereich Eingliederung das Eingliederungsdatum sowie der Herstellungsort (Land) des Zahnersatzes.
    • Die Direktabrechnung wurde per EBZ-Antrag beantragt und von der Krankenkasse genehmigt.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Neben dem Erbracht-Button wird ein Button mit einem großen „D“ für Direktabrechnung dargestellt.

    Hinweis: Die Direktabrechnung muss per EBZ bei der Krankenkasse beantragt und genehmigt werden.

  3. Klicken Sie auf den Button Abrechnung.

    • Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.

      Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster ZE-Modul Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.
    • Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.

  4. Um die Abrechnung durchzuführen, klicken Sie auf den Button Erstellen.

    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • Der EBZ-ZE erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.
Hinweis: Direkt abgerechnete Heil- und Kostenpläne sind in der Übersicht zur Abrechnung gelb dargestellt und gehen nicht in die ZE-Abrechnung zur KZV.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Meldungen bearbeiten.

    • Das Fenster ZE-Modul Fehlermeldungen schließt sich.
  2. [Optional] Drucken Sie die Liste der Fehler per Klick auf den Button Drucken.
  3. Korrigieren Sie die beanstandeten Fehler.
  4. Starten Sie die Abrechnung erneut, indem Sie im Kostenplan wieder auf den Button Abrechnung klicken.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Abrechnung durchführen.

    • Das Fenster ZE-Modul Fehlermeldungen schließt sich und Sie können die Abrechnung fortführen, sofern keine Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) enthalten waren.

Falls die KZV die eingereichte Abrechnung reklamiert, können Sie die Abrechnung stornieren und verbessern. Anschließend rechnen Sie den Heil- und Kostenplan erneut ab und reichen ihn bei der KZV nach.

Hinweis: Es können keine einzelnen Leistungen einer ZE-Rechnung selektiv storniert werden. Mit dem Auslösen des Stornos wird immer die gesamte letzte ZE-Rechnung des Patienten storniert.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button .

Drucken

Über den Drucken-Button können Sie die Patienteninformation sowie die Anlagen für Materialien, Laborleistungen und die Privatvereinbarung drucken.

Hinweis: Ein Ausdruck des eFormulares 3 (Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz) ist beim EBZ-ZE nicht vorgesehen, da der EBZ-Antrag ausschließlich elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird.

Sobald sich der EBZ-ZE mindestens im EBZ-Status „Entwurf“ befindet, kann das eFormular 3 bei Bedarf in der EBZ-Nachrichten-Ansicht in der Perspektive Patient gedruckt werden. Für weitere Informationen siehe Aktion „Drucken“.

Bei Sonstigen Kostenträgern werden die eFormulare zur Beantragung verwendet. Dabei gilt das Papierverfahren, d.h. die eFormulare müssen ausgedruckt und postalisch übermittelt werden.

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den entsprechenden EBZ-Kostenplan des Patienten, der bei einem Sonstigen Kostenträger versichert ist.
  2. In dem sich öffnenden Fenster ist die Checkbox eFormular3 vorausgewählt.
    3. Hinweis: Die Mitteilung MIT 7 für die ZE-Verlängerung steht bei Sonstigen Kostenträgern nicht zur Verfügung.
  3. Klicken Sie auf den Button OK.
    • Das eFormular öffnet sich in Ihrem hinterlegten Standard-PDF-Programm.

Löschen

Sie können einen Kostenplan unwiederbringlich aus charly löschen. Löschen Sie nur falsch angelegte Kostenpläne. Wenn der Kostenplan veraltet ist oder anderweitig nicht mehr benötigt wird, verwerfen Sie diesen stattdessen. Die Gründe für verworfene Kostenpläne können Sie im MIS > Abfragen > Kostenpläne auswerten.

Für weitere Informationen siehe

Wenn Sie nicht den kompletten EBZ-Kostenplan, sondern nur einen EBZ-Antrag verwerfen oder löschen möchten, stehen in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht entsprechende Aktionen zur Verfügung. Für weitere Informationen siehe