HKP-Status
Anhand der Status sehen Sie den jeweiligen Stand eines Kostenplans.
Welche Status gibt es?
Der jeweilige Stand eines Kostenplans wird über seinen Status abgebildet. In charly gibt es zwei verschiedene Statustypen:
Der HKP-Status steht in allen Kostenplan-Arten zur Verfügung. Zur genaueren Differenzierung können Sie bei einigen HKP-Status zusätzlich einen Substatus eingeben. Beide Statusangaben des Kostenplans werden im Behandlungsblatt angezeigt.
| HKP-Status (Hauptstatus) | Substatus |
|---|---|
| Eingabe | in Arbeit zu prüfen geprüft bei Patient bei Kasse bei Gutachter |
| Sofortabrechnung* | |
| Alternativ | |
| Überarbeiten | - |
| Abgelehnt | Kasse Patient Gutachter |
| Trotz Ablehnung von Patient angenommen | – |
| Genehmigt | Patient hat noch keinen Termin Patient hat Termin in Arbeit Eingegliedert/erbracht |
| Durchgeführt** | - |
| Verworfen | Alternative Behandlung durchgeführt HKP zu teuer HKP nicht verstanden Patient wartet auf Anruf Falsche Lösung Patient fühlt sich bevormundet Behandler unsympathisch Unbehagliches Praxisambiente Zahnarztwechsel ohne Angabe Keine Angabe |
* Der HKP-Status „Sofortabrechnung“ ist ausschließlich für die sogenannten „Schnellanlagepläne“ vorgesehen. Siehe Wie erhält ein Kostenplan seinen Status?.
** Der HKP-Status „Durchgeführt“ kann bei Kassen-Kostenplänen nicht manuell gewählt werden. Ein Kassen-Kostenplan erhält diesen HKP-Status automatisch, sobald er abgerechnet wurde.
Der EBZ-Status steht ausschließlich in EBZ-Kostenplänen zur Verfügung. Er wird zusätzlich zum HKP-Status angezeigt, sobald im EBZ-Kostenplan auf den Senden-Button geklickt wurde.
Der HKP-Status wird weiterhin angeboten und muss wie bei „klassischen“ Behandlungsplänen manuell geändert werden, um z.B. in einem genehmigten EBZ-Kostenplan die zusätzlichen Felder freizuschalten. Im Gegensatz zum HKP-Status kann der EBZ-Status nicht manuell geändert werden. Er wird automatisch gesetzt.
Der EBZ-Status zeigt in welchem Versand-Schritt sich der EBZ-Antrag oder die Mitteilung befindet. Je nach Status sind unterschiedliche Handlungen in der Praxis notwendig.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Ein EBZ-Antrags- oder Mitteilungs-Entwurf wurde angelegt. Der Versand-Prozess muss noch gestartet werden. |
| Signatur ausstehend | Der Signaturauftrag für einen EBZ-Antrag oder eine Mitteilung wird automatisch erstellt. |
| In Signatur | Der Signaturauftrag wurde erfolgreich erstellt. Gehen Sie für die Bearbeitung in die Signaturmappe. |
| Signatur erfolgreich | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde erfolgreich signiert. Im nächsten Schritt wird automatisch die KIM-Nachricht erzeugt. |
| Signatur fehlgeschlagen |
Der Signaturauftrag wurde in der Signaturmappe abgebrochen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
| An KIM übertragen | Die KIM-Nachricht wurde erfolgreich erzeugt. Sie finden sie in KIM4charly im Postausgang des entsprechenden Kontos. |
| KIM-Versand erfolgreich | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde per KIM erfolgreich an die Krankenkasse gesendet. Sie finden sie im Postausgang des entsprechenden KIM-Kontos. |
| KIM-Versand fehlgeschlagen |
Die E-Mail Adresse der Krankenkasse konnte nicht ermittelt werden und es wurde keine KIM-Nachricht erstellt. Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
| Ersatzverfahren | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde postalisch an die Krankenkasse übermittelt. |
| Verworfen | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde verworfen. |
| Genehmigt | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde von der Krankenkasse genehmigt. Die entsprechende KIM-Nachricht mit der Antwort der Krankenkasse finden Sie im Posteingang des entsprechenden KIM-Kontos. |
| Vorgelegt | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde erfolgreich an die Krankenkasse übermittelt und benötigt keine Genehmigung der Krankenkasse. |
| Abgelehnt | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde von der Krankenkasse abgelehnt. Die entsprechende KIM-Nachricht mit der Antwort der Krankenkasse finden Sie im Posteingang des entsprechenden KIM-Kontos. Verwerfen Sie den Antrag und versenden Sie ggf. eine korrigierte Version. |
| Fehlerhaft | Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde fehlerhaft an die Krankenkasse übermittelt. Verwerfen Sie den Antrag und versenden Sie ggf. eine korrigierte Version. |
In Abhängigkeit vom EBZ-Status sind verschiedene Aktionen bei einem EBZ-Antrag oder einer Mitteilung möglich:
| Status | Aktionen |
|---|---|
| Entwurf | |
| Signatur ausstehend | |
| In Signatur | |
| Signatur erfolgreich | |
| Signatur fehlgeschlagen | |
| An KIM übertragen | |
| KIM-Versand erfolgreich | |
| KIM-Versand fehlgeschlagen | |
| Ersatzverfahren | |
| Verworfen | |
| Genehmigt | |
| Vorgelegt | |
| Abgelehnt | |
| Fehlerhaft |
Die Icons haben folgende Funktion:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Button Versenden | Startet den Versand-Prozess |
| Button Vorschau | Vorschau des EBZ-Formulars |
| Button Drucken | Druckt das EBZ-Formular |
| Button Verwerfen | Verwirft das EBZ-Formular |
| Button Löschen | Löscht das EBZ-Formular |
| Button Ersatzverfahren | Startet das EBZ-Ersatzverfahren |
Ein EBZ-Kostenplan kann bearbeitet und/oder ein weiterer EBZ-Antrag gestellt werden, wenn es entweder keinen führenden EBZ-Antrag gibt (EBZ-Status ist leer) oder sich der führende Kostenplan in einem der folgenden EBZ-Status befindet:
- Verworfen
- Abgelehnt
- Fehlerhaft
- Genehmigt
- Ersatzverfahren
Wie erhält ein Kostenplan seinen Status?
Wenn ein neuer Kostenplan erstellt wird, erhält er automatisch einen HKP-Status. Für gewöhnlich ist das der HKP-Status „Eingabe“. Ausnahmen sind hier die sogenannten „Schnellanlagepläne“, die bei der Erstellung den HKP-Status „Sofortabrechnung“ erhalten und direkt in den HKP-Status „Genehmigt“ geändert werden können.
Eine Besonderheit sind EBZ-Kostenpläne, die zusätzlich einen „EBZ-Status“ erhalten.
Wenn Sie im Karteireiter HKP über den Erstellen-Button einen neuen Kostenplan erstellen, öffnet sich ein Fenster. In dem Fenster ist bei neuen Kostenplänen in der Dropdownliste HKP-Status standardmäßig der HKP-Status Eingabe gewählt.
Eine weitere Option für einen neuen Kostenplan ist der Status Alternativ. In der Dropdownliste daneben können Sie einen ergänzenden Substatus wählen, z.B. in Arbeit.
Im Karteireiter Behblatt können Sie für folgende Kostenplan-Arten sogenannte Schnellanlagepläne anlegen:
- HKP Kasse ZE
- HKP Kasse KBR
- HKP Kasse KFO
Schnellanlagepläne können nur für nicht genehmigungspflichtige Maßnahmen erstellt werden. Abhängig von der Kostenplan-Art erhalten die Schnellanlagepläne beim Erstellen unterschiedliche HKP-Status:
- HKP Kasse ZE → „Sofortabrechnung“
- HKP Kasse KBR → „Sofortabrechnung“
- HKP Kasse KFO → „Genehmigt“
Wenn Sie im Karteireiter HKP über den Senden-Button einen EBZ-Antrag versenden, wird im Statusfenster zusätzlich der „EBZ-Status“ dargestellt. Im Gegensatz zum HKP-Status kann der EBZ-Status nicht manuell geändert werden. Er wird automatisch gesetzt.
Wann ändert sich der Status eines Kostenplans?
Je nachdem, in welcher Phase sich der Kostenplan befindet, ändert sich sein Status. Die Statusänderung ist Voraussetzung dafür, dass bestimmte Eingabemöglichkeiten und Funktionalitäten des Kostenplans freigeschaltet werden.
-
Ein Kassen-Kostenplan muss sich im HKP-Status „Genehmigt“ befinden,
- damit Sie die geplanten Leistungen aus dem Kostenplan in das Behandlungsblatt übernehmen können.
- damit Sie einem Kostenplan Leistungen aus dem Behandlungs- oder dem Laborblatt zuweisen können.
- Kostenpläne können nur in bestimmten HKP-Status gelöscht werden. Siehe In welchen HKP-Status kann ich einen Kostenplan löschen?.
Für gewöhnlich ändern Sie den HKP-Status eines Kostenplans manuell im Karteireiter HKP. Die verfügbaren Optionen hängen von dem aktuellen HKP-Status Ihres Kostenplans ab. Siehe HKP-Status manuell ändern.
In folgenden Fällen ändert sich der Status automatisch oder es gibt einen Teilautomatismus:
- Wenn Sie einen EBZ-Antrag versenden, erhält der Kostenplan automatisch einen „EBZ-Status“. Im Gegensatz zum HKP-Status kann der EBZ-Status nicht manuell geändert werden.
- Wenn Sie einen Kassen-Kostenplan abrechnen, erhält der Kostenplan automatisch den HKP-Status „Durchgeführt“. In diesem HKP-Status kann der Kostenplan nur noch angesehen, aber nicht mehr verändert werden.
- Wenn Sie bei einem privaten Kostenplan im HKP-Status „Eingabe“ Leistungen ins Behandlungsblatt übernehmen, fragt charly, ob er den privaten Kostenplan auf „Genehmigt“ oder auf „Durchgeführt“ setzen soll. Wenn sie diese Frage positiv beantworten, erhält der Kostenplan direkt den HKP-Status „Genehmigt“ bzw. „Durchgeführt“.
Wie können Sie nach Kostenplänen mit einem bestimmten Status suchen?
Sämtliche Kostenpläne lassen sich in der HKP-Übersicht anhand ihrer Status filtern. Je genauer Sie den Stand eines Kostenplans durch den HKP-Status und den Substatus abbilden, desto leichter können Sie den Kostenplan in der HKP-Übersicht finden. Zusätzlich können Sie bei EBZ-Kostenpläne auch noch nach dem jeweiligen EBZ-Status filtern.
Für weitere Informationen siehe HKP-Übersicht.
In welchen HKP-Status kann ich einen Kostenplan löschen?
Sie können einen Kostenplan unwiederbringlich aus charly löschen. Löschen Sie nur falsch angelegte Kostenpläne. Wenn ein Kostenplan veraltet ist oder anderweitig nicht mehr benötigt wird, verwerfen Sie ihn stattdessen. Die Gründe für verworfene Kostenpläne können Sie im Hauptbereich MIS > Abfragen > Kostenpläne auswerten. Siehe Kostenplan verwerfen.
Kostenpläne können nur in den folgenden HKP-Status gelöscht werden:
- „Eingabe“
- „Alternativ“
Wenn mindestens eine der folgenden Aktionen durchgeführt wurde, kann der Kostenplan nicht gelöscht werden:
- Aus dem Kostenplan wurden Leistungen ins Behandlungsblatt übernommen.
- Dem Kostenplan wurden Materialien zugewiesen.
- Dem Kostenplan wurden Fremdlaborleistungen zugewiesen.
- Es wurden Leistungen aus dem Behandlungs- oder Laborblatt in den Kostenplan übernommen.
Vorgehensweise
- Rufen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan auf, den Sie löschen möchten.
-
Klicken Sie auf den Löschen-Button .
-
Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button Löschen.
- Der Kostenplan wird gelöscht und steht nicht mehr zur Verfügung.
How-to-Zusammenfassung
- Rufen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan auf, dessen HKP-Status und/oder Substatus Sie ändern möchten.
-
Klicken Sie auf den Button Status.
- Ein Fenster öffnet sich.
- Wählen Sie aus der Dropdownliste HKP-Status den gewünschten HKP-Status. Die verfügbaren Optionen hängen von dem aktuellen HKP-Status Ihres Kostenplans ab.
- Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben den gewünschten Substatus, z.B. „in Arbeit“ oder „bei Patient“.
-
Klicken Sie auf den Button OK.
- Der HKP-Status und der Substatus des Kostenplans sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste und im Behandlungsblatt angezeigt.
Voraussetzungen
-
Ein Kostenplan kann nicht in den HKP-Status „Verworfen“ gesetzt werden, wenn mindestens eine der folgenden Aktionen durchgeführt wurde:
- Genehmigungsdatum wurde eingetragen.
- Eingliederungsdatum wurde eingetragen.
- BEMA- oder GOZ-Leistungen wurde ins Behandlungsblatt übernommen.
- Materialien wurden ins Behandlungsblatt übernommen
- Eigenlabor wurde zugeordnet.
- Laborauftragsnummer wurde generiert.
- XML-Datei mit Laborabrechnungsdaten wurde importiert.
Vorgehensweise
- Rufen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan auf, den Sie verwerfen möchten.
-
Klicken Sie auf den Button Status.
- Wählen Sie aus der Dropdownliste HKP-Status den HKP-Status „Verworfen“.
- Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben die Begründung, z.B. „Alternative Behandlung durchgeführt“. Diese Angabe ist wichtig, wenn Sie im MIS auswerten möchten, aus welchen Gründen Sie den Kostenplan verworfen haben.
-
Klicken Sie auf den Button OK.
- Der HKP-Status und der Substatus des Kostenplans sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste und im Behandlungsblatt angezeigt.
- Im Hauptbereich MIS > Abfragen > Kostenpläne können Sie auswerten, aus welchen Gründen Sie Kostenpläne verworfen haben. Für weitere Informationen siehe Aus welchem Grund wurden die Kostenpläne verworfen?.