EBZ-KFO

Im Hauptbereich Patient > HKP > EBZ-KFO erstellen Sie den KFO-Kostenplan, der das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) verwendet.

Tipp: Alle wichtigen Information rund um EBZ sind in dem Hilfetext Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) zusammengefasst.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Maßnahmen

Der Punkt Maßnahmen zeigt den Ausschnitt zu Diagnostik- und Behandlungsmaßnahmen des eFormulars 4a. Des Weiteren erstellen Sie hier die Mitteilungen zum KFO-Plan und haben Zugriff auf die Historie.

 

AVL (Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen)

Über den Button AVL (außervertragliche Leistungen) vereinbaren Sie die Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen.

Ab dem 01.10.2023 wird dazu der Vordruck 4d „Vereinbarung und Erklärung zu Mehr- und Zusatzleistungen bei der KFO-Behandlung gemäß § 29 Abs. 7 SGB V“ verwendet.

Tipp: Im Hilfetext Außervertragliche Leistungen (AVL) bei KFO haben wir alle Informationen rund um die Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen für Sie zusammengefasst.

 

Historie

Im Punkt Maßnahmen öffnen Sie über den Button Historie die Historie des KFO-Kostenplans.

In der Historie wird Folgendes dokumentiert:

Im Falle der Verlängerungen, der Nachträge sowie der Therapieänderungen können Sie den jeweiligen Zustand des KFO-Plans vor einer Änderung ansehen (z.B. „KFO-Plan vor Nachtrag“).

Über den Drucken-Button und über den Löschen-Button kann ein markiertes Dokument gedruckt bzw. gelöscht werden.

 

Behandlungsstand

Der Punkt Behandlungsstand zeigt den aktuellen Stand der KFO-Behandlung und enthält Funktionalitäten zur Abrechnung des EBZ-KFO.

Links im Karteiblatt sehen Sie eine Liste aller beantragten Leistungen.

Spalte Beschreibung
Nummer zeigt die Nummer der beantragten Leistungen
Antrag zeigt die Anzahl der beantragten Leistungen des Hauptplanes
Verl.1 zeigt die Anzahl der beantragten Leistungen der ersten Verlängerung
Verl.2 zeigt die Anzahl der beantragten Leistungen der zweiten Verlängerung
Erbracht zeit die Anzahl der erbrachten Leistungen
Offen

zeigt die Anzahl der offenen Leistungen

Hinweis: Ein „-“ vor der Zahl (z.B. „-1“) bedeutet, dass die Anzahl der beantragten Leistung überschritten wurde.

Im Karteiblatt rechts oben finden Sie Informationen zum Erstantrag, der Verlängerung, der 2. Verlängerung und der Retention, wie z.B. das Antragsdatum, den HKP-Status und die beantragten Quartale.

Im Karteiblatt rechts unten können Sie je nach aktivem Radio-Button offene Leistungen ermitteln und Praxismaterialien eingeben. Des Weiteren können Sie Laborauftragsnummern generieren und XML-Dateien importieren. Sie können offene Leistungen in das Behandlungsblatt übernehmen und schließlich Rechnungen erstellen.

 

Allgemeine Voraussetzungen

 

Ablauf

Hauptplan

  1. EBZ-KFO Kostenplan erstellen
  2. [Optional] Mitteilung zur KIG-Einstufung mit Grad I oder II senden

  3. eFormular 4a für die Antragstellung ausfüllen

    1. Befund eingeben/ändern
    2. Therapie eingeben/ändern
    3. Maßnahmen eingeben/ändern
  4. EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden

  5. EBZ-Antrag wurde von der Krankenkasse genehmigt

    1. HKP-Status in „Genehmigt“ ändern
    2. [Optional] Erbrachte Leistungen im EBZ-KFO eingeben
    3. [Optional] Erbrachtes Material eingeben
    4. [Optional] Erbrachtes Labor eingeben
    5. [Optional] Leerquartal eingeben
  6. [Optional] Mitteilung für Nachtrag (Zusätzliche Leistungen) per KIM an die Krankenkasse senden
  7. [Optional] Mitteilungen zur Behandlung per KIM4charly an die Krankenkasse senden
  8. Rechnung erstellen
  9. Behandlung beenden (Behandlungsabschluss)

Therapieänderung

Verlängerung 1 & 2

Retention

 

Therapieänderung

Eine Therapieänderung beantragen Sie im Punkt Maßnahmen des laufenden KFO-Plans des Patienten. Therapieänderungen müssen durch die Krankenkasse genehmigt werden.

Hinweis: Sobald sich der EBZ-Antrag für die Therapieänderung im Signier-Prozess befindet, sind alle Angaben aus der Therapieänderung in die Punkte Befund, Therapie, Maßnahmen und Behandlungsstand übernommen. Den KFO-Hauptplan können Sie im Punkt Maßnahmen über den Button Historie einsehen. Er ist dort mit dem Zusatz „KFO-Plan vor Therapieänderung“ archiviert.

Im Punkt Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Therapieänderung“.

Auf dem eFormular 4a ist die Therapieänderung vermerkt.

Der versendete Antrag kann im HKP-M > EBZ-Nachrichten jederzeit angesehen werden.

Nach der Genehmigung der Therapieänderung durch die Krankenkasse übernehmen Sie das Genehmigungsdatum in den KFO-Plan. Das weitere Vorgehen ist analog der Vorgehensweise bei einem KFO-Hauptplan:

 

Verlängerung

Wenn die beantragte Behandlungsdauer nicht ausreicht, können Sie einen Verlängerungsantrag stellen. Die erste Verlängerung beantragen Sie im Punkt Verlängerung. Nach der ersten Verlängerung haben Sie die Möglichkeit einen weiteren Verlängerungsantrag zu stellen. Die zweite Verlängerung beantragen Sie im Punkt Verlängerung 2.

Hinweis: Den KFO-Hauptplan können Sie im Punkt Maßnahmen über den Button Historie einsehen. Er ist dort mit dem Zusatz „KFO-Plan vor Verlängerung“ archiviert.

Im Punkt Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Verländerung“.

Auf dem eFormular 4a ist die Verlängerung vermerkt.

Im Behandlungsblatt werden Hauptzeilen, die zu einer KFO-Verlängerung gehören, mit einem „v“ gekennzeichnet (z.B. „KFOv 874“).

Der versendete Antrag kann im HKP-M > EBZ-Nachrichten jederzeit angesehen werden.

Nach der Genehmigung der Verlängerung durch die Krankenkasse übernehmen Sie das Genehmigungsdatum in den KFO-Plan. Das weitere Vorgehen ist analog der Vorgehensweise bei einem KFO-Hauptplan:

 

Retention

Wenn sich der Patient in der Retentionsphase befindet, geben Sie die Leistungen über den Punkt Behandlungsstand ein. Dort erstellen Sie eine oder mehrere neue Hauptreihen für das Behandlungsblatt und übernehmen die Leistungen.

Hinweis: Im Behandlungsblatt werden Hauptzeilen, die zu einer KFO-Retention gehören, mit einem „r“ gekennzeichnet (z.B. „KFOr 874“).

Anschließend geben Sie die erbrachten Materialien, und/oder Laborleistungen sowie Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen (AVL) ein und erstellen die Rechnung.

Hinweis: Falls Sie Laborleistungen über den Karteireiter Labor eingeben, kennzeichnen Sie diese mit „KFO Retention“ bzw. „KFO AVL Retention“.

 

Abrechnung

Im Reiter HKP werden grundsätzlich die Rechnungen für den prozentualen Selbstbehalt des Patienten erstellt. Gleichzeitig wird die quartalsmäßige KFO-Kassen-Abrechnung durchgeführt, damit sie dann im Reiter Rechnung > BEMA > KFO über die KFO-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt werden kann.

Sie haben folgende Möglichkeiten die Rechnungen zu erstellen:

  • Einzelrechnung

    Erstellen Sie direkt im Karteireiter HKP pro Patient eine KFO-Einzelrechnung. Siehe Rechnung erstellen.

  • Sammelrechnung

    Erstellen Sie im Karteireiter Rechnung > BEMA > KFO-Sammelrechnung für sämtliche Patienten auf einmal die KFO-Rechnungen.

Hinweis: Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen (AVL) müssen im Karteireiter Rechnung > Offene Positionen in Rechnung gestellt werden. Hier werden dann ggf. die fiktiven BEMA-Leistungen in Abzug gebracht.

 

Außerplanmäßige Leistungen

KFO-Planleistungen, die außerplanmäßig abgerechnet werden, müssen mit dem Kennzeichen „AP“ an das KFO-Abrechnungsmodul weitergereicht werden.

Einstellungen in den Stammdaten

Um die KFO-Planleistungen 126a, 126b, 127a, 128a, 128b 130, 131a-c mit dem Kennzeichen „AP“ an das KFO-Abrechnungsmodul zu übergeben, müssen diese in den Stammdaten gesondert angelegt werden.

Hinweis: Die KFO-Planleistungen 125, 126c und 129 werden grundsätzlich mit dem Kennzeichen „AP“ weitergereicht. Für sie sind keine Anpassungen in den Stammdaten notwendig.

Über diese Verdopplung und Kennzeichnung wird gewährleistet, dass z.B. die 126a im KFO-Plan bei der Berechnung berücksichtigt wird, die 126aRep hingegen nicht. Die 126aRep wird lediglich mit dem KFO-Plan abgerechnet.

 

Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls

Im Rahmen der Abrechnung wird das KFO-Abrechnungsmodul der KZBV aufgerufen und prüft die Leistungen. Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KFO-Modul Fehlermeldungen.

Hinweis: Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) müssen vor der Abrechnung korrigiert werden. Alle anderen Fehlermeldungen und Hinweise sollten überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, mit den Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls umzugehen:

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Hinweis: Sie können auch einen Kostenplan für einen Behandlerwechsel mit Neuplanung oder Behandlerwechsel mit Planübernahme erstellen.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kostenplan erstellen möchten.

  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Karteiblatts auf den Button Erstellen .

  3. In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler gewählt, der in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist. Wählen Sie ggf. einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.

  4. Im Feld Datum steht standardmäßig das charly-Tagesdatum.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Art die Option EBZ-KFO.

  6. Belassen Sie die erste Dropdownliste neben HKP-Status auf Eingabe.

    In der Dropdownliste daneben können Sie ergänzende Angaben zum HKP-Status machen (Substatus), z.B. in Arbeit.

    Sowohl der HKP-Status als auch der Substatus werden im Behandlungsblatt angezeigt.

  7. Geben Sie in das Feld HKP-Kürzel eine Kurzbezeichnung für den neuen Kostenplan ein. Das Kürzel dient der besseren Unterscheidung von anderen Kostenplänen. Dieses Kürzel wird auch im Behandlungsblatt angezeigt.

  8. Im Feld Bemerkung können Sie einen praxis-internen Text eingeben. Über den kleinen Button  können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe.

  9. Die Checkbox XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor ist standardmäßig aktiviert. Die Checkbox wird für die rein elektronische Abrechnung („Online-Abrechnung“) benötigt. Wenn Material- und Laborkosten nicht ausschließlich elektronisch übermittelt, sondern in Papierform nachgereicht werden müssen, muss die Checkbox deaktiviert sein.

    • Checkbox aktiviert → Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten
    • Checkbox nicht aktiviert → Gesamtbeträge ohne die erforderliche Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten

  10. Klicken Sie auf den Button OK, um den Kostenplan zu erstellen.

    • Der Kostenplan wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.

      Gleichzeitig wird der neue Kostenplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:

      • Datum
      • HKP-Nummer (von charly vergeben)
      • HKP-Art („EBZ-KFO“)
      • HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
      • Behandler
      • HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)

      Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Kostenplan auswählen und anzeigen.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Befund.

  2. Klicken Sie auf den Button Behandlerwechsel.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Wählen sie den Radio-Button Behandlerwechsel mit Neuplanung.
  4. [Optional] Aktivieren Sie die Checkbox Kasswechsel, wenn ein gleichzeitiger Behandler- und Kassenwechsel vorliegt.

  5. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Kostenplan ist damit für den Behandlerwechsel mit Neuplanung markiert. Den Versand-Prozess starten Sie nach dem vollständigen Ausfüllen des EBZ-KFO Kostenplans per Klick auf den Button Senden . Im eFormular 4a ist der Behandlerwechsel mit Neuplanung vermerkt.

Nächste Schritte

  • Geben Sie in charly im EBZ-KFO Kostenplan in den Punkten Befund, Therapie und Maßnahmen Ihre Planung für die Behandlung des Patienten ein. Zusätzliche Informationen der Behandlung der vorherigen Zahnarztpraxis sind nicht erforderlich.
  • Befund eingeben mit KIG-Einstufung ab Grad III

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Gehen Sie in den Reiter HKP und erstellen Sie einen neuen EBZ-KFO Kostenplan. Geben Sie in das Feld Datum das Datum ein, an dem der Kostenplan in der vorherigen Praxis erstellt wurde.

  2. Klicken Sie auf den Button Behandlerwechsel.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Wählen sie den Radio-Button mit Planübernahme.

  4. Geben Sie in das Feld Abgerechnete Abschläge die von der vorherigen Praxis bereits abgerechneten Abschläge des KFO-Übernahmeplans ein.
  5. Geben Sie in das Feld Abgerechnete Quartale die von der vorherigen Praxis abgerechneten Quartale des KFO-Übernahmeplans ein.
  6. Geben Sie in das Feld Leerquartale die von der vorherigen Zahnarztraxis abgerechneten Leerquartale des KFO-Übernahmeplans ein.
  7. Geben Sie in das Feld Nicht mit charly abgerechnete Abschläge die nicht mit charly abgerechneten Abschläge des KFO-Übernahmeplans ein.
  8. Geben Sie in das Feld Behandlungsbeginn den Behandlungsbeginn des KFO-Übernahmeplans in Ihrer Praxis ein.

  9. Geben Sie in das Feld Antragsnummer die EBZ-Antragsnummer von der vorherigen Praxis des KFO-Übernahmeplans ein.

    Hinweis: Sofern Ihnen die EBZ-Antragsnummer von der vorherigen Praxis nicht mitgeteilt wurde, bzw. der KFO-Übernahmeplan noch im Papierverfahren beantragt wurde, muss das Feld leer bleiben.

  10. [Optional] Aktivieren Sie die Checkbox Kassenwechsel, wenn ein gleichzeitiger Behandler- und Kassenwechsel vorliegt.

    • Geben Sie in das Feld IK vorherige Krankenkasse das 9-stellige Institutionskennzeichen der vorherigen Krankenkasse ein.

  11. Um die Änderung zu übernehmen und das Fenster zu schließen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Plan ist damit für den Behandlerwechsel mit Planübernahme (und mit Kassenwechsel, wenn Checkbox Kassenwechsel aktiviert) markiert.
  12. Erfassen Sie den EBZ-KFO Kostenplan exakt so, wie er von der vorherigen Praxis beantragt wurde.
  13. Starten Sie den Versand-Prozess im EBZ-KFO Kostenplan im Punkt Befund per Klick auf den Senden-Button .
    14. Hinweis: Im eFormular 4a ist der Behandlerwechsel mit Planübernahme vermerkt. Für den EBZ-Behandlerwechsel-Antrag wird eine neue EBZ-Antragsnummer vergeben. Die EBZ-Antragsnummer der vorherigen Praxis wird im Feld „Antragsnummer ursprünglicher Behandlungsplan“ an die Krankenkasse übermittelt.

 

Hinweis: Bei KIG-Einstufungen in Grad I und II wird automatisch die „Mitteilung an den Patienten nach § 29 Abs. 1 Sozialgesetzbuch V. Buch (SGB V)“ für die Krankenkasse erstellt. Da die Krankenkasse in diesem Fall keine Antwort zurücksendet, wird zu dieser Mitteilung im HKP-M > EBZ-Nachrichten der EBZ-Status „Vorgelegt“ angezeigt. Sie können die KIG-Mitteilung weiterhin ausdrucken und dem Patienten aushändigen. Es darf kein EBZ-Antrag zu diesem KFO Kostenplan versendet werden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Befund.
  2. In das Feld Antrag vom wird automatisch das Datum übernommen, das Sie beim Erstellen des EBZ-KFO-Plans eingegeben haben.

  3. Klicken Sie auf die Feldbeschriftung KIG (Kieferorthopädische Indikationsgruppe).

  4. Um eine KIG-Einstufung für die Mitteilung zu wählen, klicken Sie in dem Fenster auf eine Indikationsgruppe mit Grad I oder II.

    • Das „Mitteilung versenden“-Fenster öffnet sich.
  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Signierer den Heilberufsausweis (HBA) des Behandlers, der die EBZ-Mitteilung signieren wird.

  6. Wählen Sie in der Dropdownliste Absender das KIM-Konto, über das die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet werden soll.

    Tipp: Für den Versand empfiehlt es sich, ein Praxiskonto zu verwenden. Da der verknüpfte Praxisausweis (SMC-B) i.d.R. dauerhaft im Kartenterminal steckt und verifiziert ist, kann die EBZ-Mitteilung mit einem Praxiskonto automatisiert versendet werden.

  7. Um den Versand-Prozess für die EBZ-Mitteilung zu starten, klicken Sie auf den Button Senden.

    • Den erstellten Signaturauftrag für die EBZ-Mitteilung bearbeiten Sie in der Signaturmappe.

    • Im Status-Fenster des EBZ-Kostenplans …

      • bleibt der HKP-Status auf „Eingabe“.
      • wird zusätzlich der EBZ-Status mit „In Signatur“ angezeigt.

  8. Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster, das die Option bietet, die KIG-Mitteilung zu drucken. Um sie für den Patienten zu drucken, klicken Sie auf den Button Drucken.

  9. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
Tipp: Sie können die „Mitteilung an den Patienten nach § 29 Abs. 1 Sozialgesetzbuch V. Buch (SGB V)“ im HKP-M > EBZ-Nachrichten erneut ausdrucken.

Nächste Schritte

  • EBZ-Mitteilung signieren. Die Vorgehensweise ist dieselbe, wie für einen EBZ-Antrag. Für weitere Informationen siehe EBZ-Antrag signieren.

eFormular 4a für die Antragstellung ausfüllen

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 4a (KFO-Behandlungsplan) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

  • Siehe Allgemeine Voraussetzungen
  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KFO Diagnose müssen Textbausteine hinterlegt sein, um diese für die praxisinterne Dokumentation im Feld Diagnose verwenden zu können.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Befund.
  2. In das Feld Antrag vom wird automatisch das Datum übernommen, das Sie beim Erstellen des EBZ-KFO-Plans eingegeben haben.

  3. Geben Sie in das Feld Zuschuss den Zuschuss ein.

    Der Zuschuss wird durch die zuständige Krankenkasse bei der Genehmigung des EBZ-KFO-Plans entweder bestätigt oder ein anderer Zuschuss festgelegt.

  4. Geben Sie in das Feld beantr. Quartale die Anzahl der für die Behandlung benötigten Quartale ein.
  5. Geben Sie in das Feld Abschläge die Anzahl der Abschläge ein.

  6. Klicken Sie auf die Feldbeschriftung KIG (Kieferorthopädische Indikationsgruppe).

  7. Um eine KIG-Einstufung zu wählen, klicken Sie in dem Fenster auf eine Indikationsgruppe ab Grad III.

    • Die KIG-Einstufung wird in das Feld KIG übernommen.
  8. [Optional] Klicken Sie auf das Feld 2. KIG um eine zweite Indikationsgruppe ab Grad III anzugeben. Laut EBZ-Spezikation sind bei der zweiten Angabe nur die Werte E3 oder E4 zulässig.

  9. Geben Sie in die Felder Anamnese, Diagnose OK, Diagnose UK und Diagnose Bisslage die Anamnese sowie die Diagnose ein:

    1. Klicken Sie jeweils am Ende der Felder auf den Bearbeiten-Button .

    2. Aktivieren Sie in der Liste bei den Kennzeichen, die Sie in das Feld übernehmen möchten, jeweils die Checkbox.

      Hinweis: Falls für das Kennzeichen notwendig, geben Sie eine Zahnangabe an. Sofern Sie die Checkbox 99 - Sonstiges gewählt haben, müssen Sie in das Feld unterhalb der Checkbox einen Freitext eingeben.

    3. Klicken Sie auf den Button Übernehmen.

      • Die Schlüssel der gewählten Kennzeichen werden in das entsprechende Feld übernommen.

  10. [Optional] Geben Sie in das Feld Diagnose (ausschließlich interne Dokumentation, keine Übermittlung an die KZV) Ihre praxisinterne Dokumentation ein.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Manuell eingeben
    • Textbaustein aus der Liste der Textbausteine rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen
  11. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 4a (KFO-Behandlungsplan) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

  • Siehe Allgemeine Voraussetzungen
  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KFO Therapie müssen Textbausteine hinterlegt sein, um diese für die praxisinterne Dokumentation im Feld Therapieverwenden zu können.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Therapie.

  2. Falls es sich bei der KFO-Behandlung um eine der folgenden Behandlungen handelt, aktivieren Sie die gleichnamige Checkbox:

    • Frühbehandlung (KFO-Richtlinie Nr.8 a-c)
    • Frühe Behandlung (KFO-Richtlinie Nr.8 d)
    • Erwachsenenbehandlung
  3. Falls es sich bei der KFO-Behandlung um einen Unfall handelt, aktivieren Sie die Checkbox Unfall.

  4. Geben Sie in die Felder Therapie OK, Therapie UK, Therapie Bisslage und Verwendete Geräte die Therapie sowie die verwendeten Geräte ein:

    1. Klicken Sie jeweils am Ende der Felder auf den Bearbeiten-Button .

    2. Aktivieren Sie in der Liste bei den Kennzeichen, die Sie in das Feld übernehmen möchten, jeweils die Checkbox.

      Hinweis: Falls für das Kennzeichen notwendig, geben Sie eine Zahnangabe an. Sofern Sie die Checkbox 99 - Sonstiges gewählt haben, müssen Sie in das Feld unterhalb der Checkbox einen Freitext eingeben.

    3. Klicken Sie auf den Button Übernehmen.

      • Die Schlüssel der gewählten Kennzeichen werden in das Feld übernommen.

  5. [Optional] Geben Sie in das Feld Therapie (ausschließlich interne Dokumentation, keine Übermittlung an die KZV) ihre praxisinterne Dokumentation ein.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Manuell eingeben
    • Textbaustein aus der Liste der Textbausteine rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 4a (KFO-Behandlungsplan) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

  • Siehe Allgemeine Voraussetzungen
  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Lstg. > KFO Kasse Sachleistung müssen die KFO-Leistungen als Sachleistung definiert sein, damit diese entsprechend abgerechnet werden.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

    • Im Bereich Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Hauptplan“.

  2. Geben Sie die Indikation für den Oberkiefer „OK 119“, den Unterkiefer „UK 119“ sowie die Bissverlagerung „120“ ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie in den Spalten für „OK 119“, „UK 119“ sowie „120“ jeweils die entsprechenden Radio-Buttons bzw. Checkboxen an.

      Tipp: Um eine Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) erneut auf den Radio-Button.

    • Manuelle Eingabe der Bewertungen in die Tabelle im Bereich Bewertungssystem nach den Nummern 119/120.

      Hinweis: Das Feld 120 III können Sie ausschließlich über die Checkboxen im Eingabebereich III. Richtung der durchzuf. Bissverschiebung befüllen. Aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen mesial, lateral und/oder distal.

    • Der Bereich Bewertungssystem nach den Nummern 119/120 füllt sich automatisch anhand der gewählten Radio-Buttons und Checkboxen. Wenn Sie einen anderen Radio-Button bzw. eine andere Checkboxwählen, ändert sich automatisch der Wert in der Tabelle.

      Wenn Sie im Eingabebereich III. Richtung der durchzuf. Bissverschiebung mehr als eine Checkbox aktivieren, werden die Einzelwerte angezeigt und mit einem Plus-Zeichen verbunden (z.B. „1+2+3“).

      charly errechnet die Summe der Punkte, trägt diese in die Spalte Summe ein und gibt den entsprechenden Buchstaben vor. Der Buchstabe definiert die Abschläge.

  3. Geben Sie im Bereich Diagnostik + Behandlung die geplanten Leistungen in die dafür vorgesehenen Felder ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Links neben dem Karteireiter HKP die Leistungen aus der Liste Leistungsauswahl KFO mit einem Doppelklick übernehmen.
    • Manuell eingeben.
  4. In dem Bereich darunter haben Sie die Möglichkeit „Sonstige Leistungen“ zu beantragen. Übernehmen Sie die entsprechenden Leistungen ebenfalls mit einem Doppelklick aus der Liste Leistungsauswahl KFO.
  5. Geben Sie das geschätzte Zahnarzt-Material und das geschätzte Eigenlabor bzw. das geschätzte Fremdlabor direkt in die entsprechenden Felder ein.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Die Laborauftragsnummer generieren Sie im Punkt Behandlungsstand über den Button Labor. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Beantragen, versenden

Solange der EBZ-Antrag noch nicht an die Krankenkasse versendet wurde, können an den folgenden Stellen Änderungen vorgenommen werden:

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  3. Ändern Sie die Angaben. Folgendes kann geändert werden:

    • Behandler
    • Erstellungsdatum
    • HKP-Kürzel
    • KZV-intern
    • Bemerkung

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Die Änderungen werden übernommen und das Fenster schließt sich.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Ändern Sie die Angaben.

    Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise beim Ausfüllen des eFormulars 4a für die Antragstellung. Siehe eFormular 4a für die Antragstellung ausfüllen.

  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Änderungen werden im Karteireiter HKP dargestellt.
Hinweis: Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-KFO-Kostenplan zu ändern, muss eine Therapieänderung eingereicht werden. Siehe Therapieänderungsantrag versenden

Die Zahnarztpraxis sendet den geplanten EBZ-Antrag über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

  1. Versand-Prozess starten.

  2. EBZ-Antrag signieren.
  3. KIM-Nachricht mit signiertem EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Für weitere Informationen siehe Versand-Prozess starten

Voraussetzungen

  1. Der Patient hat seine Krankenkasse gewechselt. Durch eine eGK-Kartenlesung oder durch eine manuelle Erfassung der Versichertendaten (Ersatzverfahren) liegt in charly ein neues Versicherungsverhältnis mit neuer Krankenkasse vor.

  2. Es liegt ein EBZ-KFO Kostenplan mit dem EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“ vor.

Hinweis: Sofern Sie die EBZ-Notizfunktion verwenden, werden Sie automatisch informiert, für welchen Patienten und für welchen EBZ-Kostenplan ein Kassenwechsel vorliegt. Informationen zur Verwendung und Aktivierung der Notizfunktion für EBZ finden Sie unter EBZ-Benachrichtigungen über das Notizsystem.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kassenwechsel versenden möchten.

  2. Rufen Sie im Reiter HKP den EBZ-KFO Kostenplan auf, für den Sie einen Kassenwechsel versenden möchten.

  3. [Optional] Rechnen Sie im Punkt Behandlungsstand alle erbrachten Leistungen ab, wenn noch nicht abgerechnete Leistungen vorliegen.

  4. Starten Sie den Versand-Prozess im EBZ-KFO Kostenplan im Punkt Befund per Klick auf den Senden-Button .

    5. Hinweis: Im eFormular 4a ist der Kassenwechsel vermerkt. Für den EBZ-Kassenwechsel-Antrag wird eine neue EBZ-Antragsnummer vergeben. Die EBZ-Antragsnummer des vorherigen Antrags wird der neuen Krankenkasse im Feld „Antragsnummer vorherige Krankenkasse“ mitgeteilt. Im Feld „Institutionskennzeichen vorherige Krankenkasse“ wird die vorherige Krankenkasse an die neue Krankenkasse übermittelt.

Genehmigen, Leistungen erbringen

Nachdem der EBZ-Antrag des EBZ-KFO durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält der EBZ-KFO in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Um zusätzliche Eingabemöglichkeiten freizuschalten, ändern Sie auch den HKP-Status in „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht ansehen. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu allen EBZ-Nachricht des dazugehörigen EBZ-Kostenplans und den kompletten Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen sieheEBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.
  2. Prüfen und korrigieren Sie ggf. die Angabe im Feld Zuschuss durch den von der Krankenkasse genehmigten Zuschuss.

  3. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste HKP-Status die Option Genehmigt.
  5. [Optional] Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben den gewünschten Substatus, z.B. in Arbeit.

  6. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Der HKP-Status und ggf. der Substatus des Kostenplans sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste sowie im Behandlungsblatt angezeigt.
    • Durch den Statuswechsel werden in der Oberfläche zusätzliche Felder freigeschaltet.
  7. Wählen Sie den Punkt Befund.
  8. Geben Sie in das Feld Beginn das Beginndatum der bevorstehenden Behandlung ein.
  9. Geben Sie in das Feld genehmigt das Genehmigungsdatum ein.

Nächste Schritte

Tipp: Alternativ können Sie die erbrachten Leistungen im Behandlungsblatt eingeben. Siehe Erbrachte Leistungen im Behandlungsblatt eingeben.

Voraussetzungen

  • Der EBZ-Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Die Eingabe der Leistungen über den Punkt Behandlungsstand besteht aus zwei Schritten:

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Behandlungsplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.
  3. Wählen Sie den Radio-Button Lstg. ermitteln.

  4. Klicken Sie auf den Button Offene Lstg.ermitteln.

    • In der Liste werden die offenen Leistungen gelistet.

  5. Geben Sie die Anzahl der erbrachten Leistungen ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Ändern Sie mit Hilfe der Plus- und Minus-Buttons in den entsprechenden Zeilen die Anzahl der erbrachten Leistungen. Alle Leistungen mit einer Anzahl größer als Null werden in das Behandlungsblatt übernommen.

    • Geben Sie die Anzahl direkt ein, indem Sie die Leistung durch Anklicken markieren und in dem rechten Textfeld unterhalb der Liste eine Ziffer eingeben. In dem linken Textfeld können Sie den Zahnbereich eingeben.

      Hinweis: Drücken Sie nach jeder Eingabe die Enter-Taste.
    • Über den Minus-Button rechts unten, können Sie eine oder mehrere der vorgeschlagenen Leistungen komplett aus der Liste entfernen. Dazu markieren Sie die gewünschte Leistung und klicken anschließend auf den Minus-Button.
    Achtung: Wenn Sie außervertragliche Leistungen (AVL) vereinbart haben und mit fiktiven Kassenleistungen arbeiten, werden Ihnen die „Original“-Leistungen sowie die fiktiven Leistungen angeboten. Achten Sie in diesem Fall darauf, die „Original“-Leistungen mit „0“ und die fiktiven Leistungen mit der tatsächlichen Anzahl zu übernehmen!
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Lstg. ins Beh.Blatt übernehmen.

    Standardmäßig ist in dem sich öffnenden Fenster der Eintrag „KFO-Leistungen Quartal <Quartal/Jahr>“ hinterlegt. Sofern Sie auch eine Abschlagsleistung übernehmen, wird der Eintrag um die Abschlagsnummer ergänzt.

  2. Wählen Sie, wie der Eintrag im Behandlungsblatt lauten soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Pro Leistung eine Hauptreihe
    • Hauptreihe mit folgendem Eintrag → Diesen Eintrag können Sie editieren.

  3. Um die Leistungen endgültig in das Behandlungsblatt zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Sobald die Leistungen in das Behandlungsblatt übernommen wurden, wechselt charly im Behandlungsstand des KFO-Plans zum Bereich Erbrachte Lstg.

      Hinweis: Leistungsbezogene Informationen für die KZV geben Sie im Behandlungsblatt über den Button Begr ein. Die leistungsbezogenen Informationen werden im Rahmen der KFO-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt. Für weitere Informationen siehe BEMA-Leistungen Begründung (KCH und KFO).

Nächste Schritte

Tipp: Alternativ können Sie die erbrachten Leistungen im EBZ-KFO eingeben. Siehe Erbrachte Leistungen im EBZ-KFO eingeben.

Die erbrachten Leistungen geben Sie über das Behandlungsblatt ein. Dort werden die Leistungen entweder automatisch dem genehmigten EBZ-KFO zugeordnet oder Sie nehmen – im Falle von mehreren genehmigten Behandlungsplänen derselben Art – die Zuordnung manuell vor.

Voraussetzungen

  • Der Behandlungsplan wurde durch den Patienten unterschrieben. Der Kostenplan befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Karteireiter Behandlungsblatt.

  2. Markieren Sie die Zähne und geben Sie über die Leistungsauswahl die erbrachten Leistungen ein.

    • Wenn es nur einen Kostenplan mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-KFO“ für den Patienten gibt, werden die Leistungen automatisch diesem Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KFO 3577“.
    • Falls für den Patienten mehrere Kostenpläne mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-KFO“ vorliegen, öffnet sich ein Fenster.

  3. [Nur bei mehreren genehmigten EBZ-KFO]: Markieren Sie in dem Fenster den Kostenplan, dem Sie die Leistungen zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Die Leistungen werden dem gewählten Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KFO 3577“.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

    • Im EBZ-KFO ist der Punkt Behandlungsstand aktualisiert.

      Hinweis: Wenn im Behandlungsstand in der Spalte Offen ein „-“ vor die Zahl gestellt ist, z.B. „-1“, wurde die Anzahl der beantragten Leistung überschritten.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.

  3. Klicken Sie auf den Button Praxismaterial.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Im Bereich Materialliste auf der rechten Seite befindet sich die Liste aller vorhandenen Materialien. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Materialien, die in dem Behandlungsplan verwendet wurden.

  4. Markieren Sie im Bereich Materialliste das gewünschte Material.

    Durch gleichzeitiges Drücken der Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) können Sie mehrere Materialien auf einmal markieren.

  5. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Das markierte Material wird in die Liste auf der linken Seite übernommen.

      Um Materialien wieder zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Materialien und klicken auf den Minus-Button.

  6. Um das Verwendungsdatum des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Datum das neue Datum ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  7. Um die Anzahl des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Anzahl die neue Anzahl ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  8. Um den Preis des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Preis den neuen Preis ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  9. [Optional] Um weitere Materialien einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.

  10. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Materialien werden in das Behandlungsblatt übernommen.

    • Im EBZ-KFO ist folgendes aktualisiert:

      • im Behandlungsstand das Feld Erbracht Mat+Lab. Dort wird die Summe der erbrachten Materialien gemeinsam mit den Laborleistungen aufgeführt. Wenn die erbrachten Material- und Laborkosten die Summe der Beantragung übersteigen, wird die Beschriftung des Feldes Erbracht Mat+Lab in roter Schrift dargestellt.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Die Eigenlaborleistungen geben Sie im Hauptbereich Patient > Labor ein. Die Laborleistungen und Materialien müssen der Art „KFO“ zugewiesen werden.

Bei der Datenübernahme in das Behandlungsblatt ordnen Sie die Laborleistungen dem genehmigten EBZ-KFO zu.

Im Behandlungsstand des EBZ-KFO aktualisiert sich das Feld Erbracht Mat+Lab. Dort wird die Summe der erbrachten Materialien gemeinsam mit den Laborleistungen aufgeführt. Wenn die erbrachten Material- und Laborkosten die Summe der Beantragung übersteigen, wird die Beschriftung des Feldes Erbracht Mat+Lab in roter Schrift dargestellt.

Die Fremdlaborleistungen geben Sie über den Button Labor ein. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.
  3. Klicken Sie auf den Radio-Button Lstg. ermitteln.
  4. Klicken Sie auf offene Lstg. ermitteln.
  5. Ändern Sie in den entsprechenden Zeilen die Anzahl aller Leistungen auf Null.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

  7. Klicken Sie auf den Button Lstg. ins Beh.Blatt übernehmen.

    • Ein Fenster öffnet sich. Darin ist bereits der Text „KFO-Leerquartal <Quartal>“ eingegeben.
  8. Klicken Sie auf den Button OK. um die Hauptreihe in das Behandlungsblatt einzutragen.

Nächste Schritte

Mitteilung zur Behandlung versenden

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Die Zahnarztpraxis sendet die EBZ-Mitteilung über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

  1. Mitteilungsart über den Button Mitteilung zur Behandlung wählen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Unplanmäßiger Verlauf
    • Behandlungsabschluss
    • Behandlungsabbruch
    • Wiederaufnahme der Behandlung
  2. Versand-Prozess starten.
  3. EBZ-Mitteilung signieren.
  4. KIM-Nachricht mit signierter EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse senden.

Für weitere Informationen siehe EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Hinweis:
  • Im Status-Fenster des EBZ-Kostenplans bleibt der HKP-Status auf „Genehmigt“.
  • Im HKP-M wird im Punkt EBZ-Nachrichten ein Eintrag hinzugefügt.

  • Das Formular enthält bei den Mitteilungsarten u.a. folgende Informationen:

    • Verarbeitungskennzeichen: 10 (erstmalige Übermittlung)
    • Felder Mitteilungsnummer und Antragsnummer ursprünglicher Kostenplan werden gefüllt.
  • Nachdem die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet wurde, erhält sie den EBZ-Status „Vorgelegt“, da in diesem Fall keine Genehmigung von der Krankenkasse notwendig ist. Dies gilt für die Mitteilungsarten Behandlungsabschluss,Unplanmäßiger Verlauf und Behandlungsabbruch.
  • Die Mitteilungsart Wiederaufnahme der Behandlung erhält den EBZ-Status „Genehmigt“, sobald die erforderliche Genehmigung von der Krankenkasse erhalten wurde.

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KFO befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren"
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Die Zahnarztpraxis sendet die EBZ-Mitteilung über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

  1. Mitteilung im Punkt Maßnahmen über den Button Nachtrag erstellen:

    1. Leistungen, Material- und/oder Laborkosten in die entsprechenden Felder eingeben.
    2. Im Textfeld Begründung bei Bedarf eine Begründung für den Nachtrag eingeben.
  2. Versand-Prozess starten.
  3. EBZ-Mitteilung signieren.
  4. KIM-Nachricht mit signierter EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse senden.

Für weitere Informationen siehe EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Hinweis:
  • Im Status-Fenster des EBZ-Kostenplans bleibt der HKP-Status auf „Genehmigt“.
  • Im HKP-M wird im Punkt EBZ-Nachrichten ein Eintrag hinzugefügt.

  • Das Formular enthält bei der Mitteilung u.a. folgende Informationen:

    • Verarbeitungskennzeichen: 10 (erstmalige Übermittlung)
    • Felder Mitteilungsnummer und Antragsnummer ursprünglicher Kostenplan werden gefüllt.
  • Nachdem die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet wurde, erhält sie den EBZ-Status „Vorgelegt“, da in diesem Fall keine Genehmigung von der Krankenkasse notwendig ist.
  • Die Krankenkasse antwortet nur, wenn die zusätzlichen Leistungen abgelehnt werden. In diesem Fall erhalten Sie per KIM eine Nachricht und die EBZ-Mitteilung erhält den Status „Abgelehnt“.

Abrechnen, Stornieren

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.

  3. Wählen Sie den Radio-Button Erbrachte Lstg.

  4. In der Dropdownliste direkt darunter wählen Sie das Quartal welches Sie abrechnen möchten (es müsste bereits vorausgewählt sein).

    In die Felder Pkt.wert KFO, Pkt.wert IP und Pkt.wert Kons werden automatisch die aktuellen Punktwerte aus den Stammdaten > Kassen > Kassenarten übernommen.

  5. Aktivieren Sie die Checkbox Beh. Abschluss, wenn die Behandlung abgeschlossen ist und es sich um die letzte Abrechnung handelt. Auf der Rechnung wird durch die aktivierte Checkbox das Datum der letzten Behandlung im Feld Behandlungsende eingefügt und bei der Abrechnung an das Modul der KZBV übermittelt.
    Hinweis: Das Datum der letzten Behandlung können Sie ebenfalls über dem Button Erbachte Lstg. im Feld Letzte KFO-Behandlung war am „...” sehen.

  6. Klicken Sie auf den Button Rechnung erstellen.

    • Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.

      Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KFO-Modul Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.

    • Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.

      Hinweis: Das jeweilige Datum der Leistungserbringung wird mit dem Abrechnungsmodul an die KZV übermittelt. Die KZV übernimmt anhand der Daten die korrekte Berechnung. Daher kann es zu Differenzen zwischen dem Abrechnungsbetrag kommen, der in charly dargestellt wird und dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der von der KZV errechnet und überwiesen wird.
    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • In der Dropdownliste werden das abgerechnete Quartal und die Rechnungsnummer angezeigt.

Nächste Schritte

  • Reichen Sie die Abrechnung im Rahmen der KFO-Quartalsabrechnung bei der zuständigen KZV ein. Die KFO-Quartalsabrechnung mit der KZV führen Sie im Karteiblatt Rechnung > BEMA > KFO durch.
  • Rechnung drucken

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > KFO-Rechnungen haben Sie die Druckeinstellungen für die KFO-Rechnung definiert.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.
  3. Wählen Sie den Radio-Button Erbrachte Lstg.
  4. Wählen Sie in der Dropdownliste das gewünschte Quartal bzw. die Rechnung.

  5. Klicken Sie auf den Button Rechnung drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  6. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
Hinweis: Die Originalrechnung können Sie über die Ablage unter Ablage Rechnungen jederzeit erneut ausdrucken.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.

  3. Wählen Sie den Radio-Button Erbrachte Lstg.

  4. In der Dropdownliste direkt darunter wählen Sie das Quartal welches Sie abrechnen möchten (es müsste bereits vorausgewählt sein).

    In die Felder Pkt.wert KFO, Pkt.wert IP und Pkt.wert Kons werden automatisch die aktuellen Punktwerte aus den Stammdaten > Kassen > Kassenarten übernommen.

  5. Aktivieren Sie die Checkbox Beh. Abschluss, wenn die Behandlung abgeschlossen ist und es sich um die letzte Abrechnung handelt. Auf der Rechnung wird durch die aktivierte Checkbox das Datum der letzten Behandlung im Feld Behandlungsende eingefügt und bei der Abrechnung an das Modul der KZBV übermittelt.

    Hinweis: Das Datum der letzten Behandlung können Sie ebenfalls über dem Button Erbachte Lstg. im Feld Letzte KFO-Behandlung war am „...” sehen.

  6. Klicken Sie auf den Button Rechnung erstellen.

    • Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.

      Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KFO-Modul Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.

    • Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.

      Hinweis: Das jeweilige Datum der Leistungserbringung wird mit dem Abrechnungsmodul an die KZV übermittelt. Die KZV übernimmt anhand der Daten die korrekte Berechnung. Daher kann es zu Differenzen zwischen dem Abrechnungsbetrag kommen, der in charly dargestellt wird und dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der von der KZV errechnet und überwiesen wird.

  7. Um die Abrechnung durchzuführen, klicken Sie auf den Button Rechnung.

    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • Der KFO-Plan erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Meldungen bearbeiten.

    • Das Fenster KFO-Modul Fehlermeldungen schließt sich.
  2. [Optional] Drucken Sie die Liste der Fehler per Klick auf den Button Drucken.
  3. Korrigieren Sie die beanstandeten Fehler.
  4. Starten Sie die Abrechnung erneut, indem Sie im Kostenplan wieder auf den Button Abrechnung klicken.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Abrechnung durchführen.

    • Das Fenster KFO-Modul Fehlermeldungen schließt sich und Sie können die Abrechnung fortführen, sofern keine Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) enthalten waren.
Hinweis: Leistungen, die vor Planerstellung im Behandlungsblatt eingetragen und nachträglich im Behandlungsstand über den Plus-Button hinzugefügt wurden, können nicht über den Button Rechnung stornieren storniert werden. Für eine Stornierung gehen Sie in den Karteireiter Rechnung > Rechnungen.

Falls die KZV die eingereichte Abrechnung reklamiert, können Sie die Abrechnung stornieren und verbessern. Anschließend rechnen Sie den Kostenplan erneut ab und reichen ihn bei der KZV nach.

Hinweis: Es können keine einzelnen Leistungen einer KFO-Rechnung selektiv storniert werden. Mit dem Auslösen des Stornos wird immer die gesamte letzte KFO-Rechnung des Patienten storniert.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Radio-Button Erbrachte Lstg.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste das gewünschte Quartal bzw. die Rechnung.

  4. Klicken Sie auf den Button Rechnung stornieren.

      • Das Fenster Rechnung stornieren öffnet sich
      • Wählen Sie einen Stornierungsgrund aus, dieser wird im Behandlungsblatt dokumentiert und ist verpflichtend.
  5. Bestätigen Sie den Vorgang über den Button Stornieren.

Nächste Schritte

Wenn Sie eine Rechnung storniert haben, die im Leerquartal erstellt wurde, prüfen Sie die bereits abgerechneten Leerquartale im Behandlungsstand des KFO-Plans.

Sollte die Anzahl der angezeigten Leerquartale nicht korrekt sein, können Sie die Leerquartale anpassen. Mit dieser Änderung erstellen Sie keine Rechnung.

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.
  3. Wählen Sie den Radio-Button Erbrachte Lstg.

  4. Klicken Sie bei gedrückter alt- oder Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf den Button Rechnung erstellen.

  5. Geben Sie in die Felder abger. Quartale und Leerquartale die korrekte Anzahl ein.
  6. Klicken Sie auf den Button OK, um die Eingaben zu speichern und das Fenster zu schließen.

Therapieänderung

Voraussetzungen

  • Der KFO-Hauptplan befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.
  • Im Punkt Befund ist im Feld genehmigt das Genehmigungsdatum des Hauptplans hinterlegt.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button Therapieänderung.

    Die Angaben aus den Punkten Befund, Therapie und Maßnahmen sind aus dem Hauptplan übernommen.

  4. Passen Sie die Angaben in den Punkten Befund, Therapie und Maßnahmen an die Therapieänderung an. Die Angaben zur Anamnese sind optional.

    Hinweis: Im Bereich Befund kann die Anamnese angepasst und zusammen mit der Diagnose (OK und UK) sowie der Bisslage an die Krankenkasse übermittelt werden. Das unterste Diagnose-Feld dient ausschließlich der internen Dokumentation und hat keinen Einfluss auf das EBZ.
  5. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
  6. Klicken Sie auf den Drucken-Button, um den Verlängerungsantrag auszudrucken und zur Genehmigung bei der Kasse einzureichen.

  7. Um die Therapieänderung an die Krankenkasse zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden.

    • Das „Antrag versenden“-Fenster öffnet sich.
  8. Die weiteren Schritte entsprechen der Vorgehensweise des Versands des KFO-Hauptplans. Siehe EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden.
Hinweis: Sobald sich der EBZ-Antrag für die Therapieänderung im Signier-Prozess befindet, sind alle Angaben aus der Therapieänderung in die Punkte Befund, Therapie, Maßnahmen und Behandlungsstand übernommen. Den KFO-Hauptplan können Sie im Punkt Maßnahmen über den Button Historie einsehen. Er ist dort mit dem Zusatz „KFO-Plan vor Therapieänderung“ archiviert.

Im Punkt Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Therapieänderung“.

Auf dem eFormular 4a ist die Therapieänderung vermerkt.

Nachdem der EBZ-Therapieänderungsantrag des EBZ-KFO durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält die Therapieänderung in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht ansehen. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu allen EBZ-Nachricht des dazugehörigen EBZ-Kostenplans und den kompletten Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen sieheEBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.
  3. Geben Sie in das Feld genehmigt am das Genehmigungsdatum ein.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Verlängerung 1 & 2

Voraussetzungen

  • Verlängerung 1: Der KFO-Hauptplan befindet sich in einem der folgenden HKP-Status: „Genehmigt“ oder „Durchgeführt“.
  • Verlängerung 2: Der KFO-Hauptplan und die erste Verlängerung befinden sich jeweils in einem der folgenden HKP-Status: „Genehmigt“ oder „Durchgeführt“.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Wählen Sie den Punkt Verlängerung bzw. Verlängerung 2.

    • Der Verlängerungsantrag wird automatisch mit den Daten des genehmigten KFO-Plans gefüllt.

      Im Punkt Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Verlängerung“.

  3. Passen Sie die Angaben in den Feldern beantragte Quartale und Abschläge an. Diese sind standardmäßig jeweils mit der Anzahl „4“ vorausgefüllt.
  4. Passen Sie die Angaben über die Buttons Diagnose, Therapie und Bewertung an die Verlängerung an. Die Angaben zur Anamnese sind optional.
  5. Geben Sie im Bereich Diagnostik + Behandlung sowie Sonstige Leistungen die geplanten Leistungen in die entsprechenden Felder ein.
  6. Geben Sie das geschätzte Zahnarzt-Material und das geschätzte Eigenlabor bzw. das geschätzte Fremdlabor in die entsprechenden Felder ein.
  7. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
  8. Die weiteren Schritte entsprechen der Vorgehensweise des Versands des KFO-Hauptplans.
Hinweis: Den KFO-Hauptplan können Sie im Punkt Maßnahmen über den Button Historie einsehen. Er ist dort mit dem Zusatz „KFO-Plan vor Verlängerung“ archiviert.

Im Punkt Maßnahmen steht die Kennzeichnung „KFO-Verlängerung“.

Auf dem eFormular 4a ist die Verlängerung vermerkt.

Nächste Schritte

Nachdem der EBZ-Verlängerungsantrag des EBZ-KFO durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält die Verlängerung in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht ansehen. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu allen EBZ-Nachricht des dazugehörigen EBZ-Kostenplans und den kompletten Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen sieheEBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Verlängerung bzw. Verlängerung 2.
  3. Geben Sie in das Feld genehmigt am das Genehmigungsdatum ein.
  4. Ändern Sie den HKP-Status über die Dropdownliste in „Genehmigt“.
  5. Geben Sie das Beginn-Datum der Behandlung ein.

  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Im Punkt Behandlungsstand werden im Bereich oben rechts die Informationen zur Verlängerung dargestellt.

Nächste Schritte

Retention

Voraussetzungen

  • Retention im Hauptplan: Der KFO-Hauptplan befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.
  • Retention in der Verlängerung: Der KFO-Hauptplan befindet sich im HKP-Status „Durchgeführt“. Die Verlängerung befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.

  3. Wählen Sie im Behandlungsstand den Punkt Retention.

    • Links neben dem Karteireiter HKP öffnet sich die Liste Leistungsauswahl KFO.
  4. Übernehmen Sie die gewünschten Leistungen mit einem Doppelklick in den Behandlungsstand.

  5. Wenn Sie alle Leistungen für die Sitzung eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Lstg. ins Beh.Blatt übernehmen.

    • Ein Fenster öffnet sich. Darin ist bereits der Text „KFO-Leistungen Retention <Quartal>“ eingegeben.

  6. Klicken Sie auf den Button OK. um die Hauptreihe mit den Leistungen in das Behandlungsblatt einzutragen.

    • Im Behandlungsblatt werden Hauptzeilen, die zu einer KFO-Retention gehören, mit einem „r“ gekennzeichnet (z.B. „KFOr 874“).

Nächste Schritte

Hinweis: Falls Sie Laborleistungen über den Karteireiter Labor eingeben, kennzeichnen Sie diese mit „KFO Retention“ bzw. „KFO AVL Retention“.

Drucken

Hinweis: Ein Ausdruck des eFormulares 4 (KFO-Behandlungsplan) ist beim EBZ-KFO nicht vorgesehen, da der EBZ-Antrag ausschließlich elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird.

Sobald sich der EBZ-KFO mindestens im EBZ-Status „Entwurf“ befindet, kann das eFormular 4 bei Bedarf in der EBZ-Nachrichten-Ansicht in der Perspektive Patient gedruckt werden. Für weitere Informationen siehe Aktion „Drucken“.

Bei Sonstigen Kostenträgern werden die eFormulare zur Beantragung verwendet. Dabei gilt das Papierverfahren, d.h. die eFormulare müssen ausgedruckt und postalisch übermittelt werden.

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den entsprechenden EBZ-Kostenplan des Patienten, der bei einem Sonstigen Kostenträger versichert ist.
  2. Wählen Sie den Punkt Befund für das eFormular 4.
  3. Für die MIT 1 gehen Sie im genehmigten EBZ-KFO Kostenplan in den Punkt Maßnahmen, klicken auf den Button Mitteilung zur Behandlung und aktivieren die Checkbox Planmäßiger Abschluss der Behandlung.
    4. Hinweis: Alle weiteren Mitteilungen stehen bei Sonstigen Kostenträgern nicht zur Verfügung.
  4. Klicken Sie auf den Button Drucken.
    • Das eFormular bzw. die Mitteilung öffnet sich in Ihrem hinterlegten Standard-PDF-Programm.

Löschen

Sie können einen Kostenplan unwiederbringlich aus charly löschen. Löschen Sie nur falsch angelegte Kostenpläne. Wenn der Kostenplan veraltet ist oder anderweitig nicht mehr benötigt wird, verwerfen Sie diesen stattdessen. Die Gründe für verworfene Kostenpläne können Sie im MIS > Abfragen > Kostenpläne auswerten.

Für weitere Informationen siehe

Wenn Sie nicht den kompletten EBZ-Kostenplan, sondern nur einen EBZ-Antrag verwerfen oder löschen möchten, stehen in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht entsprechende Aktionen zur Verfügung. Für weitere Informationen siehe