Außervertragliche Leistungen (AVL) bei KFO

Im KFO-Kostenplan können Sie Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen (im Folgenden unter „AVL = außervertragliche Leistungen“ zusammengefasst) mit dem Kassenpatienten vereinbaren.

 

Über den Vordruck 4d

Ab dem 01.10.2023 wird für die AVL-Leistungen der Vordruck 4d „Vereinbarung und Erklärung zu Mehr- und Zusatzleistungen bei der KFO-Behandlung gemäß § 29 Abs. 7 SGB V“ verwendet.

Tipp: Die Mehr- oder Zusatzleistungen ergeben sich aus dem „Beschluss des Bewertungsausschusses zur Einführung eines Katalogs kieferorthopädischer Mehrleistungen und Zusatzleistungen“. Unter der Kategorie „Andere Leistungen“ sind z.B. die Funktionsanalyse oder die Bracketumfeldversiegelung zu erfassen.

Den „Beschluss des Bewertungsausschusses zur Einführung eines Katalogs kieferorthopädischer Mehrleistungen und Zusatzleistungen“ können Sie von der Homepage der KZBV herunterladen.

Der Vordruck 4d unterscheidet zwischen einer Erstvereinbarung und einer Folgevereinbarung. Zusätzlich enthält er das Feld „Vereinbarungsnummer“.

Vereinbarung Vereinbarungsnummer
Erstvereinbarung Feld ist mit Zahl 1 befüllt.
Folgevereinbarung Feld ist mit Zahl 2 oder der zutreffenden höheren Zahl befüllt. Wird fortlaufend nummeriert.

Die Vereinbarung und die Vereinbarungsnummer werden i.d.R. automatisch befüllt.

Hinweis: Der Vordruck 4d „Beschluss des Bewertungsausschusses zur Einführung eines Katalogs kieferorthopädischer Mehrleistungen und Zusatzleistungen“ trat ab dem 01.07.2023 in Kraft und ist ab dem 01.10.2023 verpflichtend zu verwenden.

Sofern für den KFO-Kostenplan bereits vor dem 01.10.2023 eine Erstvereinbarung und ggf. Folgevereinbarung auf einem anderen Vereinbarungsformular getroffen wurde, ist auf dem Vordruck 4d das Kennzeichen „Folgevereinbarung“ gesetzt. Um das Feld „Vereinbarungsnummer“ zu füllen, haben Sie in diesem Fall folgende Möglichkeiten:

  • Möglichkeit 1: Drucken Sie den Vordruck 4d und tragen Sie die korrekte Vereinbarungsnummer händisch auf dem Ausdruck ein.
  • Möglichkeit 2: Geben Sie im HKP-Status „Genehmigt“ im Fenster des AVL-Plans die korrekte Vereinbarungsnummer in das Feld Vereinbarungsnr. ein.

Auf dem Vordruck 4d muss u.a. die Art der Leistung mit einem Kennzeichen hinterlegt werden:

Kennzeichen Beschreibung
M = Mehrleistungen: Einen Teil der Kosten für diese Leistungen trägt die/der Versicherte. Den anderen Teil trägt die Krankenkasse.
Z = Zusatzleistungen: Die Kosten für diese Leistungen trägt vollständig die/der Versicherte.
A = Andere Leistungen im Zusammenhang mit der kieferorthopädischen Behandlung: Die Kosten für diese Leistungen trägt vollständig die/der Versicherte.

Damit das jeweilige Kennzeichen später in den Vordruck übernommen werden kann, hinterlegen Sie es bei den entsprechenden GOZ-Leistungen in den Stammdaten.

 

Einstellungen in den Stammdaten

Tipp: Sehen Sie dazu unser Video an: AVL in den Stammdaten.

Damit der Vordruck 4d mit den Leistungen befüllt und die Leistungen im Anschluss korrekt abgerechnet werden können, müssen Sie diese in den Stammdaten konfigurieren.

 

Ablauf

Tipp: Sehen Sie dazu unser Video an: AVL im KFO-Kostenplan.

 

Planung

Die AVL-Leistungen planen Sie im Punkt Maßnahmen über den Button AVL (außervertragliche Leistungen). Sie können die AVL-Leistungen sowohl im HKP-Status „Eingabe“ als auch im HKP-Status „Genehmigt“ planen.

Nachdem Sie die Planung vorgenommen haben, drucken Sie die Vereinbarung auf dem Vordruck 4d „Vereinbarung und Erklärung zu Mehr- und Zusatzleistungen bei der KFO-Behandlung gemäß § 29 Abs. 7 SGB V“ für den Patienten aus. Im HKP-Status „Eingabe“ müssen Sie den Druck manuell starten, im HKP-Status „Genehmigt“ wird der Druck automatisch ausgelöst.

 

Erbringung

Sie haben folgende Möglichkeiten, die erbrachten AVL-Leistungen in das Behandlungsblatt zu übernehmen:

  1. Über den AVL-Plan
  2. Über den Behandlungsstand

 

Abrechnung

Die AVL-Leistungen rechnen Sie in zwei Schritten ab:

  1. Erstellen Sie im Punkt Behandlungsstand des KFO-Kostenplans eine KFO-Rechnung, um die fiktiven BEMA-Leistungen abzurechnen.
  2. Erstellen Sie im Karteireiter Rechnung > Offene Positionen die GOZ-Rechnung für den Eigenanteil des Patienten. Die fiktiven BEMA-Leistungen werden ausgewiesen und in der Anlage „Erstattung“ aufgeführt.

 

How-to-Zusammenfassung

Planen

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button AVL.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Geben Sie das Datum und eine Beschreibung der Vereinbarung von Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen ein und klicken Sie auf OK.

    • charly wechselt in den Bereich mit dem Zahnschema und der Leistungsauswahlliste.

  5. Geben Sie die Leistungen ein. Ziehen Sie ggf. die entsprechenden fiktiven Kassenleistungen ab.

    Tipp: Geben Sie die Leistungen idealerweise über die vorbereiteten BEMA-Komplexe ein.
  6. [Optional] Schätzen Sie das Labor und das Material.
  7. [Optional] Fügen Sie ein (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen hinzu. Siehe (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen für AVL-Leistungen hinzufügen.
  8. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .

  9. Um die Vereinbarung auf dem Vordruck 4d zu drucken, klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • charly erstellt ein PDF mit dem Vordruck 4d und zeigt es im Vorschaufenster an.

  10. Prüfen Sie in der Vorschau die Vereinbarung. Stellen Sie insbesondere sicher, dass in der Tabelle ausschließlich GOZ-Leistungen gelistet sind, die mit den Kennzeichen für Mehrleistungen (M), Zusatzleistungen (Z) und andere Leistungen (A) versehen sind. Bei einer Mehrleistung muss im rechten Teil der Tabelle zudem eine abzugsfähige BEMA-Leistung gelistet sein.

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass charly keine automatische Überprüfung durchführt.

  11. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  12. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Der Vordruck 4d wird gedruckt. Sofern Sie über die (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen zusätzliche Vereinbarungen hinterlegt haben, werden diese im Anschluss an den Vordruck 4d zum Druck angeboten.
  13. Über den Button Zu den anderen Karteiblättern des KFO kehren Sie in den Punkt Maßnahmen des KFO-Kostenplans zurück.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button AVL.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  4. Geben Sie die Leistungen ein. Ziehen Sie ggf. die entsprechenden fiktiven Kassenleistungen ab.
  5. [Optional] Schätzen Sie das Labor und das Material.
  6. [Optional] Fügen Sie ein (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen hinzu. Siehe (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen für AVL-Leistungen hinzufügen.

  7. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .

    • charly erstellt ein PDF mit dem Vordruck 4d und zeigt es im Vorschaufenster an.

  8. Prüfen Sie in der Vorschau die Vereinbarung. Stellen Sie insbesondere sicher, dass in der Tabelle ausschließlich GOZ-Leistungen gelistet sind, die mit den Kennzeichen für Mehrleistungen (M), Zusatzleistungen (Z) und anderen Leistungen (A) versehen sind. Bei einer Mehrleistung muss im rechten Teil der Tabelle zudem eine abzugsfähige BEMA-Leistung gelistet sein.

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass charlykeine automatische Überprüfung durchführt.

  9. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  10. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Der Vordruck 4d wird gedruckt. Sofern Sie über die (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen zusätzliche Vereinbarungen hinterlegt haben, werden diese im Anschluss an den Vordruck 4d zum Druck angeboten.
  11. Klicken Sie auf den Button OK, um die Eingaben zu speichern und das Fenster zu schließen.

Wenn Sie mit einem Patienten eine (Sonder-)Vereinbarung treffen, z.B. über eine Verlangensleistung, müssen Sie diese Leistungen in charly kennzeichnen. Je nach Vereinbarung löst die Kennzeichnung unterschiedliche Funktionen aus, z.B. bei der Verlangensleistung den Druck der abweichenden Vereinbarung nach GOZ § 2 Abs. 3.

Die Kennzeichnung hinterlegen Sie in dem Fenster für die Vereinbarungen.

Für weitere Informationen siehe (Sonder-)Vereinbarungen in Kostenplänen.

Ändern

Voraussetzungen

  • Der KFO-Kostenplan befindet sich im HKP-Status „Eingabe“.
  • Es existiert ein AVL-Plan mit Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button AVL.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Lassen Sie alles unverändert und klicken Sie auf OK.

    • charly wechselt in den Bereich mit dem Zahnschema und der Leistungsauswahlliste.
  5. Ändern Sie die Planung.
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .

  7. Um die Vereinbarung auf dem Vordruck 4d zu drucken, klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • charly erstellt ein PDF mit dem Vordruck 4d und zeigt es im Vorschaufenster an.
  8. Prüfen Sie in der Vorschau die Vereinbarung. Stellen Sie insbesondere sicher, dass in der Tabelle ausschließlich GOZ-Leistungen gelistet sind, die mit den Kennzeichen für Mehrleistungen (M), Zusatzleistungen (Z) und anderen Leistungen (A) versehen sind. Bei einer Mehrleistung muss im rechten Teil der Tabelle zudem eine abzugsfähige BEMA-Leistung gelistet sein.

  9. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  10. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Der Vordruck 4d wird gedruckt. Sofern Sie über die (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen zusätzliche Vereinbarungen hinterlegt haben, werden diese im Anschluss an den Vordruck 4d zum Druck angeboten.
  11. Über den Button Zu den anderen Karteiblättern des KFO kehren Sie in den Punkt Maßnahmen des KFO-Kostenplans zurück.

Drucken

Voraussetzungen

  • Es existiert ein AVL-Plan mit Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button AVL.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Lassen Sie alles unverändert und klicken Sie auf OK.

    • charly wechselt in den Bereich mit dem Zahnschema und der Leistungsauswahlliste.

  5. Um die Vereinbarung auf dem Vordruck 4d zu drucken, klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • charly erstellt ein PDF mit dem Vordruck 4d und zeigt es im Vorschaufenster an.
  6. Prüfen Sie in der Vorschau die Vereinbarung. Stellen Sie insbesondere sicher, dass in der Tabelle ausschließlich GOZ-Leistungen gelistet sind, die mit den Kennzeichen für Mehrleistungen (M), Zusatzleistungen (Z) und anderen Leistungen (A) versehen sind. Bei einer Mehrleistung muss im rechten Teil der Tabelle zudem eine abzugsfähige BEMA-Leistung gelistet sein.

  7. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  8. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Der Vordruck 4d wird gedruckt. Sofern Sie über die (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen zusätzliche Vereinbarungen hinterlegt haben, werden diese im Anschluss an den Vordruck 4d zum Druck angeboten.
  9. Über den Button Zu den anderen Karteiblättern des KFO kehren Sie in den Punkt Maßnahmen des KFO-Kostenplans zurück.

Voraussetzungen

  • Es existiert ein AVL-Plan mit Mehrleistungen, Zusatzleistungen und anderen Leistungen.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button Historie.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Markieren Sie die Vereinbarung über Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen. Sie ist an der Dokumentenart „AVL“ erkennbar.

    • In der Leistungsübersicht werden die geplanten Leistungen und Materialien gelistet.

  5. Um die Vereinbarung auf dem Vordruck 4d zu drucken, klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • charly erstellt ein PDF mit dem Vordruck 4d und zeigt es im Vorschaufenster an.

  6. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.

  7. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Der Vordruck 4d wird gedruckt. Sofern Sie über die (Sonder-)Vereinbarungskennzeichen zusätzliche Vereinbarungen hinterlegt haben, werden diese im Anschluss an den Vordruck 4d zum Druck angeboten.
  8. Klicken Sie auf den Button OK, um das Fenster zu schließen.

Erbringen

Voraussetzungen

  • Der KFO-Kostenplan befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Maßnahmen.

  3. Klicken Sie auf den Button Historie.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  4. Markieren Sie die Vereinbarung über Mehrleistungen, Zusatzleistungen und andere Leistungen. Sie ist an der Dokumentenart „AVL“ erkennbar.

    • In der Leistungsübersicht werden die geplanten Leistungen und Materialien gelistet.
  5. Markieren Sie in der Leistungsübersicht die erbrachten Leistungen und Materialien.

  6. Klicken Sie auf den Button Lstg. ins Beh.blatt übernehmen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  7. Um die markierten Leistungen und Materialien zu übernehmen, klicken Sie auf Übernehmen.

    • Alle übernommenen Leistungen werden am Zeilenende statt mit einem Minuszeichen („-“) durch eine „1“ gekennzeichnet.
  8. Klicken Sie auf den Button OK, um das Fenster zu schließen.

Voraussetzungen

  • Der KFO-Kostenplan befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.

Die Eingabe der Leistungen über den Behandlungsstand besteht aus zwei Schritten:

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.
  2. Wählen Sie den Punkt Behandlungsstand.
  3. Wählen Sie den Radio-Button Lstg. ermitteln.

  4. Wählen Sie den Button Offene Lstg.ermitteln.

    • In der Liste werden die offenen Leistungen gelistet.

  5. Geben Sie die Anzahl der erbrachten Leistungen ein. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Ändern Sie mit Hilfe der Plus- und Minus-Buttons in den entsprechenden Zeilen die Anzahl der erbrachten Leistungen. Alle Leistungen mit einer Anzahl größer als Null werden in das Behandlungsblatt übernommen.

    • Geben Sie die Anzahl direkt ein, indem Sie die Leistung durch Anklicken markieren und in dem rechten Textfeld unterhalb der Liste eine Ziffer eingeben. In dem linken Textfeld können Sie den Zahnbereich eingeben.

      Hinweis: Drücken Sie nach jeder Eingabe die Enter-Taste.
    • Über den Minus-Button rechts unten, können Sie eine oder mehrere der vorgeschlagenen Leistungen komplett aus der Liste entfernen. Dazu markieren Sie die gewünschte Leistung und klicken anschließend auf den Minus-Button.
    Achtung: Wenn Sie AVL-Leistungen vereinbart haben und mit fiktiven Kassenleistungen arbeiten, werden Ihnen die „Original“-Leistungen sowie die fiktiven Leistungen angeboten. Achten Sie in diesem Fall darauf, die „Original“-Leistungen mit „0“ und die fiktiven Leistungen mit der tatsächlichen Anzahl zu übernehmen!
  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .
  1. Klicken Sie auf den Button Lstg. ins Beh.Blatt übernehmen.

  2. Wählen Sie, wie der Eintrag im Behandlungsblatt lauten soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Pro Leistung eine Hauptreihe
    • Hauptreihe mit folgendem Eintrag → Diesen Eintrag können Sie editieren.

  3. Um die Leistungen endgültig in das Behandlungsblatt zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Sobald die Leistungen in das Behandlungsblatt übernommen wurden, wechselt charly im Behandlungsstand des KFO-Kostenplans zum Bereich Erbrachte Lstg.

      Hinweis: Leistungsbezogene Informationen für die KZV geben Sie im Behandlungsblatt über den Button Begr ein. Die leistungsbezogenen Informationen werden im Rahmen der KFO-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.

Voraussetzungen

  • Der KFO-Kostenplan befindet sich im HKP-Status „Genehmigt“.

Vorgehensweise

Wenn Materialien für außervertragliche Leistungen verbraucht werden, geben Sie diese im Punkt Behandlungsstand über den Button AVL ein. Die weitere Vorgehensweise entspricht der Eingabe von Praxismaterial. Siehe Erbrachtes Material eingeben.

Im Behandlungsstand des KFO-Kostenplans aktualisiert sich das Feld Erbracht AVL Mat+Lab. Dort wird die Summe der erbrachten Materialien gemeinsam mit den Laborleistungen aufgeführt. Wenn die erbrachten Material- und Laborkosten die Summe der Beantragung übersteigen, wird die Beschriftung des Feldes Erbracht AVL Mat+Lab in roter Schrift dargestellt.

Abrechnen

Um die fiktiven BEMA-Leistungen abzurechnen, erstellen Sie im Punkt Behandlungsstand des KFO-Kostenplans eine KFO-Rechnung.

Für weitere Informationen siehe Rechnung erstellen.

Nachdem Sie die fiktiven BEMA-Leistungen im KFO-Kostenplan abgerechnet haben, erstellen Sie für den Eigenanteil des Patienten im Karteireiter Rechnung > Offene Positionen eine GOZ-Rechnung.

Für weitere Informationen siehe Rechnung für aktuellen Patienten erstellen und drucken.