KFO

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > BEMA > KFO führen Sie die KFO-Quartalsabrechnung mit dem BEMA-Modul der KZBV durch.

Sie können sich eine Übersicht über alle mit Ihrer KZV abgerechneten Quartale verschaffen.

Hinweis: Ehe Sie über dieses Karteiblatt die KFO-Quartalsabrechnung mit der KZV durchführen, sollten Sie für alle Patienten mit KFO-Leistungen Rechnungen erstellt haben. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Gehen Sie dafür zuvor in das Karteiblatt KFO-Sammelrechnung

    oder

  • Erstellen Sie im Kasse KFO im Unterpunkt Behandlungsstand eine Rechnung.

    oder

  • Erstellen Sie im EBZ-KFO im Unterpunkt Behandlungsstand eine Rechnung.

 

Liste der erstellten Abrechnung pro Quartal

Jeder Eintrag in der Liste besteht aus den folgenden Informationen:

Spalte Beschreibung
Datum Datum der Abrechnung
Behandler abrechnender Behandler
Abrechnung Abrechnungsmonat/-jahr und die Einreichung
Dateiname Dateiname der Abrechnungsdatei
Summe Abrechnungsbetrag in Euro
Druck Anzahl der gedruckten Kopien

 

Hinweis: Die abgerechneten Quartale werden chronologisch aufgelistet, beginnend mit der ältesten Abrechnung. Soll die neueste Quartalsabrechnung an erster Stelle stehen, so gehen Sie in die Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > BEMA-Sortierung und aktivieren die Checkbox Letzte Abrechnungen oben.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Voraussetzungen

  • Für die HKP wurde im Karteiblatt eine Rechnung erstellt:

    oder

    Für alle zur Abrechnung anstehenden HKP wurden über KFO-Sammelrechnung die Rechnungen erstellt.

  • Wenn Sie die Kassenanteile aus Proberechnungen bei Ihrer KZV einreichen möchten, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > KFO-Rechnungen in der Dropdownliste eine der folgenden Optionen gewählt sein: Proberechnung zulassen oder Proberechnung zulassen und anzeigen.
  • In den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > BEMA ist im Bereich Abrechnungs- und Statistikdaten einsehen festgelegt, ob Sie während der Abrechnung die Einsichtnahme in die Abrechnungs- und ggf. Statistikdaten wünschen.
  • Sie können in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > BEMA einen Standard-Speicherort für BEMA-Abrechnungsdateien hinterlegen. In diesem Fall werden Sie nicht bei jeder Abrechnung erneut nach dem Speicherort gefragt.
Hinweis: Im Folgenden wird die Vorgehensweise beschrieben, wenn kein Standard-Speicherort für die Abrechnungsdateien hinterlegt ist. Falls Sie einen Standard-Speicherort hinterlegt haben, werden beim Speichervorgang einige Schritte gespart.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button KFO abrechnen.

    • Ein Fenster öffnet sich. Darin sind alle Pläne aufgelistet, die im Karteireiter HKP abgerechnet wurden.

      Die Proberechnungen können Sie ausblenden, indem Sie die Checkbox Proberechnungen anzeigen deaktivieren. Die Checkbox steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > KFO-Rechnungen eine der folgenden Optionen gewählt haben: Proberechnung zulassen oder Proberechnung zulassen und anzeigen.

      Mit einem Häkchen bei Nicht abgerechnete HKP-KFO aus Vorquartalen listet charly zusätzlich alle offenen Fälle der Vorquartale auf. Diese sind zur besseren Unterscheidung gelb hinterlegt.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Behandler den Behandler, für den Sie die Abrechnung durchführen möchten.

    Tipp: Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.
  3. Wählen Sie aus der Dropdownliste das Quartal, das Sie abrechnen möchten.

  4. Es werden alle Pläne abgerechnet, die ein Häkchen am Ende der Zeile haben (inklusive der markierten Proberechnungen sowie der markierten, nicht abgerechneten KFO-Pläne aus Vorquartalen).

    Sie können einzelne HKP aus der Abrechnung herausnehmen: Entfernen Sie bei den gewünschten HKP das Häkchen am Ende der Zeile.

  5. Klicken Sie in dem Fenster rechts unten auf Aktualisieren.

    • In dem Fenster wird der aktuelle Abrechnungsbetrag angezeigt.

  6. Um alle markierten Zeilen abzurechnen, klicken Sie auf den Button OK.

    • charly ermittelt die Patientendaten und Leistungen für die Quartalsabrechnung. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

      Sind alle Leistungsdaten ermittelt, ruft charly automatisch das BEMA-Modul der KZBV auf, um die Leistungen zu überprüfen.

      Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich ein Fenster.

      Hinweis: Die Fehlermeldung „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) hat zur Folge, dass die Leistungen des/der gemeldeten Patienten nicht in die Abrechnung aufgenommen werden.

      Grundsätzlich gilt, alle Fehlermeldungen und auch Hinweise zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

  7. Sie haben die folgenden Möglichkeiten mit den Hinweis- und Fehlermeldungen umzugehen.

    • Meldungen prüfen, ggf. korrigieren und die Abrechnung von Neuem starten:

      Klicken Sie auf den Button Meldungen bearbeiten.

      • Die Patientenliste wird mit allen bemängelten Patienten gefüllt, so dass Sie Patient für Patient die bemängelten Leistungen im Behandlungsblatt einsehen und korrigieren können.

    • Ohne Korrektur mit der Abrechnung fortfahren - Patienten mit „Kein DTA“-Meldungen werden ignoriert:

      Klicken Sie auf den Button Abrechnung durchführen.

  8. Der weitere Verlauf ist abhängig von der gewählten Option in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > BEMA ist im Bereich Abrechnungs- und Statistikdaten einsehen:

    • keine

      charly erstellt sofort die Abrechnungsdatei. Sie können die Abrechnungsdaten erst im Nachhinein einsehen.

    • immer

      Das Fenster Abrechnungsdaten öffnet sich automatisch.

    • abfragen

      Ein Hinweisfenster öffnet sich. Darüber können Sie steuern, ob Sie die Abrechnungsdaten einsehen möchten.

  9. Falls Sie die Einsichtnahme in die Abrechnungsdaten gewählt haben, öffnet sich ein Fenster.

  10. Anschließend folgt automatisch die Abrechnung über das KFO-Modul der KZBV.

    • Nachdem die Abrechnung erfolgreich durchgeführt wurde, öffnet sich ein Fenster.

  11. Um die Abrechnungsdatei zu speichern, klicken Sie auf den Button OK.

    • Das „Speichern unter“–Fenster öffnet sich.

  12. Wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf Öffnen.

    • Sofern Sie die Rechte für Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. haben, öffnet sich das folgende Fenster. Falls Sie über dieses Recht nicht verfügen, wird dieser Schritt übersprungen.

  13. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Falls an dem gewählten Speicherort bereits Dateien liegen, öffnet sich ein Fenster.

  14. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Die Abrechnungsdateien werden an dem gewünschten Ort gespeichert.

      charly erstellt in der Liste der Abrechnungen einen neuen Eintrag.

      Im Reiter Behandlungsblatt sind alle Leistungen, die in die Abrechnung eingeflossen sind, mit 1 markiert.

    • Anschließend öffnet sich ein Fenster.

  15. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Je nach Ihrer Wahl blendet sich das Fenster nur aus oder es öffnet sich das Verzeichnis mit den Abrechnungsdateien.

Einsehen

Nach der Abrechnung können sie den Inhalt Ihrer Abrechnungsdatei in unverschlüsselter Form einsehen.

  • Die Abrechnungsdateien wurden ab der charly-Version 9.1.0 erstellt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie bei gedrückter Hochstelltaste (Shift-Taste) auf die Abrechnung, bei der Sie die Abrechnungsdaten einsehen möchten.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Sie können die Abrechnungsdatei durchsuchen.

  3. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf Schließen.

  1. Wählen Sie in der Liste der Abrechnungen die Abrechnung, deren Fallzahlprotokoll Sie einsehen oder drucken möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Fallzahlprotokoll.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Für die gewählte Abrechnung wird Ihnen das Fallzahlprotokoll in einem Textfenster angezeigt.

  3. Hier können Sie wahlweise Drucken oder das Fenster wieder Schließen.
  1. Wählen Sie die Abrechnung, bei der Sie den Leistungsspiegel einsehen und ggf. drucken möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Leistungsspiegel.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Für die gewählte Abrechnung wird Ihnen der Leistungsspiegel in einem Textfenster angezeigt.

  3. Hier können Sie wahlweise Drucken oder das Fenster wieder Schließen.

Exportieren

Sie können jederzeit für alle Abrechnungen eine weitere Abrechnungsdatei erstellen und diese exportieren.

Voraussetzungen

  • Sie können in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > BEMA einen Standard-Speicherort für die Abrechnungsdateien hinterlegen. In diesem Fall werden Sie nicht bei jedem Export erneut nach dem Speicherort gefragt.

Vorgehensweise

Hinweis: Im Folgenden wird die Vorgehensweise beschrieben, wenn kein Standard-Speicherort für die Abrechnungsdateien hinterlegt ist. Falls Sie einen Standard-Speicherort hinterlegt haben, werden beim Speichervorgang einige Schritte gespart.
  1. Wählen Sie in der Liste der Abrechnungen die Abrechnung, deren Abrechnungsdatei Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Exportieren.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  3. Um die Abrechnungsdateien zu speichern, klicken Sie auf OK.

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.

  4. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten.

    • Sofern Sie die Rechte für Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. haben, öffnet sich ein Fenster. Falls Sie über dieses Recht nicht verfügen, wird dieser Schritt übersprungen.

  5. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Falls an dem gewählten Speicherort bereits Dateien liegen, öffnet sich ein Fenster.

  6. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Die Abrechnungsdateien werden an dem gewünschten Ort gespeichert.

      charly erstellt in der Liste der Abrechnungen einen neuen Eintrag.

    • Im Karteireiter Behandlungsblatt sind alle Leistungen, die in die Abrechnung eingeflossen sind, mit 1 markiert.
    • Anschließend öffnet sich ein Fenster.

  7. Klicken Sie auf den gewünschten Button.

    • Je nach Ihrer Wahl blendet sich das Fenster nur aus oder es öffnet sich das Verzeichnis mit den Abrechnungsdateien.

Suchen

Voraussetzungen

  • Das Fenster Abrechnungsdaten ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Geben Sie in das Feld Sucheingabe den gesuchten Begriff oder die gesuchten Daten ein. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

  2. Wenn charly nach der exakten Schreibweise suchen soll, aktivieren Sie die Checkbox Groß- / Kleinschreibung beachten. Die Trefferzahl ist dadurch kleiner.

    Wenn die Checkbox inaktiv ist, ignoriert charly die Groß- und Kleinschreibung.

    Beispiel: Sie suchen nach „name“. Wenn die Checkbox inaktiv ist, findet charly z.B. „Namenszusatz“ und „Familienname“. Wenn die Checkbox aktiv ist, findet charly nur „Familienname“.

  3. Klicken Sie auf den Button Suche.

    • Wenn es einen Treffer gibt, wird dieser farbig hinterlegt. Wenn es keinen Treffer gibt, erscheint der Hinweis „Nicht gefunden“.

  4. Um nach weiteren Treffern zu suchen, klicken Sie erneut auf den Button Suche.

    • charly sucht bei jedem Klick auf den Button Suche den nächsten Treffer und zeigt diesen.

      Wenn charly am Ende der Abrechnungsdatei angekommen ist und/oder es keine weiteren Treffer gibt, erscheint der Hinweis „Nicht gefunden“.

Stornieren

Hinweis: Bevor Sie einen Fall innerhalb eines abgerechneten Quartals stornieren, halten Sie Rücksprache mit Ihrer KZV!

Um von der KZV bemängelte KFO-Abrechnungen nachreichen zu können, muss in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP KFO 1 die CheckboxVon der KZV bemängelte KFO-Abrechnungen auf Diskette nachreichen aktiviert sein. Klären Sie dies bitte zuvor mit Ihrer KZV.

Vorgehensweise

  1. Gehen Sie in das Karteiblatt HKP.
  2. Stornieren Sie dort die betreffenden Rechnung.
  3. Korrigieren Sie den HKP.
  4. Klicken Sie im Karteiblatt HKP auf den Button Rechnung drucken für die berichtigte Rechnung.
  5. Reichen Sie die berichtigte Rechnung bei der KZV nach.
Hinweis: Stornieren Sie die gesamte Abrechnung nur in einem der folgenden Fälle:
  • Sie haben die Abrechnung noch nicht bei der KZV eingereicht
  • Sie wurden von Ihrer KZV ausdrücklich zur Stornierung aufgefordert
  1. Wählen Sie in der Liste die Abrechnung, die Sie stornieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Eine Hinweismeldung erscheint.

  3. Um die Stornierung zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Stornieren.

    • Das Quartal wird storniert und der Eintrag aus der Liste der abgerechneten Quartale entfernt.

      Die KFO-Behandlungspläne sind nun wieder in der Liste der KFO-Rechnungen

Drucken

Sie können zu jeder Abrechnung Banderolen, Unterzusammenstellungen und Zusammenstellungen drucken.

Voraussetzungen

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > BEMA-Sortierung haben Sie im Bereich Druckausgabe angegeben, ob Sie Zusammenstellungen, Unterzusammenstellungen sowie Banderolen drucken möchten.

    Wenn Sie bei allen drei Punkten ein Häkchen gesetzt, werden während des Druckvorgangs nacheinander alle Ausgabemöglichkeiten abgefragt.

    Ist beispielsweise nur der Druck von Zusammenstellungen eingestellt, so erscheint beim Drucken auch nur das Hinweisfenster zu den Zusammenstellungen.

  • Sie können auf Nadel-, Tintenstrahl- oder auf Postscriptdruckern drucken. In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Druckerauswahl haben Sie den gewünschten Drucker gewählt.

  • Die Textvorlagen können Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Textvorlagen > Liste Textvorlagen > BEMA-Sortierung bearbeiten:

    • Banderolen: Textvorlagen mit dem Namen „KFO-Banderole“ (Postscriptdrucker) oder „ASCIIZE-Banderole“ (Nadel- und Tintenstrahldrucker
    • Zusammenstellungen: Textvorlagen mit dem Namen „-Zusammenstellung“ (Postscriptdrucker) oder „ASCIIZE-Zusammenstellung“ (Nadel- und Tintenstrahldrucker)

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste der Abrechnungen die Abrechnung.

  2. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Abbrechen.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Zusammenstellung.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich. Das Hinweisfenster zeigt was aus charly gedruckt wird.
  5. Wenn der gewünschte Ausdruck angeboten wird, klicken Sie auf Drucken. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen. Dadurch erscheint das nächste Hinweisfenster mit dem nächsten Ausdruck.
  6. Im Druckauswahlfenster wählen Sie den Drucker und starten den Ausdruck per Klick auf Drucken.
  1. Wählen Sie in der Liste der Abrechnungen die Abrechnung.

  2. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.