EBZ-KGL

Im Hauptbereich Patient > HKP > EBZ-KGL erstellen Sie ab dem 01.01.2023 den Kostenplan für Kiefergelenkserkrankungen (KGL), der das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) verwendet.

Tipp: Alle wichtigen Information rund um EBZ sind in dem Hilfetext Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) zusammengefasst.

 

Karteiblatt

 

Allgemeine Voraussetzungen

 

Ablauf

  1. EBZ-KGL erstellen
  2. eFormular 2 für die Antragstellung ausfüllen
  3. EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden

  4. EBZ-Antrag wurde von der Krankenkasse genehmigt

    1. HKP-Status in „Genehmigt“ ändern
    2. Erbrachte Leistungen eingeben
    3. Material eingeben
    4. Labor eingeben
  5. [Optional] EBZ-Änderungsantrag erstellen
  6. EBZ-KGL abrechnen

 

Abrechnung

KGL-Kostenpläne müssen zunächst im Karteireiter HKP abgerechnet werden.

Von allen im Karteireiter HKP abgerechneten KGL-Kostenplänen kann anschließend im Karteireiter Rechnung > BEMA > KBR eine KBR-Abrechnung erstellt und bei der zuständigen KZV eingereicht werden.

 

Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls

Im Rahmen der Abrechnung wird das KBR-Abrechnungsmodul der KZBV aufgerufen und prüft die Leistungen. Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen.

Hinweis: Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) müssen vor der Abrechnung korrigiert werden. Alle anderen Fehlermeldungen und Hinweise sollten überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, mit den Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls umzugehen:

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kostenplan erstellen möchten.

  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Karteiblatts auf den Button Erstellen .

  3. In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler gewählt, der in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist. Wählen Sie ggf. einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.

  4. Im Feld Datum steht standardmäßig das charly-Tagesdatum.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Art die Option EBZ-KGL.

  6. Belassen Sie die erste Dropdownliste neben HKP-Status auf Eingabe.

    In der Dropdownliste daneben können Sie ergänzende Angaben zum HKP-Status machen (Substatus), z.B. in Arbeit.

    Sowohl der HKP-Status als auch der Substatus werden im Behandlungsblatt angezeigt.

  7. Geben Sie in das Feld HKP-Kürzel eine Kurzbezeichnung für den neuen Kostenplan ein. Das Kürzel dient der besseren Unterscheidung von anderen Kostenplänen. Dieses Kürzel wird auch im Behandlungsblatt angezeigt.

  8. Im Feld KZV-Intern können Sie einen fallbezogenen Erläuterungstext für Ihre KZV hinterlegen.

    Der Erläuterungstext wird im Rahmen der Abrechnung an Ihre KZV übermittelt.

    Über den kleinen Button T können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe

  9. Im Feld Bemerkung können Sie einen praxis-internen Text eingeben. Über den kleinen Button  können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe.

  10. Die Checkbox XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor ist standardmäßig aktiviert. Die Checkbox wird für die rein elektronische Abrechnung („Online-Abrechnung“) benötigt. Wenn Material- und Laborkosten nicht ausschließlich elektronisch übermittelt, sondern in Papierform nachgereicht werden müssen, muss die Checkbox deaktiviert sein.

    • Checkbox aktiviert → Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten
    • Checkbox nicht aktiviert → Gesamtbeträge ohne die erforderliche Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten

  11. Klicken Sie auf den Button OK, um den Kostenplan zu erstellen.

    • Der Kostenplan wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.

      Gleichzeitig wird der neue Kostenplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:

      • Datum
      • HKP-Nummer (von charly vergeben)
      • HKP-Art („EBZ-KGL“)
      • HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
      • Behandler
      • HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)

      Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Kostenplan auswählen und anzeigen.

Nächste Schritte

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 2 (Behandlungsplan für Kiefergelenkserkrankungen) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

  • SieheAllgemeine Voraussetzungen
  • Es wurde noch kein EBZ-Antrag an die Krankenkasse gesendet.
  • Um Textbausteine für die Anamnese / Befunde / Diagnose verwenden zu können, müssen diese in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KG-Erkrankung Diagnosen hinterlegt sein.
  • Um Textbausteine für die vorgesehene Behandlung verwenden zu können, müssen diese in den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KG / KBR Behandlungen hinterlegt sein.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Punkt Behandlungsplan.

  2. Geben Sie in das Feld Anamnese / Befunde / Diagnose die Anamnese, den Befund und die Diagnose ein.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Textbaustein rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen.
    • Freitext in das Feld eingeben.

  3. Geben Sie in das Feld Vorgesehene Behandlung die vorgesehene Behandlung ein.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Textbaustein rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen.
    • Freitext in das Feld eingeben.
  4. [Optional] Füllen Sie die Felder im Bereich Stationäre Behandlung.
  5. Wählen Sie den Punkt Geplante Leistungen.
  6. Links neben dem Karteiblatt befindet sich die Leistungsauswahl Kieferbruch. Übernehmen Sie die geplanten Leistungen mit einem Doppelklick in den Kostenplan.
  7. [Optional] Ändern Sie ggf. bei den geplanten Leistungen die Zahnangabe im Feld Zahn.
  8. [Optional] Ändern Sie ggf. bei den geplanten Leistungen die Anzahl im Feld Anz.
  9. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Die Laborauftragsnummer generieren Sie über den Button Laboraufträge. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Beantragen, versenden

Solange der EBZ-Antrag noch nicht an die Krankenkasse versendet wurde, können an den folgenden Stellen Änderungen vorgenommen werden:

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  3. Ändern Sie die Angaben. Folgendes kann geändert werden:

    • Behandler
    • Erstellungsdatum
    • HKP-Kürzel
    • KZV-intern
    • Bemerkung

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Die Änderungen werden übernommen und das Fenster schließt sich.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Ändern Sie die Angaben.

    Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise beim Ausfüllen des eFormulars 2 für die Antragstellung. Siehe eFormular 2 für die Antragstellung ausfüllen.

  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Änderungen werden im Karteireiter HKP dargestellt.
Hinweis: Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Kostenplan zu ändern, muss ein Änderungsantrag eingereicht werden. Siehe [Optional] EBZ-Änderungsantrag erstellen.

Die Zahnarztpraxis sendet den geplanten EBZ-Antrag über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

  1. Versand-Prozess starten.

  2. EBZ-Antrag signieren.
  3. KIM-Nachricht mit signiertem EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Für weitere Informationen siehe Versand-Prozess starten

Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Kostenplan zu ändern, muss ein EBZ-Änderungsantrag eingereicht werden. Wie bei dem ursprünglichen EBZ-Antrag sendet die Krankenkasse auch hier einen Antwortdatensatz, in dem sie die beantragte Änderung entweder genehmigt oder ablehnt. Bei einer Genehmigung sendet die Krankenkasse einen zusätzlichen Antwortdatensatz mit einem Endedatum für den ursprünglichen EBZ-Kostenplan.

Der Workflow für einen EBZ-Änderungsantrag besteht aus den folgenden Schritten:

  1. EBZ-Kostenplan aufrufen, für den ein Änderungsantrag erstellt werden soll.
  2. EBZ-Kostenplan über den Button Status in den HKP-Status „Eingabe“ setzen.
  3. Änderungen vornehmen und speichern. Siehe [Optional] EBZ-Antrag vor dem Versand ändern/bearbeiten.
  4. Versand-Prozess starten. Siehe EBZ-Antrag per KIM an die Krankenkasse senden.

Genehmigen, Leistungen erbringen

Nachdem der EBZ-Antrag des EBZ-KGL durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält der EBZ-KGL in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Um zusätzliche Eingabemöglichkeiten freizuschalten, ändern Sie auch den HKP-Status in „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht ansehen. Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu allen EBZ-Nachricht des dazugehörigen EBZ-Kostenplans und den kompletten Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen sieheEBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste HKP-Status die Option Genehmigt.
  4. [Optional] Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben den gewünschten Substatus, z.B. in Arbeit.

  5. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das Fenster schließt sich. Der HKP-Status und ggf. der Substatus des Kostenplans sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste sowie im Behandlungsblatt angezeigt.
    • Durch den Statuswechsel werden in der Oberfläche zusätzliche Felder freigeschaltet.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KGL befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, die erbrachten Leistungen einzugeben:

Voraussetzungen

  • Der Behandlungsplan wurde durch den Patienten unterschrieben. Der Kostenplan befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Karteireiter Behandlungsblatt.

  2. Markieren Sie die Zähne und geben Sie über die Leistungsauswahl die erbrachten Leistungen ein.

    • Wenn es nur einen Kostenplan mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-KGL“ für den Patienten gibt, werden die Leistungen automatisch diesem Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KGL 3577“.
    • Falls für den Patienten mehrere Kostenpläne mit HKP-Status „Genehmigt“ der Art „EBZ-KGL“ vorliegen, öffnet sich ein Fenster.

  3. [Nur bei mehreren genehmigten EBZ-KGL]: Markieren Sie in dem Fenster den Kostenplan, dem Sie die Leistungen zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Die Leistungen werden dem gewählten Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KGL 3577“.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern Button.

    • Im EBZ-KGL ist folgendes aktualisiert:

      • der Punkt Abrechnungsdaten.
      • die Kostenübersicht im unteren Bereich des EBZ-KGLs.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Links neben dem Karteiblatt befindet sich die Leistungsauswahl Kieferbruch. Übernehmen Sie die gewünschten Leistungen mit einem Doppelklick in den Kostenplan.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie in das Feld Datum das Erbringungsdatum ein.
  4. Geben Sie in das Feld Zahnauswahl die Zähne/das Gebiet ein, z.B. „14“ oder „14-16“.
  5. Geben Sie in das Feld Anzahl die Anzahl der Leistung ein.

  6. Klicken Sie anschließend auf den Button OK.

    • Die Leistung wird in den Bereich Abrechnungsdaten des EBZ-KGLs übernommen.

      Gleichzeitig werden für die eingegebenen Leistungen automatisch Einträge im Behandlungsblatt erzeugt. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KGL 3577“.

    • Die Kostenübersicht im unteren Bereich des EBZ-KGLs wird mit der erbrachten Leistung aktualisiert.
  7. [Optional] Um weitere Leistungen einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.
  8. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KGL befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Den Pauschbetrag für KBR-Abformmaterial geben Sie im Behandlungsblatt über die Leistung „605-kbr“ ein. Für weitere Informationen siehe KBR-Pauschale für Abformung eingeben.

Tipp: Alternativ können das Material auch im Behandlungsblatt eingeben. Kennzeichnen Sie das Material in diesem Fall als „Kieferbruch“-Material.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Praxismaterial.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Im Bereich Materialliste auf der rechten Seite befindet sich die Liste aller vorhandenen Materialien. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Materialien, die in dem Behandlungsplan verwendet wurden.

  3. Markieren Sie im Bereich Materialliste das gewünschte Material.

    Durch gleichzeitiges Drücken der Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) können Sie mehrere Materialien auf einmal markieren.

  4. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Das markierte Material wird in die Liste auf der linken Seite übernommen.

      Um Materialien wieder zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Materialien und klicken auf den Minus-Button.

  5. Um das Verwendungsdatum des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Datum das neue Datum ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  6. Um die Anzahl des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Anzahl die neue Anzahl ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  7. Um den Preis des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Preis den neuen Preis ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  8. [Optional] Um weitere Materialien einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.

  9. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Materialien werden in das Behandlungsblatt übernommen.

    • Im EBZ-KGL ist folgendes aktualisiert:

      • der Punkt Abrechnungsdaten
      • die Kostenübersicht im unteren Bereich des EBZ-KGLs

Nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KGL befindet sich in den folgenden Status:

    • HKP-Status „Genehmigt“
    • EBZ-Status „Genehmigt“ oder „Ersatzverfahren“
Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Kostenplans können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht nachvollziehen. Für weitere Informationen siehe EBZ-Nachrichten-Ansicht öffnen.

Die Eigenlaborleistungen geben Sie im Hauptbereich Patient > Labor ein. Die Laborleistungen und Materialien müssen der Art „Kieferbruch“ zugewiesen werden.

Bei der Datenübernahme in das Behandlungsblatt ordnen Sie die Laborleistungen dem genehmigten EBZ-KGL zu.

Die Fremdlaborleistungen geben Sie über den Button Labor ein. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Nächste Schritte

Abrechnen, Stornieren

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Abrechnung.

    • Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.

      Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.

    • Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.

      Hinweis: Das jeweilige Datum der Leistungserbringung wird mit dem Abrechnungsmodul an die KZV übermittelt. Die KZV übernimmt anhand der Daten die korrekte Berechnung. Daher kann es zu Differenzen zwischen dem Abrechnungsbetrag kommen, der in charly dargestellt wird und dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der von der KZV errechnet und überwiesen wird.
    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • Der EBZ-KGL erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.

Nächste Schritte

  • Reichen Sie die Abrechnung im Rahmen der monatlichen KBR-Abrechnung bei der zuständigen KZV ein. Die monatliche Abrechnung mit der KZV führen Sie im Karteiblatt Rechnung > BEMA > KBR durch.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Meldungen bearbeiten.

    • Das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen schließt sich.
  2. [Optional] Drucken Sie die Liste der Fehler per Klick auf den Button Drucken.
  3. Korrigieren Sie die beanstandeten Fehler.
  4. Starten Sie die Abrechnung erneut, indem Sie im Kostenplan wieder auf den Button Abrechnung klicken.

  1. Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Abrechnung durchführen.

    • Das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen schließt sich und Sie können die Abrechnung fortführen, sofern keine Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) enthalten waren.

Falls die KZV die eingereichte Abrechnung reklamiert, können Sie die Abrechnung stornieren und verbessern. Anschließend rechnen Sie den Kostenplan erneut ab und reichen ihn bei der KZV nach.

Hinweis: Es können keine einzelnen Leistungen einer KB/KGL-Rechnung selektiv storniert werden. Mit dem Auslösen des Stornos wird immer die gesamte letzte KB/KGL-Rechnung des Patienten storniert.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den EBZ-Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Abrg. storno.

  3. Die Leistungen sind im Behandlungsblatt wieder als „offene Leistungen“ jeweils mit einem „-“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.

Drucken

Hinweis: Ein Ausdruck des eFormulares 2 (Behandlungsplan für Kiefergelenkserkrankung) ist beim EBZ-KGL nicht vorgesehen, da der EBZ-Antrag ausschließlich elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird.

Sobald sich der EBZ-KGL mindestens im EBZ-Status „Entwurf“ befindet, kann das eFormular 2 bei Bedarf in der EBZ-Nachrichten-Ansicht in der Perspektive Patient gedruckt werden. Für weitere Informationen siehe Aktion „Drucken“.

Löschen

Sie können einen Kostenplan unwiederbringlich aus charly löschen. Löschen Sie nur falsch angelegte Kostenpläne. Wenn der Kostenplan veraltet ist oder anderweitig nicht mehr benötigt wird, verwerfen Sie diesen stattdessen. Die Gründe für verworfene Kostenpläne können Sie im MIS > Abfragen > Kostenpläne auswerten.

Für weitere Informationen siehe

Wenn Sie nicht den kompletten EBZ-Kostenplan, sondern nur einen EBZ-Antrag verwerfen oder löschen möchten, stehen in charly-Web in der Perspektive Patient > EBZ-Kostenpläne in der EBZ-Nachrichten-Ansicht entsprechende Aktionen zur Verfügung. Für weitere Informationen siehe