EBZ-KGL

Im Hauptbereich Patient > HKP > EBZ-KGL erstellen Sie ab dem 01.01.2023 den Behandlungsplan für Kiefergelenkserkrankungen (KGL), der das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) verwendet.

Tipp: Alle wichtigen Information rund um EBZ sind in dem Hilfetext Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) zusammengefasst.

Karteiblatt

Werkzeugleiste

Der obere Bereich des Karteiblatts enthält folgende Elemente:

Element	Beschreibung
Lange Dropdownliste	zeigt den Titel des aufgerufenen Behandlungsplanes, das Erstellungsdatum, die Behandlungsplan-Art, den HKP-Status und den Behandler. In der Dropdownliste werden alle erstellten Behandlungspläne des aktuellen Patienten gelistet. Wenn Sie einen Behandlungsplan aus der Dropdownliste wählen, wird er im Karteiblatt dargestellt.
Button Status	öffnet ein Fenster, in dem Sie den HKP-Status eines Behandlungsplanes ändern. Siehe HKP-Status.
Button	öffnet ein Fenster, in dem Sie einen neuen Behandlungsplan erstellen. Siehe EBZ-KGL erstellen.
Button	dupliziert den aktuell aufgerufenen Behandlungsplan. Diese Funktionalität steht ausschließlich für EBZ-ZE zur Verfügung.
Button	öffnet ein Fenster mit der HKP-Übersicht, in der sämtliche Behandlungspläne aller Patienten gelistet sind. Die HKP-Übersicht bietet durch diverse Filter- und Sortieroptionen die Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen oder gezielt nach Behandlungsplänen zu suchen. Siehe HKP-Übersicht.
Button	startet den Löschen-Prozess aufgerufenen Behandlungsplan. Siehe EBZ-KGL löschen.
Button	startet den Drucken-Prozess für den aufgerufenen Behandlungsplan. Im EBZ-KGL ist der Button deaktiviert. Das eFormular 2 (Behandlungsplan für Kiefergelenkserkrankung) drucken Sie bei Bedarf im HKP-M > EBZ-Nachrichten. Siehe Aktion „Drucken-Prozess starten“ ausführen.
Button	startet den Versand-Prozess eines EBZ-Antrags für den aufgerufenen Behandlungsplan. Bei einem genehmigten EBZ-Antrag erstellen Sie über diesen Button einen EBZ-Änderungsantrag. Siehe EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden (EBZ-Versand).
Button	öffnet das HKP-Management (HKP-M) für den aufgerufenen Behandlungsplan. Der Button ist nur in der klassischen Ansicht sichtbar. In der erweiterten Ansicht wird das HKP-M in der Nebenansicht dargestellt. Siehe HKP-Management.

Behandlungsplan

Unterhalb der Werkzeugleiste sehen Sie den eigentlichen Behandlungsplan. Je nach HKP-Status werden unterschiedliche Eingabemöglichkeiten angeboten und Informationen angezeigt.

Allgemeine Voraussetzungen

Sie haben eine kostenpflichtige Lizenz der solutio GmbH & Co. KG für die Schnittstelle EBZ Modul – KGL/KB erworben und in charly eingerichtet.
Eine kostenfreie Lizenz der solutio GmbH & Co. KG für E-Health (Anbindung Telematikinfrastruktur) ist vorhanden und in charly eingerichtet.

Folgende Komponenten sind für EBZ notwendig:
- E-Health-Konnektor (ab Version PTV3).
- Elektronischer Praxisausweis (SMC-B).
- Elektronischer Heilberufsausweis (HBA).
- Stationäres E-Health-Kartenterminal.
- Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter (auch „KIM-Provider“). Von diesem erhält die Praxis eine KIM-E-Mail-Adresse.
- KIM-Clientmodul (Software) Ihres KIM-Anbieters. Die Software muss auf dem Server der Praxis installiert sein.
- Eintrag als identitätsgeprüfter KIM-Teilnehmer im Verzeichnisdienst (VZD) der Telematikinfrastruktur.
Mindestens ein „Praxiskonto“ ist in KIM4charly eingerichtet und mit einem SMC-B verknüpft. Für weitere Informationen siehe Kontoverwaltung.
Um den EBZ-Antrag mit dem Heilberufsausweis (HBA) eines Behandlers qualifiziert elektronisch signieren (QES) zu können, muss der HBA in der Signaturverwaltung konfiguriert sein. Für weitere Informationen siehe Signaturverwaltung.
In den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte sind bei Behandlern, die einen EBZ-Antrag erstellen, folgende Angaben hinterlegt:
- Vor- und Nachname des Behandlers
- Die jeweilige personenbezogene Zahnarztnummer (ZANR).
Der charly-Benutzer verfügt über das Recht EBZ. In diesem Fall sind mindestens die folgenden Zugriffsberechtigungen nötig: Lesen, Neu

Hinweis: Für die Erstellung und Abrechnung des EBZ-Behandlungsplanes greifen die üblichen Rechte im Bereich HKP.

Ablauf

EBZ-KGL erstellen
eFormular 2 für die Antragstellung ausfüllen
EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden (EBZ-Versand)
EBZ-Antrag ist von der Krankenkasse genehmigt
[Optional] EBZ-Änderungsantrag erstellen
EBZ-KGL abrechnen

Abrechnung

KGL-Behandlungspläne müssen zunächst im Karteireiter HKP abgerechnet werden.

Von allen im Karteireiter HKP abgerechneten KGL-Behandlungsplänen kann anschließend im Karteireiter Rechnung > BEMA > KBR eine KBR-Abrechnung erstellt und bei der zuständigen KZV eingereicht werden.

Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls

Im Rahmen der Abrechnung wird das KBR-Abrechnungsmodul der KZBV aufgerufen und prüft die Leistungen. Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen.

Hinweis: Fehlermeldungen mit dem Zusatz „Kein DTA möglich“ (DTA = Datenträgeraustausch) müssen vor der Abrechnung korrigiert werden. Alle anderen Fehlermeldungen und Hinweise sollten überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, mit den Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls umzugehen:

Fehlermeldungen des Moduls korrigieren
Fehlermeldungen des Moduls ignorieren

How-to

Erstellen, Beantragen

EBZ-KGL erstellen

Vorgehensweise

Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Behandlungsplan erstellen möchten.
Klicken Sie im oberen Bereich des Karteiblatts auf den Erstellen-Button .
- Ein Fenster öffnet sich.
In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler gewählt, der in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist. Wählen Sie ggf. einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.
Im Feld Datum steht standardmäßig das tagesaktuelle Datum.
Wählen Sie in der Dropdownliste Art die Option EBZ-KGL.
Belassen Sie die erste Dropdownliste neben HKP-Status auf Eingabe.

In der Dropdownliste daneben können Sie ergänzende Angaben zum HKP-Status machen (Substatus), z.B. in Arbeit.

Sowohl der HKP-Status als auch der Substatus werden im Behandlungsblatt angezeigt.
Geben Sie in das Feld HKP-Kürzel eine Kurzbezeichnung für den neuen Behandlungsplan ein. Das Kürzel dient der besseren Unterscheidung von anderen Behandlungsplänen. Dieses Kürzel wird z.B. im Behandlungsblatt angezeigt.
Im Feld KZV-Intern können Sie einen fallbezogenen Erläuterungstext für Ihre KZV hinterlegen.

Der Erläuterungstext wird im Rahmen der Abrechnung an Ihre KZV übermittelt.

Über den kleinen T-Button können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen.
Im Feld Bemerkung können Sie einen praxis-internen Text eingeben. Über den kleinen Button T können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen.
Die Checkbox XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor ist standardmäßig aktiviert. Die Checkbox wird für die rein elektronische Abrechnung („Online-Abrechnung“) benötigt. Wenn Material- und Laborkosten nicht ausschließlich elektronisch übermittelt, sondern in Papierform nachgereicht werden müssen, muss die Checkbox deaktiviert sein.
- Checkbox aktiviert → Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten
- Checkbox nicht aktiviert → Gesamtbeträge ohne die erforderliche Einzelaufschlüsselung der Material- und Laborkosten
Klicken Sie auf den Button OK, um den Behandlungsplan zu erstellen.
- Der Behandlungsplan wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.
  
  Gleichzeitig wird der neue Behandlungsplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:
  - Datum
  - HKP-Nummer (von charly vergeben)
  - HKP-Art („EBZ-KGL“)
  - HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
  - Behandler
  - HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)
  Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Behandlungsplan auswählen und anzeigen.

Nächste Schritte

eFormular 2 für die Antragstellung ausfüllen

eFormular 2 für die Antragstellung ausfüllen

Tipp: Ausfüllhinweise zum eFormular 2 (Behandlungsplan für Kiefergelenkserkrankungen) finden Sie in der „Anlage 14d: Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen“ des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z).

Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Voraussetzungen

Siehe Allgemeine Voraussetzungen
Der EBZ-Antrag wurde noch nicht an die Krankenkasse versendet.
Um Textbausteine für die Anamnese / Befunde / Diagnose verwenden zu können: In den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KG-Erkrankung Diagnosen sind die Textbausteine hinterlegt.
Um Textbausteine für die vorgesehene Behandlung verwenden zu können: In den Stammdaten > Sonstiges > Textbausteine > KG / KBR Behandlungen sind die Textbausteine hinterlegt.

Vorgehensweise

Wählen Sie den Punkt Behandlungsplan.
Geben Sie in das Feld Anamnese / Befunde / Diagnose die Anamnese, den Befund und die Diagnose ein.

Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Textbaustein rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen.
- Freitext in das Feld eingeben.
Geben Sie in das Feld Vorgesehene Behandlung die vorgesehene Behandlung ein.

Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Textbaustein rechts neben dem Feld mit einem Doppelklick übernehmen.
- Freitext in das Feld eingeben.
[Optional] Füllen Sie die Felder im Bereich Stationäre Behandlung.
Wählen Sie den Punkt Geplante Leistungen.
Links neben dem Karteiblatt befindet sich die Leistungsauswahl Kieferbruch. Übernehmen Sie die geplanten Leistungen mit einem Doppelklick in den Behandlungsplan.
[Optional] Ändern Sie ggf. bei den geplanten Leistungen die Zahnangabe im Feld Zahn.
[Optional] Ändern Sie ggf. bei den geplanten Leistungen die Anzahl im Feld Anz.
Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .

Nächste Schritte

[Optional] Laborauftragsnummer für Fremdlabor generieren
EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden (EBZ-Versand)

[Optional] EBZ-Antrag vor dem Versand ändern/bearbeiten

Solange der EBZ-Antrag noch nicht an die Krankenkasse versendet wurde, können an den folgenden Stellen Änderungen vorgenommen werden:

Hinweis: Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Behandlungsplan zu ändern, muss ein Änderungsantrag eingereicht werden. Siehe [Optional] EBZ-Änderungsantrag erstellen.

Genehmigen, Leistungen erbringen

HKP-Status in „Genehmigt“ ändern

Nachdem der EBZ-Antrag des EBZ-KGL durch die Krankenkasse genehmigt wurde, erhält der EBZ-KGL in charly automatisch den EBZ-Status „Genehmigt“.

Um zusätzliche Eingabemöglichkeiten freizuschalten, ändern Sie auch den HKP-Status in „Genehmigt“.

Tipp: Den Inhalt des Antwortdatensatzes der Krankenkasse können Sie im HKP-M > EBZ-Nachrichten über den Historie-Button

ansehen. Dort finden Sie im Punkt Information alle relevanten Informationen aus dem Antwortdatensatz der Krankenkasse. Für weitere Informationen siehe Aktion „Historie einer EBZ-Nachricht anzeigen“ ausführen.

Vorgehensweise

Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Behandlungsplan des Patienten.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button Status.
- Ein Fenster öffnet sich.
Wählen Sie in der Dropdownliste HKP-Status die Option Genehmigt.
[Optional] Wählen Sie aus der Dropdownliste daneben den gewünschten Substatus, z.B. in Arbeit.
Klicken Sie auf den OK-Button.
- Das Fenster schließt sich. Der HKP-Status und ggf. der Substatus des Behandlungsplanes sind aktualisiert und werden in der Dropdownliste sowie im Behandlungsblatt angezeigt.
- Durch den Statuswechsel werden in der Oberfläche zusätzliche Felder freigeschaltet.

Nächste Schritte

Vervollständigen Sie Ihre Dokumentation, indem Sie im HKP-M > Information das Datum der Genehmigung hinterlegen. Für weitere Informationen siehe Genehmigungen/Unterschriften.
Erbrachte Leistungen eingeben
Material eingeben
Labor eingeben
EBZ-KGL abrechnen

Erbrachte Leistungen eingeben

Voraussetzungen

Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KGL befindet sich in den folgenden Status:
- HKP-Status „Genehmigt“
- EBZ-Status „Genehmigt“

Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Behandlungsplanes können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder im HKP-Management nachvollziehen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, die erbrachten Leistungen einzugeben:

Im Behandlungsblatt

Voraussetzungen

Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der Behandlungsplan befindet sich in den folgenden Status:
- HKP-Status „Genehmigt“

Vorgehensweise

Wählen Sie den Karteireiter Behandlungsblatt.
Markieren Sie die Zähne und geben Sie über die Leistungsauswahl die erbrachten Leistungen ein.
- Wenn es nur einen genehmigten Behandlungsplan der Art „EBZ-KGL“ für den Patienten gibt, werden die Leistungen automatisch diesem Behandlungsplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KGL 3577“.
- Falls für den Patienten mehrere genehmigte Behandlungspläne der Art „EBZ-KGL“ vorliegen, öffnet sich ein Fenster.
[Nur bei mehreren genehmigten EBZ-KGL]: Markieren Sie in dem Fenster den Behandlungsplan, dem Sie die Leistungen zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Übernehmen.
- Die Leistungen werden dem gewählten Behandlungsplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KGL 3577“.
Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .
- Im EBZ-KGL ist folgendes aktualisiert:
  - der Punkt Abrechnungsdaten.
  - die Kostenübersicht im unteren Bereich des EBZ-KBs.

Nächste Schritte

Material eingeben
Labor eingeben
EBZ-KGL abrechnen

Material eingeben

Voraussetzungen

Der Antrag wurde durch die Krankenkasse genehmigt. Der EBZ-KGL befindet sich in den folgenden Status:
- HKP-Status „Genehmigt“
- EBZ-Status „Genehmigt“

Tipp: Den aktuellen EBZ-Status des Behandlungsplanes können Sie in der Werkzeugleiste über den Button Status oder im HKP-Management nachvollziehen.

Praxismaterial im EBZ-KGL eingeben

Tipp: Alternativ können das Material auch im Behandlungsblatt eingeben. Kennzeichnen Sie das Material in diesem Fall als „Kieferbruch“-Material.

Vorgehensweise

Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Behandlungsplan des Patienten.
Klicken Sie auf den Button Praxismaterial.
- Ein Fenster öffnet sich.
  
  Im Bereich Materialliste auf der rechten Seite befindet sich die Liste aller vorhandenen Materialien. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Materialien, die in dem Behandlungsplan verwendet wurden.
Markieren Sie im Bereich Materialliste das gewünschte Material.

Durch gleichzeitiges Drücken der Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) können Sie mehrere Materialien auf einmal markieren.
Klicken Sie auf den Plus-Button.
- Das markierte Material wird in die Liste auf der linken Seite übernommen.
  
  Um Materialien wieder zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Materialien und klicken auf den Minus-Button.
Um das Verwendungsdatum des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Datum das neue Datum ein.

Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.
Um die Anzahl des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Anzahl die neue Anzahl ein.

Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.
Um den Preis des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Preis den neuen Preis ein.

Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.
[Optional] Um weitere Materialien einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.
Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Speichern-Button .
- Die Materialien werden in das Behandlungsblatt übernommen.
- Im EBZ-KGL ist folgendes aktualisiert:
  - der Punkt Abrechnungsdaten
  - die Kostenübersicht im unteren Bereich des EBZ-KGLs

Nächste Schritte

Labor eingeben
EBZ-KGL abrechnen

Abrechnen, Stornieren

EBZ-KGL abrechnen

Vorgehensweise

Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Behandlungsplan des Patienten.
Klicken Sie auf den Button Abrechnung.
- Das Abrechnungsmodul der KZBV wird aufgerufen und prüft die Leistungen.
  
  Hinweis: Wenn das Abrechnungsmodul einen Fehler findet, öffnet sich das Fenster KBR-Modul Fehlermeldungen. Fahren Sie in diesem Fall fort, wie in Fehlermeldungen des Abrechnungsmoduls beschrieben.
- Nach der erfolgreichen Überprüfung durch das Abrechnungsmodul öffnet sich ein Fenster. Darin sind alle Beträge gelistet, die abgerechnet werden.
  
  Hinweis: Das jeweilige Datum der Leistungserbringung wird mit dem Abrechnungsmodul an die KZV übermittelt. Die KZV übernimmt anhand der Daten die korrekte Berechnung. Daher kann es zu Differenzen zwischen dem Abrechnungsbetrag kommen, der in charly dargestellt wird und dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der von der KZV errechnet und überwiesen wird.
Um die Abrechnung durchzuführen, klicken Sie auf den Button Erstellen.
- Die Leistungen sind abgerechnet.
- Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
- Der EBZ-KGL erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.

Nächste Schritte

Reichen Sie die Abrechnung im Rahmen der monatlichen KBR-Abrechnung bei der zuständigen KZV ein. Die monatliche Abrechnung mit der KZV führen Sie im Karteiblatt Rechnung > BEMA > KBR durch.

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