Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ)

Mit dem elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) werden zu genehmigende Behandlungspläne für die Beantragung elektronisch an die Krankenkasse versendet.

Über das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ)

Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) werden zu genehmigende Behandlungspläne der Leistungsbereiche Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankung (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO), Parodontalerkrankungen (PAR/PMB) und Zahnersatz (ZE) für die Beantragung elektronisch an die Krankenkasse versendet. Die Krankenkasse sendet ihre Antwort ebenfalls elektronisch an die Zahnarztpraxis zurück.

Für die Übermittlung von der Zahnarztpraxis zur Krankenkasse und zurück wird der Telematikdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) eingesetzt. In charly wird dafür die Komponente KIM4charly verwendet.

Nur in Ausnahmefällen, beispielsweise bei technischen Störungen, darf auf das bisherige Papierverfahren („Ersatzverfahren“) zurückgegriffen werden. Die Anwendung des Papierverfahrens muss auf dem Behandlungsplan begründet werden.

Workflow aus Anwendersicht

Das folgende Diagramm zeigt den grundsätzlichen Workflow für EBZ in charly in vereinfachter Form.

1. Der Zahnarzt oder Praxismitarbeiter erstellt im Karteireiter HKP einen EBZ-Behandlungsplan und füllt ihn aus.
2. Der Zahnarzt oder Praxismitarbeiter startet für die Beantragung bei der Krankenkasse den mehrstufigen Versand-Prozess.
3. Der EBZ-Antragsdatensatz wird erstellt und für die Signierung vorbereitet.
4. Der Zahnarzt öffnet die Signaturmappe und startet dort den Signier-Prozess für den EBZ-Antrag mit seinem Heilberufsausweis (HBA). In KIM4charly wird eine neue KIM-Nachricht für die Krankenkasse mit dem signierten EBZ-Antrag als Anhang erstellt.
5. Der EBZ-Antrag wird über den KIM-Dienst an die Krankenkasse versendet. Je nach gewähltem KIM-Konto wird die KIM-Nachricht automatisch (Praxiskonto) oder manuell (Behandlerkonto) versendet.

6. Die Krankenkasse sendet ihren EBZ-Antwortdatensatz über den KIM-Dienst an die Praxis. Dort erhält der EBZ-Antrag des EBZ-Behandlungsplanes automatisch anhand der Antwort einen der drei folgenden EBZ-Status:

   • Genehmigt
   • Abgelehnt
   • Fehlerhaft
   Hinweis: Im Falle des EBZ-KB und des EBZ-PMB dient der EBZ-Antrag lediglich als Anzeige für die Krankenkasse zur Kenntnisnahme. Die Krankenkasse sendet keine Antwortnachricht und somit auch keine Genehmigung. Nach dem erfolgreichen KIM-Versand erhält der EBZ-Antrag daher automatisch den EBZ-Status „Vorgelegt“.

Nach der Genehmigung des EBZ-Antrags, sind alle weiteren Schritte wie bisher:

1. Den HKP-Status des EBZ-Behandlungsplanes auf „Genehmigt“ setzen
2. Genehmigungsdatum eintragen
3. [EBZ-ZE] Festzuschuss und ggf. Härtefall übernehmen
4. [EBZ-ZE] Festzuschüsse prüfen
5. Leistungen erbringen und ins Behandlungsblatt übernehmen
6. Leistungen abrechnen
7. Fälle im Rahmen der monatlichen Abrechnung bzw. Quartalsabrechnung abrechnen

Allgemeine Voraussetzungen

• Sie haben eine kostenpflichtige Lizenz der solutio GmbH & Co. KG für mindestens eine der folgenden Module erworben und in charly eingerichtet:

  • EBZ Modul – KFO
  • EBZ Modul – KGL/KB
  • EBZ Modul – PAR
  • EBZ Modul – ZE

• Eine kostenfreie Lizenz der solutio GmbH & Co. KG für E-Health (Anbindung Telematikinfrastruktur) ist vorhanden und in charly eingerichtet.

  Folgende Komponenten sind für EBZ notwendig:

  • E-Health-Konnektor (ab Version PTV3).
  • Elektronischer Praxisausweis (SMC-B).
  • Elektronischer Heilberufsausweis (HBA).
  • Stationäres E-Health-Kartenterminal.
  • Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter (auch „KIM-Provider“). Von diesem erhält die Praxis eine KIM-E-Mail-Adresse.
  • KIM-Clientmodul (Software) Ihres KIM-Anbieters. Die Software muss auf dem Server der Praxis installiert sein.
  • Eintrag als identitätsgeprüfter KIM-Teilnehmer im Verzeichnisdienst (VZD) der Telematikinfrastruktur.
• Mindestens ein „Praxiskonto“ ist in KIM4charly eingerichtet und mit einem SMC-B verknüpft. Für weitere Informationen siehe Kontoverwaltung.
• Um den EBZ-Antrag mit dem Heilberufsausweis (HBA) eines Behandlers qualifiziert elektronisch signieren (QES) zu können, muss der HBA in der Signaturverwaltung konfiguriert sein. Für weitere Informationen siehe Signaturverwaltung.

• In den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte sind bei Behandlern, die einen EBZ-Antrag erstellen, folgende Angaben hinterlegt:

  • Vor- und Nachname des Behandlers
  • Die jeweilige personenbezogene Zahnarztnummer (ZANR).
• Der charly-Benutzer verfügt über das Recht EBZ. In diesem Fall sind mindestens die folgenden Zugriffsberechtigungen nötig: Lesen, Neu
• Für die Erstellung und Abrechnung des EBZ-Behandlungsplanes greifen die üblichen Rechte im Bereich HKP.

• Für den Patient wurde im Karteireiter HKP ein Behandlungsplan mit einer der folgenden Behandlungsplan-Arten erstellt:

  • EBZ-KB
  • EBZ-KFO
  • EBZ-KGL
  • EBZ-PAR
  • EBZ-PMB
  • EBZ-ZE

EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden

Die Zahnarztpraxis sendet den EBZ-Antrag über KIM4charly elektronisch an die Krankenkasse. Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

1. Versand-Prozess starten.

   1. [Optional] EBZ-Antrag als Entwurf speichern.
2. EBZ-Antrag für Versand signieren.
3. KIM-Nachricht mit signiertem EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden.

Versand-Prozess starten

Den mehrstufigen Versand-Prozess starten Sie jeweils im Karteireiter HKP über den Senden-Button des jeweiligen EBZ-Behandlungsplans.

[Optional] EBZ-Antrag als Entwurf speichern

Anstatt den EBZ-Antrag direkt zu signieren und an die Krankenkasse zu versenden, können Sie ihn zunächst als Entwurf speichern. In diesem Status kann der EBZ-Antrag noch bearbeitet werden.

Um einen EBZ-Antrag als Entwurf zu speichern, starten Sie zunächst den normalen Versand-Prozess.

EBZ-Antrag für Versand signieren

Alle anstehenden elektronischen Signieraufträge werden in der Signaturmappe gelistet.

Ein EBZ-Antrag muss mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) des ausstellenden Behandlers unterschrieben werden. Dazu benötigt der Behandler seinen elektronischen Heilberufsausweis (HBA). Die Signatur mit dem Praxisausweis (SMC-B) ist laut Spezifikation nur in Ausnahmefällen vorgesehen, wenn z.B. eine Signierung mit den Komponenten der TI aus technischen Gründen nicht möglich ist.

KIM-Nachricht mit signiertem EBZ-Antrag an die Krankenkasse senden

Nach der erfolgreichen Signierung wird im KIM-Konto des zuvor gewählten Absenders automatisch eine neue KIM-Nachricht mit der signierten EBZ-Antrag-XML als Anhang erzeugt. In diesem Moment wechselt der EBZ-Status in „An KIM übertragen“.

Der Empfänger der KIM-Nachricht ist die Krankenkasse des Patienten. Sie wird anhand des Institutionskennzeichens (IK-Nummer) aus der Versichertenkarte des Patienten bzw. dem Ersatzverfahren übernommen.

Die KIM-Nachricht befindet sich mit dem Status „ausstehend“ im Postausgang. Der Betreff ist bei einem EBZ-Antrag vorgegeben und beginnt mit „EEBZ0_“ gefolgt von einer eindeutigen Identifikationsnummer. Diese Identifikationsnummer ist die Antragsnummer.

Von dort wird die KIM-Nachricht versendet:

• Bei einem Praxiskonto i.d.R. automatisch beim nächsten automatischen Synchronisierungsvorgang.
• Bei einem Behandlerkonto muss der Versand ggf. manuell gestartet werden, weil dazu der HBA des Behandlerkontos gesteckt und verifiziert sein muss.

Antwort von der Krankenkasse erhalten

Die Krankenkasse sendet für die folgenden EBZ-Arten ihre Antwort auf den EBZ-Antrag in Form einer KIM-Nachricht zurück an die Zahnarztpraxis:

• EBZ-KGL
• EBZ-KFO
• EBZ-PAR
• EBZ-ZE

Der Antwortdatensatz ist eine signierte XML-Datei (*.p7s) im Anhang der KIM-Nachricht.

Die Antwort der Krankenkasse ist an folgenden Stellen in charly zu finden:

• In KIM4charly im Posteingang des KIM-Kontos, über das der EBZ-Antrag ursprünglich an die Krankenkasse versendet wurde.
• Im Karteireiter HKP im entsprechenden EBZ-Behandlungsplan des Patienten unter HKP-M > EBZ-Nachrichten.

Der Antwortdatensatz der Krankenkasse enthält …

• einen Vermerk, ob der EBZ-Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde bzw. ob er fehlerhaft ist.
• das Datum der Leistungsentscheidung der Krankenkasse.
• ggf. weitere Angaben (z.B. Festzuschussbeträge beim Zahnersatz).

Gleichen Sie den Antwortdatensatz mit Ihrem beantragten EBZ-Behandlungsplan ab und ändern Sie diesen ggf. aufgrund der Antwort der Krankenkasse (z.B. Bonus und Festzuschüsse beim EBZ-ZE). Den Antwortdatensatz finden Sie im HKP-M > EBZ-Nachrichten, indem Sie bei dem EBZ-Antrag auf den Historie-Button klicken.

Entsprechend der Antwort der Krankenkasse ändert sich automatisch der EBZ-Status des EBZ-Behandlungsplanes. Folgende Statusänderungen kann es aufgrund der Antwort der Krankenkasse geben:

• Genehmigt
• Abgelehnt
• Fehlerhaft

EBZ-Benachrichtigungen über das Notizsystem

Das Notizsystem erstellt automatisch die Notizgruppe EBZ-Benachrichtigung, die aktiv wird, sobald eine Antwort von einer Krankenkasse eingeht. Mitarbeiter müssen der Gruppe zugeordnet werden, um Benachrichtigungen zu erhalten. Löschen oder umbenennen der Notizgruppe führt zur automatischen Neuanlage beim Eingang von neuen EBZ-Benachrichtigungen.

Für weitere Informationen siehe EBZ-Benachrichtigungen über das Notizsystem.

Nächste Schritte

Sofern der EBZ-Antrag von der Krankenkasse genehmigt wurde, setzen Sie den EBZ-Behandlungsplan in den HKP-Status „Genehmigt“. Anschließend können Sie die beantragten Leistungen für den EBZ-Behandlungsplan erbringen. Siehe …

• EBZ-KGL → HKP-Status in „Genehmigt“ ändern
• EBZ-KFO → HKP-Status in „Genehmigt“ ändern
• EBZ-PAR → HKP-Status in „Genehmigt“ ändern
• EBZ-ZE → HKP-Status in „Genehmigt“ ändern

EBZ-Änderungsantrag senden

Um einen bereits von der Krankenkasse genehmigten EBZ-Behandlungsplan zu ändern, muss ein EBZ-Änderungsantrag eingereicht werden. Wie bei dem ursprünglichen EBZ-Antrag sendet die Krankenkasse auch hier einen Antwortdatensatz, in dem sie die beantragte Änderung entweder genehmigt oder ablehnt. Bei einer Genehmigung sendet die Krankenkasse einen zusätzlichen Antwortdatensatz mit einem Endedatum für den ursprünglichen EBZ-Behandlungsplan.

Der Workflow für einen EBZ-Änderungsantrag besteht aus den folgenden Schritten:

1. Im Karteireiter HKP den EBZ-Behandlungsplan aufrufen, für den ein EBZ-Änderungsantrag erstellt werden soll.
2. Den EBZ-Behandlungsplan über den Button Status auf „Eingabe“ setzen.
3. Änderungen vornehmen und speichern.
4. Versand-Prozess starten. Siehe Versand-Prozess starten.

Voraussetzungen

Der ursprüngliche EBZ-Behandlungsplan befindet sich im EBZ-Status „Genehmigt“, bzw. EBZ-Status „Vorgelegt“ bei EBZ-KB und EBZ-PMB.

EBZ-Ersatzverfahren einleiten

Der EBZ-Ersatzverfahren-Prozess kommt nur im Störfall zum Einsatz, falls die Datenübermittlung an die Krankenkasse zum Zeitpunkt der Ausstellung des Behandlungsplans technisch nicht möglich ist. Für den Ausdruck wird das entsprechende Stylesheet nach Anlage 14c des BMV-Z verwendet.

Für weitere Informationen siehe Wie führe ich das EBZ-Ersatzverfahren durch?

How-to