Notizgruppen

In den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Notizgruppen definieren und verwalten Sie die Notizgruppen, z.B. eine „Mundhygiene-Gruppe“, die nur für Belange der MH zuständig ist oder eine „Termin-Gruppe“, die sich um die Terminvergabe und andere Terminangelegenheiten kümmert. Die Notizgruppen können Sie im Fenster Notizen verwenden, um Arbeitsaufträge an eine Gruppe von Praxismitarbeitern zu übertragen. Ein beliebiges Mitglied dieser Gruppe kann die Aufgabe ausführen und als erledigt markieren.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Aufgabe von Notizgruppen

Sie können jedem Beschäftigten über die Notizfunktionen Aufgaben zuweisen. Dieser Beschäftigte wird automatisch an die Erledigung der Aufgabe erinnert.

Um die Erledigung einer Aufgabe nicht von einem Beschäftigten abhängig zu machen, sondern eine ganze Gruppe von Beschäftigten einzubinden, ordnen Sie die Beschäftigten Notizgruppen zu und weisen Ihnen Aufgaben zu.

Über den Auswahlbutton Notizen weisen Sie einem Beschäftigten oder der Notizgruppe eine zu erledigende Aufgabe zu.

Auch wiederholende Erledigungen können in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Wiederholende Erledigungen einem Beschäftigten oder einer Notizgruppe zugewiesen werden.

Verantwortungen können in Notizgruppen festgelegt werden, um Aufgaben klarer zu strukturieren und die Zuständigkeiten innerhalb einer Gruppe transparenter zu gestalten.

 

EBZ-Benachrichtigungen über das Notizsystem

Die Notizgruppe EBZ-Benachrichtigung wurde ab der charly-Version 9.26.2 vom 07.06.2023 automatisch per Update angelegt.

Ab dem ersten Eingang der Antwort einer Krankenkasse ist diese Notizgruppe sichtbar und aktiv und Sie können in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Notizgruppen die Mitarbeiter hinzufügen, die über diese Notizgruppe eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Hinweis: Für die Notizgruppe „EBZ-Benachrichtigung“ gelten folgende Besonderheiten:
  • Wenn der Notizgruppe keine Mitarbeiter zugeordnet sind, wird keine Notiz versendet.
  • Wenn Sie die Notizgruppe löschen, wird sie automatisch neu angelegt, sobald eine neue EBZ-Benachrichtigung einer Krankenkasse eingeht.
  • Wenn Sie die Notizgruppe veralten, bleibt sie veraltet und es wird keine Notiz versendet.
  • Wenn Sie die Notizgruppe umbenennen, wird automatisch eine neue Notizgruppe EBZ-Benachrichtigung angelegt, sobald eine neue EBZ-Benachrichtigung einer Krankenkasse eingeht.

Eine Notiz zu einer EBZ-Benachrichtigung beantworten und erledigen Sie wie gewohnt.

Erledigte Notizen zu einer EBZ-Benachrichtigung können Sie ebenfalls wie gewohnt im Hauptbereich MIS > Notizen > Notizen/Erledigungen nachvollziehen.

Bei der EBZ-Notizgruppe ist per default die Verantwortung „Abrechnung“ hinterlegt. Bei Bedarf kann auch eine andere Verantwortung von Ihnen hinterlegt werden. Werden mehrerer hinterlegt, wird nur die erste Verantwortung berücksichtigt.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

Voraussetzungen

  • Bei allen Beschäftigten, die Sie in Notizgruppen aufnehmen möchten, ist jeweils in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte im Reiter Zuordnung die Checkbox Notizen aktiv.

Vorgehensweise

  1. Leeren Sie die Eingabefelder, indem Sie auf den Button Leeren klicken.
  2. Geben Sie in das Feld Bezeichnung den Namen für die Notizgruppe ein.

  3. Klicken Sie in der Liste Beschäftigte auf den Plus-Button.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Auf der rechten Seite befindet sich die Liste der Beschäftigten. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Beschäftigten, die dieser Notizgruppe bereits zugeordnet sind.

  4. Sie haben zwei Möglichkeiten einen Beschäftigten aus der Liste der Beschäftigten in die Notizgruppe zu speichern..

    • Übernehmen Sie den gewünschten Beschäftigten mit einem Doppelklick.

      oder

    • Wählen Sie den gewünschten Beschäftigten und klicken Sie auf den Plus-Button.

    Über den Minus-Button können Sie einen Beschäftigten wieder aus der Liste entfernen.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

  6. Klicken Sie in der Liste Verantwortungen auf den Plus-Button.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Auf der rechten Seite befindet sich die Verantwortungsliste. Auf der linken Seite finden Sie die Liste Verantwortungen in Rollen, die dieser Notizgruppe bereits zugeordnet sind.

  7. Sie haben zwei Möglichkeiten eine Verantwortung aus der Verantwortungsliste in die Notizgruppe zu speichern.

    • Übernehmen Sie die gewünschte Verantwortung mit einem Doppelklick.

      oder

    • Wählen Sie die gewünschten Verantwortung und klicken Sie auf den Plus-Button.

    Über den Minus-Button können Sie eine Verantwortung wieder aus der Liste entfernen.

    Hinweis: Es wird nur die erste hinterlegte Verantwortung berücksichtigt.
  8. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

  9. Klicken Sie auf den Button Neu.

    • Die neu hinzugefügte Notizgruppe wird in die Liste Notizgruppen aufgenommen.

Ändern, verdoppeln

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie ändern möchten.
  2. Ändern Sie den Datensatz.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie verdoppeln möchten.

  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Verdoppeln.

    • Der verdoppelte Datensatz wird in die Liste aufgenommen.
  3. Ändern Sie den verdoppelten Datensatz.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Suchen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
  1. Geben Sie in das weiße Suchfeld oberhalb der Liste – rechts im Karteiblatt – den oder die ersten Buchstaben des gesuchten Datensatzes ein.

  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Enter-Taste.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – wird der erste Datensatz markiert, dessen Name mit dem oder den gesuchten Buchstaben beginnt.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

Veralten, löschen

Wenn Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, können Sie diesen veralten. Durch das Veralten wird der Datensatz nicht mehr zur Verfügung gestellt. Veraltete Datensätze sind nicht unwiderruflich gelöscht. Sie können jederzeit wiederhergestellt werden.

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie veralten möchten.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.
  3. Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf veraltet.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht nicht mehr zur Verfügung.
  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen.

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle veralteten Datensätze angezeigt.
  4. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie wiederherstellen möchten.
  5. Deaktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht wieder zur Verfügung.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Sie können nur löschen, wenn keine Querverweise bestehen. Ein Hinweisfenster macht Sie während des Löschvorgangs darauf aufmerksam, falls Querverweise bestehen. Der Datensatz wird nicht gelöscht. In diesem Fall können Sie veralten.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie löschen möchten.
  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Löschen.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button Löschen.

    • Der Datensatz wird aus der Liste entfernt und steht nicht mehr zur Verfügung.

Sie können bei jeder Notizgruppe in der Liste der Beschäftigten die Reihenfolge der zugeordneten Beschäftigten per Drag&Drop ändern.

Des Weiteren können Sie in der Liste Notizgruppen die Reihenfolge der Notizgruppen per Drag&Drop ändern.

  1. Klicken Sie bei dem Beschäftigten bzw. bei der Notizgruppe, den oder die Sie an eine andere Stelle in der Liste verschieben möchten, auf das Sortiersymbol und verschieben Sie die Zeile an den gewünschten Platz in der Liste.