EBZ-Nachrichten

Die Ablage EBZ-Nachrichten enthält die EBZ-Anträge zu dem aufgerufenen EBZ-Behandlungsplan, die über das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) versendet wurden bzw. für den Versand vorgesehen sind.

Tipp: Alle wichtigen Information rund um EBZ sind in dem Hilfetext Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) zusammengefasst.

Über die Ablage „EBZ-Nachrichten“

Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) werden zu genehmigende Behandlungspläne für die Beantragung elektronisch an die Krankenkasse versendet. Die Krankenkasse sendet ihre Antwort ebenfalls elektronisch an die Zahnarztpraxis zurück.

Die Ablage EBZ-Nachrichten enthält sowohl die EBZ-Anträge an die Krankenkasse als auch die Antworten, die von der Krankenkasse zurückgesendet werden.

Pro EBZ-Antrag lässt sich eine Historie mit detaillierten Informationen aufrufen. Die EBZ-Anträge können gedruckt, sowie Entwürfe versendet bzw. gelöscht werden. Wenn in einem Störfall die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist, kann ein EBZ-Ersatzverfahren-Prozess eingeleitet werden.

Allgemeine Voraussetzungen

Sie haben eine kostenpflichtige Lizenz der solutio GmbH & Co. KG für mindestens eine der folgenden Module erworben und in charly eingerichtet:
Mindestens ein „Praxiskonto“ ist in KIM4charly eingerichtet und mit einem SMC-B verknüpft. Für weitere Informationen siehe Kontoverwaltung.
Um den EBZ-Antrag mit dem Heilberufsausweis (HBA) eines Behandlers qualifiziert elektronisch signieren (QES) zu können, muss der HBA in der Signaturverwaltung konfiguriert sein. Für weitere Informationen siehe Signaturverwaltung.
In den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte sind bei Behandlern, die einen EBZ-Antrag erstellen, folgende Angaben hinterlegt:
- Vor- und Nachname des Behandlers
- Die jeweilige personenbezogene Zahnarztnummer (ZANR).
Der charly-Benutzer verfügt über das Recht EBZ. In diesem Fall sind mindestens die folgenden Zugriffsberechtigungen nötig: Lesen, Neu
Für den Patient wurde mindestens ein EBZ-Antrag für den EBZ-Behandlungsplan über das EBZ an die Krankenkasse versendet bzw. als Entwurf abgespeichert.

Liste

Die Liste enthält alle ausgehenden EBZ-Nachrichten (EBZ-Anträge) des gewählten Behandlungsplans.

Die Liste zeigt zu jedem EBZ-Antrag folgende Informationen:

Spalte	Beschreibung
Art	Zeigt die Art der EBZ-Nachricht (Antrag, Mitteilung …).
Status	Zeigt den Status der EBZ-Nachricht.
Statusänderung	Zeigt den Zeitpunkt, zu dem sich der Status zuletzt geändert hat, mit Datum und Uhrzeit.
Nummer	Zeigt die eindeutige EBZ-Nummer des EBZ-Antrags bzw. der EBZ-Mitteilung.

In der Spalte ganz rechts stehen für jede EBZ-Nachricht sogenannte Aktionen zur Verfügung, die über die folgenden Buttons initiiert werden:

Aktion	Beschreibung
Button	Öffnet das Aktionen-Menü.
Button	Öffnet ein separates Fenster und zeigt die Historie der EBZ-Nachricht. Abhängig vom EBZ-Status sind dort auch die Antwortdatensätze der Krankenkasse zu sehen.
Button	Startet den Versand-Prozess.
Button	Startet den Drucken-Prozess.
Button	Startet den EBZ-Ersatzverfahren-Prozess.
Button	Startet den Verwerfen-Prozess.
Button	Startet den Löschen-Prozess für den Entwurf eines EBZ-Antrags.

EBZ-Status: Bedeutung und welche Aktionen sind möglich

Der EBZ-Status zeigt in welchem Versand-Schritt sich der EBZ-Antrag oder die Mitteilung befindet. Je nach Status sind unterschiedliche Handlungen in der Praxis notwendig.

Status	Bedeutung
Entwurf	Ein EBZ-Antrags- oder Mitteilungs-Entwurf wurde angelegt. Der Versand-Prozess muss noch gestartet werden.
Signatur ausstehend	Der Signaturauftrag für einen EBZ-Antrag oder eine Mitteilung wird automatisch erstellt.
In Signatur	Der Signaturauftrag wurde erfolgreich erstellt. Gehen Sie für die Bearbeitung in die Signaturmappe.
Signatur erfolgreich	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde erfolgreich signiert. Im nächsten Schritt wird automatisch die KIM-Nachricht erzeugt.
Signatur fehlgeschlagen	Der Signaturauftrag wurde in der Signaturmappe abgebrochen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Versand-Prozess erneut starten Antrag verwerfen EBZ-Ersatzverfahren durchführen
An KIM übertragen	Die KIM-Nachricht wurde erfolgreich erzeugt. Sie finden sie in KIM4charly im Postausgang des entsprechenden Kontos.
KIM-Versand erfolgreich	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde per KIM erfolgreich an die Krankenkasse gesendet. Sie finden sie im Postausgang des entsprechenden KIM-Kontos.
KIM-Versand fehlgeschlagen	Die E-Mail Adresse der Krankenkasse konnte nicht ermittelt werden und es wurde keine KIM-Nachricht erstellt. Sie haben folgende Möglichkeiten: Versand-Prozess erneut starten Antrag verwerfen EBZ-Ersatzverfahren durchführen
Ersatzverfahren	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde postalisch an die Krankenkasse übermittelt.
Verworfen	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde verworfen.
Genehmigt	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde von der Krankenkasse genehmigt. Die entsprechende KIM-Nachricht mit der Antwort der Krankenkasse finden Sie im Posteingang des entsprechenden KIM-Kontos.
Vorgelegt	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde erfolgreich an die Krankenkasse übermittelt und benötigt keine Genehmigung der Krankenkasse.
Abgelehnt	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde von der Krankenkasse abgelehnt. Die entsprechende KIM-Nachricht mit der Antwort der Krankenkasse finden Sie im Posteingang des entsprechenden KIM-Kontos. Verwerfen Sie den Antrag und versenden Sie ggf. eine korrigierte Version.
Fehlerhaft	Der EBZ-Antrag oder die Mitteilung wurde fehlerhaft an die Krankenkasse übermittelt. Verwerfen Sie den Antrag und versenden Sie ggf. eine korrigierte Version.

Abhängig vom Status einer EBZ-Nachricht variieren die verfügbaren Aktionen:

Status	Aktionen
Entwurf
Signatur ausstehend
In Signatur
Signatur erfolgreich
Signatur fehlgeschlagen
An KIM übertragen
KIM-Versand erfolgreich
KIM-Versand fehlgeschlagen
Ersatzverfahren
Verworfen
Genehmigt
Vorgelegt
Abgelehnt
Fehlerhaft

Aktionen

Aktion „Historie einer EBZ-Nachricht anzeigen“

Über den Historie-Button – am Ende jeder Zeile einer EBZ-Nachricht - können Sie die Historie der EBZ-Nachricht in einem separaten Fenster anzeigen.

Das Fenster unterteilt sich in folgende Bereiche:

Linke Seite → Status-Verlauf
Rechte Seite → Detailinformationen zu dem neuesten Status

Die Detailinformationen auf der rechten Seite zeigen den Inhalt des EBZ-Antrags- oder Antwortdatensatzes in menschenlesbarer Form.

Aktion „Versand-Prozess starten“

Über den Senden-Button starten Sie den Versand-Prozess.

Der Versand-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die teilweise automatisiert durchgeführt werden:

Über die Aktion „Versand-Prozess starten“, initialisieren Sie den ersten Schritt aus der Prozesskette und bereiten den EBZ-Antrag für die Signatur vor.

Aktion „Drucken-Prozess starten“

Über den Drucken-Button starten Sie den Drucken-Prozess. Im HKP-M wird grundsätzlich das jeweilige eFormular (der HKP/der Behandlungsplan) der EBZ-Art nach Anlage 14c des BMV-Z mit dem dafür vorgesehenen Stylesheet gedruckt.

Hinweis: Die Angaben auf den Ausdrucken richten sich nach den Vorgaben des Bundesmantelvertrag - Zahnärzte (BMV-Z). Den aktuellen BMV-Z können Sie hier von der Homepage der KZBV herunterladen.

Die Ausdrucke der EBZ-Anträge/EBZ-Mitteilungen dienen ausschließlich dem praxis-internen Gebrauch. Sie enthalten keine EBZ-Antragsnummer/EBZ-Mitteilungsnummer.

Ausnahme sind EBZ-Anträge/EBZ-Mitteilungen im Status „Ersatzverfahren“. Da der Ausdruck in diesem Fall zum postalischen Versand für die Krankenkasse dient, enthält er auch die EBZ-Antragsnummer/EBZ-Mitteilungsnummer.

Hinweis: Dokumente für den Patienten – z.B. das Anschreiben, die Patienteninformation sowie die Anlagen der Materialien und Laborleistungen bei einem EBZ-ZE – drucken Sie wie gewohnt im Karteireiter HKP über den Drucken-Button

Aktion "EBZ-Ersatzverfahren-Prozess starten"

Über den Ersatzverfahren-Button starten Sie den EBZ-Ersatzverfahren-Prozess.

Hinweis: Der EBZ-Ersatzverfahren-Prozess kommt nur im Störfall zum Einsatz, falls die Datenübermittlung an die Krankenkasse zum Zeitpunkt der Ausstellung des Behandlungsplans technisch nicht möglich ist. Für den Ausdruck wird das entsprechende Stylesheet nach Anlage 14c des BMV-Z verwendet.

Aktion „Verwerfen-Prozess starten“

Über den Verwerfen-Button starten Sie den Verwerfen-Prozess. Den Verwerfen-Prozess können Sie nur für EBZ-Anträge starten, die noch nicht erfolgreich an die Krankenkasse übermittelt wurden.

Aktion „Löschen-Prozess starten“

Über den Löschen-Button starten Sie den Löschen-Prozess. Der Löschen-Prozess steht nur für EBZ-Anträge im Status „Entwurf“ zur Verfügung.

How-to

Aktion „Versand-Prozess starten“ ausführen

Voraussetzungen

Siehe Allgemeine Voraussetzungen.
Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung befindet sich in einem der folgenden Status:
- Entwurf
- Signatur fehlgeschlagen
- KIM-Versand fehlgeschlagen
- Abgelehnt
- Fehlerhaft
- Verworfen
- Gelöscht (wird nicht als EBZ-Status angezeigt)

Vorgehensweise

Klicken Sie bei dem EBZ-Antrag/der EBZ-Mitteilung auf den Menü-Button .
Klicken Sie in dem Menü auf den Senden-Button .
- Das „Antrag versenden“-Fenster öffnet sich.
  
  In dem Fenster ist die Krankenkasse des Versicherten bereits als Empfänger eingetragen.
Wählen Sie in der Dropdownliste Signierer den Heilberufsausweis (HBA) des Behandlers, der den EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung signieren wird.
Wählen Sie in der Dropdownliste Absender das KIM-Konto, über das der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet werden soll.

Tipp: Für den Versand empfiehlt es sich, ein Praxiskonto zu verwenden. Da der verknüpfte Praxisausweis (SMC-B) i.d.R. dauerhaft im Kartenterminal steckt und verifiziert ist, kann der EBZ-Antrag mit einem Praxiskonto automatisiert versendet werden.
Um den Signier-Prozess für den EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung zu starten, klicken Sie auf den Button Senden.
- Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung wird automatisch in der Signaturmappe zu der Liste der anstehenden Signaturaufträge hinzugefügt. In diesem Fenster wird die Signierung durchgeführt.
- Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung erhält den Status „Signatur ausstehend“.

Nächste Schritte

Signieren Sie den EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung in der Signaturmappe.

Hinweis: Nach der erfolgreichen Signierung wird im KIM-Konto des zuvor gewählten Absenders eine neue KIM-Nachricht mit der signierten EBZ-Antrag-XML/EBZ-Mitteilung-XML als Anhang erzeugt. Die KIM-Nachricht befindet sich mit dem Status „ausstehend“ im Postausgang. Der Betreff ist bei einem EBZ-Antrag/einer EBZ-Mitteilung vorgegeben und beginnt mit „EEBZ0_“ gefolgt von einer eindeutigen Identifikationsnummer.
Sofern die SMC-B-Karte der Praxis steckt, wird die KIM-Nachricht im Rahmen der automatischen Synchronisierung versendet. Alternativ können Sie den Versand über den Synchronisieren-Button in KIM4charly manuell veranlassen. Bei der Krankenkasse wird automatisch eine Zustellbestätigung angefordert.

Aktion „Drucken-Prozess starten“ ausführen

Voraussetzungen

Siehe Allgemeine Voraussetzungen.

Vorgehensweise

Klicken Sie bei dem EBZ-Antrag/der EBZ-Mitteilung auf den Menü-Button .
Klicken Sie in dem Menü auf den Drucken-Button .
- charly erstellt ein PDF mit dem gewünschten Inhalt und zeigt es im PDF-Vorschaufenster an.
Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.
- Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
- Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung wird auf das entsprechende Stylesheet nach Anlage 14c zum BMV-Z gedruckt.
  - EBZ-Antrag/EBZ-Mitteilung im Status „Ersatzverfahren“:
    
    Die Begründung für das EBZ-Ersatzverfahren wird aus dem vorangegangenen Status des EBZ-Antrags ergänzt („Signatur fehlgeschlagen“, „KIM-Versand fehlgeschlagen“). Die Information wird in den Bemerkungen ausgegeben, sollte die verbleibende Feldlänge dafür ausreichen. Der Ausdruck enthält ebenfalls die EBZ-Antragsnummer/EBZ-Mitteilungsnummer.
  - EBZ-Antrag/EBZ-Mitteilung in einem anderen Status als „Ersatzverfahren“:
    
    Der Ausdruck dient ausschließlich dem praxis-internen Gebrauch und enthält keine EBZ-Antragsnummer/EBZ-Mitteilungsnummer.

Aktion „EBZ-Ersatzverfahren-Prozess starten“ ausführen

Voraussetzungen

Siehe Allgemeine Voraussetzungen.
Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung befindet sich in einem der folgenden Status:
- Signatur fehlgeschlagen
- KIM-Versand fehlgeschlagen

Vorgehensweise

Klicken Sie bei dem EBZ-Antrag/der EBZ-Mitteilung auf den Menü-Button .
Klicken Sie in dem Menü auf den Ersatzverfahren-Button .
- Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung erhält den EBZ-Status „Ersatzverfahren“.
Klicken Sie bei dem EBZ-Antrag/der EBZ-Mitteilung erneut auf den Menü-Button .
Klicken Sie in dem Menü auf den Drucken-Button .
- charly erstellt ein PDF mit dem gewünschten Inhalt und zeigt es im PDF-Vorschaufenster an.
Klicken Sie in dem Fenster auf den Button Drucken.
- Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
- Der EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung wird auf das entsprechende Stylesheet nach Anlage 14c zum BMV-Z gedruckt.
  
  Die Begründung für das EBZ-Ersatzverfahren wird aus dem vorangegangenen Status des EBZ-Antrags/der EBZ-Mitteilung ergänzt („Signatur fehlgeschlagen“, „KIM-Versand fehlgeschlagen“). Die Information wird in den Bemerkungen ausgegeben, sollte die verbleibende Feldlänge dafür ausreichen. Der Ausdruck enthält ebenfalls die EBZ-Antragsnummer/die EBZ-Mitteilungsnummer.

Nächste Schritte

Senden Sie den EBZ-Antrag/die EBZ-Mitteilung postalisch an die Krankenkasse.