EBZ-KFO-Schnellanlageplan

Über einen EBZ-KFO-Schnellanlageplan können Sie ausschließlich kieferorthopädische Einzelmaßnahmen abrechnen, die Sie im Vorfeld zu einer kieferorthopädischen Behandlung, im Vertretungs- bzw. Notfalldienst oder bei einer begleitenden chirurgischen Leistung wie der chirurgischen Freilegung eines Zahnes erbringen.

 

Karteiblatt

 

Abrechnung

Im Karteireiter HKP werden grundsätzlich die Rechnungen für den prozentualen Selbstbehalt des Patienten erstellt.

Bei EBZ-KFO-Schnellanlageplänen erstellen Sie die Rechnung bei jedem Patienten einzeln im Karteireiter HKP. Der Bereich Sammelrechnung ist für Schnellanlagepläne nicht aktiv.

Die Quartalsabrechnung für KFO wird unter Rechnung > BEMA > KFO erstellt. Dort sind alle bereits erstellten KFO-Rechnungen auch für die Schnellanlagepläne aufgegliedert.

 

EBZ-KFO-Schnellanlageplan in EBZ-KFO-Plan wandeln

Wenn der EBZ-KFO-Schnellanlageplan der Krankenkasse zur Genehmigung vorgelegt werden soll, haben Sie die Möglichkeit den EBZ-KFO-Schnellanlageplan in einen EBZ-KFO-Plan zu wandeln. Siehe EBZ-KFO-Schnellanlageplan in einen EBZ-KFO-Plan wandeln.
Sie können im EBZ-KFO-Plan wie gewohnt alle Daten eingeben und die geplanten Leistungen per EBZ an die Krankenkasse senden.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

  1. Übernehmen Sie die nicht genehmigungspflichtige kieferorthopädische Einzelmaßnahme in das Behandlungsblatt.

    • Das EBZ-KFO-Schnellanlageplan-Fenster öffnet sich.
  2. In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler eingetragen, der in den Patienten-Stammdaten im Karteireiter Patient hinterlegt ist. Wählen Sie gegebenenfalls einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.
  3. Der Zuschuss der Kasse sowie die Punktwerte für KFO, IP und Kons sind vorgegeben. Manuelle Änderungen sind möglich.

  4. Um den EBZ-KFO-Schnellanlageplan zu erstellen, klicken Sie auf OK.

    • charly erstellt einen neuen EBZ-KFO-Schnellanlageplan der HKP-Art „EBZ-KFO“. Der EBZ-KFO-Schnellanlageplan enthält bereits die erbrachten KFO-Leistungen und befindet sich im HKP-Status Genehmigt.
    Hinweis: Mit dieser Variante der Eingabe um einen Schnellanlageplan für KFO zu erstellen, ist es nur noch möglich einen EBZ-KFO-Kostenplan zu erstellen! Keinen Kassen-KFO-Plan.
  5. Klicken Sie auf die Feldbeschriftung KIG (Kieferorthopädische Indikationsgruppe), um eine KIG-Stufe anzugeben.
    Hinweis: Bei den KIG-Einstufungen Grad I und II wird automatisch die „Mitteilung an den Patienten nach § 29 Abs. 1 Sozialgesetzbuch V. Buch (SGB V)“ für die Krankenkasse erstellt. Da die Krankenkasse in diesem Fall keine Antwort zurücksendet, wird zu dieser Mitteilung im HKP-M > EBZ-Nachrichten der EBZ-Status „Vorgelegt“ angezeigt. Sie können die KIG-Mitteilung weiterhin ausdrucken und dem Patienten aushändigen.

  6. Um eine KIG-Einstufung für die Mitteilung zu wählen, klicken Sie in dem Fenster auf eine Indikationsgruppe mit Grad I oder II.

    • Das „EBZ-Mitteilung versenden“-Fenster öffnet sich.
    1. Wählen Sie in der Dropdownliste Signierer den Heilberufsausweis (HBA) des Behandlers, der die EBZ-Mitteilung signieren wird.

    2. Wählen Sie in der Dropdownliste Absender das KIM-Konto, über das die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet werden soll.

      Tipp: Für den Versand empfiehlt es sich, ein Praxiskonto zu verwenden. Da der verknüpfte Praxisausweis (SMC-B) i.d.R. dauerhaft im Kartenterminal steckt und verifiziert ist, kann die EBZ-Mitteilung mit einem Praxiskonto automatisiert versendet werden.

    3. Um den Versand-Prozess für die EBZ-Mitteilung zu starten, klicken Sie auf den Button Senden.

      • Den erstellten Signaturauftrag für die EBZ-Mitteilung bearbeiten Sie in der Signaturmappe.

      • Im Status-Fenster des EBZ-Kostenplans …

        • bleibt der HKP-Status auf „Eingabe“.
        • wird zusätzlich der EBZ-Status mit „In Signatur“ angezeigt.
    4. Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster, das die Option bietet, die KIG-Mitteilung zu drucken. Um sie für den Patienten zu drucken, klicken Sie auf den Button Drucken.
    5. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
  7. [Optional] Aktivieren Sie eine der Checkboxen Frühbehandlung oder Frühe Behandlung.
  8. Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Kostenplan auswählen und anzeigen.

Voraussetzungen

  • Für den Patienten liegt kein EBZ-KFO oder Kasse-KFO im HKP-Status „Genehmigt“ vor.
  • Es werden ausschließlich nicht genehmigungspflichtige KFO-Leistungen erbracht.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den Patienten auf, für den Sie einen Kostenplan erstellen möchten.
  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Karteiblatts auf den Button Erstellen .
  3. In der Dropdownliste Behandler ist automatisch der Behandler gewählt, der in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist. Wählen Sie ggf. einen anderen Behandler aus der Dropdownliste.
  4. Im Feld Datum steht standardmäßig das charly-Tagesdatum.Geben Sie bei Bedarf ein anderes Datum ein. Anhand dieses Datums wird der Punktwert festgelegt.
  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Art die Option EBZ-KFO.

  6. Belassen Sie die erste Dropdownliste neben HKP-Status auf Eingabe.

  7. In der Dropdownliste daneben können Sie ergänzende Angaben zum HKP-Status machen (Substatus), z.B. in Arbeit. Sowohl der HKP-Status als auch der Substatus werden im Behandlungsblatt angezeigt.
  8. Geben Sie in das Feld HKP-Kürzel eine Kurzbezeichnung für den neuen Kostenplan ein. Das Kürzel dient der besseren Unterscheidung von anderen Kostenplänen. Dieses Kürzel wird auch im Behandlungsblatt angezeigt.

  9. Im Feld KZV-Intern können Sie einen fallbezogenen Erläuterungstext für Ihre KZV hinterlegen.

    Der Erläuterungstext wird im Rahmen der Abrechnung an Ihre KZV übermittelt.

  10. Über den kleinen Button  können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe.
  11. Im Feld Bemerkung können Sie einen praxis-internen Text eingeben. Über den kleinen Button  können Sie auf vordefinierte Textbausteine zurückgreifen. Für weitere Informationen siehe Textbausteine Briefe.
  12. Die Checkbox XML-Datei, Material und/oder Eigenlabor ist standardmäßig aktiviert. Die Checkbox wird für die rein elektronische Abrechnung („Online-Abrechnung“) benötigt. Wenn Material- und Laborkosten nicht ausschließlich elektronisch übermittelt, sondern in Papierform nachgereicht werden müssen, muss die Checkbox deaktiviert sein.
  13. Drücken Sie die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie gleichzeitig auf den Button OK.

  14. Der EBZ-KFO-Schnellanlageplan wird erstellt und im Karteireiter HKP angezeigt.

    Gleichzeitig wird der neue Kostenplan in die Dropdownliste aufgenommen. Er ist gekennzeichnet durch:

    • Datum
    • HKP-Nummer (von charly vergeben)
    • HKP-Art („EBZ-KFO“)
    • HKP-Status (z.B. „Eingabe“)
    • Behandler
    • HKP-Kürzel (wenn dieses eingegeben wurde)
  15. Klicken Sie auf die Feldbeschriftung KIG (Kieferorthopädische Indikationsgruppe).
    Hinweis: Bei KIG-Einstufungen in Grad I und II wird automatisch die „Mitteilung an den Patienten nach § 29 Abs. 1 Sozialgesetzbuch V. Buch (SGB V)“ für die Krankenkasse erstellt. Da die Krankenkasse in diesem Fall keine Antwort zurücksendet, wird zu dieser Mitteilung im HKP-M > EBZ-Nachrichten der EBZ-Status „Vorgelegt“ angezeigt. Sie können die KIG-Mitteilung weiterhin ausdrucken und dem Patienten aushändigen. Es darf kein EBZ-Antrag zu diesem KFO Kostenplan versendet werden.

  16. Um eine KIG-Einstufung für die Mitteilung zu wählen, klicken Sie in dem Fenster auf eine Indikationsgruppe mit Grad I oder II.

    • Das „Mitteilung versenden“-Fenster öffnet sich.
    1. Wählen Sie in der Dropdownliste Signierer den Heilberufsausweis (HBA) des Behandlers, der die EBZ-Mitteilung signieren wird.

    2. Wählen Sie in der Dropdownliste Absender das KIM-Konto, über das die EBZ-Mitteilung an die Krankenkasse versendet werden soll.

      Tipp: Für den Versand empfiehlt es sich, ein Praxiskonto zu verwenden. Da der verknüpfte Praxisausweis (SMC-B) i.d.R. dauerhaft im Kartenterminal steckt und verifiziert ist, kann die EBZ-Mitteilung mit einem Praxiskonto automatisiert versendet werden.

    3. Um den Versand-Prozess für die EBZ-Mitteilung zu starten, klicken Sie auf den Button Senden.

      • Den erstellten Signaturauftrag für die EBZ-Mitteilung bearbeiten Sie in der Signaturmappe.

      • Im Status-Fenster des EBZ-Kostenplans …

        • bleibt der HKP-Status auf „Eingabe“.
        • wird zusätzlich der EBZ-Status mit „In Signatur“ angezeigt.
    4. Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster, das die Option bietet, die KIG-Mitteilung zu drucken. Um sie für den Patienten zu drucken, klicken Sie auf den Button Drucken.
    5. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
  17. [Optional] Aktivieren Sie die Checkboxen Frühbehandlung / Frühe Behandlung.
  18. Über die Dropdownliste können Sie jederzeit den gewünschten Kostenplan auswählen und anzeigen.

Leistungen erbringen

  1. Öffnen Sie den Karteireiter Behandlungsblatt.

  2. Markieren Sie die Zähne und geben über die Leistungsauswahl die erbrachten Leistungen ein.

    • Wenn es nur einen EBZ-KFO-Schnellanlageplan für den Patienten gibt, werden die Leistungen automatisch diesem Kostenplan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KFO 3577“.
    • Falls für den Patienten mehrere KFO-Pläne (auch genehmigungspflichtige KFO-Pläne) vorliegen, öffnet sich ein Fenster.

  3. [Nur bei mehreren KFO-Plänen]: Markieren Sie in dem Fenster den KFO-Schnellanlageplan, dem Sie die Leistungen zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Übernehmen.

    • Die Leistungen werden dem gewählten KFO-Plan zugeordnet. Im Behandlungsblatt ist in der Hauptzeile die Plannummer hinterlegt, z.B. „EBZ-KFO 3577“.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Praxismaterial.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Im Bereich Materialliste auf der rechten Seite befindet sich die Liste aller vorhandenen Materialien. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Materialien, die in dem Behandlungsplan verwendet wurden.

  3. Markieren Sie im Bereich Materialliste das gewünschte Material.

    Durch gleichzeitiges Drücken der Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) können Sie mehrere Materialien auf einmal markieren.

  4. Klicken Sie auf den Plus-Button.

    • Das markierte Material wird in die Liste auf der linken Seite übernommen.

      Um Materialien wieder zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Materialien und klicken auf den Minus-Button.

  5. Um das Verwendungsdatum des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Datum das neue Datum ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  6. Um die Anzahl des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Anzahl die neue Anzahl ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  7. Um den Preis des Materials zu ändern, markieren Sie das jeweilige Material und geben in das Feld Preis den neuen Preis ein.

    Drücken Sie die Enter-Taste, um die Änderung zu übernehmen.

  8. [Optional] Um weitere Materialien einzugeben, wiederholen Sie die Schritte.

  9. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button OK.

    • Die Materialien werden in das Behandlungsblatt übernommen.

Die Eigenlaborleistungen geben Sie im Hauptbereich Patient > Labor ein. Die Laborleistungen und Materialien müssen der Art „KFO“ zugewiesen werden.

Bei der Datenübernahme in das Behandlungsblatt ordnen Sie die Laborleistungen dem KFO-Schnellanlageplan zu.

Die Fremdlaborleistungen geben Sie über den Button Labor ein. Weiterführende Informationen finden Sie im Hilfetext Laborabrechnungsdaten (XML-Datei) in den folgenden Kapiteln:

Schnellanlageplan wandeln

Voraussetzungen

  • Sie haben das Modul KFO und die zusätzliche Lizenz EBZ-KFO von der solutio GmbH & Co. KG erworben.
  • Für den Patienten liegt ein EBZ-KFO Schnelleanlageplan vor.
  • Der EBZ-KFO-Kostenplan muss der Kasse zur Genehmigung vorgelegt werden. Bereits abgerechnete Leistungen werden übernommen.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie den EBZ-KFO-Schnellanlageplan auf.

  2. Klicken Sie dort auf den Button EBZ-KFO-Plan wandeln.

    • Das Fenster Plan wandeln öffnet sich

  3. Bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button Ja.
  4. Der EBZ-KFO-Schnellanlageplan wird in einen EBZ-KFO-Schnellanlageplan gewandelt.
  5. Geben Sie wie gewohnt alle Daten ein. Für weitere Informationen siehe EBZ-KFO.

Abrechnen, Stornieren

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Button Rechnung erstellen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Auf der linken Seite werden alle abzurechnenden Beträge gelistet.

  3. Um die Abrechnung durchzuführen, klicken Sie auf den Button Rechnung.

    • Die Leistungen sind abgerechnet.
    • Im Behandlungsblatt sind die abgerechneten Leistungen jeweils mit einer „1“ in der Spalte abg. gekennzeichnet.
    • Der Druckvorgang startet automatisch.
    • Der KFO-Schnellanlageplan erhält den HKP-Status „Durchgeführt“.

Nächste Schritte

  • Reichen Sie die Abrechnung im Rahmen der KFO-Quartalsabrechnung bei der zuständigen KZV ein. Die KFO-Quartalsabrechnung mit der KZV führen Sie im Karteiblatt Rechnung > BEMA > KFO durch.
  • Rechnung drucken

Falls Sie nach der Rechnungsstellung eine Korrektur vornehmen müssen, können Sie die Rechnung im Karteireiter HKP über den Button Rechnung stornieren stornieren und verbessern. Anschließend können Sie erneut eine Rechnung erstellen und drucken.

Ist ein Eigenanteil in der Rechnung kann die Rechnung auch im Karteireiter Rechnung > Rechnungen storniert werden. Die Erstellung der Rechnung bleibt im Karteireiter HKP.

Hinweis: Für Betriebsprüfungen ist der Nachweis der Originalrechnung erforderlich. Um die Originalrechnung vor dem Stornieren zu archivieren, erzeugt charly eine PDF-Datei und legt diese im Karteireiter Ablage > Ablage Rechnungen ab.

Drucken

  1. Öffnen Sie im Karteireiter HKP den Kostenplan des Patienten.

  2. Klicken Sie auf den Drucken-Button .

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  3. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

Löschen

Sie können einen Kostenplan unwiederbringlich aus charly löschen. Löschen Sie nur falsch angelegte Kostenpläne. Wenn der Kostenplan veraltet ist oder anderweitig nicht mehr benötigt wird, verwerfen Sie diesen stattdessen. Die Gründe für verworfene Kostenpläne können Sie im MIS > Abfragen > Kostenpläne auswerten.

Für weitere Informationen siehe