Praxis

Im Hauptbereich Adressen > Praxis verwalten Sie die Adressen und Kontakte Ihrer Praxis.

Hinweis: Standardmäßig gibt es im Hauptbereich Adressen die drei Adresskarteiblätter Praxis, Privat und Fremdpraxen. Über eine Stammdaten-Einstellung können Sie bis zu sechs weitere Adresskarteiblätter hinzufügen, die in ihrem Aufbau und ihrem Funktionsumfang identisch zu den Standard-Adresskarteiblättern sind – sogenannte „Zusätzliche Karteireiter“.

Der folgende Hilfetext beschreibt die Standard-Adresskarteiblätter sowie die „Zusätzlichen Karteireiter“ exemplarisch am Beispiel Praxis.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

Tipp: Die Reiter Bemerkungen, Ablage und Eingang sind standardmäßig verfügbar. In den Stammdaten können Sie individuelle Reiter mit zusätzlichen Eingabefeldern erstellen. Die individuellen Reiter werden grundsätzlich zwischen den Reitern Bemerkungen sowie Ablage eingefügt. Siehe [Optional] Extra Adressfelder.

 

Adresse

Im Bereich Adresse hinterlegen Sie grundlegende Informationen zu der Firma/Praxis, wie Name, Anschrift und ggf. Ansprechpartner.

Für jede Adresse geben Sie den Namen der Einrichtung ein, z.B. eine Firmenbezeichnung, einen Praxisnamen oder den Namen einer Pflegeeinrichtung.

Sie können ein Logo oder ein anderes Bild des Adressaten in den Formaten *.tiff und *.bmp hinterlegen (unter macOS ist zusätzlich das Format *.jpeg möglich).

Sie haben folgende Möglichkeiten:

charly startet den Scan-Vorgang direkt über den Plus-Button. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über folgende Schnittstellen:

  • Windows: TWAIN-Schnittstelle
  • Mac: Native Scanner-Anbindung

Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch im Bereich Foto.

 

charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in den Bereich Foto

 

Sie öffnen die Bildaufnahme-Software der integrierten Kamera bzw. der Webcam manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. Mit der Bildaufnahme-Software erstellen Sie das Foto. Die Bilddatei importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in das Bildfeld im Bereich Foto.

Den Vorgang starten Sie jeweils über den Plus-Button, der sich links unten im Bildfeld befindet.

Wenn Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, können Sie diesen veralten. Durch das Veralten wird der Datensatz nicht mehr zur Verfügung gestellt. Veraltete Datensätze sind nicht unwiderruflich gelöscht. Sie können jederzeit wiederhergestellt werden.

Über die Zuordnungen können Sie die Adressen in verschiedenen, selbst definierten Kategorien gruppieren. Um die Zuordnung bei der Erstellung einer neuen Adresse zu einer Pflichtangabe zu machen, aktivieren Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Adressen die Checkbox Feld ‚Zuordnung‘ muss ausgefüllt werden.

Die Zuordnungen verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Adressen Zuordnung. Sie können auch direkt in dem Adresskarteiblatt eine neue Zuordnung erstellen.

Sie können Sie Ihren direkten Ansprechpartner der Firma/Praxis hinterlegen.

Geben Sie die Daten ein oder wählen Sie die entsprechenden Optionen aus den Dropdownlisten.

Die Optionen in der Dropdownliste Titel definieren Sie in Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Titel.

Die Optionen in der Dropdownliste Zusatz definieren Sie in Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Namenszusatz.

Die Optionen in der Dropdownliste Geschlecht sind fest vorgegeben:

  • leer - unbekannt
  • m - männlich
  • w - weiblich
  • x - unbestimmt
  • d - divers

Sie können das Geburtsdatum des Ansprechpartners hinterlegen und sich über die Checkbox erinnern an den Geburtstag erinnern lassen. Die Geburtstagserinnerungen sehen Sie in der Heute-Quick-Info.

Geben Sie die Anschrift der Firma/Praxis ein.

Geben Sie die Postleitzahl ein und drücken Sie die Enter-Taste. Falls diese Postleitzahl bekannt ist, wird der zugehörige Ort automatisch in das Ortsfeld eingetragen. Die zugrundeliegende Zuordnungstabelle verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > PLZ – Ort.

Aus der Dropdownliste wählen Sie das Länderkürzel. Die Optionen in der Dropdownliste für das Land verwalten Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Länder.

In diese Felder geben Sie die Telefon- und Faxnummer sowie die Handynummer und die E-Mail-Adresse ein.

Die Buttons vor den Felder haben folgende Funktionen:

übernimmt die markierte Telefonnummer in die Zwischenablage. Wenn Sie die Voreinstellungen in den Stammdaten ändern, können Sie die Telefonnummer auch an die Telefonsoftware senden und so automatisch einen Anruf tätigen („automatische Telefonwahl“).

Die automatische Telefonwahl konfigurieren Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > Patient 2 im Bereich Verbindungen. Es wird die selbe Schnittstelle aufgerufen, die für die Telefonwahl bei den Patienten eingerichtet wurde.
@

übernimmt die markierte E-Mail-Adresse als Empfänger für eine E-Mail.

Den E-Mail-Versand mit charly konfigurieren Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Mail.

Wenn ein Kooperationsvertrag mit einer stationären Pflegeeinrichtung besteht, geben Sie die Kooperationsvertragsnummer in das gleichnamige Feld ein. Es können maximal zehn alphanumerische Zeichen eingegeben werden.

Die Kooperationsvertragsnummer wird gemeinsam mit dem im Feld Firma hinterlegten Namen der Pflegeeinrichtung im Behandlungsblatt im Fenster Sitzungsdaten zur Auswahl angeboten.

Hinweis: Das Feld Kooperationsvertragsnummer steht ausschließlich unter Adressen > Praxis zur Verfügung.

Über den Button Adresse verschieben können Sie eine Adresse in einen anderen Standard-Karteireiter des Hauptbereichs Adressen verschieben. Die Standard-Karteireiter sind:

Über den Button Import können Sie Adressen aus einer Datei importieren.

Im Importfenster legen Sie Datentrenner- und Datensatzende-Zeichen, die Datenfelder und die Reihenfolge der Daten fest. Es können nur einfache Dateiformate (reiner Text) importiert werden. Am verbreitetsten ist das Format mit „Tab“ als Datentrennungszeichen und „Return“ als Datensatzendezeichen.

Die Daten werden auf korrekte Datentrennungszeichen geprüft. Wenn alle Datensätze diesem Format entsprechen, werden die Daten noch einmal in einer Liste angezeigt. Prüfen Sie hier die Spalten auf die korrekte Einhaltung der Datenreihenfolge, ansonsten werden die Felder im Adresskarteireiter falsch mit den Importdaten belegt.

Eine eventuell vorhandene Titelzeile in der Importdatei kann übersprungen werden.

 

Bemerkungen

Im Reiter Bemerkungen können Sie in dem Textfeld interne Informationen zu der Firma/Praxis hinterlegen. Die Informationen sind ausschließlich an dieser Stelle sichtbar.

 

Ablage

Im Reiter Ablage werden ausgehende Dokumente an die Firma/Praxis archiviert. Sobald Sie über den Auswahlbutton Briefe ein Dokument erstellen und drucken, legt charly automatisch eine Kopie in den Punkt Ablage.

Sie können das Dokument bearbeiten, erneut drucken oder löschen.

Datei im Bearbeiten-Modus öffnen
Datei löschen

 

Eingang

Im Reiter Eingang können Sie Dateien importieren, Dokumente scannen (sofern ein Scanner konfiguriert ist), Dateien ansehen, Dateien wieder exportieren oder löschen.

Datei-Inhalt ansehen
Datei scannen (sofern ein Scanner konfiguriert ist)
Datei importieren
Datei exportieren
Datei löschen

 

Für den Scan-Vorgang haben Sie folgende Optionen:

charly startet den Scan-Vorgang direkt aus der Ablage. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über folgende Schnittstellen:

  • Windows: NAPS2-Schnittstelle oder TWAIN-Schnittstelle
  • Mac: Native Scanner-Anbindung

Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch in der Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

 

charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben

 

Sie öffnen die Scanner-Software Ihres Scanners manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

In allen Varianten aktivieren Sie für die Ablage in den Stammdaten einen zusätzlichen Button. Die Funktionalität und die damit verbundene Beschriftung des zusätzlichen Buttons legen Sie durch Ihre Einstellungen in den Stammdaten fest.

 

[Optional] Extra Adressfelder

In den Stammdaten können Sie individuelle Reiter mit zusätzlichen Eingabefeldern erstellen. Die individuellen Reiter werden grundsätzlich zwischen den Reitern Bemerkungen sowie Ablage eingefügt. Sie können bis zu neun Eingabefelder enthalten.

Die Bezeichnung der Reiter sowie den Titel, die Art und das jeweilige Format der Eingabefelder definieren Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Extrafelder Adressen.

 

[Optional] Zusätzliche Karteireiter

Über eine Stammdaten-Einstellung können Sie bis zu sechs weitere Adresskarteiblätter hinzufügen, die in ihrem Aufbau und ihrem Funktionsumfang identisch zu den Standard-Adresskarteiblättern Praxis, Privat und Fremdpraxen sind – sogenannte „Zusätzliche Karteireiter“.

Die Namen der zusätzlichen Karteireiter definieren Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Adressen in den Feldern Zusätzliche Karteireiter.

 

How-to-Zusammenfassung

Erstellen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .
  2. Tragen Sie die neuen Werte in die Eingabefelder ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Speichern .

    • Der neu hinzugefügte Datensatz wird in die Liste - rechts im Karteiblatt - aufgenommen.

Nächste Schritte

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, für den Sie eine neue Adresszuordnung erstellen möchten.

  2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Zuordnung die Option Neu.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie den Namen der neuen Adresszuordnung ein.
  4. Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf den Button OK.

  5. Um die Adresszuordnung zu speichern, klicken Sie auf .

    • Die neue Adresszuordnung ist bei dem aktuell markierten Datensatz hinterlegt.
    • Die Adresszuordnung ist in den Stammdaten > Sonstiges >Vorgaben Allg. > Adressen Zuordnung hinterlegt.

Bearbeiten, verdoppeln

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie ändern möchten.
  2. Ändern Sie den Datensatz.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie verdoppeln möchten.

  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Verdoppeln.

    • Der verdoppelte Datensatz wird in die Liste aufgenommen.
  3. Ändern Sie den verdoppelten Datensatz.
  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Bemerkung hinterlegen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Bemerkungen ist gewählt.

Vorgehensweise

  1. Geben Sie in das Textfeld die Bemerkung ein.
  2. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Bemerkung hinterlegen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Bemerkungen ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie den gesamten Text.
  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Löschen-Taste.
  3. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf .

Foto / Logo verwalten

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren.

    Hinweis: Unter macOS muss der Scanner/Drucker den standardmäßigen ICA-Treiber (Image Capture Architecture) von Apple unterstützen, der in jedem macOS enthalten ist. Installieren Sie ggf. den ICA-Treiber für Ihren Scanner/Drucker.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Windows über TWAIN-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Adressen ist in der Dropdownliste die Option Über die TWAIN-Schnittstelle laden gewählt.
    • Sofern Ihr Scanner einen Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug unterstützt: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Computer > Computer ist in der globalen FLG-Datei der folgende Parameter eingetragen: -MULTISCAN.
  • Mac: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Adressen ist in der Dropdownliste die Option Mac: Über native Schnittstelle scannen gewählt.
  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Foto einscannen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  2. [Optional] Falls an dem Arbeitsplatz mehrere Scanner eingerichtet sind, können Sie über den Button Scanner wählen den gewünschten Scanner wählen.

  3. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Ein Scanner-Dialog öffnet sich. Das Aussehen und die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrem Scanner.

  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen Ihre Einstellungen. Typische Optionen sind:

    • das Fach, in dem das zu Dokument im Scanner liegt (z.B. „Flachbett“, „Dokumenteneinzug“)
    • der Farbmodus (z.B. Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß)
    • die Auflösung in dpi

  5. Klicken Sie in dem Scanner-Dialog auf den Button, der den Scan-Vorgang auslöst (mögliche Beschriftung des Buttons z.B. Scannen).

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und die gescannte *.tiff-Datei wird in den Bereich Foto übernommen.

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Das „Scanner“-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Scanner den Scanner.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, wie z.B. den Farbmodus, die Auflösung, die Größe und das Format.

    Hinweis: Die jeweils verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Scanner. Für Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten lesen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

  4. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Der Scan-Vorgang startet. Die gescannte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.
  5. Wenn Sie keine weiteren Dokumente scannen möchten, schließen Sie den Scan-Dialog über den Button Fenster schließen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Der Scanner erzeugt eine Datei in einem der folgenden Formate:

    • Windows: *.tif oder *.bmp
    • Mac: *.tif, *.bmp oder *.jpg

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Adressen sind folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Foto einscannen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Die Scanner-Software öffnet sich.

  2. Scannen Sie mit der Scanner-Software das Foto.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in den Bereich Foto.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in den Bereich Foto.

  3. [Nur bei Option Folgenden Dateiordner öffnen]: Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Die markierte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Plus-Button.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in den Bereich Foto.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in den Bereich Foto.

  2. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die markierte Datei wird in den Bereich Foto übernommen.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Foto löschen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie in dem Bildfeld auf den Minus-Button.

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  2. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Löschen.

    • Das Foto wird aus der Datenbank entfernt.

Ablage verwenden

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Dokument inhaltlich ändern möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textbearbeitungsfenster öffnet sich.
  3. Ändern Sie den Text.

  4. Klicken Sie auf Drucken, um den geänderten Text zu drucken.

    • Die Änderung wird in die Datenbank übernommen.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Dokument umbenennen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das Dokument.
  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

  3. Klicken Sie auf den Button U.

    • Das Fenster Brief umbenennen öffnet sich.

  4. Ändern Sie die Bezeichnung.

    Hinweis: Verwenden Sie für die Bezeichnung ausschließlich Buchstaben des lateinischen Alphabets (A-Z), Leerzeichen und Unterstriche (_). Sonderzeichen und Satzzeichen können zu Fehlverhalten führen!

  5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

    • In der Ablage wird die geänderte Bezeichnung sofort dargestellt.
  6. Schließen Sie das Textbearbeitungsfenster.
Tipp: Sie können die Bezeichnung auch gleich bei der Erstellung eines Briefs ändern. Klicken Sie in dem Textbearbeitungsfenster ebenfalls auf das U und Sie passen die Bezeichnung an. Der Brief wird mit dem geänderten Namen in die Ablage gespeichert.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Dokument drucken möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie das Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button .

    • Das Textbearbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf den Button Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie ein Dokument löschen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Ablage ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Löschen.

    • Die Datei wird aus der Datenbank entfernt.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei anzeigen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.
  1. Markieren Sie die Datei, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Anzeigen-Button .

    • Für jede Dateiart gibt es i.d.R. ein Programm, mit dem diese Dateiart standardmäßig geöffnet wird. charly ermittelt anhand der Dateiendung (z.B. *.pdf, *.tif oder *.docx) das Fremdprogramm, das auf Ihrem Computer standardmäßig für diese Dateiart verwendet wird und öffnet es.

      Falls auf Ihrem Computer für die Dateiart kein Standardprogramm festgelegt ist, können Sie dies selber festlegen. Siehe Erstmalig Standardprogramm für eine Dateiart in Eingang festlegen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren.

    Hinweis: Unter macOS muss der Scanner/Drucker den standardmäßigen ICA-Treiber (Image Capture Architecture) von Apple unterstützen, der in jedem macOS enthalten ist. Installieren Sie ggf. den ICA-Treiber für Ihren Scanner/Drucker.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Windows über NAPS2-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Win: Über NAPS2 scannen gewählt.
    • In dem Tool „NAPS2“ ist mindestens ein Scan-Profil für Ihren Scanner angelegt.

  • Windows über TWAIN-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Über die TWAIN-Schnittstelle laden gewählt.
    • Sofern Ihr Scanner einen Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug unterstützt: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Computer > Computer ist in der globalen FLG-Datei der folgende Parameter eingetragen: -MULTISCAN.
  • Mac: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Mac: Über native Schnittstelle scannen gewählt.
  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in dem Fenster aus der Dropdownliste das Scan-Profil, mit dem Sie den Scan-Vorgang durchführen möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  2. [Optional] Falls an dem Arbeitsplatz mehrere Scanner eingerichtet sind, können Sie über den Button Scanner wählen den gewünschten Scanner wählen.

  3. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Ein Scanner-Dialog öffnet sich. Das Aussehen und die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrem Scanner.

  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen Ihre Einstellungen. Typische Optionen sind:

    • das Fach, in dem das zu Dokument im Scanner liegt (z.B. „Flachbett“, „Dokumenteneinzug“)
    • der Farbmodus (z.B. Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß)
    • die Auflösung in dpi

  5. Klicken Sie in dem Scanner-Dialog auf den Button, der den Scan-Vorgang auslöst (mögliche Beschriftung des Buttons z.B. Scannen).

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Das „Scanner“-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Scanner den Scanner.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, wie z.B. den Farbmodus, die Auflösung, die Größe und das Format.

    Hinweis: Die jeweils verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Scanner. Für Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten lesen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

  4. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Der Scan-Vorgang startet. Die gescannte Datei wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

      Die gescannte Datei wird grundsätzlich mit „Eingang“ benannt. Falls bereits eine Datei mit diesem Namen in der Ablage archiviert ist, wird der Dateiname hochgezählt, z.B. „Eingang 1“.

  5. Wenn Sie keine weiteren Dokumente scannen möchten, schließen Sie den Scan-Dialog über den Button Fenster schließen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage sind folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Eingang-Button .

    • Die Scanner-Software öffnet sich.

  2. Scannen Sie mit der Scanner-Software das Dokument.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  3. [Nur bei Option Folgenden Dateiordner öffnen]: Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    • Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren. Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert. Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen gewählt:

  • Sie haben Ihre Scanner-Software geöffnet und das Dokument/die Dokumente gescannt.
  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist in der Liste Adressen gewählt.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Kopieren-Button.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

  2. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei importieren möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Importieren-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Datei.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten.

  4. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen.

    • Der Dateipfad wird in das Fenster Datei laden übernommen.
  5. Falls Sie der Datei einen anderen Namen vergeben möchten, geben Sie den neuen Namen in das Feld Bezeichnung ein.

  6. Wählen Sie entweder den Radio-Button Kopieren oder den Radio-Button Verschieben.

    • Kopieren: charly kopiert die Datei in die charly-Ablage. Die Datei ist dadurch sowohl in ihrem ursprünglichen Verzeichnis als auch in der charly-Ablage enthalten.
    • Verschieben: charly verschiebt die Datei aus ihrem ursprünglichen Verzeichnis in die charly-Ablage. Die Datei ist nur noch in der charly-Ablage verfügbar.

  7. Klicken Sie auf OK.

    • Das Fenster Datei laden schließt sich. Die importierte Datei ist in die Ablage übernommen.

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei exportieren möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Exportieren-Button .

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten.
  4. Geben Sie der Datei einen Namen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    • Die Datei wird an Ihrem gewählten Ort gespeichert.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Die Firma/Praxis, bei der Sie eine Datei löschen möchten, ist in der Liste Adressen markiert.
  • Der Reiter Eingang ist geöffnet.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Löschen.

    • Die Datei wird aus der Datenbank entfernt.

Falls auf Ihrem Computer eine Dateiart keinem Fremdprogramm zugeordnet ist, können Sie für die Dateiart ein Standardprogramm festlegen, mit dem diese Dateiart angezeigt werden soll.

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, für die Sie ein Standardprogramm festlegen möchten.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können das Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, ändern.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit einem anderen Standardprogramm angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Anderes Programm.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können als Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, das Standardprogramm des Betriebssystems verwenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit dem Standardprogramm des Betriebssystems angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Windows-Vorgabe (OS X-Vorgabe bei Mac).

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Suchen

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
  1. Geben Sie in das weiße Suchfeld oberhalb der Liste – rechts im Karteiblatt – den oder die ersten Buchstaben des gesuchten Datensatzes ein.

  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Enter-Taste.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – wird der erste Datensatz markiert, dessen Name mit dem oder den gesuchten Buchstaben beginnt.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

Veralten, wiederherstellen, löschen

Wenn Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, können Sie diesen veralten. Durch das Veralten wird der Datensatz nicht mehr zur Verfügung gestellt. Veraltete Datensätze sind nicht unwiderruflich gelöscht. Sie können jederzeit wiederhergestellt werden.

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie veralten möchten.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.
  3. Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf veraltet.

  4. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht nicht mehr zur Verfügung.
  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  3. Klicken Sie auf den Button Suchen.

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle veralteten Datensätze angezeigt.
  4. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie wiederherstellen möchten.
  5. Deaktivieren Sie die Checkbox veraltet.

  6. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Der Datensatz steht wieder zur Verfügung.

Um wieder alle Datensätze in der Liste anzuzeigen:

  1. Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf den Button Leeren .

  2. Klicken Sie auf den Button Suchen   ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.
Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

  • Sie können nur löschen, wenn keine Querverweise bestehen. Ein Hinweisfenster macht Sie während des Löschvorgangs darauf aufmerksam, falls Querverweise bestehen. Der Datensatz wird nicht gelöscht. In diesem Fall können Sie veralten.

  1. Wählen Sie in der Liste - rechts im Karteiblatt - den Datensatz, den Sie löschen möchten.
  2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Daten > Löschen.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf den Button Löschen.

    • Der Datensatz wird aus der Liste entfernt und steht nicht mehr zur Verfügung.

Liste Adressen

Hinweis: charly speichert diese Einstellung pro charly-Anwender.

  1. Um die Anzeige in der Liste – rechts im Karteiblatt – zu konfigurieren: Klicken Sie auf den Einstellungen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Aktivieren Sie hinter allen Spaltennamen, die Sie anzeigen möchten, die Checkboxen.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • In der Liste werden nur die gewählten Spalten angezeigt. Die Konfiguration bleibt erhalten, bis Sie diese erneut ändern.

  1. Klicken Sie auf den Einstellungen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Aktivieren Sie bei den Spalten, die Sie exportieren möchten, die Checkboxen.

  3. Klicken Sie auf den Export-Button .

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.

  4. Wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf den Button Speichern.

    • Die Excel-Datei wird an dem angegebenen Ort gespeichert.

Drucken

  1. Um sicherzustellen, dass die Liste – rechts im Karteiblatt – alle vorhandenen Datensätze enthält: Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .

  2. Klicken Sie auf ohne weitere Suchbedingungen in die Eingabefelder einzutragen.

    • In der Liste – rechts im Karteiblatt – werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet.

  3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten > Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  4. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
  1. Um in der Liste – rechts im Karteiblatt – eine Auswahl der vorhandenen Datensätze zu listen: Leeren Sie die Eingabefelder durch Klick auf .
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf .

    • In der Liste - rechts im Karteiblatt - werden alle Datensätze gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

  4. Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten > Drucken.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  5. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.
Hinweis: Durch diese Aktion ändern Sie auch die dargestellten Informationen in der Liste Adressen.

  1. Um in der Liste – rechts im Karteiblatt – die Datensätze mit bestimmten Spalten zu drucken: Klicken Sie auf den Einstellungen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Aktivieren Sie hinter allen Spaltennamen, die Sie drucken möchten, die Checkboxen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Drucker und bei Bedarf das Papierfach.

  4. Klicken Sie auf den Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  5. Klicken Sie auf die gewünschte Schriftgröße.

    • Das „Drucken“-Fenster öffnet sich.
  6. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.