Zahnbonusheft (ePA)

Das medizinischen Informationsobjekt (MIO) „Zahnärztliches Bonusheft“ ist ein Teil der elektronischen Patientenakte und dient als digitaler Ersatz des bisherigen Papier-Bonushefts.

Das digitale zahnärztliche Bonusheft setzt sich aus der Summe aller einzeln in die ePA hochgeladenen Einträge zusammen und wird dann als Gesamtdokument zur Ansicht gebracht.

 

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie im charly-Client auf den Button charly-Web rechts neben den Hauptbereichen.

    • Ein Browser-Tab öffnet sich in der Perspektive Patient.
  2. Rufen Sie den Patienten auf.

  3. Klicken Sie rechts oben im Arbeitsbereich auf den Button für die ePA-Übersicht .

    • Die ePA-Übersicht öffnet sich.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

  4. Klicken Sie auf den Button Zahnbonusheft.

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die fünf zuletzt erstellten Einträge. Über den Button  Mehr anzeigen können Sie weitere Einträge einblenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie im charly-Client in den Hauptbereich Patient > Patient.

  2. Klicken Sie im Bereich elektronische Patientenakte auf ePA öffnen.

    • Die ePA-Übersicht öffnet sich in charly-Web in der Perspektive Patient.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

  3. Klicken Sie auf den Button Zahnbonusheft.

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die fünf zuletzt erstellten Einträge. Über den Button  Mehr anzeigen können Sie weitere Einträge einblenden.

 

Allgemeine Voraussetzungen

 

Rechte

Es werden folgende Berechtigungen benötigt:

Aktion Recht Einzelrecht
    Lesen Ändern Löschen Neu
Zahnbonusheft öffnen ePA      
Zahnärztliche Untersuchung / Lückenlose Dokumentation eintragen ePA  

Die Zugriffsberechtigungen definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte.

 

Zahnbonusheft im MIO-Format

Das Zahnbonusheft liegt in der elektronischen Patientenakte (ePA) in strukturierter Form als sogenanntes medizinisches Informationsobjekt (MIO) vor.

MIOs sind standardisierte digitale Dokumente, die von der KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) entwickelt und gepflegt werden. Sie ermöglichen eine einheitliche, maschinenlesbare Darstellung medizinischer Informationen – unabhängig davon, welches Praxisverwaltungssystem oder welche ePA-App verwendet wird.

Im Gegensatz zu klassischen PDFs bestehen MIOs aus strukturierten Daten im XML-Format. Diese Daten lassen sich gezielt auswerten, weiterverarbeiten oder in andere Systeme übertragen.

Für das Zahnbonusheft bedeutet das:

Da die Anzeige strukturierter MIOs technisch anspruchsvoller ist, können sie nicht immer in der gewohnten Vorschau angezeigt werden. In charly wird deshalb keine Vorschau für MIO-Dokumente wie das Zahnbonusheft angeboten. Stattdessen werden die enthaltenen Einträge tabellarisch im Verlauf dargestellt, der sich in der ePA-Übersicht über den Button Zahnbonusheft öffnet.

 

Eintragsarten im Zahnbonusheft

Im digitalen Zahnbonusheft können verschiedene Arten von Einträgen erfasst werden – etwa die jährliche zahnärztliche Untersuchung oder die lückenlose Dokumentation zur Übertragung bestehender Papiernachweise. Die zugrunde liegende MIO-Struktur legt fest, welche Informationen in standardisierter Form übermittelt werden.

Zahnärztliche Untersuchung / Invidiualprophylaxe

Diese Eintragsart wird verwendet, um eine durchgeführte Vorsorgemaßnahme im digitalen zahnärztlichen Bonusheft zu dokumentieren.

Die Auswahl erfolgt automatisch anhand des Alters der Patientin bzw. des Patienten.

Jeder Eintrag dokumentiert genau eine durchgeführte Maßnahme – also entweder eine zahnärztliche Vorsorgeuntersuchung oder eine Individualprophylaxe.

Es können beliebig viele einzelne Einträge erstellt werden, z.B. wenn im selben Jahr mehrere Maßnahmen durchgeführt wurden. Jeder Eintrag wird separat in die elektronische Patientenakte (ePA) übertragen und im digitalen Bonusheft angezeigt.

 

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Eintrag hinzufügen.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Je nach Alter des Patienten wird automatisch der Reiter Zahnärztliche Untersuchung oder Individualprophylaxe eingeblendet.
  2. Geben Sie in das Feld Untersuchungsdatum das Untersuchungsdatum ein.

  3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte, die Signaturkarte mit der der Eintrag signiert werden soll

    Standardmäßig ist die SMC-B der Praxis (Gemeinschaftspraxis) bzw. des Zahnarztes (Einzelpraxis/Praxisgemeinschaft) eingetragen, die in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt im Reiter SMC-B hinterlegt ist.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste Praxis den Namen der Praxis.

  5. Klicken Sie auf den Button Signieren und speichern.

    • Der Eintrag wird signiert.

    • Im Zahnbonusheft ist die Übersicht mit den zuletzt erstellten Einträgen aktualisiert.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

Lückenlose Dokumentation

Mit der Eintragsart Lückenlose Dokumentation können Einträge aus dem bisherigen Papier-Bonusheft in das digitale zahnärztliche Bonusheft übertragen werden.

Dabei werden die vorhandenen Untersuchungen nicht einzeln eingetragen. Stattdessen wird ein einziger Eintrag mit dem Datum des frühesten nachgewiesenen Jahres erstellt, ab dem eine lückenlose Folge jährlicher Vorsorgeuntersuchungen dokumentiert ist.

Mit diesem Eintrag wird bestätigt, dass die Vorsorgeuntersuchungen gemäß des Bundesmantelvertrags-Zahnärzte (BMV-Z) lückenlos erfolgt sind.

Der Eintrag kann unabhängig von einer aktuellen Untersuchung vorgenommen werden. Das bedeutet: Auch wenn zum Zeitpunkt der Eintragung keine neue Vorsorgeuntersuchung durchgeführt wird, kann eine lückenlose Dokumentation aus der Vergangenheit erfasst werden.

Was bedeutet „lückenlos“?

Lückenlos bedeutet, dass für jedes Kalenderjahr innerhalb eines zusammenhängenden Zeitraums ein Nachweis über eine Vorsorgeuntersuchung vorliegt – bis einschließlich des letzten vollständig abgeschlossenen Jahres.

Das aktuelle Jahr (in dem der Eintrag vorgenommen wird) wird nicht mitgezählt, da es noch nicht vollständig abgeschlossen ist.

Beispiel: Ein Zahnarzt erstellt im Jahr 2025 eine lückenlose Dokumentation für eine Patientin.

Im Papier-Bonusheft sind für die Jahre 2021, 2022, 2023 und 2024 Einträge vorhanden.

Da in jedem dieser Jahre eine Untersuchung dokumentiert ist, gilt der Zeitraum ab 2021 als lückenlos.

Das Jahr 2025 zählt nicht mit – es reicht also, dass die Jahre 2021 bis 2024 lückenlos sind.

Wenn der Patient im Jahr 2025 bereits eine zahnärztliche Untersuchung oder eine Individualprophylaxe (z.B. bei Kindern) erhalten hat, muss diese zusätzlich als eigener Eintrag mit der Eintragsart Zahnärztliche Untersuchung dokumentiert werden.

 

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Eintrag hinzufügen.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie den Reiter Lückenlose Dokumentation.

  3. Lückenlos seit

    • Geben Sie in das Feld Lückenlos seit, das Datum ein, seit dem eine lückenlose Dokumentation in dem Papier-Zahnbonusheft nachweislich vorliegt. Voreingestellt ist der 31.12. des Kalenderjahres vor dem aktuellen Jahr. Das spätestmögliche Datum ist der 31.12. des Vorjahres.

      Beispiel: Das aktuelle Jahr ist 2025. Daher ist das voreingestellte Datum der 31.12.2024.

      Der Patient hat seit dem 01.03.2012 eine lückenlose Dokumentation.

      Ändern Sie das Datum im Feld Lückenlos seit auf den 01.03.2012.

      Hinweis: Laut § 55 Abs. 1 Satz 6 SGB V wird das Corona-Jahr 2020, auch ohne Untersuchung, als lückenloses Jahr anerkannt.

    Lückenlos bis (automatisch)

    • Rechts neben dem Feld Lückenlos seit wird im Feld Lückenlos bis (automatisch) das automatisch berechnete Endedatum angezeigt.

      Beispiel: Im Jahr 2025 ist das automatisch berechnete Endedatum der 31.12.2024.
    • Das Feld Lückenlos bis (automatisch) kann nicht geändert werden.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte, die Signaturkarte mit der der Eintrag signiert werden soll

    Standardmäßig ist die SMC-B der Praxis (Gemeinschaftspraxis) bzw. des Zahnarztes (Einzelpraxis/Praxisgemeinschaft) eingetragen, die in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt im Reiter SMC-B hinterlegt ist.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Praxis den Namen der Praxis.

  6. Klicken Sie auf den Button Signieren und speichern.

    • Der Eintrag wird signiert.

    • Im Zahnbonusheft ist die Übersicht mit den zuletzt erstellten Einträgen aktualisiert.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

      Bei jedem Eintrag der lückenlosen Dokumentation wird zusätzlich das Endedatum angezeigt.

 

How-to Zusammenfassung

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie im charly-Client auf den Button charly-Web rechts neben den Hauptbereichen.

    • Ein Browser-Tab öffnet sich in der Perspektive Patient.
  2. Rufen Sie den Patienten auf.

  3. Klicken Sie rechts oben im Arbeitsbereich auf den Button für die ePA-Übersicht .

    • Die ePA-Übersicht öffnet sich.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

  4. Klicken Sie auf den Button Zahnbonusheft.

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die fünf zuletzt erstellten Einträge. Über den Button  Mehr anzeigen können Sie weitere Einträge einblenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie im charly-Client in den Hauptbereich Patient > Patient.

  2. Klicken Sie im Bereich elektronische Patientenakte auf ePA öffnen.

    • Die ePA-Übersicht öffnet sich in charly-Web in der Perspektive Patient.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

  3. Klicken Sie auf den Button Zahnbonusheft.

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die fünf zuletzt erstellten Einträge. Über den Button  Mehr anzeigen können Sie weitere Einträge einblenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Eintrag hinzufügen.

    • Ein Fenster öffnet sich.
    • Je nach Alter des Patienten wird automatisch der Reiter Zahnärztliche Untersuchung oder Individualprophylaxe eingeblendet.
  2. Geben Sie in das Feld Untersuchungsdatum das Untersuchungsdatum ein.

  3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte, die Signaturkarte mit der der Eintrag signiert werden soll

    Standardmäßig ist die SMC-B der Praxis (Gemeinschaftspraxis) bzw. des Zahnarztes (Einzelpraxis/Praxisgemeinschaft) eingetragen, die in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt im Reiter SMC-B hinterlegt ist.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste Praxis den Namen der Praxis.

  5. Klicken Sie auf den Button Signieren und speichern.

    • Der Eintrag wird signiert.

    • Im Zahnbonusheft ist die Übersicht mit den zuletzt erstellten Einträgen aktualisiert.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button Eintrag hinzufügen.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie den Reiter Lückenlose Dokumentation.

  3. Lückenlos seit

    • Geben Sie in das Feld Lückenlos seit, das Datum ein, seit dem eine lückenlose Dokumentation in dem Papier-Zahnbonusheft nachweislich vorliegt. Voreingestellt ist der 31.12. des Kalenderjahres vor dem aktuellen Jahr. Das spätestmögliche Datum ist der 31.12. des Vorjahres.

      Beispiel: Das aktuelle Jahr ist 2025. Daher ist das voreingestellte Datum der 31.12.2024.

      Der Patient hat seit dem 01.03.2012 eine lückenlose Dokumentation.

      Ändern Sie das Datum im Feld Lückenlos seit auf den 01.03.2012.

      Hinweis: Laut § 55 Abs. 1 Satz 6 SGB V wird das Corona-Jahr 2020, auch ohne Untersuchung, als lückenloses Jahr anerkannt.

    Lückenlos bis (automatisch)

    • Rechts neben dem Feld Lückenlos seit wird im Feld Lückenlos bis (automatisch) das automatisch berechnete Endedatum angezeigt.

      Beispiel: Im Jahr 2025 ist das automatisch berechnete Endedatum der 31.12.2024.
    • Das Feld Lückenlos bis (automatisch) kann nicht geändert werden.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte, die Signaturkarte mit der der Eintrag signiert werden soll

    Standardmäßig ist die SMC-B der Praxis (Gemeinschaftspraxis) bzw. des Zahnarztes (Einzelpraxis/Praxisgemeinschaft) eingetragen, die in den Stammdaten > Praxis > Praxis > Zahnarzt im Reiter SMC-B hinterlegt ist.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Praxis den Namen der Praxis.

  6. Klicken Sie auf den Button Signieren und speichern.

    • Der Eintrag wird signiert.

    • Im Zahnbonusheft ist die Übersicht mit den zuletzt erstellten Einträgen aktualisiert.

      Hinweis: Für diesen Vorgang wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Die Verarbeitung der Anfrage und die Rückmeldung des Aktenanbieters können etwas dauern.

      Bei jedem Eintrag der lückenlosen Dokumentation wird zusätzlich das Endedatum angezeigt.

Zahnbonushefteinträge löschen Sie über die ePA-Übersicht. Siehe Einzelnes Dokument löschen.