Elektronische Patientenakte (ePA)

Hinweis: Die ePA für alle: Was passiert ab dem 15. Januar 2025?

  • Abschaltung der ePA 2

    Ab dem 15. Januar 2025 werden die Aktensysteme der ePA 2 durch deren Betreiber abgeschaltet. Die ePA 2 steht ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung.

  • Roll-out der ePA für alle (ePA 3)

    Ab dem 15.01.2025 beginnt der sogenannte Roll-out der ePA für alle (ePA 3).

    • Start in Modellregionen

      Die Einführung beginnt in ausgewählten Regionen (Hamburg & Umland, Franken sowie Teilen von Nordrhein-Westfalen). In diesen Regionen testen ausgewählte Arzt- und Zahnarztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser die Nutzung der ePA in der Praxis.

    • Automatische Aktenanlage

      Gesetzliche Krankenkassen legen für alle Versicherten, die nicht widersprochen haben, automatisch ePA-Konten an. Die Erstellung der Konten erfolgt schrittweise und soll bis etwa 15. Februar 2025 abgeschlossen sein. In dieser Übergangszeit kann die ePA eines Patienten möglicherweise noch nicht verfügbar sein.

    • Noch keine Verpflichtung

      Ab dem 15. Januar besteht für medizinische Einrichtungen noch keine Verpflichtung, die ePA zu nutzen. Die bundesweite Einführung erfolgt nur bei einem positiven Verlauf der Pilotphase frühestens ab 15. Februar 2025.

  • Aktualisierung von charly

    Für die Nutzung der „ePA für alle“ ist eine neuere charly-Version erforderlich. Diese charly-Version wird optional sein. Wir stellen sie rechtzeitig zum Start der „ePA für alle“ in den Modellregionen zur Verfügung.

 

In der elektronischen Patientenakte (ePA) kann ein Patient alle wichtigen Informationen rund um seine Gesundheit papierlos speichern. Die Nutzung der elektronischen Patientenakte ist freiwillig.

Patienten haben jederzeit Zugriff auf ihre Akte und können selbst bestimmen, welche Daten sie darin ablegen (lassen) möchten und welche Arztpraxis, welche Apotheke, welches Krankenhaus darauf zugreifen darf. Krankenkassen haben keinen Zugriff auf die elektronische Patientenakte.

Über die Elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) soll viele analoge - in Papierform ablaufende - Arbeitsschritte digital abbilden und so Patienten mit Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern besser vernetzen. Alle relevanten Dokumente sollen sowohl dem Patienten als auch den Ärzten auf einen Blick zur Verfügung stehen, um beispielsweise Mehrfachuntersuchungen zu vermeiden. Wichtige Informationen wie Befunde, Diagnosen und Behandlungsberichte können zur Verfügung gestellt werden.

Dabei ist es dem Patienten überlassen, ob und wie er eine ePA nutzen möchte. Über eine ePA-App der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse kann der Patient jederzeit auf seine ePA zugreifen und Zugriffsberechtigungen verwalten. Ohne App können Patienten beispielsweise nicht selbst Dokumente in die ePA hochladen oder löschen. Zugriffsberechtigungen können dann auch nur bei Leistungserbringern vor Ort vergeben oder entzogen werden.

In den Zahnarztpraxen müssen vertragsärztlich tätige Leistungserbringer folgende Funktionen der ePA nutzen bzw. Dienstleistungen erbringen können:

Allgemeine Voraussetzungen

Zugriffsberechtigung

Zahnärzte haben keinen direkten Zugriff auf die ePA eines Patienten. Erst nach Einwilligung des Patienten und technischer Zugriffsfreigabe wird die ePA für einen Zahnarzt freigeschalten.

Wenn die eGK des Versicherten vorliegt, kann der Arzt über charly den Zugriff auf die ePA anfordern. Über eine PIN-Eingabe am Kartenterminal bestätigt der Patient die Zugriffsfreigabe oder kann sie verweigern. Ohne die Einwilligung von Patienten können weder Daten in der ePA gespeichert noch ausgelesen werden.

Der Patient entscheidet …

Hinweis: Über die Telematikinfrastruktur wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Dieser verarbeitet die Anfrage und sendet automatisch eine Antwort zurück. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang bis zu 5 Minuten dauern kann.

Dokumente

Die Liste zeigt zu jedem Dokument folgende Informationen:

Medizinische Informationsobjekte (MIOs)

Mit der ePA 2.0 wurden die sogenannten medizinischen Informationsobjekte (MIOs) eingeführt. Diese dienen dem Zweck, bisher analoge strukturierte Patientendokumente zu digitalisieren und in der Akte des Patienten zu speichern, so dass jede Praxis darauf Zugriff erhalten kann.

Die vorgesehenen und einzubindenden medizinischen Dokumente sind dem § 341 Abs. 2 Nr. 2-5 SGB V zu entnehmen. Folgende Dokumente können strukturiert in der Akte eines Patienten gespeichert werden:

Zahnärztliches Bonusheft

Das MIO „Zahnärztliches Bonusheft“ ist ein Teil der elektronischen Patientenakte und dient als digitaler Ersatz des bisherigen Papier-Bonushefts.

Beim Hochladen eines Eintrags in das zahnärztliche Bonusheft wird zwischen den folgenden Eintragsarten unterschieden:

Mit der Eintragsart Zahnärztliche Untersuchung wird eine durchgeführte Individualprophylaxe (bei Kindern und Jugendlichen) bzw. zahnärztliche Vorsorgeuntersuchung (bei Erwachsenen) in das zahnärztliche Bonusheft hochgeladen.

Ein einzelner Eintrag entspricht dabei genau einer einzelnen Vorsorgeuntersuchung, die beim Zahnarzt stattgefunden hat. Es können beliebig viele solcher einzelner Einträge für einzelne Vorsorgeuntersuchungen erstellt werden. Jeder Eintrag wird dann separat in die elektronische Patientenakte hochgeladen.

Mit der Eintragsart Lückenlose Dokumentation können Einträge aus dem bisherigen Papier-Bonusheft in das digitale zahnärztliche Bonusheft übertragen werden.

Dabei werden die vorhandenen einzelnen Einträge nicht einzeln übertragen. Stattdessen wird ein Eintrag mit dem Datum erstellt, seit dem eine lückenlose Dokumentation im Papier-Bonusheft nachgewiesen ist.

Mit diesem Eintrag wird bestätigt, dass die Dokumentation der Vorsorgeuntersuchungen gemäß des BMV-Z lückenlos war.

Der Eintrag einer lückenlosen Dokumentation kann unabhängig von der Dokumentation einer aktuellen Vorsorgeuntersuchung vorgenommen werden. Das heißt, es kann eine lückenlose Dokumentation eingetragen werden, auch wenn zum Zeitpunkt des Eintrags keine Vorsorgeuntersuchung in der Zahnarztpraxis durchgeführt wurde.

Das digitale zahnärztliche Bonusheft setzt sich aus der Summe aller einzeln in die ePA hochgeladenen Einträge zusammen und wird dann als Gesamtdokument zur Ansicht gebracht.

Funktionalitäten

Die Dokumentenliste bietet folgende Funktionalitäten:

Über den Hochladen-Button können Sie ein Dokument in die elektronische Patientenakte laden.

Hinweis: Die Spezifikationen der gematik legen die unterstützten bzw. nicht unterstützten Dateiformate wie folgt fest:

  • Unterstützte Dateiformate

    PDF, JSON, XML, PNG, JPG/JPEG, TIFF/TIF, PLAIN, RTF, hl7-3, pkcs7-e, fhire+xml

  • Nicht unterstützte Dateiformate

    DOCX, XLSX

Pro Dokument darf die maximale Dateigröße 25 MB betragen.

Über den Herunterladen-Button können Sie ein Dokument herunterladen. Das Dokument können Sie in der Ablage eingehende Patientendokumente speichern.

Hinweis: Auf diese Dokumente haben Sie auch dann noch Zugriff, wenn die Zugriffsberechtigungen für die ePA des Patienten auslaufen.

Über den Löschen-Button können Sie ein Dokument aus der ePA das Patienten löschen.

Sie können sich die Meta-Informationen eines Dokuments anzeigen, in dem Sie auf ein Dokument klicken. Die Anzahl an gezeigten Informationen kann unterschiedlich sein.

Über den Vorschau-Button können Sie die Vorschau eines Dokuments anzeigen.

Medizinische Informationsobjekte (MIOs) werden im MIO-Viewer der KBV angezeigt.

Hinweis: Über die Telematikinfrastruktur wird eine Anfrage an den ePA-Aktenanbieter gesendet. Dieser verarbeitet die Anfrage und sendet automatisch eine Antwort zurück. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang bis zu 5 Minuten dauern kann.

Protokoll

Zu jeder elektronischen Patientenakte wird ein Protokoll erstellt („NCJS-ehealth_audit.log“). Das Protokoll dokumentiert alle Vorgänge, welche die Patientenakte betreffen:

Zusätzlich werden alle Vorgänge in die Datenbank „ncjs-ehealth“ gespeichert.

How-to

Zugriffsberechtigung konfigurieren

Hinweis: Für die Zugriffsberechtigung muss der Patient die PIN seiner eGK-Karte am Kartenterminal eingeben.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie in den Hauptbereich Patient > Patient.

  2. Klicken Sie auf den Button ePA öffnen.

    • Ein Browserfenster öffnet sich.
  3. Wählen Sie anhand der Angabe des Patienten im Bereich Zugriffsdauer, wie lange die Praxis auf die Patientenakte zugreifen darf. Standardmäßig ist der Zeitraum 7 Tage gewählt.

  4. Wählen Sie anhand der Angabe des Patienten im Bereich Vertraulichkeitsstufe, über welche Zugriffsrechte die Praxis verfügen darf. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Normal: Die Praxis hat auf alle Dokumente Zugriff, welche die Vertraulichkeitsstufe „Normal“ haben.
    • Vertraulich: Die Praxis hat auf alle Dokumente Zugriff, welche die Vertraulichkeitsstufen „Normal“ und „Vertraulich“ haben.
  5. Wählen Sie anhand der Angabe des Patienten im Bereich Zugriff auf Dokumentenkategorie, welche Dokumentenquelle (Ordner) Ihre Praxis sehen darf. Aktivieren Sie dazu die Checkboxen der freigegebenen Dokumentenkategorien.

  6. Um die Angaben zu bestätigen und den Zugriff anzufordern, klicken Sie auf PIN-Eingabe.

    • Im Kartenterminal wird angezeigt, auf welche Informationen Zugriff angefordert wird.

  7. Um den Zugriff auf die elektronische Patientenakte zu bestätigen, muss der Patient seine eGK-PIN in das Kartenterminal eingeben.

    • Nachdem der Patient den Zugriff gewährt hat, zeigt die ePA des Patienten alle freigegebenen Ordner. Die gewährte Zugriffsdauer wird rechts oben bei „Praxiszugriff bis …“ angezeigt.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Ändern Sie die Zugriffsberechtigungen.
  3. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf PIN-Eingabe.

  4. Um die Änderung der Zugriffsrechte der ePA zu bestätigen, muss der Patient seine eGK-PIN in das Kartenterminal eingeben.

    • Die geänderten Zugriffsberechtigungen wurden übernommen.

Dokumente verwalten

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Ordner, in den Sie ein Dokument hochladen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Hochladen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  3. Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie auf den Button Datei wählen.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.
  4. Navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem sich das Dokument befindet.

  5. Wählen Sie das Dokument und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    Hinweis: Folgende Dateiformate können in die ePA geladen werden: PDF, JSON, XML, PNG, JPG/JPEG, TIFF/TIF, PLAIN, RTF, hl7-3, pkcs7-e und fhire+xml.

    Pro Dokument darf die maximale Dateigröße 25 MB betragen.

    • Das Dokument wird in dem Fenster gezeigt, über das Sie die Datei in die ePA hochladen.
  6. Geben Sie in das Textfeld Dokumententitel den Titel des Dokuments ein. Standardmäßig ist der Dateiname hinterlegt.
  7. Wählen Sie im Feld Erstellungszeitpunkt den Erstellungszeitpunkt des Dokuments. Standardmäßig ist das Tagesdatum hinterlegt.
  8. Geben Sie in das Feld Autor, den Ersteller des Dokuments ein. Standardmäßig ist der Hauptbehandler des Patienten eingetragen, der im Hauptbereich Patient > Patient hinterlegt ist.
  9. Wählen Sie aus der Dropdownliste Dokumentenklasse die Dokumentenklasse. Standardmäßig ist „Brief“ gewählt.
  10. Wählen Sie aus der Dropdownliste Dokumentenart die Dokumentenart. Standardmäßig ist „Arztbrief“ gewählt.
  11. Wählen Sie aus der Dropdownliste Dokumentenformat das Format des Dokuments. Standardmäßig ist „SCANNED_DOCUMENTS_PDF“ gewählt.
  12. Wählen Sie aus der Dropdownliste Fachrichtung die Fachrichtung des Dokuments. Standardmäßig ist „Zahnmedizin“ gewählt.
  13. Wählen Sie aus der Dropdownliste Einrichtung die Einrichtung aus der das Dokument hochgeladen wird. Standardmäßig ist „Arztpraxis“ gewählt.
  14. Wählen Sie die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments. Bei streng vertraulichen Dokumenten hat ausschließlich der Patient den Zugriff, niemals die Praxis.
  15. [Optional]: Geben Sie in das Feld Kommentar (optional) einen Kommentar ein.

  16. Klicken Sie auf den Button Hochladen.

    • Das Dokument wird in die Dokumentenliste aufgenommen.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie in den Ordner Zahnärztliches Bonusheft.

  2. Klicken Sie auf den Hochladen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die drei Prozess-Schritte „Untersuchung“, „Dokumentdaten“ und „Praxisdaten“. Der erste Schritt Untersuchung ist automatisch gewählt.

  3. Schritt 1: Untersuchung

    1. Aktivieren Sie den Toggle-Button Zahnärztliche Untersuchung.
    2. Geben Sie in das Feld Untersuchungsdatum das Datum der stattgefundenen zahnärztlichen Vorsorgeuntersuchung bzw. Individualprophylaxe ein.

    3. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf den Button Weiter.

      • Der Schritt Dokumentdaten ist gewählt.

  4. Schritt 2: Dokumentdaten

    1. Geben Sie in das Feld Autor, den Ersteller des Dokuments ein.

      Tipp: Es werden nur charly-Anwender gelistet, bei denen in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte die Checkbox Behandler aktiviert ist.
    2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Fachrichtung die Fachrichtung des Dokuments. Standardmäßig ist „Zahnmedizin“ gewählt.
    3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments. Bei streng vertraulichen Dokumenten hat ausschließlich der Patient den Zugriff, niemals die Praxis.

    4. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf den Button Weiter.

      • Der Schritt Praxisdaten ist gewählt.

  5. Schritt 3: Praxisdaten

    1. Wählen Sie aus der Dropdownliste Abrechnungsnummer - Praxis die Abrechnungsnummer des Behandlers.
    2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte (SMC-B) die SMC-B-Karte der Praxis.

    3. Klicken Sie auf den Button Hochladen.

      • Der Eintrag wird in das zahnärztliche Bonusheft aufgenommen.

        Hinweis: In der Dokumentvorschau des zahnärztlichen Bonushefts werden weitere Meta-Informationen angezeigt. Diese werden automatisch hinterlegt.
        • Dokumententitel
        • Erstellungszeitpunkt
        • Autor
        • Dokumentenklasse
        • Dokumentenart
        • Einrichtung
        • Fachrichtung
        • Dateiformat

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie in den Ordner Zahnärztliches Bonusheft.

  2. Klicken Sie auf den Hochladen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich. Es zeigt die drei Prozess-Schritte „Untersuchung“, „Dokumentdaten“ und „Praxisdaten“. Der erste Schritt Untersuchung ist automatisch gewählt.

  3. Schritt 1: Untersuchung

    1. Aktivieren Sie den Toggle-Button Lückenlose Dokumentation.
    2. Geben Sie in das Feld Startdatum das Datum ein, seit dem eine lückenlose Dokumentation in dem Papier-Zahnbonusheft nachweislich vorliegt.

    3. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf den Button Weiter.

      • Der Schritt Dokumentdaten ist gewählt.

  4. Schritt 2: Dokumentdaten

    1. Geben Sie in das Feld Autor, den Ersteller des Dokuments ein.

      Tipp: Es werden nur charly-Anwender gelistet, bei denen in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte die Checkbox Behandler aktiviert ist.
    2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Fachrichtung die Fachrichtung des Dokuments. Standardmäßig ist „Zahnmedizin“ gewählt.
    3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments. Bei streng vertraulichen Dokumenten hat ausschließlich der Patient den Zugriff, niemals die Praxis.

    4. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf den Button Weiter.

      • Der Schritt Praxisdaten ist gewählt.

  5. Schritt 3: Praxisdaten

    1. Wählen Sie aus der Dropdownliste Abrechnungsnummer - Praxis die Abrechnungsnummer des Behandlers.
    2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Signaturkarte (SMC-B) die SMC-B-Karte der Praxis.

    3. Klicken Sie auf den Button Hochladen.

      • Die lückenlose Dokumentation wird in das zahnärztliche Bonusheft aufgenommen.

        Hinweis: In der Dokumentvorschau des zahnärztlichen Bonushefts werden weitere Meta-Informationen angezeigt. Diese werden automatisch hinterlegt.
        • Dokumententitel
        • Erstellungszeitpunkt
        • Autor
        • Dokumentenklasse
        • Dokumentenart
        • Einrichtung
        • Fachrichtung
        • Dateiformat

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Navigieren Sie in den Ordner Medikationsplan.

  2. Klicken Sie auf den Hochladen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Autor, den Ersteller des Dokuments ein.

    • Es werden nur charly-Anwender gelistet, bei denen in den Stammdaten > Praxis > Beschäftigte die CheckboxBehandler aktiviert ist.
  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Fachrichtung die Fachrichtung des Dokuments. Standardmäßig ist „Zahnmedizin“ gewählt.
  5. Wählen Sie die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments. Bei streng vertraulichen Dokumenten hat ausschließlich der Patient den Zugriff, niemals die Praxis.
  6. Um den eMP hochzuladen, klicken Sie auf PIN-Eingabe.

  7. Um die Zugriffsrechte der ePA zu bestätigen, muss der Patient seine eGK-PIN in das Kartenterminal eingeben.

    • Der eMP wird hochgeladen.

      Hinweis: In der Dokumentvorschau des elektronischen Medikationsplans werden weitere Meta-Informationen angezeigt. Diese werden automatisch hinterlegt.
      • Dokumententitel
      • Erstellungszeitpunkt
      • Autor
      • Dokumentenklasse
      • Dokumentenart
      • Einrichtung
      • Fachrichtung
      • Dateiformat
Hinweis: Medizinische Informationsobjekte (MIOs) können nicht in die Ablage gespeichert werden.

Voraussetzungen

  • Siehe Allgemeine Voraussetzungen
  • Um das Dokument in der Ablage eingehende Patientendokumente zu speichern: Der charly-Benutzer verfügt bei dem Einzelrecht Ablage eingehende Dokumente mindestens über die folgenden Zugriffsberechtigungen: Lesen, Ändern, Neu

  • Der Files-Services ist auf dem Server registriert und erreichbar. Um dies zu testen:

    1. Gehen Sie in charly-Web unter Administration > Systemstatus > Services.
    2. In der Tabelle sollte entweder „Keine Auffälligkeiten“ stehen oder der Files-Service sollte mit „OK“ angezeigt werden.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Ordner, aus dem Sie ein Dokument herunterladen möchten.
  2. Wählen Sie in der Liste das Dokument, das Sie herunterladen möchten.

  3. Klicken Sie am Ende der Zeile auf den Herunterladen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Ja, verstanden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste das Dokument, das Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Ja.

    • Das Dokument wird aus der Dokumentenliste entfernt.

Meta-Informationen und Vorschau

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie den Ordner, in dem das Dokument liegt.

  2. Wählen Sie in der Liste das Dokument, dessen Vorschau Sie anzeigen möchten.

    • Auf der rechten Seite werden die Meta-Informationen des Dokuments angezeigt.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie in der Liste das Dokument, dessen Vorschau Sie anzeigen möchten.

    • Auf der rechten Seite werden die Meta-Informationen des Dokuments angezeigt.

  2. Klicken Sie am Ende der Meta-Informationen auf den Vorschau-Button .

    • Die Vorschau des Dokuments wird angezeigt.
    • MIOs werden im MIO-Viewer der KBV angezeigt.