Ersatzverfahren / Manuelle Erfassung

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

3. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

6. Geben Sie die 9-stellige Kassennummer sowie die Versichertennummer (Buchstabe + 9 Ziffern) ein.

   Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.
   
   Hinweis: Versicherte der BPOL werden ab dem 01.04.2025 sukzessiv mit eGKs ausgestattet, um ihnen zukünftig die Teilnahme am digitalen Gesundheitswesen über die Telematik-Infrastruktur zu ermöglichen. Sobald eine eGK vorliegt, verwenden Sie bitte die eGK-Kartenlesung oder das eGK-Ersatzverfahren (Kassennummer: 951287019).
   

7. Der Status darf bei der eGK nicht automatisch von früheren Karteneinlesungen übernommen werden.

   Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

8. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
9. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
11. In unserem Beispiel mit der Erfassung einer Ersatzbescheinigung übernehmen Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen von dem anderen Versicherungsnachweis. Falls dort kein Wohnortkennzeichen angegeben ist, lassen Sie das Feld leer.
12. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
13. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
14. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

   Tipp: Wenn es sich um einen Privatpatienten handelt, der in die gesetzliche Krankenkasse wechselt, müssen Sie in dem Fenster zuvor die Checkbox Privat deaktivieren.
5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

6. Geben Sie die 9-stellige Kassennummer ein.

   Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.

7. Geben Sie die Versichertennummer (6 – 12 Ziffern) ein.

   • Sobald Sie das Feld verlassen, erscheint eine Hinweismeldung, in der Sie gefragt werden, ob es sich bei der Versichertennummer um eine vorläufige Versichertennummer handelt.
8. Klicken Sie in der Hinweismeldung auf den Button Vorläufig.

9. Fahren Sie mit der weiteren Eingabe im Fenster Ersatzverfahren fort.

   Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Ergänzung die Statusergänzung ein.
11. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
12. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
13. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen ein.
14. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das Länderkürzel ein.
15. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
16. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.
2. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

   • charly prüft, ob für den Patienten im Vorquartal eine gültige eGK oder ein gültiger Anspruchsnachweis vorgelegen hat.

   • Falls ja, übernimmt er alle vorhandenen Daten aus dieser Kartenlesung bzw. diesem Ersatzverfahren in die Felder.
   • Falls nein, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Sie können ein „normales“ Ersatzverfahren durchführen oder den Vorgang abbrechen, indem Sie auf den Button Abbrechen klicken und damit das Fenster schließen. Siehe Ersatzverfahren bei eGK.
4. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

3. Klicken Sie auf den Radio-Button Auslandsabkommen, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
6. Geben Sie die Kassennummer ein.
7. Falls vorhanden, geben Sie die Versichertennummer ein.

8. Geben Sie das Feld Status den Versichertenstatus ein.

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

9. Geben Sie in das Feld Ergänzung die Ziffer „7“ oder „8“ ein.
10. Geben Sie in das Feld Gültig ab das Datum des ersten Behandlungstages im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
11. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein.
12. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
13. Geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das offizielle Länderkürzel des Heimatwohnortes sein.
14. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
15. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Klicken Sie auf den Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund den Erfassungsgrund.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
6. Aktivieren Sie die Checkbox Sonstige Kostenträger.

7. Klicken Sie auf den Button Kassenauswahl.

   • Ein Fenster öffnet sich.
8. Wählen Sie bei Kassenarten die Option POL.
9. Sortieren Sie die aufgeführten Kassen durch Klick auf die Spaltenüberschrift KZV nach den KZV-Bereichen.

10. Wählen Sie den (in der Regel eigenen) KZV-Bereich und dort wiederum die zuständige Heilfürsorgestelle anhand der Kassennummer oder der Adresse auf dem Erfassungsschein des Patienten.

11. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

    • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.

12. Die Eingabe im Feld Versichertennummer unterscheidet sich zwischen den KZV-Bereichen. Möglich sind bei „POL“:

    • Versichertennummer mit vorangestelltem Buchstabe, z.B. A1234567
    • Versichertennummer ohne Buchstaben, z.B. 12345678
    • keine Eingabe, das Feld bleibt leer
    • Bindestrich „-“

13. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ausschließlich ein:

    1	für Mitglied
    3	für Familienversicherter
    5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

14. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
15. Das Feld Gültig ab können Sie leer lassen.
16. Übernehmen Sie von dem Erfassungsschein des Patienten das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig bis. Geben Sie das Datum im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
17. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
18. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
19. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
20. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Gehen Sie in den Karteireiter Patient.

2. Klicken im Bereich Rechnung auf KZV intern.

   • Ein Fenster öffnet sich.

3. Geben Sie in das Feld Personenkennung (BW) / Aktenzeichen Kostenträger die PK-Nummer vom Erfassungsschein des Patienten ein.

   Tipp: Die PK-Nummer besteht aus dem Geburtsdatum, dem ersten Buchstaben des Nachnamens und Prüfziffern. Geben Sie die PK-Nummer ohne Bindestriche oder andere Sonderzeichen ein.

4. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern und das Fenster zu schließen.

   • Die PK-Nummer wird im Rahmen der nächsten KCH-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.

Übersichtstabelle: Bundespolizei (BPOL)

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Die Dropdownliste Erfassungsgrund bleibt leer.
4. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

5. Aktivieren Sie die Checkbox Privat.

   • Die Dropdownliste Erfassungsgrund wird inaktiv.

6. Klicken Sie auf den Button Kassenauswahl.

   • Ein Fenster öffnet sich.
7. Wählen Sie hier Kasse des Patienten. Falls der Patient keine Krankenversicherung hat, wählen Sie bitte den Kostenträger mit dem Namen Privat.

8. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK.

   • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.
9. Die Versichertennummer wird nicht erfasst und ist mit einem Strich „-“ vorbelegt.

10. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ein:

    1	für Mitglied
    3	für Familienversicherter
    5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

11. Falls in dem Feld Ergänzung ein Wert steht, lassen Sie diesen Wert unverändert.
12. Das Feld Gültig ab kann leer bleiben.

13. Der Wert in dem Feld Gültig bis hängt von der Eingabemaske ab, in der Sie den Privatpatienten erfassen:

    • Eingabemaske KVK / Sonstige Kostenträger → geben Sie in das Feld das Gültigkeitsdatum ein
    • Eingabemaske eGK → das Feld bleibt leer
14. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
15. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
16. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
17. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Tragen Sie in das Feld Kassennummer die Ziffern „000“ ein.

2. Drücken Sie die Enter-Taste.

   • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

3. Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Temporär.

   • Ein Fenster öffnet sich.

4. Belassen Sie den Radio-Button bei Temporär und schließen das Fenster mit OK.

   • Das KZBV-Modul generiert eine spezielle Kassennummer und einen Namen.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

3. Klicken Sie auf den Radio-ButtoneGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der DropdownlisteErfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

6. Geben Sie die Kassennummer sowie die Versichertennummer (Buchstabe + 9 Ziffern) ein.

   Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.

7. Der Status darf bei der eGK nicht automatisch von früheren Karteneinlesungen übernommen werden.

   Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

8. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
9. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
11. In unserem Beispiel mit der Erfassung einer Ersatzbescheinigung übernehmen Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen von dem anderen Versicherungsnachweis. Falls dort kein Wohnortkennzeichen angegeben ist, lassen Sie das Feld leer.
12. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
13. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
14. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button.

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Klicken Sie auf den Radio-ButtoneGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der DropdownlisteErfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

   Tipp: Wenn es sich um einen Privatpatienten handelt, der in die gesetzliche Krankenkasse wechselt, müssen Sie in dem Fenster zuvor die CheckboxPrivat deaktivieren.
5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

6. Geben Sie die Kassennummer ein.

   Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.

7. Geben Sie die Versichertennummer (6 – 12 Ziffern) ein.

   • Sobald Sie das Feld verlassen, erscheint eine Hinweismeldung, in der Sie gefragt werden, ob es sich bei der Versichertennummer um eine vorläufige Versichertennummer handelt.
8. Klicken Sie in der Hinweismeldung auf den ButtonVorläufig.

9. Fahren Sie mit der weiteren Eingabe im Fenster Ersatzverfahren fort.

   Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Ergänzung die Statusergänzung ein.
11. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
12. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
13. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen ein.
14. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das Länderkürzel ein.
15. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
16. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.
2. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

   • charly prüft, ob für den Patienten im Vorquartal eine gültige eGK oder ein gültiger Anspruchsnachweis vorgelegen hat.

   • Falls ja, übernimmt er alle vorhandenen Daten aus dieser Kartenlesung bzw. diesem Ersatzverfahren in die Felder.
   • Falls nein, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Sie können ein „normales“ Ersatzverfahren durchführen oder den Vorgang abbrechen, indem Sie auf den Button Abbrechen klicken und damit das Fenster schließen. Siehe Ersatzverfahren bei eGK.
4. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

3. Klicken Sie auf den Radio-ButtonAuslandsabkommen, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der DropdownlisteErfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

   Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
6. Geben Sie die Kassennummer ein.
7. Falls vorhanden, geben Sie die Versichertennummer ein.

8. Geben Sie das Feld Status den Versichertenstatus ein.

   0	für unbekannt
   1	für Mitglied
   3	für Familienversicherter
   5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

9. Geben Sie in das Feld Ergänzung die Ziffer „7“ oder „8“ ein.
10. Geben Sie in das Feld Gültig ab das Datum des ersten Behandlungstages im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
11. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein.
12. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
13. Geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das offizielle Länderkürzel des Heimatwohnortes sein.
14. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
15. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

Zusätzlich beim Auslandsabkommen

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button.

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Klicken Sie auf den Radio-ButtonKVK / Sonstige Kostenträger, falls dieser noch nicht aktiv ist.

4. Wählen Sie aus der DropdownlisteErfassungsgrund den Erfassungsgrund.

5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
6. Aktivieren Sie die CheckboxSonstige Kostenträger.

7. Klicken Sie auf den ButtonKassenauswahl.

   • Ein Fenster öffnet sich.
8. Wählen Sie bei Kassenarten die Option POL.
9. Sortieren Sie die aufgeführten Kassen durch Klick auf die Spaltenüberschrift KZV nach den KZV-Bereichen.

10. Wählen Sie den (in der Regel eigenen) KZV-Bereich und dort wiederum die zuständige Heilfürsorgestelle anhand der Kassennummer oder der Adresse auf dem Erfassungsschein des Patienten.

11. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

    • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.

12. Die Eingabe im Feld Versichertennummer unterscheidet sich zwischen den KZV-Bereichen. Möglich sind bei „POL“:

    • Versichertennummer mit vorangestelltem Buchstabe, z.B. A1234567
    • Versichertennummer ohne Buchstaben, z.B. 12345678
    • keine Eingabe, das Feld bleibt leer
    • Bindestrich „-“

13. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ausschließlich ein:

    1	für Mitglied
    3	für Familienversicherter
    5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

14. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
15. Das Feld Gültig ab können Sie leer lassen.
16. Übernehmen Sie von dem Erfassungsschein des Patienten das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig bis. Geben Sie das Datum im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
17. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
18. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
19. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
20. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

   • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

2. Folgende Szenarien sind möglich:

   • Patient ist noch nicht in charly angelegt

     Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button.

   • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

     Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

     In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

3. Die DropdownlisteErfassungsgrund bleibt leer.
4. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

5. Aktivieren Sie die CheckboxPrivat.

   • Die DropdownlisteErfassungsgrund wird inaktiv.

6. Klicken Sie auf den ButtonKassenauswahl.

   • Ein Fenster öffnet sich.
7. Wählen Sie hier Kasse des Patienten. Falls der Patient keine Krankenversicherung hat, wählen Sie bitte den Kostenträger mit dem Namen Privat.

8. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK.

   • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.
9. Die Versichertennummer wird nicht erfasst und ist mit einem Strich „-“ vorbelegt.

10. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ein:

    1	für Mitglied
    3	für Familienversicherter
    5	für Rentner oder dessen Familienversicherte

11. Falls in dem Feld Ergänzung ein Wert steht, lassen Sie diesen Wert unverändert.
12. Das Feld Gültig ab kann leer bleiben.

13. Der Wert in dem Feld Gültig bis hängt von der Eingabemaske ab, in der Sie den Privatpatienten erfassen:

    • Eingabemaske KVK / Sonstige Kostenträger → geben Sie in das Feld das Gültigkeitsdatum ein
    • Eingabemaske eGK → das Feld bleibt leer
14. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
15. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
16. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
17. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

1. Gehen Sie in den Karteireiter Patient.

2. Klicken im Bereich Rechnung auf KZV intern.

   • Ein Fenster öffnet sich.
3. Geben Sie in das Feld KZV Intern KCH (Übergabe BEMA-KCH-Quartalsabrechnung) Ihre Mitteilung an die KZV ein.

4. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern und das Fenster zu schließen.

   • Die Mitteilung wird im Rahmen der nächsten KCH-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.
   Hinweis: Löschen Sie diese Mitteilung nach der Quartalsabrechnung mit einem Klick auf den ButtonKZV intern bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac). Mit diesem Befehl werden die Mitteilungen aller Patienten gelöscht.

   Um nur die Mitteilung dieses einen Patienten zu löschen, öffnen Sie das Eingabefenster durch Klick auf den ButtonKZV intern und entfernen Sie die Mitteilung.

   Für weitere Informationen siehe KZV intern.

1. Gehen Sie in den Karteireiter Patient.

2. Klicken im Bereich Rechnung auf KZV intern.

   • Ein Fenster öffnet sich.

3. Geben Sie in das Feld Personenkennung (BW) / Aktenzeichen Kostenträger die PK-Nummer vom Erfassungsschein des Patienten ein.

   Tipp: Die PK-Nummer besteht aus dem Geburtsdatum, dem ersten Buchstaben des Nachnamens und Prüfziffern. Geben Sie die PK-Nummer ohne Bindestriche oder andere Sonderzeichen ein.

4. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern und das Fenster zu schließen.

   • Die PK-Nummer wird im Rahmen der nächsten KCH-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.

1. Tragen Sie in das Feld Kassennummer die Ziffern „000“ ein.

2. Drücken Sie die Enter-Taste.

   • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

3. Klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Temporär.

   • Ein Fenster öffnet sich.

4. Belassen Sie den Radio-Button bei Temporär und schließen das Fenster mit OK.

   • Das KZBV-Modul generiert eine spezielle Kassennummer und einen Namen.