Mahnwesen

Im Hauptbereich Patient > Rechnung > Mahnwesen verwalten Sie Ihre Mahnungen. Sie mahnen zur Zahlung fällige Rechnungen an, drucken Mahnschreiben oder erlassen Gesamtbeträge.

 

Liste

Die Liste zeigt alle offenen Rechnungen des aktuellen Patienten, deren Zahlungsziel überschritten ist. Falls Sie eine fällige Rechnung bereits angemahnt haben, zeigt die Liste auch die dazugehörigen Mahnungen.

Jeder Eintrag in der Liste besteht aus den folgenden Informationen:

Spalte Beschreibung
Rg.Datum Datum der Rechnung
Rg.Nr. Rechnungsnummer
Ges.Betrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material
Mahn. 1,2,3 Datum der ersten, zweiten, dritten Mahnung
Anwalt Mahnungen, die Ihrem Anwalt übergeben wurden, erhalten ein „X“
fällig fällig seit x Tagen

 

Filterung und Suche

Die Liste bietet vorgefertigte Filter.

Über die Dropdownliste Behandler wählen Sie den Behandler. Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.

zeigt alle offenen Rechnungen des aktuellen Patienten, deren Zahlungsziel überschritten ist

zeigt alle Mahnungen des aktuellen Patienten. Darunter fallen:

  • offene Rechnungen
  • angemahnte, aber bereits bezahlte Rechnungen
  • erlassene Rechnungen

 

Telefonkontakt

Falls Sie vor einer Mahnung mit dem aktuell ausgewählten Patienten wegen der ausbleibenden Zahlung telefonieren, können Sie über den Button mit dem Telefon ein T als Kennzeichen in die Liste setzen.

Ein Klick auf das durchgestrichene Telefon entfernt den Eintrag aus der Liste.

 

Voreinstellungen

Hinterlegen Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Mahnungen die Adressdaten des Anwaltes, der für die Mahnungen zuständig ist.

Die erste Mahnung wird fällig, sobald das Zahlungsziel der Rechnung plus Banklaufzeit überschritten wird.

Das Zahlungsziel hinterlegen Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Rechnungen.

Die Banklaufzeit hinterlegen Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Mahnungen.

In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Mahnungen legen Sie fest, wie oft Sie mahnen. Sie können bis zu drei Mahnstufen festlegen. In diesem Fall geben Sie auch das Zahlungsziel in Tagen für die gemahnten Rechnungen an.

 

Übersicht Mahnungen

Die Übersicht zeigt die offenen Rechnungen aller Patienten, die sich im Zahlungsverzug befinden (deren Zahlungsziel überschritten ist).

Spalte Beschreibung
Name Name des Rechnungsempfängers
Vorname Vorname des Rechnungsempfängers
Datum Datum der Rechnung
Rg.Nr. Rechnungsnummer
Betrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material
Mahn. 1,2,3 Datum der ersten, zweiten, dritten Mahnung
Anwalt Mahnungen, die bereits an Ihren Anwalt übergeben wurden, erhalten hier ein „X“
Telefon Telefonnummer(n) des Rechnungsempfängers

Die Übersicht bietet Ihnen folgende Funktionalitäten:

Unterhalb der Liste sehen Sie Felder, die die Summen aller markierten Reihen anzeigen. Markieren Sie nur eine Reihe, sehen Sie in den Feldern die Gesamtsummen aller Reihen.

Mit einem Klick auf den Button Drucken drucken Sie die gesamte Liste. Es werden keine Mahnungen gedruckt!

Sie können die Anzahl der angezeigten Rechnungen einschränken:

  • Dropdownliste Hauptbehandler: Zeigt ausschließlich zur Zahlung fällige Rechnungen für Leistungen des gewählten Behandlers und der ihm zugeordneten Mitbehandler.
  • Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.
  • Dropdownliste Mitbehandler: Zeigt ausschließlich zur Zahlung fällige Rechnungen für Leistungen des gewählten Behandlers.

Zur besseren Übersicht können Sie die Rechnungen nicht nur nach dem Namen des Rechnungsempfängers, sondern z.B. auch nach der Mahnstufe oder dem fällig seit sortieren. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium aus der Dropdownliste.

Standardmäßig wird nach dem Namen des Rechnungsempfängers sortiert.

Sie können die aktuelle Liste als Patientenliste übernehmen. Klicken Sie auf den Button Patientenliste übernehmen.

Jetzt finden Sie in der Patientenliste links neben dem Karteireiter nur die Patienten, die noch unbezahlte Rechnungen haben.

Siehe Telefonkontakt.

 

How-to-Zusammenfassung

  1. Wählen Sie den Patienten in der Liste.

  2. Um den Patienten aufzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf den Button Patient öffnen. Wenn der Button Patient öffnen deaktiviert ist, wurde kein Patient in der Liste markiert.
    • Das Übersichtsfenster schließt sich. charly zeigt im Punkt Mahnwesen alle Mahnungen des gewählten Patienten.
Tipp: Alternativ können Sie mit einem Doppelklick auf einen Patienten in der Liste, den Patienten aufrufen.

  1. Wählen Sie die Rechnung, die Sie anmahnen möchten.

    Um mehrere Rechnungen zu markieren: Drücken Sie die Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf die Rechnungen.

    • Die markierten Rechnungen werden hell unterlegt.

  2. Klicken Sie auf den Button Mahnen.

    • Die Mahnungen werden gedruckt. Bei jeder angemahnten Rechnung wird das Mahndatum in der Spalte der entsprechenden Mahnstufe eingetragen.
    • Die gedruckten Mahnungen werden im Reiter Ablage in der Ablage Rechnungen archiviert.

Sie können den Mahnvorgang automatisieren und in einem Durchlauf Mahnungen zu sämtlichen fälligen Rechnungen aller Patienten erstellen.

Um sich eine Übersicht über die fälligen Rechnungen aller Patienten zu verschaffen, klicken Sie auf den Button Mahnen.

Spalte Beschreibung
Name Name des Rechnungsempfängers
Vorname Vorname des Rechnungsempfängers
Datum Datum der Rechnung
Rg.Nr. Rechnungsnummer
Behandler rechnungsschreibender Behandler
Betrag Rechnungsbetrag, d.h. die Summe aus Honorar, Labor und Material
Mahn. 1,2,3 Datum der ersten, zweiten, dritten Mahnung
fällig seit Tage, seitdem die Rechnung fällig ist

  1. Klicken Sie auf den Button Mahnen.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Wählen Sie aus den linken beiden Dropdownlisten den Behandler, für den Sie die Mahnungen erstellen möchten:

    • Obere Dropdownliste: Zeigt ausschließlich zur Zahlung fällige Rechnungen für Leistungen des gewählten Behandlers und der ihm zugeordneten Mitbehandler.

      Im Falle einer Gemeinschaftspraxis ist nur die Option „Gemeinschaftspraxis“ verfügbar.

    • Untere Dropdownliste: Zeigt ausschließlich zur Zahlung fällige Rechnungen für Leistungen des gewählten Behandlers.
  3. [Optional] Sortieren Sie über die Dropdownliste die Liste nach dem Rechnungsdatum, dem Betrag oder der Mahnstufe. Standardmäßig wird nach dem Namen des Rechnungsempfängers sortiert.

  4. Falls Sie einzelne Rechnungen nicht anmahnen möchten, klicken Sie auf die entsprechenden Zeilen.

    • Die Checkboxen am Ende der Zeilen sind deaktiviert.

  5. Klicken Sie auf OK.

    • Die Mahnungen werden erzeugt und gedruckt oder als Vorschau angezeigt. Die Mahnstufe der angemahnten Rechnungen wird automatisch erhöht und das aktuelle Datum der letzten Mahnstufe hinzugefügt.
  1. Wählen Sie die Rechnung(en), die Sie drucken möchten. Nur Rechnungen, für die bereits eine Mahnung erstellt wurde, können gedruckt werden.

  2. Klicken Sie auf Drucken.

    Wenn der Button Patient öffnen deaktiviert ist, wurde kein Patient in der Liste markiert.

    • Das „Drucken"-Fenster öffnet sich.

  3. Wählen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie den Druck.

    • Die gedruckte Mahnung wird mit dem aktuellen Druckdatum im Reiter Ablage in der Ablage Rechnungen archiviert. Wenn Sie die Mahnung bereits aus der Ablage Rechnungen gelöscht hatten, wird diese Mahnung erneut in der Ablage Rechnungen abgelegt.

In dem Fenster zur Mahnungserstellung und der Übersichtsliste können Sie über Drucken diese Listen drucken.

  1. Wählen Sie die Rechnung, deren Mahnung Sie stornieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Stornieren.

    • Eine Hinweismeldung erscheint.
  3. Um die Mahnung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.

Gedruckte Mahnungen können im Karteireiter Ablage aus der Ablage Rechnungen gelöscht werden.

Hinweis: Die gedruckte Mahnung wird nur aus der Ablage entfernt. In der Datenbank sowie im Reiter Rechnung > Mahnwesen ist die Mahnung selber weiterhin vorhanden. Wenn Sie die Mahnung nochmals im Reiter Rechnung > Mahnwesen drucken, wird diese erneut im Reiter Ablage in der Ablage Rechnungen abgelegt.