Praxis

Im Bereich Praxis konfigurieren Sie Einstellungen, die für die gesamte Praxis relevant sind und von allen Benutzern verwendet werden.

Rechte

Es werden folgende Berechtigungen benötigt, um bestimmte Einstellungen verwalten zu können:

Aktion	Recht	Einzelrecht
		Lesen	Ändern	Löschen	Neu
Einstellungen öffnen	Stammdaten
Einstellungen ändern	Stammdaten
Selbstauskunft (ePA 3) anzeigen	ePA-Selbstauskunft
Selbstauskunft (ePA 3) ändern	ePA-Selbstauskunft
Zusätzliche Funktionen anzeigen	Stammdaten Computer Flg. bearbeiten
Zusätzliche Funktionen ändern	Stammdaten Computer Flg. bearbeiten
Alternativer PDF/A-Upload	Stammdaten E-Health

Die Zugriffsberechtigungen definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte.

Arbeitsbereich

Die Praxiseinstellungen sind in Allgemein, Aufgaben-Management, Termine, KI und TI / E-Health aufgeteilt.

Allgemein

Online charly-Hilfe

Mit dieser Einstellung können Sie den Zugriff auf die aktuellen Inhalte der charly-Hilfe aktivieren oder deaktivieren.

Aktiviert: Sie erhalten stets die neuesten Informationen über das Internet. Diese Einstellung setzt eine Internetverbindung des charly-Clients voraus.
Deaktiviert: Die Hilfe-Inhalte stehen ohne Internetverbindung zur Verfügung, sind jedoch möglicherweise nicht aktuell.

Preview

Hier können Sie den Zugriff auf Vorabversionen neuer Funktionen ein- oder ausschalten.

Aktiviert: Sie haben frühzeitigen Zugang zu neuen Features, die sich noch in der Entwicklung befinden, aber bereits funktionsfähig sind.
Deaktiviert: Es werden nur vollständig entwickelte Funktionen angezeigt.

Zusätzliche charly-Web-Funktionen

Mit dieser Einstellung können zusätzliche charly-Web-Funktionen mit einem Feature-Flag aktiviert werden.

Feature-Flags sind Optionen in charly, mit denen bestimmte Funktionen ein- oder ausgeschaltet werden können. Damit können Sie festlegen, ob eine oder mehrere charly-Web-Funktionen für die gesamte Praxis oder nur für den aktuellen Arbeitsplatz aktiviert werden sollen.

Aufgaben-Management

Importierte Aufgaben

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob die charly-Notizen in den Aufgaben in charly-Web angezeigt werden sollen.

Aktiviert: Die charly-Notizen werden in den Aufgaben angezeigt. Über das Mindest-Erstelldatum können Sie zusätzlich festlegen, dass nur charly-Notizen angezeigt werden, die ab einem bestimmten Datum erstellt wurden. Ältere charly-Notizen bleiben dann verborgen.
Deaktiviert: Die charly-Notizen werden in den Aufgaben nicht angezeigt.

Termine

Termin-QR-Codes

Hinweis: Nur für Abo-Kunden mit charly-VM-Installation verfügbar.

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, welche Informationen im QR-Code enthalten sind, der für Patiententermine erzeugt wird. Beim Scannen des QR-Codes können Patiententermine direkt in den Kalender des Patienten übernommen werden.

Titel

Hier definieren Sie, wie der Titel des Termins im Widget und im QR-Code aufgebaut ist.

Terminzuordnung ergänzen: Fügt die Terminzuordnung im Titel hinzu.
Terminart verwenden: Fügt die Terminart im Titel hinzu.
Ersatz: wird verwendet, wenn keine Terminart hinterlegt oder eingestellt wurde.

Erinnerung

Hinweis: Bei einigen Android-Geräten kann die automatische Terminerinnerung möglicherweise nicht zuverlässig eingetragen oder angezeigt werden. Dies hängt vom verwendeten Kalender- und Benachrichtigungssystem des jeweiligen Geräts ab.

Legen Sie fest, ob eine automatische Erinnerung im Kalender des Patienten eingetragen werden soll.

Eine Stunde vorher
Einen Tag vorher

Adresse

Hier bestimmen Sie, welche Adresse im QR-Code eingetragen wird.

Deaktiviert: Es wird keine Adresse übertragen
Kassenstempeladresse: Es wird die Adresse verwendet, die im charly-Client in den Stammdaten unter Praxis > Praxis > Zahnarzt > Allgemein > Kassenstempel für den entsprechenden Zahnarzt hinterlegt ist.
Adresse der Praxis: Es wird die Adresse verwendet, die im charly-Client in den Stammdaten unter Praxis > Praxis > Praxis hinterlegt ist.

Beschreibung

Optional kann eine Beschreibung hinterlegt werden, die im QR-Code gespeichert wird. Diese wird dem Patienten ebenfalls im Kalender angezeigt. Sie können in der Beschreibung zudem Links hinterlegen.

KI

Allgemein

KI-Tools

Hinweis: Die KI-Tools stehen nur Abo-Kunden mit charly-VM-Installation im charly-Client und in charly-Web zur Verfügung.

Über diese Einstellung legen Sie fest, ob die KI-Funktionen in charly-Web und im charly-Client aktiviert oder deaktiviert sein sollen.

Aktiviert: Die KI-Funktionen stehen Ihnen sowohl in charly-Web als auch im charly-Client zur Verfügung.
Deaktiviert: Die KI-Funktionen sind nicht verfügbar.

Hinweis: Damit die KI-Funktionen genutzt werden können, benötigt der angemeldete charly-Benutzer zusätzliche Berechtigungen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechte.

Wenn Sie die KI-Funktionen nutzen, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten:

Sie dürfen die KI nur so verwenden, wie es in der Anleitung und Dokumentation steht. Sie dürfen nichts am System verändern und die KI nicht für andere Zwecke nutzen.
Wenn Sie die KI anders oder weiter nutzen, könnten Sie selbst als Anbieter gelten und hätten dann zusätzliche Pflichten.
Sie sind dafür verantwortlich, die Regeln der KI-Verordnung einzuhalten, besonders was das nötige Wissen im Umgang mit KI angeht. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, bevor diese die KI einsetzen.
Die KI wird datenschutzkonform in Europa betrieben. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung muss vor der Nutzung unterschrieben sein, um rechtskonform die KI nutzen zu können.
Sie müssen die betroffenen Personen über die Nutzung der KI informieren und die Schweigepflicht beachten.
Die Ergebnisse der KI müssen immer von qualifiziertem Personal geprüft werden, weil Fehler oder sogenannte „Halluzinationen“ möglich sind. Für solche Fehler haftet der Anbieter nicht.
Ihre Daten werden nicht zum Training der KI verwendet.

Kurz gesagt: Nutzen Sie die KI nur wie vorgesehen, prüfen Sie die Ergebnisse immer selbst, halten Sie sich an Datenschutz und informieren Sie die Betroffenen.

Pseudonymisierung der personenbezogenen Daten

Um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, werden die eingegebenen Daten, die an die KI gesendet werden, bei allen KI-Funktionen bestmöglich pseudonymisiert.

Beispielhafter Ablauf für die Pseudonymisierung von Daten:

Nach den folgenden Regeln werden Ihre Daten pseudonymisiert:

nach Muster:
- Versichertennummern, die dem Muster „Buchstabe + 9-Ziffern" folgen, werden erkannt
- E-Mail-Adressen werden erkannt
- Telefonnummern werden erkannt
Name des charly-Anwenders wird nur erkannt, wenn der Anwender bei der Aufgabe im Feld Zugewiesene Person hinterlegt ist.
Name des Patienten wird nur erkannt, wenn der Patient bei der Aufgabe im Feld Verknüpfter Patient eingetragen ist.

Hinweis: Die Mustererkennung bei der Pseudonymisierung basiert auf heuristischen Verfahren und bietet keine Garantie dafür, dass immer alle personenbezogenen Daten zuverlässig erkannt und anonymisiert werden.

Nur STT-Beta - Spracherkennung

Praxiswörterbuch

Im Bereich KI > Spracherkennung passen Sie die Spracherkennung mit dem Praxiswörterbuch an die Bedürfnisse Ihrer Praxis an. Ergänzen Sie individuelle Aussprachen für Systembegriffe oder legen Sie eigene Praxisbegriffe mit den zugehörigen Aussprachen an. Die Einträge gelten für die gesamte Praxis und werden bei zukünftigen Spracherkennungen berücksichtigt.

Systembegriffe

Systembegriffe werden von solutio GmbH & Co. KG bereitgestellt.

Praxisbegriffe

Bis zu 200 Praxisbegriffe können gleichzeitig aktiv sein. Ist derselbe Begriff als Systembegriff und als Praxisbegriff vorhanden, wird der Praxisbegriff bei der Spracherkennung bevorzugt.

Aktionen

Öffnen Sie über den Menü-Button die verfügbaren Aktionen für einen Wörterbucheintrag.

Aktion	Verfügbar für	Beschreibung
Bearbeiten	Systembegriffe und Praxisbegriffe	Öffnet den Bearbeiten-Dialog. Bei Systembegriffen hinterlegen Sie weitere alternative Aussprachen. Bei Praxisbegriffen ändern Sie den Begriff oder die alternativen Aussprachen.
Aktivieren / Deaktivieren	Praxisbegriffe	Legt fest, ob der Praxisbegriff bei der Spracherkennung berücksichtigt wird.
Löschen	Praxisbegriffe	Löscht den Praxisbegriff aus dem Praxiswörterbuch.

Nur STT-Beta - Textstrukturen

Mit der Einstellung Textstrukturen verwalten Sie die Strukturen, die in KI-unterstützten Textfeldern zur Auswahl stehen. Eine Struktur gibt vor, in welche Abschnitte die KI einen Text gliedert und in welcher Reihenfolge die Abschnitte ausgegeben werden.

Die Einstellung wird nur angezeigt, wenn die KI-Tools aktiviert sind.

Voraussetzungen

Damit Sie Textstrukturen verwalten und in KI-unterstützten Textfeldern verwenden können, müssen die Voraussetzungen für die KI-Nutzung erfüllt sein:

Sie sind Abo-Kunde mit charly-VM oder charly-VM lite.
Sie haben den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die Nutzung der KI-Funktionen unterschrieben.
Die nötigen Berechtigungen für KI wurden vergeben.
In charly-Web > Einstellungen > Praxis > KI > Allgemein sind die KI-Tools aktiviert.
Es sind ausreichend KI-Credits verfügbar.

Rechte

Es werden folgende Berechtigungen benötigt:

Aktion	Recht	Einzelrecht
Aktion	Recht	Lesen	Ändern	Löschen	Neu
Praxiseinstellungen öffnen	Stammdaten
Textstrukturen und Abschnittsvorlagen einsehen	Stammdaten
Textstrukturen und Abschnittsvorlagen bearbeiten	Stammdaten
Textstrukturen und Abschnittsvorlagen anlegen	Stammdaten
Textstrukturen und Abschnittsvorlagen löschen	Stammdaten

Kontexte

Strukturen und Abschnittsvorlagen werden getrennt nach Kontext verwaltet. Wählen Sie links den Kontext aus, für den Sie die Strukturen und Abschnittsvorlagen festlegen möchten:

Allgemein: für allgemeine KI-Textfelder, beispielsweise beim Erstellen eines Support-Tickets
Aufgaben: für Aufgabenbeschreibungen
Behandlungsblatt: für die Behandlungsdokumentation
Kommunikation: für Texte im Rahmen des Briefwesens

Der Arbeitsbereich enthält die Registerkarten Strukturen und Abschnittsvorlagen.

Strukturen

In der Registerkarte Strukturen legen Sie fest, welche Strukturen für den gewählten Kontext in den KI-Textfeldern angeboten werden. Die Reihenfolge der aktiven Strukturen entspricht der Reihenfolge im Auswahlmenü des KI-Textfelds.

Systemstrukturen werden von solutio GmbH & Co. KG bereitgestellt und sind entsprechend gekennzeichnet. Sie können Systemstrukturen aktivieren oder deaktivieren, aber nicht bearbeiten oder löschen.

Sie können eigene Strukturen anlegen. Diese eigenen Strukturen können Sie bearbeiten, aktivieren, deaktivieren oder löschen. Pro Kontext können bis zu zehn Strukturen gleichzeitig aktiv sein.

Die rechte Seite zeigt die für den Kontext verfügbaren Strukturen. Über die Suche grenzen Sie die Liste ein. Ziehen Sie eine Struktur per Drag-and-drop an die gewünschte Position, um sie zu aktivieren oder neu anzuordnen.

Abschnittsvorlagen

Abschnittsvorlagen sind wiederverwendbare Bausteine für Strukturen. Sie legen fest, welche Inhalte ein Abschnitt umfasst und wie die KI diese formuliert. In der Registerkarte Abschnittsvorlagen verwalten Sie die Abschnittsvorlagen für den gewählten Kontext.

Über die Suche grenzen Sie die Liste nach Titel oder Beschreibung ein.

Jede Abschnittsvorlage wird mit Titel und Beschreibung angezeigt. Von solutio GmbH & Co. KG bereitgestellte Abschnittsvorlagen sind als Systemabschnitt gekennzeichnet. Systemabschnitte können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Detailansicht

Klicken Sie auf eine Abschnittsvorlage, um ihre Detailansicht zu öffnen. Dort werden die ausgefüllten Angaben und bei praxisangelegten Abschnittsvorlagen die Aktionen zum Bearbeiten und Löschen angezeigt.

Abschnittsvorlage anlegen

Beim Anlegen einer praxisindividuellen Abschnittsvorlage geben Sie folgende Angaben an:

Angabe	Beschreibung
Titel	Überschrift des Abschnitts. Der Titel ist erforderlich.
Beschreibung	Gibt der KI vor, welche Inhalte in diesem Abschnitt ausgegeben werden sollen.
Stil	Legt den Schreibstil fest. Verfügbar sind Sachlich, Bestimmt, Förmlich und Kollegial.
Textform	Legt die Darstellung fest. Verfügbar sind Einfacher Text, Mit Absätzen, Stichpunkte und Nummerierte Liste.
Zugewiesene Struktur	Ordnet die Abschnittsvorlage einer oder mehreren Strukturen zu. Die Abschnittsvorlage wird dort an der letzten Position eingefügt.
Anzeige ohne Inhalt	Legt fest, ob die Abschnittsüberschrift auch ausgegeben wird, wenn die KI für den Abschnitt keinen Inhalt ermittelt.

TI / E-Health

Systemzeit-Check

Mit dem Systemzeit-Check kann automatisch geprüft werden, ob die Systemzeit des charly-Servers mit der des IDP-Services übereinstimmt. Diese Prüfung erfolgt beim Aufruf von Fachanwendungen wie der ePA oder dem E-Rezept und ist eine Voraussetzung für einen erfolgreichen Zugriff.

Aktiviert:
- Beim Zugriff auf ePA oder E-Rezept wird die Systemzeit des charly-Servers mit der Zeit des IDP-Services abgeglichen.
- Ist die Abweichung größer als 4,5 Minuten, wird der Zugriff verhindert und eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
- Fallback: Ist der Abgleich nicht möglich, z.B. aufgrund fehlender Internetverbindung, erscheint in der Fachanwendung (ePA oder E-Rezept) eine Hinweismeldung, dass die Systemzeitprüfung fehlgeschlagen ist.
Deaktiviert:
- Der Systemzeitvergleich mit dem IDP-Server wird übersprungen.
- Der Zugriff auf ePA und E-Rezept ist weiterhin möglich, jedoch kann es später im Ablauf zu Fehlern kommen.

Hinweis: Die Einstellung Systemzeit-Check ist standardmäßig aktiviert.

Tipp: Der aktuelle Zustand des Systemzeit-Checks wird in der Perspektive Administration > Dashboard im Widget „TI-Infrastruktur-Check“ angezeigt.

Alternativer PDF/A-Upload

Für den ePA-Upload werden Dokumente vor dem Hochladen gemäß Spezifikation automatisch in ein PDF/A-Dokument umgewandelt. Wenn die Umwandlung nicht möglich ist, kann jetzt optional ein alternativer Upload verwendet werden.

Wir empfehlen die Option deaktiviert zu lassen und sie nur in Ausnahmefällen zu aktivieren.

Tipp: Warum kann ich Dokumente nicht in die ePA hochladen (PDF/A-Konvertierung)?

Benutzer

Die Einstellung Benutzer dient der zentralen Verwaltung aller aktiven Benutzer der Praxis. Über diese Funktion können Verwaltungsmitarbeiter oder Administratoren Benutzerprofile einsehen und bearbeiten.

Funktionalität und Bedienung

Benutzerliste anzeigen
- Klicken Sie auf die Kachel Benutzer mit dem Pfeilsymbol.
- Am rechten Rand öffnet sich eine Liste aller aktiven Benutzer, die aktuell in charly hinterlegt sind.
- Jeder Benutzer wird durch seinen Namen und ein farbiges Benutzer-Symbol (Avatar) dargestellt.
Einstellungen eines Benutzers bearbeiten
- Klicken Sie in der Benutzerliste auf den gewünschten Benutzer.
- Die Benutzerliste wird nach links verschoben („Drilldown“) und zeigt die gewählten Benutzereinstellungen.
- Die angezeigten Einstellungen sind identisch mit denen aus dem Bereich Einstellungen > Benutzer und umfassen:
  - Design: Anpassung des Erscheinungsbilds.
  - Sprache: Auswahl der Sprache für die Benutzeroberfläche.
  - Benutzer-Symbol: Anpassung des Avatars (Symbol und Farbe).
  - Selbstauskunft (ePA 3): Verwaltung von Metadaten für die elektronische Patientenakte.
    
    Hinweis: Um die Selbstauskunft (ePA 3) eines Benutzers zu bearbeiten, benötigt der angemeldete charly-Benutzer erweiterte Berechtigungen im Bereich Einstellungen > Praxis. Siehe Rechte.

Hinweise

Zentrale Verwaltung: Die hier vorgenommenen Änderungen überschreiben persönliche Benutzereinstellungen und gelten unmittelbar für den jeweiligen Benutzer.
Navigation zurück: Um zur Benutzerliste zurückzukehren, nutzen Sie den Zurück-Pfeil links von der Benutzerliste.

Telematik

Die Einstellung Telematik dient der Verwaltung aller Telematik-IDs Ihrer Praxis. Über diese Funktion können Verwaltungsmitarbeiter oder Administratoren Praxisprofile einsehen und bearbeiten.

Funktionalität und Bedienung

Liste der Telematik-IDs anzeigen
- Klicken Sie auf die Kachel Telematik mit dem Pfeilsymbol.
- Am rechten Rand öffnet sich eine Liste aller Telematik-IDs, die in der Praxis hinterlegt sind.
- Jede Telematik-ID repräsentiert eine spezifische Einrichtung.
Einstellungen einer Telematik-ID bearbeiten
- Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Telematik-ID.
- Die Liste wird nach links verschoben („Drilldown“), und rechts daneben werden die Einstellungen für die gewählte Telematik-ID angezeigt.
- Aktuell stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  - Selbstauskunft (ePA 3)
    
    Hier hinterlegen Sie die Metadaten für die Institution (Ihre Praxis), die sich mit dieser Telematik-ID in der Telematikinfrastruktur authentisiert. Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
    - Einrichtung: Legen Sie den Typ der Einrichtung fest (Standard: Arztpraxis).
    - Fachrichtung der Einrichtung: Geben Sie die Fachrichtung an (Standard: Zahnmedizin).
    - Dokumenten-Sprache: Bestimmen Sie die Sprache der hochgeladenen Dokumente (Standard: Deutsch).
    Änderungen an diesen Angaben beeinflussen die Metadaten, die bei der Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) automatisch hinterlegt werden.
    
    Für weitere Informationen siehe Selbstauskunft.
    Telematik-ID löschen
    Nicht mehr benötigte Telematik-ID können aus den Praxiseinstellungen entfernt werden, damit die Praxisdaten konsistent und aktuell bleiben. Dies hilft, veraltete oder falsche Einträge zu vermeiden.
    
    Voraussetzungen
    
    Benutzerrecht Stammdaten mit den Zugriffsberechtigungen: Lesen, Ändern, Löschen.
    
    Die Zugriffsberechtigungen definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte.
    
    Vorgehensweise
    
    Klicken Sie auf den Button Löschen .
    
    Eine Hinweismeldung öffnet sich.
    
    Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Löschen.
    
    Die Telematik-ID ist gelöscht.
    
    Hinweis: Wenn die SMC-B mit der zuvor gelöschten Telematik-ID steckt und z.B. eine Kartenlesung erfolgt, wird die Telematik-ID automatisch wieder hinzugefügt. Dies kann 30 Minuten dauern.

How-to-Zusammenfassung

Feature-Flags

Termin-QR-Codes

Telematik-ID