Ablage

In den Stammdaten > Material > Bestellungen > Ablage verwalten Sie alle Dokumente rund um die Materialbestellung. charly speichert dort automatisch alle Bestellungen. Sie können zu diesen Bestellungen weitere Dateien hinzufügen und sämtliche Daten exportieren.

 

Karteiblatt

Das Karteiblatt besteht aus den folgenden Bereichen:

 

Bestellungsliste

Links neben dem Karteiblatt Ablage sehen Sie die Bestellungsliste. Sie können diese Liste über die beiden Dropdownlisten nach dem Lieferant und/oder dem Status der Bestellungen filtern.

 

Ablage

Wenn Sie in der Bestellungsliste eine Bestellung wählen,

In der Ablage können Sie Dateien importieren, Dokumente scannen (sofern ein Scanner konfiguriert ist), Dateien ansehen, Dateien wieder exportieren oder löschen.

Datei-Inhalt ansehen
Datei scannen (sofern ein Scanner konfiguriert ist)
Datei importieren
Datei exportieren
Datei löschen
Text-Datei erstellen und speichern
Datei im Bearbeiten-Modus öffnen

 

Für den Scan-Vorgang haben Sie folgende Optionen:

charly startet den Scan-Vorgang direkt aus der Ablage. Dabei kommuniziert charly mit dem Scanner über folgende Schnittstellen:

  • Windows: NAPS2-Schnittstelle oder TWAIN-Schnittstelle
  • Mac: Native Scanner-Anbindung

Für den Scan-Vorgang müssen Sie keine spezielle Scanner-Software öffnen. charly archiviert die Daten nach dem Scan-Vorgang automatisch in der Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

 

charly öffnet die Scanner-Software Ihres Scanners aus der Ablage. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben

 

Sie öffnen die Scanner-Software Ihres Scanners manuell, beispielsweise über eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Computers. In der Scanner-Software starten Sie den eigentlichen Scan-Vorgang. Die Datei, z.B. ein Bild oder ein PDF, importieren Sie anschließend in einem weiteren Schritt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

In allen Varianten aktivieren Sie für die Ablage in den Stammdaten einen zusätzlichen Button. Die Funktionalität und die damit verbundene Beschriftung des zusätzlichen Buttons legen Sie durch Ihre Einstellungen in den Stammdaten fest.

 

How-to-Zusammenfassung

Anzeigen

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Anzeigen-Button .

    • Für jede Dateiart gibt es i.d.R. ein Programm, mit dem diese Dateiart standardmäßig geöffnet wird. charly ermittelt anhand der Dateiendung (z.B. *.pdf, *.tif oder *.docx) das Fremdprogramm, das auf Ihrem Computer standardmäßig für diese Dateiart verwendet wird und öffnet es.

      Falls auf Ihrem Computer für die Dateiart kein Standardprogramm festgelegt ist, können Sie dies selber festlegen. Siehe Erstmalig Standardprogramm für eine Dateiart festlegen.

Standardprogramm für Dateiart festlegen

Falls auf Ihrem Computer eine Dateiart keinem Fremdprogramm zugeordnet ist, können Sie für die Dateiart ein Standardprogramm festlegen, mit dem diese Dateiart angezeigt werden soll.

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, für die Sie ein Standardprogramm festlegen möchten.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können das Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, ändern.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit einem anderen Standardprogramm angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Anderes Programm.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.

  5. Navigieren Sie zu dem Fremdprogramm und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Sie können als Fremdprogramm, mit dem eine Dateiart standardmäßig angezeigt werden soll, das Standardprogramm des Betriebssystems verwenden.

Voraussetzungen

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie die Ablage, in der die Datei liegt.
  2. Markieren Sie die Datei, deren Dateiart mit dem Standardprogramm des Betriebssystems angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste auf den Anzeigen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  4. Klicken Sie auf den Button Windows-Vorgabe (OS X-Vorgabe bei Mac).

    • Die Datei öffnet sich in dem gewünschten Fremdprogramm (sofern dieses die Dateiart öffnen kann). Das Fremdprogramm ist jetzt als Standardprogramm für diese Dateiart festgelegt.

Einfügen

  1. Wählen Sie links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste die Bestellung, für die Sie ein neues Dokument erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Button . Der Button ist nur zu sehen, wenn Sie rechts in der Liste kein Dokument markiert haben.

    • Ein Fenster öffnet sich.

      Falls Sie zuvor einen Text kopiert haben, wird dieser Text aus dem Zwischenspeicher automatisch in das Textfeld eingesetzt.

  3. Geben Sie in das Feld Bezeichnung einen Namen für das Dokument ein.
  4. Falls Sie keinen Text aus dem Zwischenspeicher übernommen haben, geben Sie in das Textfeld den gewünschten Text ein.

  5. Klicken Sie auf den Button Aufnehmen.

    • Das neue Dokument wird in der Liste - rechts im Karteiblatt - angezeigt. Mit einem Doppelklick auf das Dokument in der Liste, öffnet sich erneut das Textfenster und Sie können den Text bearbeiten.

Importieren und scannen

Voraussetzungen

  • Die Bestellung, bei der Sie eine Datei importieren möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Importieren-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf den Button Datei.

    • Das „Datei öffnen“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten.

  4. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen.

    • Der Dateipfad wird in das Fenster Datei laden übernommen.
  5. Falls Sie der Datei einen anderen Namen vergeben möchten, geben Sie den neuen Namen in das Feld Bezeichnung ein.

  6. Wählen Sie entweder den Radio-Button Kopieren oder den Radio-Button Verschieben.

    • Kopieren: charly kopiert die Datei in die charly-Ablage. Die Datei ist dadurch sowohl in ihrem ursprünglichen Verzeichnis als auch in der charly-Ablage enthalten.
    • Verschieben: charly verschiebt die Datei aus ihrem ursprünglichen Verzeichnis in die charly-Ablage. Die Datei ist nur noch in der charly-Ablage verfügbar.

  7. Klicken Sie auf OK.

    • Das Fenster Datei laden schließt sich. Die importierte Datei ist in die Ablage übernommen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren.

    Hinweis: Unter macOS muss der Scanner/Drucker den standardmäßigen ICA-Treiber (Image Capture Architecture) von Apple unterstützen, der in jedem macOS enthalten ist. Installieren Sie ggf. den ICA-Treiber für Ihren Scanner/Drucker.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • Windows über NAPS2-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Win: Über NAPS2 scannen gewählt.
    • In dem Tool „NAPS2“ ist mindestens ein Scan-Profil für Ihren Scanner angelegt.

  • Windows über TWAIN-Schnittstelle

    • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Über die TWAIN-Schnittstelle laden gewählt.
    • Sofern Ihr Scanner einen Mehrseitenscan über den Dokumenteneinzug unterstützt: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Computer > Computer ist in der globalen FLG-Datei der folgende Parameter eingetragen: -MULTISCAN.
  • Mac: In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist in der Dropdownliste die Option Mac: Über native Schnittstelle scannen gewählt.
  • Die Bestellung, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie in dem Fenster aus der Dropdownliste das Scan-Profil, mit dem Sie den Scan-Vorgang durchführen möchten.

  3. Klicken Sie auf den Button OK.

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Der folgende Dialog öffnet sich.

  2. [Optional] Falls an dem Arbeitsplatz mehrere Scanner eingerichtet sind, können Sie über den Button Scanner wählen den gewünschten Scanner wählen.

  3. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Ein Scanner-Dialog öffnet sich. Das Aussehen und die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrem Scanner.

  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen Ihre Einstellungen. Typische Optionen sind:

    • das Fach, in dem das zu Dokument im Scanner liegt (z.B. „Flachbett“, „Dokumenteneinzug“)
    • der Farbmodus (z.B. Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß)
    • die Auflösung in dpi

  5. Klicken Sie in dem Scanner-Dialog auf den Button, der den Scan-Vorgang auslöst (mögliche Beschriftung des Buttons z.B. Scannen).

    • Der Scan-Vorgang startet. Sobald er abgeschlossen ist, schließt sich das Scanner-Fenster und und die gescannte PDF-Datei wird automatisch in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  1. Klicken Sie auf den Scannen-Button .

    • Das „Scanner“-Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Scanner den Scanner.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, wie z.B. den Farbmodus, die Auflösung, die Größe und das Format.

    Hinweis: Die jeweils verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Scanner. Für Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten lesen Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

  4. Klicken Sie auf den Button Scannen.

    • Der Scan-Vorgang startet. Die gescannte Datei wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

      Die gescannte Datei wird grundsätzlich mit „Eingang“ benannt. Falls bereits eine Datei mit diesem Namen in der Ablage archiviert ist, wird der Dateiname hochgezählt, z.B. „Eingang 1“.

  5. Wenn Sie keine weiteren Dokumente scannen möchten, schließen Sie den Scan-Dialog über den Button Fenster schließen.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert.

    Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage sind folgende Einstellungen vorgenommen:

  • Die Bestellung, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Eingang-Button .

    • Die Scanner-Software öffnet sich.

  2. Scannen Sie mit der Scanner-Software das Dokument.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

  3. [Nur bei Option Folgenden Dateiordner öffnen]: Navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Scan-Vorgang gestartet haben.

Voraussetzungen

  • Der Scanner ist an dem Arbeitsplatz eingerichtet und wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gelistet und als „verbunden“ bzw. „aktiv“ angezeigt.

    • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner
    • Mac: Systemeinstellungen > Drucker & Scanner

    • Gegebenenfalls müssen Sie dazu den Treiber des Scanners installieren. Zusätzlich ist die Scanner-Software auf dem Arbeitsplatz installiert. Bei Fragen zur Einrichtung des Scanners wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

  • In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen 2 > Ablage ist aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen gewählt:

  • Sie haben Ihre Scanner-Software geöffnet und das Dokument/die Dokumente gescannt.
  • Die Bestellung, bei der Sie eine Datei einscannen möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

Vorgehensweise

  1. Klicken Sie auf den Kopieren-Button.

    • Abhängig von Ihrer Stammdaten-Einstellung führt charly folgende Aktionen durch:

      • Option Folgenden Dateiordner öffnen → charly öffnet den „Öffnen-Dialog“. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
      • Option Folgende Bilddatei übernehmen → charly importiert die Datei direkt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.
      • Option Bild aus der Zwischenablage nehmen → charly importiert die Datei ddirekt in die Ablage, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

  2. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie auf den Button Öffnen.

    • Die markierte Datei wird wird in der Ablage archiviert, in der Sie den Import-Vorgang gestartet haben.

Voraussetzungen

  • Das Bestellung, bei der Sie eine Datei exportieren möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

    Tipp: In dem Karteiblatt sehen Sie auf der rechten Seite alle Dateien, die zu dieser Bestellung gehören. Die Liste kann leer sein, wenn die Bestellung z.B. noch nicht gedruckt wurde.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf den Exportieren-Button .

    • Das „Speichern unter“-Fenster öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten.
  4. Geben Sie der Datei einen Namen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    • Die Datei wird an Ihrem gewählten Ort gespeichert.

Löschen

Hinweis: Einmal gelöschte Datensätze sind unwiderruflich aus der Datenbank entfernt!

Voraussetzungen

  • Das Bestellung, bei der Sie eine Datei exportieren möchten, ist links neben dem Karteiblatt aus der Bestellungsliste gewählt.

    Tipp: In dem Karteiblatt sehen Sie auf der rechten Seite alle Dateien, die zu dieser Bestellung gehören. Die Liste kann leer sein, wenn die Bestellung z.B. noch nicht gedruckt wurde.

Vorgehensweise

  1. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Löschen-Button .

    • Ein Hinweisfenster öffnet sich.

  3. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie in dem Hinweisfenster auf Löschen.

    • Die Datei wird aus der Datenbank entfernt.